1. Erste Schritte

Ihr erstes Konto anlegen (IMAP/SMTP-Einstellungen, Verbindung testen)

Wählen Sie Datei → E-Mail-Konto hinzufügen. Geben Sie Ihre IMAP/SMTP-Einstellungen ein und prüfen Sie sie vor dem Speichern mit der Schaltfläche Verbindung testen.

App-Passwort für Yahoo, Gmail, AOL einrichten (zuerst 2FA erforderlich)

Yahoo, Gmail und AOL verlangen app-spezifische Passwörter (nicht Ihr normales Passwort). Aktivieren Sie zuerst die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihr Konto und erzeugen Sie dann in den Sicherheitseinstellungen Ihres Anbieters ein App-Passwort.

Erste Synchronisierung (die 500 neuesten Nachrichten zuerst)

Die 500 neuesten Nachrichten werden zuerst abgerufen, damit Sie sofort darauf zugreifen können. Die übrigen Nachrichten werden im Hintergrund synchronisiert, während Sie arbeiten.

Fortschritt der Hintergrundsynchronisierung

Eine Fortschrittsanzeige in der Statusleiste zeigt den Stand der Synchronisierung und die geschätzte Restzeit.

In der Oberfläche navigieren (dreigeteiltes Layout)

Das Hauptfenster ist in drei Bereiche geteilt: links die Ordner, in der Mitte die Nachrichtenliste, rechts der Lesebereich. Zwischen den Ansichten E-Mail und Kalender wechseln Sie mit den Umschaltflächen unten im Ordnerbereich.

2. Kompatibilität mit E-Mail-Anbietern

GravesMail funktioniert mit jedem E-Mail-Anbieter, der den Standardzugriff über IMAP/SMTP unterstützt.

• Yahoo Mail – app-spezifisches Passwort erforderlich. Zuerst 2FA aktivieren.
• Gmail / Google Workspace – app-spezifisches Passwort. Bestätigung in zwei Schritten aktivieren.
• AOL Mail – app-spezifisches Passwort, gleiches Vorgehen wie bei Yahoo.
• Outlook.com / Hotmail / Live – OAuth2-Authentifizierung. IMAP in den Einstellungen aktivieren.
• IONOS / 1&1 – normales Passwort, kein App-Passwort nötig.
• Proton Mail – erfordert einen kostenpflichtigen Tarif (Plus oder höher) und eine lokal laufende Proton Bridge.
• iCloud Mail – app-spezifisches Passwort von appleid.apple.com.
• FastMail – app-spezifisches Passwort unter Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit.

Grosse Postfächer (10.000+ Nachrichten)

• Synchronisierung in zwei Phasen: zuerst die 500 neuesten Nachrichten, dann Download im Hintergrund
• Jederzeit anhalten und fortsetzen – der Fortschritt bleibt erhalten, wenn Sie die App schliessen
• Fortschrittsanzeige in der Statusleiste mit geschätzter Restzeit

3. E-Mails lesen

Nachrichten auswählen

Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht, um sie im Lesebereich anzuzeigen. Die Nachricht wird beim Auswählen automatisch als gelesen markiert.

Lesebereich

Zeigt den Nachrichtenkopf (Von, An, Datum, Betreff), die Zusammenfassung der Spam-Analyse, den Nachrichtentext und die Anhangskarten.

Nachrichten in einem neuen Fenster öffnen

Doppelklicken Sie auf eine Nachricht, um sie in einem separaten Lesefenster mit eigener Symbolleiste zu öffnen (Antworten, Weiterleiten, Archivieren, Löschen, Junk, Markieren, Drucken, Speichern unter).

Blockierung externer Bilder

Externe Bilder sind standardmässig blockiert, um das Tracking Ihrer IP-Adresse zu verhindern. Klicken Sie auf „Externe Bilder anzeigen“, um sie einzublenden. Ein Warnhinweis erklärt, dass das Laden von Bildern Ihre IP-Adresse dem Absender verraten kann.

Erkennung von Zählpixeln

GravesMail erkennt und entfernt unsichtbare Zählpixel (1×1 Pixel grosse Bilder, mit denen Absender verfolgen, wann Sie eine E-Mail öffnen). Klicken Sie auf „Zählpixel laden“, wenn Sie sie zulassen möchten. Ein Warnhinweis erklärt, dass dadurch möglicherweise eine Lesebestätigung an den Absender gesendet wird.

Externe Bilder und Zählpixel werden unabhängig voneinander gesteuert – Sie können das eine ohne das andere laden.

Detaillierte Analyse anzeigen

Klicken Sie darauf, um eine Aufschlüsselung der Spam-Bewertung pro Ebene aufzuklappen: den Rohwert jeder Ebene und die Schwelle, ab der sie Alarm schlägt. Die Werte werden nie gewichtet oder gemittelt – jede Ebene wird an ihrer eigenen Schwelle gemessen (siehe Schutzebenen).

Zoom

Vergrössern und verkleinern Sie mit Strg+Mausrad oder mit den Schaltflächen −/+ in der Statusleiste. Mit Strg+0 setzen Sie den Zoom auf 100 % zurück.

4. E-Mails verfassen

Neue Nachricht: Klicken Sie auf Verfassen oder drücken Sie Strg+N.

Antworten, Allen antworten, Weiterleiten

Antworten (Strg+R) antwortet dem Absender. Allen antworten (Strg+Umschalt+R) antwortet allen Empfängern. Weiterleiten (Strg+Umschalt+F) erstellt eine neue Nachricht mit dem ursprünglichen Text und den Anhängen.

Empfänger hinzufügen

Tippen Sie direkt in die Felder An/CC/BCC oder klicken Sie auf die Schaltfläche der Kontaktauswahl, um Ihre Kontakte zu durchsuchen.

Automatische Vervollständigung von Kontakten

Schlägt ab 2 Zeichen Kontakte vor. Lernt aus gesendeten E-Mails und verbessert die Vorschläge mit der Zeit.

Anhänge

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhang hinzufügen oder verwenden Sie die Dateiauswahl, um Dateien anzuhängen.

Priorität

Setzen Sie die Priorität der Nachricht auf Hoch, Normal oder Niedrig.

Signaturen

Ihre Standardsignatur wird automatisch angehängt. Bearbeiten Sie sie über Einstellungen → Signatur bearbeiten.

Verschlüsselte E-Mail (OpenPGP)

GravesMail unterstützt OpenPGP, den offenen Standard für Ende-zu-Ende-verschlüsselte und signierte E-Mail. Sie können private E-Mails mit jedem austauschen, der PGP auf irgendeinem E-Mail-System verwendet – Proton Mail, Thunderbird, gpg und andere –, nicht nur mit anderen GravesMail-Nutzern.

Ihren Schlüssel einrichten

Öffnen Sie die PGP-Schlüsselverwaltung (Werkzeuge → PGP-Schlüsselverwaltung auf dem Desktop; Einstellungen → PGP-Schlüssel auf Mobilgeräten) und wählen Sie Meinen Schlüssel erzeugen. Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie einen Algorithmus: Empfohlen wird Ed25519 / Curve25519; RSA-4096 steht für grösstmögliche Kompatibilität mit älterer PGP-Software zur Verfügung.

Einen Schlüssel wiederherstellen. Um einen gesicherten Schlüssel auf ein neues oder neu aufgesetztes Gerät zu bringen, verwenden Sie Geheimen Schlüssel wiederherstellen (direkt neben der Sicherung). Wählen Sie Ihre .gmpgpbak-Datei und geben Sie das zugehörige Passwort ein; GravesMail importiert den Schlüssel und bestätigt, welcher Schlüssel wiederhergestellt wurde, indem es dessen Identität und Fingerabdruck anzeigt. Ist der Schlüssel bereits vorhanden, wird er lediglich aktualisiert, ohne Duplikat. Ein falsches Passwort führt zu einer eindeutigen Meldung „falsches Passwort“, und eine Datei, die keine GravesMail-Sicherung ist, wird klar als solche gemeldet – die Wiederherstellung scheitert nie stillschweigend.

Schlüssel weitergeben und verifizieren

• Öffentlichen Schlüssel exportieren gibt Ihren öffentlichen Schlüssel weiter, damit andere für Sie verschlüsseln können.
• Schlüssel importieren (.asc) fügt den öffentlichen Schlüssel eines Kontakts hinzu.
• Nach dem Import zeigt die Schlüsselverwaltung den Fingerabdruck des Schlüssels. Gleichen Sie ihn mit dem Kontakt auf einem anderen Weg ab – per Anruf oder persönlich – und wählen Sie dann Als verifiziert markieren. Ein verifizierter Schlüssel trägt ein grünes Abzeichen; ein nicht verifizierter Schlüssel funktioniert weiterhin, bleibt aber gekennzeichnet.

Schlüssel werden über den Fingerabdruck identifiziert, nicht über die E-Mail-Adresse. Es ist normal, für dieselbe Adresse mehr als einen Schlüssel zu haben (einen älteren und einen neueren oder verschiedene Typen). Jede Aktion in der Schlüsselverwaltung – Exportieren, Sichern, Zum Signieren verwenden, Löschen – wirkt auf den Schlüssel, den Sie ausgewählt haben; wählen Sie daher immer zuerst genau den richtigen Schlüssel aus. Wenn Sie mehrere eigene Schlüssel haben, wählen Sie einen aus und legen Sie mit Zum Signieren verwenden fest, welcher Ihre ausgehenden E-Mails signiert.

Einen Schlüssel mit einem Kontakt verknüpfen

Öffnen Sie einen Kontakt. In dessen Abschnitt PGP-Schlüssel können Sie einen Schlüssel aus Ihrem Schlüsselbund mit dieser Person verknüpfen, die Verknüpfung lösen (das entfernt nur die Verknüpfung – der Schlüssel bleibt in Ihrer Schlüsselverwaltung) oder den Schlüssel verifizieren. Durch die Verknüpfung funktioniert das Verschlüsseln für diesen Kontakt einfach, ohne dass Sie in der Schlüsselverwaltung suchen müssen. Ein Kontakt kann mehr als einen Schlüssel haben; verschlüsselt wird dann für alle. Das Verknüpfen eines Schlüssels schaltet die Verschlüsselung nicht ein – Sie wählen sie weiterhin für jede Nachricht einzeln.

Senden

Stellen Sie im Fenster Verfassen das Steuerelement Sicherheit auf Signieren, Verschlüsseln oder Signieren + Verschlüsseln (für private E-Mails empfohlen). Standardmässig ist es ausgeschaltet, gewöhnliche E-Mails bleiben also unberührt. Hat ein Empfänger einen verknüpften Schlüssel an seinem Kontakt, verwendet GravesMail ihn automatisch, sobald Sie Verschlüsseln wählen.

Wenn Sie Verschlüsseln wählen, ein Empfänger aber keinen verwendbaren Schlüssel hat, hält GravesMail an und fragt nach. Es sendet Ihre Nachricht niemals stillschweigend unverschlüsselt. Sie können abbrechen oder ausdrücklich „UNVERSCHLÜSSELT senden“ wählen – ein bewusster zweiter Schritt, der die gefährdeten Empfänger nennt. Es gibt keinen Weg durch die App, auf dem die Wahl der Verschlüsselung stillschweigend zu einem Versand im Klartext führt.

Wenn Sie eine verschlüsselte E-Mail senden, verschlüsselt GravesMail sie zusätzlich für Ihren eigenen Schlüssel, damit die Kopie in Ihrem Ordner Gesendet (und alles, was Sie ins Archiv verschieben) für Sie lesbar bleibt. Das ist immer eingeschaltet.

Lesen

Verschlüsselte E-Mails werden automatisch entschlüsselt und zeigen ein geschlossenes Vorhängeschloss 🔒 und das Abzeichen Verschlüsselt, in der Nachrichtenliste und an der Nachricht selbst, bei empfangenen und gesendeten E-Mails. Unverschlüsselte E-Mails zeigen kein Symbol, die Liste bleibt also übersichtlich – ist das Schloss da, ist die Nachricht verschlüsselt, fehlt es, ist sie es nicht. Signierte E-Mails zeigen den Status ihrer Signatur: verifizierter Schlüssel, nicht verifizierter Schlüssel oder, unübersehbar, eine ungültige Signatur. Eine Nachricht, die für einen Schlüssel verschlüsselt ist, den Sie auf diesem Gerät nicht haben, zeigt einen ausdrücklichen Hinweis statt eines leeren Textes.

Einen Schlüssel löschen

Wählen Sie einen Schlüssel aus und wählen Sie Schlüssel löschen. Wird ein rein öffentlicher Schlüssel (eines Kontakts) entfernt, wird er lediglich vergessen – Sie können ihn später erneut importieren. Das Entfernen eines Ihrer eigenen geheimen Schlüssel ist unumkehrbar und macht alle für ihn verschlüsselten E-Mails dauerhaft unwiederbringlich; deshalb zeigt GravesMail eine verschärfte Warnung und bittet Sie um Bestätigung. Stellen Sie vorher sicher, dass Sie eine Sicherung haben.

Was PGP schützt und was nicht

PGP verschlüsselt Nachrichtentext und Anhänge. Es verbirgt nicht die Betreffzeile, die Felder An/Von/Cc und auch nicht, wann eine Nachricht gesendet wurde – diese Angaben werden im Klartext übertragen. Diese Grenze hat jedes PGP/MIME-System, auch Proton.

PGP schützt Ihre E-Mails auf dem Transportweg, vor dem Abfangen und vor Ihrem E-Mail-Anbieter. Es ist kein Anti-Forensik-Werkzeug: Nach dem Entschlüsseln werden E-Mails in der lokalen verschlüsselten Datenbank von GravesMail zwischengespeichert, damit Sie sie offline durchsuchen und lesen können.

GravesMail führt keine automatische Abfrage von Schlüsselservern oder WKD durch und kennt kein Web of Trust – Sie importieren und verifizieren Schlüssel selbst. Inline-Nachrichten mit Klartextsignatur werden als lesbarer Text angezeigt, ihre Signaturen werden jedoch nicht geprüft; GravesMail zeigt sie an, statt eine Signatur zu behaupten, die es nicht geprüft hat.

Interoperabilität. Das PGP von GravesMail ist in beide Richtungen gegen GnuPG, die Referenzimplementierung von OpenPGP, geprüft – für Ed25519- und für RSA-4096-Schlüssel, durch eine automatisierte Testsuite. Proton Mail ist ebenfalls bestätigt – von Hand getestet, mit echten verschlüsselten E-Mails, die in beide Richtungen mit einem aktiven Proton-Konto gesendet und gelesen wurden. Thunderbird wurde nicht eigens für PGP getestet; es ist ein standardkonformer OpenPGP-Client und sollte funktionieren, das wird hier aber nicht zugesichert.

Passwortgeschützte E-Mail (kein Schlüssel nötig)

Verwenden Sie diese Funktion, wenn Ihr Empfänger PGP nicht nutzt – also bei den meisten Menschen. Aktivieren Sie im Fenster Verfassen Passwortschutz (kein Schlüssel nötig). Ihre Nachricht und alle Anhänge werden in einem echten, standardkonformen mit AES-256 verschlüsselten ZIP versiegelt, das der Empfänger auf jeder Plattform mit kostenloser, gewöhnlicher Software öffnet – er braucht weder GravesMail noch ein Konto noch Schlüssel.

Eine solche Nachricht senden

• Schreiben Sie Ihre Nachricht, hängen Sie wie gewohnt Dateien an und drücken Sie dann Senden.
• GravesMail fordert Sie auf, ein starkes Passwort festzulegen: mindestens 12 Zeichen mit Kleinbuchstaben, Grossbuchstaben, zwei Ziffern und zwei Sonderzeichen. Eine Checkliste hakt jede Regel während der Eingabe ab, und Sie geben das Passwort zweimal ein. Senden bleibt gesperrt, bis jede Regel erfüllt ist und beide Eingaben übereinstimmen; ein schwaches Passwort oder ein Tippfehler kann Ihren Empfänger also nie aussperren.
• Nachdem die Nachricht verschickt ist, zeigt GravesMail das Passwort einmal an, mit einer Schaltfläche Kopieren.
• Geben Sie das Passwort auf einem anderen Weg weiter – per Telefon, Textnachricht oder verschlüsseltem Chat. Niemals in derselben E-Mail. GravesMail bietet nicht an, es für Sie per E-Mail zu senden, und speichert oder überträgt es nirgendwohin.

Verschickt wird ein einziger Anhang, protected-message.zip. Ihre eigentliche Nachricht (als message.html) und jeder Anhang liegen verschlüsselt darin; der sichtbare E-Mail-Text enthält nur eine allgemein verständliche Anleitung zum Öffnen. Die Namen der Anhänge werden im Archiv durch neutrale Platzhalter ersetzt (attachment-01, attachment-02, …), und ihre echten Namen stehen in einem verschlüsselten Verzeichnis, das der Empfänger nach Eingabe des Passworts sieht – auch die Namen dringen also nicht nach aussen.

So öffnet Ihr Empfänger die Nachricht

Diese Anleitung steht in jeder geschützten E-Mail, die GravesMail sendet; Ihr Empfänger hat sie also immer zur Hand. Verwendet wird das branchenübliche Format WinZip AES-256 (AE-2), das sich nachweislich mit echter Standard-Archivsoftware öffnen lässt und durch automatisierte Tests auf dieses Format festgelegt ist – es ist also eine wirklich standardkonforme Datei und kein Container, den nur GravesMail versteht.

• Windows – installieren Sie 7-Zip von 7-zip.org (nur von der offiziellen Website; Kopien von „Download-Portalen“ enthalten oft Adware). Rechtsklick auf das ZIP → 7-Zip → Hier entpacken, dann das Passwort eingeben. PeaZip ist eine saubere Alternative.
• macOS – das eingebaute Archivierungsprogramm arbeitet mit AES-256 unzuverlässig. Installieren Sie Keka oder The Unarchiver (Mac App Store), öffnen Sie das ZIP damit und geben Sie das Passwort ein.
• iPhone / iPad – installieren Sie Password Zip (kostenlos) aus dem App Store.
• Android – installieren Sie RAR von RARLAB (kostenlos) aus Google Play.

Öffnen Sie nach dem Entpacken message.html in einem Webbrowser, um die Nachricht zu lesen. Alle Dateien sind dort mit ihren echten Namen aufgeführt; auf der Festplatte liegen sie unter den Platzhalternamen neben message.html. Benennen Sie daher jede Datei in den angezeigten echten Namen um.

GravesMail kann eine empfangene passwortgeschützte Nachricht auch direkt an Ort und Stelle öffnen, auf jeder Plattform – verwenden beide Seiten GravesMail, ist kein Archivprogramm nötig.

Wenn das Passwort abgelehnt wird

Fast immer ist es ein Tippfehler, den eine Messaging-App eingeschleust hat – typografische Anführungszeichen, Autokorrektur, ein versehentlich mitkopiertes Leerzeichen oder falsche Gross- und Kleinschreibung. Tippen Sie das Passwort von Hand genau so ein, wie der Absender es mitgeteilt hat.

Ehrlich gesagt, was das schützt

Die gesamte Sicherheit liegt im Passwort. Wählen Sie ein gutes und geben Sie es über einen anderen Kanal als die E-Mail weiter. Es gibt kein Ablaufdatum und keine „Selbstzerstörung“ – beides lässt sich ohne Server nicht durchsetzen, und GravesMail arbeitet lokal zuerst. Das ZIP verschlüsselt die Inhalte der Dateien, nicht die Struktur des Archivs: Wer die Nachricht abfängt, kann weiterhin sehen, wie viele Dateien enthalten sind, sowie ihre ungefähren Grössen und Zeitstempel, nicht aber ihre Namen oder Inhalte. Und Betreff, An/Von und Zeitpunkt der E-Mail werden wie bei jeder E-Mail weiterhin im Klartext übertragen.

5. E-Mails verwalten

Nachrichten verschieben: Rechtsklick → In Ordner verschieben, Strg+M drücken oder unter Windows per Drag-and-drop.

Löschen: Drücken Sie die Taste Entf oder verwenden Sie die Schaltfläche in der Symbolleiste. Die Nachrichten wandern in den Papierkorb.

Markieren: Mit Strg+Umschalt+G schalten Sie die Markierung um.

Als gelesen/ungelesen markieren: Rechtsklick → Als gelesen markieren oder Als ungelesen markieren.

Archivieren: Mit Strg+E verschieben Sie die Nachricht in den Ordner Archiv.

Suchen

Mit Strg+F setzen Sie den Fokus in das Suchfeld. Wählen Sie den Bereich: Alle, Betreff, Von oder Text. Leeren Sie die Suche mit der Schaltfläche X oder mit Esc.

Sortieren

Sortieren Sie nach Datum, Von, Betreff, Grösse, Wichtigkeit oder Markiert. Klicken Sie auf den Richtungspfeil, um zwischen aufsteigend und absteigend zu wechseln.

Konversationsansicht

Wählen Sie Ansicht → Nach Konversation gruppieren oder drücken Sie Strg+T. Klappen Sie Konversationsgruppen auf oder zu, um alle Nachrichten einer Konversation zu sehen.

6. Schnellregeln – intelligente Vorsortierung von E-Mails

Schnellregeln sind Ihre eigenen Sortierregeln. Jede Regel fängt passende Nachrichten ab und legt sie beiseite, verschiebt sie oder löscht sie. Auf dem Desktop erhält jede Regel ausserdem eine eigene Schaltfläche in der Schnellregel-Symbolleiste.

Ihre Regeln haben Vorrang vor dem Spamfilter

Eine Nachricht, auf die eine Ihrer Schnellregeln zutrifft, wird von Ihrer Regel abgelegt, bevor der Spamfilter sie umleiten kann. Ein Absender, für den Sie eine Regel geschrieben haben, landet nicht fälschlich im Spam, selbst wenn der Filter die Nachricht als Junk bewertet hätte. Der Filter läuft trotzdem und bewertet weiterhin jede Nachricht – sein Urteil sehen Sie in den Eigenschaften –, er setzt sich nur nicht darüber hinweg, wohin Ihre Regel die Nachricht ablegt. Die einzige Ausnahme ist Schadsoftware: Die Schadsoftware-Prüfung gewinnt immer; eine Regel kann also nie eine Nachricht mit einem gefährlichen Anhang in Ihren Posteingang zustellen.

Eine Regel erstellen

• Klicken Sie in der Schnellregel-Symbolleiste auf „+“ oder mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht → „Schnellregel aus Nachricht erstellen…“ – das öffnet den Editor bereits mit den Angaben dieses Absenders ausgefüllt und prüft den Ordner der Nachricht, damit auch vorhandene passende E-Mails erfasst werden; angezeigt wird, auf wie viele die Regel angewendet wurde
• Wählen Sie die Art der Übereinstimmung: Absenderadresse, Absenderdomäne, Absender enthält, Betreff enthält, Betreff beginnt mit
• Fügen Sie mehrere Vergleichswerte hinzu – als eingefügte, durch Komma oder Semikolon getrennte Liste oder einzeln
• Wählen Sie eine Aktion: in die Spam-Falle senden (später prüfen), In Ordner verschieben, Endgültig löschen oder Automatisch löschen nach X Tagen (7–1.000)
• Wählen Sie, ob die Regel legitime E-Mails oder Spam kennzeichnet. Sie müssen eines von beiden wählen – vorher speichert der Editor nicht. Damit erfährt der Spamfilter, wie er aus dem lernen soll, was die Regel abfängt, und der Filter lernt am besten, wenn er klar gekennzeichnete Beispiele beider Arten von E-Mails sieht. Ein Filter, der nur mit Spam gefüttert wird und keine Beispiele für „das ist legitim“ als Gegengewicht hat, wird schlechter statt besser – deshalb ist die Auswahl Pflicht.
• Aktivieren Sie „Während der Synchronisierung automatisch auf neue Nachrichten anwenden“, um passende Nachrichten abzufangen, bevor sie Ihren Posteingang erreichen

Regeln verwenden

• Nachricht auswählen → auf eine Regelschaltfläche klicken → die Nachricht wird von dieser Regel abgelegt, und der Absender wird automatisch zur Regel hinzugefügt
• Rechtsklick → Regel anwenden → gewünschte Regel auswählen
• Jede Anwendung auf einen neuen Absender nimmt diesen automatisch in die Trefferliste der Regel auf

Ordner prüfen

• Rechtsklick auf die Regelschaltfläche → Aktuellen Ordner prüfen oder Alle Ordner prüfen
• Rechtsklick auf einen Ordner → Mit Regel prüfen → Regel auswählen
• Fängt passende Nachrichten in grosser Zahl ab und spart so Speicherplatz

Prüfen, was Ihre Regeln abgefangen haben

Das Fenster Schnellregel-Prüfung zeigt zu jeder Regel die abgefangenen Nachrichten und die übereinstimmenden Absender. Der Tab Gefiltert zeigt alles, was alle Regeln zusammen innerhalb eines gleitenden Zeitfensters abgefangen haben – stellen Sie es mit der Auswahlliste „Funde anzeigen der letzten“ auf 1, 6, 24 (Standard), 48, 72 oder 96 Stunden ein; Ihre Wahl wird pro Gerät gespeichert.

• Rechtsklick auf die Regelschaltfläche → Prüfen, um die Funde dieser einen Regel zu sehen
• Vollständige Nachrichteneigenschaften (Sichere Vorschau, Allgemein, Kopfzeilen, Spam-Analyse, Anhänge, URLs, Zählpixel, Text)
• Einzelne Nachrichten oder alle in ihre ursprünglichen Ordner wiederherstellen (Wiederherstellen wird grün angezeigt – E-Mails zurückzuholen ist eine sichere Aktion)
• Einzelne Nachrichten löschen oder alles bereinigen, was eine Regel abgefangen hat
• Tab Übereinstimmende Absender: Vergleichswerte anzeigen, hinzufügen, bearbeiten, entfernen
• Die Prüflisten Regeln, Gefiltert und Spam haben jeweils ein Suchfeld, das die Anzeige während der Eingabe filtert. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um zu sortieren; Ihre Sortierung wird pro Gerät gespeichert.

Sichere Vorschau – eine abgefangene Nachricht lesen und beantworten, ohne sie wiederherzustellen

Öffnen Sie die Eigenschaften einer beliebigen abgefangenen Nachricht – aus der Liste Gefiltert oder über Spam-Falle prüfen –, und der erste Tab ist Sichere Vorschau. Er zeigt die Nachricht so, wie sie in Ihrem Lesebereich aussähe, aber gefahrlos dargestellt: Skripte und aktive Inhalte sind unschädlich gemacht, Zählpixel werden immer blockiert, und externe Bilder werden nur geladen, wenn der Absender vertrauenswürdig ist. So können Sie eine abgefangene Nachricht lesen und entscheiden, was sie ist, ohne sie zurück in Ihren Posteingang zu legen.

Die Sichere Vorschau hat ausserdem die Schaltflächen Antworten, Allen antworten und Weiterleiten. Sie müssen eine abgefangene Nachricht nicht wiederherstellen, nur um sie zu beantworten – die Schaltflächen öffnen das normale Fenster Verfassen, genau so vorausgefüllt wie bei einer Antwort oder Weiterleitung aus dem Posteingang, mit verfügbaren Anhängen und derselben Behandlung der Verschlüsselung (an einen Kontakt, für den Sie „immer verschlüsseln“ eingestellt haben, wird nie im Klartext gesendet). Die Nachricht bleibt, wo sie ist; Ihre Antwort ist eine normale ausgehende Nachricht.

Der Zoom gilt auch für die Vorschau (die Bedienelemente − / % / + unten oder auf Mobilgeräten die Zwei-Finger-Zoomgeste). Die Sichere Vorschau ist eine aufgeräumte Leseansicht – die Aufschlüsselung der Spam-Gründe steht im Tab Spam-Analyse, nicht hier. Auf Mobilgeräten öffnet das Antippen einer abgefangenen Nachricht direkt diese Eigenschaftenansicht, mit der Sicheren Vorschau zuerst.

Hinweis zur Benennung: Die regelübergreifende Prüfung, die früher Heutige Funde hiess (mit der kurzen Schaltfläche Funde), heisst jetzt einfach Gefiltert. Dieselbe Liste – nur der Name hat sich geändert.

Regeln verwalten

• Rechtsklick → Regel bearbeiten, Regel deaktivieren/Regel aktivieren, Regel löschen
• Beim Löschen stehen zur Wahl: Alle in Posteingang wiederherstellen, Alle endgültig löschen, Abbrechen
• Deaktivierte Regeln erscheinen ausgegraut, werden nicht automatisch angewendet, bleiben aber sichtbar

Ablauf beim automatischen Löschen

• Automatisches Löschen nach 7–1.000 Tagen einstellbar
• Abgelaufene Nachrichten werden beim Start und nach der Synchronisierung entfernt
• Nachrichten kurz vor dem Ablauf werden in der Prüfung hervorgehoben

7. Spam- und Schadsoftware-Schutz

GravesMail untersucht jede Nachricht mit sieben unabhängigen Schutzebenen. Jede Ebene sucht nach einer anderen Art von Problem und entscheidet für sich. Schlägt auch nur eine einzige Ebene Alarm, wird die Nachricht als Spam behandelt – es gibt keinen Mittelwert und keinen Gesamtwert, der erreicht werden müsste. Ein Alarm genügt (das Modell „7-Ebenen-ODER“).

1. Domänenvalidierung – existiert die Domäne des Absenders, und hat sie echte Mailserver? Gehört ihre TLD (.shop, .top, .click, .xyz) zu denen, die häufig für Spam missbraucht werden?
2. Bayes-Filter – ein gelerntes Urteil darüber, wie spamtypisch die Wörter der Nachricht sind. Wird vortrainiert ausgeliefert und lernt dann aus dem, was Sie ihm beibringen.
3. Kopfzeilen-Authentifizierung – SPF, DKIM und DMARC, die Standardprüfungen, die belegen, dass ein Absender der ist, der er zu sein behauptet.
4. Heuristische Bewertung – 41 Detektoren für Muster in Inhalt und Kopfzeilen: getarnte Wörter (H0ME, S4LE), Formulierungen aus Vorschuss- und Erbschaftsbetrug, gefälschte Kopfzeilen, Auffälligkeiten beim Datum und das Herkunftsland des Absenders.
5. Reputation – Ihre Listen sicherer und blockierter Absender, der Absenderverlauf und eine nachrichtenübergreifende Kampagnenverfolgung, die einen Spammer ertappt, der die Absenderdomänen wechselt, aber denselben Ursprungsserver, Payload-Host oder Abmeldelink weiterverwendet.
6. Schadsoftware: System-AV – unter Windows Ihr installiertes Antivirenprogramm über AMSI (Defender, Norton, Bitdefender, Kaspersky und andere). Unter macOS, Linux und auf Mobilgeräten nicht verfügbar; dort meldet die Ebene „nicht verfügbar“ statt eines sauberen Ergebnisses, das sie nie ermittelt hat.
7. Schadsoftware: YARA – Musterregeln, die Anhänge und Nachrichtentexte mit Schadsoftware-Signaturen der Community abgleichen. Erkennt Trojaner, Ransomware, schädliche Makros, PDF-Exploits und Phishing-Dokumente. Auf jeder Plattform.

Das Modul abstimmen (Werkzeuge → Sicherheitsmodul)

Der Bildschirm Sicherheitsmodul gibt jeder der sieben Ebenen einen eigenen Empfindlichkeitsregler von 0 % bis 100 %. 0 % schaltet eine Ebene aus; 100 % ist die höchste Empfindlichkeit. Sie stimmen jede Ebene für sich ab – einen einzelnen globalen Regler für die Schärfe gibt es nicht. Änderungen wirken sofort. Derselbe Bildschirm zeigt:

• Status des Schadsoftware-Scanners – den aktuellen Zustand beider Schadsoftware-Ebenen, einschliesslich des unter Windows aktiven Antivirenprodukts und der Anzahl geladener YARA-Regeln.
• Länderrichtlinie – kennzeichnen Sie Länder für die Geolokalisierungsprüfung als Sicher oder Bedrohung. Beide Listen sind anfangs leer; gewöhnliche internationale E-Mails werden also nie benachteiligt, bevor Sie eine Richtlinie wählen.
• Detektorinventar – eine schreibgeschützte Liste der Detektoren jeder Ebene und ihres jeweiligen Gewichts (Stark, Standard oder Schwach).

Sehen, warum eine Nachricht einsortiert wurde

Öffnen Sie die Eigenschaften einer Nachricht für eine Aufschlüsselung pro Ebene: den Rohwert jeder Ebene, die Schwelle, ab der sie Alarm schlägt, und ihren Zustand – Ausgelöst, Sauber oder Nicht verfügbar. Nicht verfügbar wird nie als Sauber angezeigt.

Spam prüfen

Spam → Spam prüfen zeigt Nachrichten, die das Modul als Spam einsortiert hat. Das ist getrennt von Spam-Falle prüfen; dort sehen Sie E-Mails, die Ihre eigenen Schnellregeln beiseitegelegt haben.

Den Filter trainieren

• Als Spam markieren – verschiebt die Nachricht in Spam, trainiert den Filter und setzt den Absender und seine Domäne auf Ihre Liste blockierter Absender.
• Als kein Spam markieren – rettet die Nachricht und bringt dem Filter bei, dass solche E-Mails erwünscht sind.
• Absender blockieren – setzt einen Absender auf Ihre Liste blockierter Absender, ohne die Nachricht zu verschieben oder den Filter zu trainieren.

Sie können es sich gefahrlos anders überlegen. Wenn Sie eine Nachricht als Spam markieren und später als Kein Spam (oder umgekehrt), macht GravesMail die frühere Lektion rückgängig und wendet die neue an. Mehrfaches Hin und Her endet bei Ihrer letzten Entscheidung; es summiert sich nie auf und verschiebt nie die Genauigkeit des Filters.

Das Spam-Training gilt pro Gerät. GravesMail synchronisiert noch nicht zwischen Ihren Geräten; jedes Gerät lernt also für sich – ebenso wie Ihre Liste blockierter Absender.

Sichere Absender und Blockierte Absender

Verwaltet unter Einstellungen → Erweiterte Einstellungen.

8a. Schadsoftware- und Anhangsprüfung

So funktioniert es

Jeder Anhang wird beim Eingang automatisch von zwei Modulen geprüft:

• YARA-Scanner – gleicht die Bytes der Anhänge mit Community-Signaturen ab, die Schadsoftware-Familien, Ransomware, RATs, Office-Makro-Exploits, PDF-Exploits und Phishing-Dokumente abdecken. Funktioniert auf allen Plattformen.
• System-AV – übergibt unter Windows jeden Anhang über AMSI an Ihr installiertes Antivirenprogramm (Defender, Norton, Bitdefender, Kaspersky, Malwarebytes, CrowdStrike und andere werden automatisch erkannt). Unter macOS, Linux und auf Mobilgeräten nicht verfügbar; dort übernimmt YARA die Prüfung, und die AV-Ebene meldet ehrlich „nicht verfügbar“.

Was bei einem Fund geschieht

• Die Nachricht wird in den Ordner Schadsoftware verschoben (getrennt von Spam)
• Gefährliche Anhänge werden aus der Nachricht entfernt und zurückgehalten
• Die Anhangsdaten bleiben lokal erhalten – nichts wird stillschweigend vernichtet
• Der Nachrichtentext bleibt erhalten – Sie können sehen, wer die Nachricht gesendet hat
• Vollständige Erklärung in den Nachrichteneigenschaften: welche Regel ausgelöst hat, welche Datei betroffen war und welche Massnahme ergriffen wurde

Zurückgehaltene Anhänge

Zurückgehaltene Anhänge (im Menü Werkzeuge; auf Mobilgeräten Zurückgehaltene Anhänge anzeigen im Bildschirm Schutz) zeigt jedes zurückgehaltene Element mit Datum, Dateiname, Grösse, Name der Bedrohung und Prüfmodul sowie dem Grund, warum es zurückgehalten wurde. Sie können ein Element auf der Festplatte speichern, wenn Sie ihm vertrauen, oder es endgültig löschen. Zurückgehaltene Elemente bleiben erhalten, bis Sie entscheiden – sie gehen nie stillschweigend verloren.

Manuelle Prüfung

Rechtsklick auf einen beliebigen Anhang → Auf Schadsoftware prüfen, um eine Prüfung bei Bedarf zu starten. Das Ergebnis zeigt, welche Module verwendet wurden und ob eine Bedrohung erkannt wurde.

Aktualisierung der YARA-Regeln

Einstellungen → Regeln jetzt aktualisieren lädt die neuesten Signaturen aus dem Community-Repository Neo23x0/signature-base herunter. Die automatische Aktualisierung prüft standardmässig wöchentlich (einstellbar auf 1–30 Tage). Die App wird mit einem eingebetteten Basis-Regelsatz ausgeliefert, der ohne Internetverbindung funktioniert.

Die Regelquellen umfassen: Ransomware-Familien, APT-Toolkits, generische Dropper und Downloader, schädliche Office-Makros, PDF-Exploits, PowerShell-Cradles, Webshells und Muster von Phishing-Dokumenten.

8. Sicherung und Wiederherstellung

GravesMail schützt Ihr gesamtes Profil automatisch mit verschlüsselten Sicherungen – nicht nur Ihre E-Mails, sondern auch Ihre Kontakte, Ihren Kalender, Ihre Regeln, die Listen sicherer und blockierter Absender, die angepassten Schwellenwerte, die Absenderreputation, den trainierten Spamfilter, den PGP-Schlüsselbund und die gespeicherten Kontoanmeldedaten. Dateien, die mit der App ausgeliefert und bei einem Update ersetzt werden (die geografische Nachschlagetabelle, das Basis-Spammodell), sind bewusst ausgenommen.

Automatische Sicherungen

• Vollständige Sicherungen (eine komplette Kopie des Profils) und schlanke differenzielle Sicherungen (nur das, was sich seit der letzten vollständigen geändert hat) – beim Wiederherstellen einer differenziellen Sicherung wird die Kette automatisch bis zur letzten vollständigen zurückverfolgt
• Schnappschuss vor jedem destruktiven Vorgang (Schnellregel-Prüfung, Bereinigen, Regel löschen, Papierkorb leeren)
• Alle Sicherungen sind mit AES-256 verschlüsselt, unter einem Schlüssel, den GravesMail für Sie verwaltet – im Alltag ist kein Passwort nötig
• Läuft unauffällig im Hintergrund, nachdem die App geladen ist – blockiert nie Ihre Arbeit
• Nachsichtig bei Lücken: Nach einem Urlaub oder wenn ein Laptop wochenlang zugeklappt war, erstellt GravesMail eine Sicherung, falls eine fällig ist. Es versucht nie, mit einer Flut von Sicherungen aufzuholen, und eine lange Abwesenheit ist nie ein Fehler.

Wiederherstellungs-Passphrase (erforderlich – einmal festlegen)

Automatische und manuelle gerätelokale Sicherungen werden mit einem Sicherungs-Hauptschlüssel versiegelt, den die App verwaltet. Dieser Schlüssel wird nur in verpackter Form gespeichert, und er wird auf zwei Arten verpackt: mit dem sicheren Schlüsselspeicher Ihres Geräts (damit Routinesicherungen nie nachfragen) und mit einer Wiederherstellungs-Passphrase, die Sie wählen (sie öffnet dieselben Sicherungen auf jedem Rechner, ganz ohne Schlüsselspeicher). Das macht diese Sicherungen geräteunabhängig – frühere Versionen konnten sie nur auf dem Rechner wiederherstellen, der sie erstellt hatte.

• GravesMail fragt nach der Passphrase, wenn Sie zum ersten Mal eine Sicherung erstellen. Sie ist erforderlich und lässt sich nicht überspringen – die Sicherung wird erst abgeschlossen, wenn eine Passphrase festgelegt ist, damit Sie nie Sicherungen haben, die Sie nicht wiederherstellen können.
• Weil die Passphrase bei Ihrer ersten Sicherung festgelegt wird, hat eine ganz neue Installation keine automatischen Sicherungen, bis Sie diese erste erstellt haben. Geplante Sicherungen werden bis dahin stillschweigend übersprungen, statt mit einem Fehler zu scheitern.
• Ist sie festgelegt, laufen Sicherungen ohne weitere Abfrage.
• Für sie gelten dieselben Anforderungen wie für das Sicherungspasswort unten; sie wird zweimal eingegeben, mit derselben mitlaufenden Checkliste.
• Sie können sie jederzeit in der Sicherungsverwaltung ändern. Dabei bleiben alle vorhandenen Sicherungen wiederherstellbar.

Bewahren Sie sie sicher auf – sie kann nicht für Sie wiederhergestellt werden. Ihre Wiederherstellungs-Passphrase ist der einzige Weg, gerätelokale Sicherungen auf einem neuen oder zurückgesetzten Gerät wiederherzustellen. Es gibt keinen Link zum Zurücksetzen und keine Hintertür – so ist es gewollt. Wenn Sie sie vergessen und das Gerät verlieren, lassen sich diese Sicherungen nicht öffnen.

Portable Passwort-Sicherung – die Sicherung, die Sie selbst erstellen

Diese Sicherung sollten Sie aufbewahren, falls Sie Ihr Gerät verlieren, ersetzen oder wechseln könnten. Wählen Sie Datei → Portable Passwort-Sicherung… (auf Mobilgeräten Schutz → Sicherung → Portable Passwort-Sicherung), wählen Sie ein Passwort, und GravesMail schreibt eine einzelne passwortversiegelte .gravesmail-backup-Datei mit Ihrem gesamten Profil – wiederherstellbar auf jedem Gerät. Kopieren Sie sie an einen sicheren Ort ausserhalb des Geräts.

Das Passwort wählen

Weil diese eine Datei Ihr gesamtes Postfach auf dem Rechner eines Fremden wiederaufbauen kann, verlangt GravesMail ein wirklich starkes Passwort: mindestens 12 Zeichen, darunter ein Grossbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, mindestens zwei Ziffern und mindestens zwei Sonderzeichen. Sie müssen dabei nicht raten – der Dialog hakt jede Anforderung während der Eingabe ab, und Sie geben das Passwort zweimal ein. Die Schaltfläche Erstellen bleibt deaktiviert, bis jede Anforderung erfüllt ist und beide Eingaben übereinstimmen; ein Tippfehler oder eine schwache Wahl kann Sie also nie aus Ihrer eigenen Sicherung aussperren. Lange Passphrasen sind willkommen; eine einschränkende Höchstlänge gibt es nicht. Das Passwort schützt die Datei mit PBKDF2-SHA256-Schlüsselstreckung mit 600.000 Iterationen; dieser Wert ist in der Datei vermerkt, damit künftige Versionen die heutigen Sicherungen weiterhin öffnen können.

Ohne das Passwort lässt sich die Datei nicht öffnen – nicht von mir, von niemandem. Einen Weg zur Wiederherstellung gibt es nicht, und genau darum geht es. Verwahren Sie es an einem Ort, dem Sie vertrauen.

Was mit umzieht

Standardmässig enthält eine Portable Passwort-Sicherung auch Ihren vorhandenen Sicherungsverlauf; beim Umzug auf ein neues Gerät kommt also alles mit, und nichts bleibt zurück. Das lässt sich abwählen: Sie können die angesammelten Sicherungen ausschliessen, sodass nur die aktuellen App-Daten umziehen, oder die Sicherung in zwei Dateien aufteilen – eine für die App und ihre Daten, eine für den Sicherungsverlauf – und sie getrennt übertragen. Beide Dateien sind eindeutig beschriftet.

Wiederherstellen

Eine Portable Passwort-Sicherung können Sie auf einem frischen Gerät direkt im Bildschirm des ersten Starts wiederherstellen, bevor Sie ein Konto einrichten. Die Wiederherstellung prüft zuerst, ob die Sicherung vollständig und unbeschädigt ist, bevor sie irgendetwas Vorhandenes anrührt – eine abgeschnittene oder beschädigte Datei wird abgelehnt, Ihre aktuellen Daten bleiben unberührt – und meldet dann Datenbestand für Datenbestand, was zurückgekommen ist. Starten Sie GravesMail danach einmal neu.

Die Wiederherstellung ersetzt alles, was sich derzeit auf diesem Gerät in GravesMail befindet. Bei einer neuen Installation gibt es nichts zu verlieren; wenn Sie GravesMail dort bereits verwendet haben, werden die aktuellen Daten überschrieben.

Keine Grössenbeschränkung

GravesMail sichert Postfächer beliebiger Grösse und stellt sie wieder her – Dutzende oder Hunderte Gigabyte und mehr. Sicherung und Wiederherstellung werden von Datenträger zu Datenträger gestreamt; ein sehr grosses Postfach muss also nie in den Arbeitsspeicher passen, und eine 2-GB-Grenze gibt es nicht. Grosse Archive werden unkomprimiert gespeichert, damit sie schnell bleiben; die Datei kann deshalb bewusst etwas grösser ausfallen.

Sicherungsverwaltung (Werkzeuge → Sicherungsverwaltung)

• Alle Sicherungen mit Datum, Grösse und Typ anzeigen
• Den Inhalt jeder Sicherung sofort über den Metadatenkatalog durchsuchen
• In ALLEN Sicherungen nach bestimmten Nachrichten suchen
• Sicherung mit der aktuellen Datenbank vergleichen, um fehlende Nachrichten zu finden
• Gezielte Wiederherstellung: einzelne Nachrichten ankreuzen und nur diese wiederherstellen

Kürzlich gelöschte Nachrichten (Werkzeuge → Kürzlich gelöschte Nachrichten)

• Jede gelöschte Nachricht wird mit vollständigem Inhalt festgehalten
• Gelöschte Nachrichten durchsehen, durchsuchen und in der Vorschau anzeigen
• Wiederherstellung in den ursprünglichen Ordner mit einem Klick – keine Sicherungsdatei nötig
• Standardmässig 90 Tage aufbewahrt (in den Einstellungen einstellbar)

Sicherungseinstellungen

Sinnvolle Standardwerte sind bereits gesetzt; die Sicherungsverwaltung bietet die Einstellungen, falls Sie sie ändern möchten.

• Zeitplanmodus – wählen Sie Intervall oder Wöchentlich. Beide schliessen sich gegenseitig aus; befolgt wird nur der gewählte Modus.
• Intervallmodus – automatische Sicherungen Aus, Täglich, Wöchentlich oder in einem benutzerdefinierten Intervall in Stunden, dazu „vollständige Sicherung alle N Tage“ (die Sicherungen dazwischen sind differenziell).
• Wochenmodus – ein Raster mit sieben Tagen, Montag bis Sonntag. Setzen Sie jeden Tag in beliebiger Kombination auf Keine, Vollständig oder Differenziell. Ein Tag mit Differenziell, dem keine frühere vollständige Sicherung als Grundlage vorausgeht, wird automatisch zu einer vollständigen Sicherung hochgestuft. Wenn Sie auf Wöchentlich umschalten, aber jeden Tag auf Keine lassen, greift GravesMail stillschweigend auf Ihren Intervall-Zeitplan zurück, statt Sie ohne Sicherungen zu lassen – und behält Ihr Raster genau so bei, wie Sie es eingestellt haben.
• Aufbewahrung – wie viele vollständige Sicherungen, differenzielle Sicherungen und Schnappschüsse vor Vorgängen behalten werden. Das Minimum ist 1; die Aufbewahrung löscht nie Ihre einzige Kopie von etwas.
• Vollständige Sicherung jetzt / Differenzielle Sicherung jetzt – erstellt sofort eine gerätelokale Sicherung im eigenen Verlauf von GravesMail auf diesem Gerät. Das ist nicht die Portable Passwort-Sicherung; diese finden Sie im Menü Datei.
• Aufbewahrung des Löschprotokolls – 30–365 Tage.

Änderungen wirken sofort und bleiben über Neustarts hinweg erhalten.

9. Kalender

Ansichten wechseln

Zwischen den Ansichten E-Mail und Kalender wechseln Sie mit der Umschaltfläche unten im Ordnerbereich.

Monatskalender

Monatsraster mit Navigation nach Tagen. Klicken Sie auf ein Datum, um die Termine dieses Tages zu sehen.

Termine erstellen und bearbeiten

Klicken Sie auf „+ Neuer Termin“, um einen Termin zu erstellen. Doppelklicken Sie auf einen vorhandenen Termin, um ihn zu bearbeiten.

Besprechungseinladungen aus E-Mails

Wenn GravesMail eine Kalendereinladung erkennt (.ics-Anhang oder VCALENDAR-Inhalt), erscheint ein grünes Banner mit den Schaltflächen Annehmen, Vorläufig und Ablehnen. Angenommene Besprechungen werden in Ihren Kalender eingetragen. Besprechungslinks (Teams, Zoom, Google Meet, WebEx) werden automatisch erkannt.

Erinnerungen

Termine können Erinnerungen enthalten, die Sie vor Beginn des Termins benachrichtigen.

10. Kontakte und Regeln

Kontakte verwalten

Werkzeuge → Kontakte öffnet die Kontaktverwaltung. Kontakte unterstützen alle Felder einer Visitenkarte: Name, Firma, Position, mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern, Adressen, Kategorien und Notizen. Kontakte lassen sich als CSV exportieren.

Automatische Kontakterkennung

Kontakte werden automatisch aus den Personen übernommen, denen Sie E-Mails senden, und aus den Kopfzeilen der Nachrichten in Ihrem Posteingang. Für häufige Kontakte ist keine manuelle Eingabe nötig.

Kontakte importieren

CardDAV (Yahoo, iCloud, Outlook.com): Werkzeuge → Kontakte → CardDAV importieren verbindet sich mit Ihren gespeicherten IMAP-Anmeldedaten direkt mit dem Kontaktserver Ihres Anbieters. Unterstützte Anbieter werden automatisch erkannt – eine URL ist nicht erforderlich.

.vcf-Datei (Google Kontakte, beliebiger Anbieter): Werkzeuge → Kontakte → .vcf-Datei importieren importiert eine vCard-Datei. Verwenden Sie diesen Weg für Gmail; dort ist ein manueller Export nötig, weil Google ohne OAuth2 keinen direkten CardDAV-Zugriff erlaubt.

So exportieren Sie aus Google Kontakte:

1. Rufen Sie contacts.google.com auf
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Exportieren
3. Wählen Sie „vCard (für iOS-Kontakte)“
4. Klicken Sie auf Exportieren – eine .vcf-Datei wird heruntergeladen
5. In GravesMail: Werkzeuge → Kontakte → .vcf-Datei importieren

So exportieren Sie aus iCloud Kontakte:

1. Rufen Sie icloud.com auf und öffnen Sie Kontakte
2. Wählen Sie alle aus (Bearbeiten → Alles auswählen)
3. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol → vCard exportieren
4. In GravesMail: Werkzeuge → Kontakte → .vcf-Datei importieren

Duplikate werden beim Import automatisch übersprungen.

E-Mail-Regeln erstellen

Unter Werkzeuge → E-Mail-Regeln erstellen Sie automatische Regeln. Regeln können auf Von, Betreff, Text, An, Anhänge und die Wichtigkeit prüfen. Mögliche Aktionen: In Ordner verschieben, Als gelesen markieren, Löschen, Markieren und Wichtigkeit festlegen.

Schnellregeln

Alle Einzelheiten finden Sie oben im eigenen Abschnitt Schnellregeln.

Signaturen

Unter Einstellungen → Signatur bearbeiten erstellen Sie eine Standard-E-Mail-Signatur. Abweichende Signaturen pro Konto werden ebenfalls unterstützt.

11. Datenschutz und Sicherheit

• Lokal zuerst – alle E-Mails werden auf IHREM Computer gespeichert, nicht in der Cloud.
• Im Ruhezustand verschlüsselt – die gesamte Datenbank ist verschlüsselt: jede Nachricht, jeder Betreff, jeder Absender und jeder Anhang, dazu Ihre Kontakte, Ihr Kalender, Ihre Regeln, Listen, das Filtertraining und die Sicherheitseinstellungen.
• Keine Cloud-Abhängigkeit – funktioniert mit zwischengespeicherten Nachrichten vollständig offline.
• Vom Server löschen – optional; entfernt E-Mails nach dem Abruf beim Anbieter.
• Verschlüsselung der Anmeldedaten – Ihre gespeicherten Anmeldedaten und der Datenbankschlüssel liegen im sicheren Schlüsselspeicher Ihres Geräts: DPAPI unter Windows, Keychain unter macOS/iOS, Keystore unter Android, der Geheimnisspeicher des Systems unter Linux.
• Diagnoseprotokolle – zeichnen nie vollständige E-Mail-Adressen oder Betreffzeilen auf.
• Externe Bilder standardmässig blockiert – verhindert IP-Tracking.
• Zählpixel standardmässig entfernt – verhindert das Tracking über Lesebestätigungen.
• Sicherungen mit AES-256 verschlüsselt – gerätelokale Sicherungen unter dem von der App verwalteten Sicherungs-Hauptschlüssel (mit Ihrer Wiederherstellungs-Passphrase auch anderswo wiederherstellbar); Portable Passwort-Sicherungen unter einem Passwort, das Sie wählen.

12. Tastenkombinationen

13. Einstellungen

Kontoverwaltung: Datei → Konto hinzufügen/entfernen.

Synchronisierungshäufigkeit.

Empfindlichkeit des Spamfilters – wird pro Ebene im Bildschirm Sicherheitsmodul abgestimmt, nicht hier: Jede der sieben Ebenen hat einen eigenen Regler von 0–100 %. Eine einzelne globale Einstellung für die Schärfe gibt es nicht. Siehe Schutzebenen.

Umschalter Vom Server löschen.

YARA-Schadsoftware-Prüfung – aktivieren/deaktivieren, Regeln aktualisieren, Intervall der automatischen Aktualisierung.

Häufigkeit und Aufbewahrung der Sicherungen.

Aufbewahrung des Löschprotokolls.

Speicherverwaltung: Anzahl der Nachrichten, Datenbankgrösse, Papierkorb/Spam leeren.

14. Fehlerbehebung

„Offline – zwischengespeicherte Nachrichten werden angezeigt“

Prüfen Sie Ihre Internetverbindung. GravesMail synchronisiert, sobald die Verbindung wieder besteht.

Nachrichten erscheinen nach der Synchronisierung nicht

Versuchen Sie Aktualisieren (F5) oder wechseln Sie den Ordner.

Verfassen speichert in Entwürfe, statt zu senden

Die SMTP-Verbindung ist fehlgeschlagen. Prüfen Sie Ihre Einstellungen für ausgehende E-Mails.

macOS: Rechtsklick funktioniert nicht

Systemeinstellungen → Maus → „Rechts klicken“ als Sekundärklick aktivieren.

Hohe Spam-Werte bei legitimen E-Mails

Als Kein Spam markieren, zu Sichere Absender hinzufügen.

Schnellregel greift nicht

Prüfen Sie, ob sie deaktiviert ist (ausgegraut). Kontrollieren Sie den Tab Übereinstimmende Absender.

Sicherung fehlgeschlagen

Prüfen Sie den freien Speicherplatz. Stellen Sie sicher, dass keine weitere Instanz von GravesMail läuft.

Kürzlich gelöschte Nachricht nicht gefunden

Prüfen Sie in den Einstellungen die Aufbewahrungsdauer für Gelöschtes.

Über

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