1. Τα πρώτα βήματα

Την πρώτη φορά που θα εκτελέσετε το GravesBook, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε μια φράση πρόσβασης και μια θέση για το αρχείο της βάσης δεδομένων σας. Σημειώστε τη φράση πρόσβασής σας σε ασφαλές μέρος, για παράδειγμα σε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης. Το GravesBook δεν μπορεί να ανακτήσει μια χαμένη φράση πρόσβασης – δεν υπάρχει κερκόπορτα, και αν την ξεχάσετε, τα δεδομένα αυτού του αρχείου θα είναι οριστικά μη αναγνώσιμα. Αυτό γίνεται σκόπιμα: είναι αυτό που κάνει την κρυπτογράφηση πραγματική.

Στις επόμενες εκκινήσεις θα σας ζητείται η ίδια φράση πρόσβασης για να ξεκλειδώσετε τα δεδομένα σας. Με το κουμπί «Επιλογή...» της οθόνης ξεκλειδώματος μπορείτε να ανοίξετε διαφορετικό αρχείο βάσης δεδομένων – για παράδειγμα, ένα αντίγραφο που φέρατε από άλλον υπολογιστή (δείτε την ενότητα Μεταφορά του GravesBook σε άλλον υπολογιστή παρακάτω).

Το GravesBook θυμάται από τη μία εκκίνηση στην άλλη το μέγεθος του παραθύρου, τα πλάτη των στηλών του βιβλίου κινήσεων και τον τρόπο ταξινόμησής του.

2. Λογαριασμοί

Η αριστερή πλαϊνή στήλη παραθέτει κάθε λογαριασμό που έχετε προσθέσει – τρεχούμενο, ταμιευτηρίου, πιστωτικές κάρτες, μετρητά, δάνεια ή οτιδήποτε άλλο – μαζί με το τρέχον υπόλοιπό του και ένα γενικό σύνολο όλων των ανοιχτών λογαριασμών. Κάντε κλικ στο «+ Προσθήκη λογαριασμού» για να δημιουργήσετε έναν: δώστε του όνομα, τύπο, αρχικό υπόλοιπο και την ημερομηνία κατά την οποία ίσχυε αυτό το υπόλοιπο. Όλα όσα ακολουθούν το αρχικό υπόλοιπο προκύπτουν από τις συναλλαγές που καταχωρίζετε.

Κλείσατε έναν λογαριασμό; Αντί να τον διαγράψετε, επιλέξτε το πλαίσιο «Κλειστός» κατά την επεξεργασία του, ώστε το ιστορικό του να μείνει ανέπαφο. Με το πλαίσιο ελέγχου «Εμφάνιση κλειστών λογαριασμών» στην πλαϊνή στήλη επαναφέρετε τους κλειστούς λογαριασμούς στην προβολή όταν χρειάζεται να αναζητήσετε κάτι. Στις Ρυθμίσεις μπορείτε να ορίσετε έναν προεπιλεγμένο λογαριασμό που θα ανοίγει κατά την εκκίνηση.

3. Το βιβλίο κινήσεων

Όταν επιλέγετε έναν λογαριασμό, ανοίγει το βιβλίο κινήσεών του. Οι στήλες ακολουθούν τη μορφή ενός τραπεζικού αποσπάσματος: Ημερομηνία, Αρ. επιταγής, Δικαιούχος, Κατηγορία, Αιτιολογία, τρεις μικρές στήλες ενδείξεων (Προγρ., Εισαγ., Εκκ. – δείτε παρακάτω) και έπειτα Χρέωση (εκροή χρημάτων, εμφανίζεται ως αρνητικό ποσό), Πίστωση (εισροή χρημάτων) και Υπόλοιπο, δηλαδή το τρέχον υπόλοιπο μετά από τη συγκεκριμένη γραμμή. Το υπόλοιπο δεν το επεξεργάζεστε ποτέ απευθείας – προκύπτει πάντα από το αρχικό υπόλοιπο συν κάθε συναλλαγή που προηγείται κατά σειρά ημερομηνίας.

Το βιβλίο κινήσεων ανοίγει με τις νεότερες πρώτα. Κάντε κλικ στην κεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης για ταξινόμηση με βάση αυτήν· κάντε ξανά κλικ για αντίστροφη σειρά. Η επιλογή σας διατηρείται την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το GravesBook. Όταν η ταξινόμηση γίνεται κατά ημερομηνία, προς οποιαδήποτε κατεύθυνση, οι συναλλαγές της ίδιας ημέρας κρατούν τη σειρά με την οποία τις καταχωρίσατε, ώστε η στήλη «Υπόλοιπο» να διαβάζεται πάντα σωστά από πάνω προς τα κάτω.

• Προσθέστε μια συναλλαγή με το κουμπί «+ Συναλλαγή»: ημερομηνία, δικαιούχος, προαιρετικός αριθμός επιταγής, ποσό πληρωμής (εκροή χρημάτων) ή κατάθεσης (εισροή χρημάτων), κατηγορία και προαιρετική αιτιολογία. Καθώς πληκτρολογείτε έναν δικαιούχο, το GravesBook προτείνει ονόματα που έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν και συμπληρώνει την κατηγορία που χρησιμοποιήσατε την τελευταία φορά με αυτόν τον δικαιούχο· μπορείτε να την αλλάξετε.
• Επεξεργαστείτε μια συναλλαγή κάνοντας διπλό κλικ στη γραμμή της ή επιλέγοντάς την και κάνοντας κλικ στο «Επεξεργασία».
• Επιμερίστε μια συναλλαγή σε περισσότερες από μία κατηγορίες επιλέγοντας το «Επιμερισμός σε πολλές κατηγορίες» – προσθέστε όσες γραμμές χρειάζεστε. Το GravesBook δεν σας αφήνει να αποθηκεύσετε έναν επιμερισμό που δεν αθροίζεται ακριβώς στο σύνολο της συναλλαγής· η γραμμή «Υπόλοιπο προς κατανομή» σάς δείχνει πόσο απέχετε.
• Οι μεταφορές μεταξύ δύο δικών σας λογαριασμών γίνονται με το κουμπί «Μεταφορά» και όχι με κανονική συναλλαγή. Έτσι δημιουργείται μία συνδεδεμένη εγγραφή σε κάθε λογαριασμό, ώστε μια μεταφορά να μην εμφανίζεται ποτέ ως έσοδο ή έξοδο στις αναφορές σας.
• Ακυρώστε μια συναλλαγή (από τα κουμπιά πάνω από τον πίνακα) αντί να τη διαγράψετε, αν θέλετε να διατηρηθεί ο αριθμός της επιταγής της στην αρίθμηση – η ακύρωση μηδενίζει το ποσό και επισημαίνει τη συναλλαγή, χωρίς να αφαιρεί τη γραμμή.
• Αναζητήστε στο βιβλίο κινήσεων κατά δικαιούχο, αιτιολογία ή αριθμό επιταγής από το πλαίσιο αναζήτησης πάνω από τον πίνακα.
• Το Εισαγωγή... φέρνει συναλλαγές από ένα υπολογιστικό φύλλο – δείτε την ενότητα Εισαγωγή από το Excel.

Οι τρεις στήλες ενδείξεων: το Προγρ. σημειώνει μια συναλλαγή που καταχωρίστηκε για εσάς από έναν προγραμματισμό (δείτε την ενότητα Προγραμματισμένες συναλλαγές)· το Εισαγ. σημειώνει μια συναλλαγή που προήλθε από εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου· το Εκκ. δείχνει την κατάσταση εκκαθάρισης – κενό, Ε για εκκαθαρισμένη ή Σ για συμφωνημένη. Μπορείτε να ορίσετε μόνοι σας μια συναλλαγή ως «Εκκαθαρισμένη» από το παράθυρο επεξεργασίας της, όταν τη δείτε στον ιστότοπο της τράπεζάς σας πριν φτάσει το απόσπασμα· η οθόνη «Συμφωνία» το αξιοποιεί ως προεργασία.

Οι συμφωνημένες συναλλαγές κλειδώνονται εν μέρει

Αφού μια συναλλαγή περάσει από ολοκληρωμένη συμφωνία (κατάσταση Σ), τα πεδία που έχει ήδη επιβεβαιώσει η τράπεζα – η ημερομηνία, το ποσό, ο λογαριασμός και η κατάσταση εκκαθάρισής της – δεν μπορούν πλέον να αλλάξουν, και η συναλλαγή δεν μπορεί να ακυρωθεί ή να διαγραφεί. Τα πεδία που αφορούν τη δική σας λογιστική – κατηγορία, επιμερισμοί, αιτιολογία, δικαιούχος και αριθμός επιταγής – παραμένουν επεξεργάσιμα, ώστε να μπορείτε να διορθώσετε μια αγορά με λάθος κατηγορία ακόμη και μήνες αργότερα. Το παράθυρο επεξεργασίας δείχνει ποια πεδία είναι ποια.

Αν η ημερομηνία ή το ποσό μιας συμφωνημένης συναλλαγής είναι πράγματι λάθος, η πιο καθαρή λύση είναι μια διορθωτική συναλλαγή για τη διαφορά, όπως θα έκανε ένας λογιστής· εκκαθαρίζεται στο επόμενο απόσπασμα και το παλιό απόσπασμα εξακολουθεί να συμφωνεί. Αν χρειάζεται όντως να αλλάξετε την αρχική, ανοίξτε το απόσπασμα από το ιστορικό στο κάτω μέρος της οθόνης «Συμφωνία», επιλέξτε τη συναλλαγή και κάντε κλικ στο «Αναίρεση συμφωνίας επιλεγμένης». Η συναλλαγή επιστρέφει στην κατάσταση «Εκκαθαρισμένη» και ξεκλειδώνει. Έχετε υπόψη ότι τα καταγεγραμμένα υπόλοιπα του αποσπάσματος δεν αλλάζουν – αν στη συνέχεια τροποποιήσετε το ποσό, το απόσπασμα αυτό δεν θα συμφωνεί πλέον με την τράπεζα, και η διαφορά θα εμφανιστεί στην επόμενη συμφωνία σας.

4. Κατηγορίες

Κάθε συναλλαγή (ή γραμμή επιμερισμού) ταξινομείται σε μια κατηγορία – Έσοδα, Έξοδα ή Μεταφορά. Την πρώτη φορά που δημιουργείτε μια βάση δεδομένων, το GravesBook προσθέτει ένα αρχικό σύνολο καθημερινών κατηγοριών (Στέγαση, Φαγητό, Μετακινήσεις και ούτω καθεξής, η καθεμία με μερικές υποκατηγορίες), και μπορείτε ελεύθερα να προσθέσετε και να διαγράψετε δικές σας από το Ρυθμίσεις → Κατηγορίες.

Μια κατηγορία που χρησιμοποιείται ακόμη – από οποιαδήποτε συναλλαγή, επιμερισμό ή προγραμματισμένη συναλλαγή – δεν μπορεί να διαγραφεί· το GravesBook σάς λέει τι τη χρησιμοποιεί, ώστε να αλλάξετε πρώτα την κατηγορία σε εκείνα. Όταν διαγράφετε μια κατηγορία που έχει υποκατηγορίες, αυτές δεν διαγράφονται μαζί της αλλά ανεβαίνουν ένα επίπεδο πάνω. Η κατηγορία Άλλα είναι εκεί όπου καταλήγουν οι εισαγωγές όταν το GravesBook δεν μπορεί να καταλάβει τι είναι ένας δικαιούχος· αν λείπει, δημιουργείται για εσάς.

5. Συμφωνία με το τραπεζικό απόσπασμα

Αυτό είναι το μοναδικό σημείο όπου το GravesBook σάς ζητά λίγη προσοχή, επειδή ελέγχει τη δουλειά σας απέναντι στα στοιχεία της τράπεζας. Δύο καταγραφές των ίδιων χρημάτων – το δικό σας βιβλίο κινήσεων και το απόσπασμα της τράπεζας – σχεδόν ποτέ δεν συμφωνούν απόλυτα μια δεδομένη ημέρα, για δύο διαφορετικούς λόγους:

• Χρονική απόκλιση. Μια επιταγή που εκδώσατε δεν έχει εξαργυρωθεί ακόμη ή μια κατάθεση δεν έχει εμφανιστεί ακόμη στο απόσπασμα. Αυτά τακτοποιούνται από μόνα τους – δεν κάνετε τίποτα, απλώς τα αφήνετε χωρίς σημάδι επιλογής.
• Όσα ήξερε η τράπεζα πριν από εσάς. Μια προμήθεια, πιστωτικοί τόκοι, μια αυτόματη πληρωμή, μια χρέωση για ακάλυπτη επιταγή. Πρόκειται για πραγματικά γεγονότα που λείπουν από το βιβλίο κινήσεών σας και χρειάζονται νέα συναλλαγή – όχι μια πρόχειρη προσαρμογή των αριθμών.

Για να κάνετε συμφωνία ενός λογαριασμού:

1. Ανοίξτε την οθόνη «Συμφωνία» για τον λογαριασμό. Η ημερομηνία αποσπάσματος είναι προσυμπληρωμένη με την τελευταία ημέρα του μήνα που ακολουθεί την πιο πρόσφατη ολοκληρωμένη συμφωνία σας· αλλάξτε την αν ο κύκλος της τράπεζάς σας είναι διαφορετικός. Πληκτρολογήστε το τελικό υπόλοιπο του αποσπάσματος – το GravesBook δεν ξεκινά με $0.00, επειδή αυτό δεν είναι ποτέ όσα γράφει ένα απόσπασμα.
2. Κάντε κλικ στο «Έναρξη συμφωνίας». Κάθε συναλλαγή που είχατε ήδη ορίσει ως «Εκκαθαρισμένη» είναι ήδη επιλεγμένη. Επιλέξτε όλες τις υπόλοιπες που εμφανίζονται πράγματι στο απόσπασμα. Οι στήλες είναι ίδιες με του βιβλίου κινήσεων – Χρέωση, Πίστωση και το τρέχον Υπόλοιπο – ώστε να διατρέχετε το απόσπασμα και την οθόνη παράλληλα. Όσες μένουν ανεπίλεκτες (επιταγές που δεν έχουν εξαργυρωθεί, καταθέσεις που δεν έχουν πιστωθεί ακόμη) δεν πειράζονται· θα εκκαθαριστούν σε επόμενο απόσπασμα.
3. Αν το απόσπασμα περιλαμβάνει κάτι που δεν υπάρχει ακόμη στο βιβλίο κινήσεών σας – μια προμήθεια, τόκους, μια αυτόματη πληρωμή – χρησιμοποιήστε το «+ Προμήθεια / Τόκοι / Άλλο» για να το καταχωρίσετε ως πραγματική συναλλαγή, απευθείας από την οθόνη «Συμφωνία». Προστίθεται και επιλέγεται σε ένα βήμα.
4. Παρακολουθήστε τα ποσά «Εκκαθαρισμένο υπόλοιπο» και «Διαφορά», που ενημερώνονται άμεσα καθώς επιλέγετε εγγραφές. Όταν η διαφορά μηδενιστεί, γίνεται διαθέσιμο το «Ολοκλήρωση συμφωνίας».
5. Η ολοκλήρωση επισημαίνει κάθε επιλεγμένη συναλλαγή ως «Συμφωνημένη» (Σ στο βιβλίο κινήσεων) και καταγράφει το απόσπασμα στο ιστορικό συμφωνιών του λογαριασμού, στο κάτω μέρος της οθόνης. Κάντε κλικ εκεί σε ένα παλαιότερο απόσπασμα για να δείτε ακριβώς ποιες συναλλαγές περιλάμβανε – και, αν είναι απολύτως απαραίτητο, για να αναιρέσετε τη συμφωνία μίας από αυτές (δείτε την ενότητα Οι συμφωνημένες συναλλαγές κλειδώνονται εν μέρει παραπάνω).

Δεν χρειάζεται να τελειώσετε με τη μία. Αν κλείσετε το GravesBook με μια συμφωνία ανοιχτή, όταν επιστρέψετε οι επιλογές σας θα είναι ακριβώς όπως τις αφήσατε. Αν ξεκινήσατε με λάθος απόσπασμα – λάθος μήνας, λάθος τελικό υπόλοιπο – το Ακύρωση συμφωνίας απορρίπτει μόνο τη συγκεκριμένη προσπάθεια· τίποτα από όσα είχατε ορίσει ως «Εκκαθαρισμένη» δεν επηρεάζεται, και μπορείτε να ξεκινήσετε ξανά.

Το GravesBook δεν σας αφήνει να ολοκληρώσετε μια συμφωνία που δεν ισοσκελίζεται με ακρίβεια εκατοστού. Αν δεν καταφέρνετε να μηδενίσετε τη διαφορά, ελέγξτε ξανά μήπως λείπει κάποια συναλλαγή ή μήπως καταχωρίσατε κάποια με λάθος ποσό, αντί να επιλέξετε κάτι με το ζόρι για να ταιριάξουν οι αριθμοί – έτσι το σφάλμα απλώς θα μεταφερόταν στο ιστορικό των συμφωνημένων συναλλαγών, όπου είναι πιο δύσκολο να βρεθεί αργότερα. Μια συνηθισμένη αιτία: συναλλαγές των τελευταίων ημερών του προηγούμενου μήνα, τις οποίες η τράπεζα καταχώρισε σε αυτό το απόσπασμα. Επιλέξτε τις εδώ· ανήκουν σε αυτό το απόσπασμα, όποια ημερομηνία κι αν τους δώσατε.

6. Προγραμματισμένες συναλλαγές

Για οτιδήποτε επαναλαμβάνεται – ενοίκιο, δόση αυτοκινήτου, μισθός, συνδρομή – ρυθμίστε το μία φορά στην οθόνη «Προγραμματισμένες» με το «+ Νέος προγραμματισμός»: λογαριασμός, δικαιούχος, ποσό (ή επιμερισμοί), κατηγορία, αιτιολογία και συχνότητα: ημερησίως, εβδομαδιαίως, κάθε δύο εβδομάδες, μηνιαίως, δύο φορές τον μήνα σε δύο σταθερές ημέρες, ανά τρίμηνο, ετησίως ή κάθε Ν ημέρες/εβδομάδες/μήνες. Ένας προγραμματισμός μπορεί να εκτελείται επ' αόριστον, μέχρι μια ημερομηνία ή για ορισμένο αριθμό επαναλήψεων. Ένας προγραμματισμός που έχει οριστεί για τις 29, 30 ή 31 του μήνα εκτελείται την τελευταία ημέρα κάθε μικρότερου μήνα, αντί να τον παραλείπει.

Κάθε φορά που ξεκινά το GravesBook (ή όταν κάνετε κλικ στο Έλεγχος τώρα), κάθε επανάληψη που κατέστη ληξιπρόθεσμη από τον τελευταίο έλεγχο καταχωρίζεται ως πραγματική συναλλαγή στο βιβλίο κινήσεων, με σήμανση στη στήλη Προγρ.. Αν αφήσετε την εφαρμογή κλειστή για τρεις εβδομάδες, παίρνετε ακριβώς τις επαναλήψεις που αντιστοιχούν σε αυτές τις τρεις εβδομάδες – ποτέ διπλή, ποτέ χαμένη. Οι καταχωρισμένες συναλλαγές είναι από εκεί και πέρα συνηθισμένες συναλλαγές: τις επεξεργάζεστε, τις συμφωνείτε και τις ακυρώνετε όπως κάθε άλλη.

Το Παύση / Συνέχιση σταματά τις καταχωρίσεις ενός προγραμματισμού χωρίς να τον διαγράφει. Η επεξεργασία ενός προγραμματισμού αλλάζει ό,τι θα καταχωρίζει από εδώ και πέρα· οι συναλλαγές που έχει ήδη καταχωρίσει μένουν ως έχουν. Για να αλλάξετε μία μόνο επανάληψη – ο λογαριασμός ρεύματος αυτού του μήνα ήταν υψηλότερος – επεξεργαστείτε τη συγκεκριμένη συναλλαγή στο βιβλίο κινήσεων, όχι τον προγραμματισμό.

7. Ημερολόγιο

Το Ημερολόγιο δείχνει τα χρήματά σας ανά ημερομηνία, για όλους τους λογαριασμούς ή για όποιον επιλέξετε: οι πραγματικές συναλλαγές του βιβλίου κινήσεων εμφανίζονται με γεμάτους δείκτες και οι επερχόμενες επαναλήψεις των ενεργών προγραμματισμών σας με κενούς, ώστε να βλέπετε τι έρχεται πριν καταχωριστεί. Εναλλάξτε μεταξύ των προβολών Ημέρα (όλες οι λεπτομέρειες μίας ημερομηνίας), Εβδομάδα (επτά στήλες με δικαιούχο και ποσό), Μήνας (πλήθος και σύνολο ανά ημέρα) και Έτος (δώδεκα μικροί μήνες με ένα σύνολο ο καθένας· κάντε κλικ σε μια ημέρα ή έναν μήνα για περισσότερες λεπτομέρειες). Το Σήμερα σάς φέρνει πίσω. Το «+» στο κελί μιας ημέρας (και το «+ Επαναλαμβανόμενη») ξεκινά έναν νέο προγραμματισμό από εκείνη την ημερομηνία.

8. Εισαγωγή από το Excel

Το Εισαγωγή... στο βιβλίο κινήσεων φορτώνει συναλλαγές από ένα αρχείο .xlsx στον λογαριασμό που επιλέγετε. Η πρώτη γραμμή πρέπει να είναι γραμμή κεφαλίδων και να περιέχει τις στήλες Date, Amount και Payee (ή Label), με οποιαδήποτε σειρά και με πεζά ή κεφαλαία· οι υπόλοιπες στήλες αγνοούνται. Οι ημερομηνίες μπορεί να είναι πραγματικές ημερομηνίες του Excel ή κείμενο στις συνήθεις μορφές· τα ποσά μπορούν να περιέχουν σύμβολα νομίσματος και διαχωριστικά χιλιάδων, και μια τιμή μέσα σε παρενθέσεις θεωρείται αρνητική.

Το GravesBook ορίζει την κατηγορία κάθε γραμμής με βάση το δικό σας ιστορικό: αν ο δικαιούχος υπάρχει ήδη στο βιβλίο κινήσεων, επικρατεί η κατηγορία που έχετε χρησιμοποιήσει συχνότερα γι' αυτόν. Αν ο δικαιούχος είναι νέος ή αν το ιστορικό σας μοιράζεται εξίσου ανάμεσα σε δύο κατηγορίες, η γραμμή πηγαίνει στα Άλλα και επισημαίνεται για έλεγχο, ώστε να τη διορθώσετε με το χέρι. Η στήλη κατηγορίας του ίδιου του υπολογιστικού φύλλου, αν υπάρχει, δεν χρησιμοποιείται ποτέ.

Μια γραμμή της οποίας η ημερομηνία, ο δικαιούχος και το ποσό ταυτίζονται ακριβώς με συναλλαγή που υπάρχει ήδη στον λογαριασμό παραλείπεται ως διπλότυπη, οπότε η εισαγωγή του ίδιου αρχείου δύο φορές δεν προκαλεί ζημιά. (Ο κανόνας αυτός θα έπιανε και δύο πραγματικά ξεχωριστές συναλλαγές με ίδια ημερομηνία, δικαιούχο και ποσό – αυτός είναι ο αποδεκτός συμβιβασμός.) Μια γραμμή που δεν μπορεί να διαβαστεί παραλείπεται και αναφέρεται με τον αριθμό της· δεν σταματά ποτέ το υπόλοιπο αρχείο. Η σύνοψη στο τέλος σάς λέει πόσες γραμμές εισήχθησαν, πόσες χρειάζονται έλεγχο, πόσες παραλείφθηκαν ως διπλότυπες και ποιες δεν ήταν δυνατό να διαβαστούν. Το Αναίρεση αυτής της εισαγωγής αφαιρεί όλα όσα δημιούργησε η εισαγωγή, εφόσον τίποτα από αυτά δεν έχει συμφωνηθεί στο μεταξύ.

9. Αναφορές

Η οθόνη «Αναφορές» περιλαμβάνει τέσσερις προβολές. Καθεμία φιλτράρεται ανά λογαριασμό και εύρος ημερομηνιών, δείχνει τα αντίστοιχα αριθμητικά στοιχεία σε πίνακα δίπλα στο γράφημα και έχει δικό της κουμπί «Εξαγωγή CSV»:

• Δαπάνες ανά κατηγορία – γράφημα πίτας των εξόδων σας, συγκεντρωμένων στις κατηγορίες ανώτατου επιπέδου.
• Έσοδα έναντι εξόδων – ραβδόγραμμα ανά μήνα (οι μεταφορές δεν υπολογίζονται ποτέ ούτε ως έσοδα ούτε ως έξοδα).
• Καθαρή περιουσία – γράφημα γραμμών του συνολικού υπολοίπου των λογαριασμών που επιλέγετε, με την πάροδο του χρόνου.
• Τάση κατηγορίας – πώς κινήθηκαν οι δαπάνες μίας κατηγορίας από μήνα σε μήνα.

Τα αρχεία CSV που εξάγονται είναι απλό κείμενο, χωρίς κρυπτογράφηση – να το έχετε υπόψη όταν επιλέγετε πού θα τα αποθηκεύσετε.

10. Εξαγωγή και εκτύπωση

Το Εξαγωγή CSV στο βιβλίο κινήσεων αποθηκεύει τις συναλλαγές που εμφανίζονται σε ένα αρχείο CSV, το οποίο μπορείτε να ανοίξετε στο Excel ή σε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων. Αν έχετε πληκτρολογήσει κάτι στο πλαίσιο αναζήτησης, εξάγονται μόνο οι συναλλαγές που ταιριάζουν. Οι γραμμές γράφονται κατά σειρά ημερομηνίας (τη σειρά με την οποία υπολογίζεται το τρέχον υπόλοιπο), όποια κι αν είναι η στήλη ταξινόμησης του βιβλίου κινήσεων. Οι στήλες είναι Ημερομηνία, Αρ. επιταγής, Δικαιούχος, Κατηγορία, Αιτιολογία, Εκκαθάριση, Χρέωση, Πίστωση και Υπόλοιπο. Οι ημερομηνίες γράφονται ως έτος-μήνας-ημέρα (2026-09-26) και τα ποσά ως απλοί αριθμοί χωρίς διαχωριστικά χιλιάδων. Το αρχείο χρησιμοποιεί το διαχωριστικό λίστας και το σύμβολο υποδιαστολής από τις τοπικές ρυθμίσεις των Windows, τα ίδια που χρησιμοποιεί το Excel για να το ανοίξει, ώστε με διπλό κλικ το αρχείο να ανοίγει σε στήλες όπου κι αν βρίσκεστε: στις ΗΠΑ χωρίζεται με κόμματα και γράφει 1234.56, στη Γερμανία χωρίζεται με ερωτηματικά (;) και γράφει 1234,56. Τα αρχεία CSV της οθόνης «Αναφορές» λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο.

Το Εκτύπωση… στο βιβλίο κινήσεων το τυπώνει ως πίνακα με περιγράμματα, όπως ένα τυπωμένο υπολογιστικό φύλλο. Πρώτα επιλέγετε:

• Από και Έως – τις ημερομηνίες που θα τυπωθούν. Αρχικά καλύπτουν όλα όσα εμφανίζει το βιβλίο κινήσεων, και το πλαίσιο αναζήτησης εξακολουθεί να ισχύει.
• Προσανατολισμός – αρχικά «Οριζόντιος», αφού το βιβλίο κινήσεων έχει εννέα στήλες.
• Εκτύπωση σκίασης γραμμών – αρχικά απενεργοποιημένη. Όταν είναι απενεργοποιημένη, τυπώνεται μαύρο κείμενο σε λευκό φόντο μόνο με τα περιγράμματα των κελιών, κάτι που εξοικονομεί μελάνι· τα αρνητικά ποσά εξακολουθούν να έχουν το πρόσημο μείον και βρίσκονται στη στήλη «Χρέωση», οπότε τίποτα δεν εξαρτάται από το χρώμα. Όταν είναι ενεργοποιημένη, προστίθενται οι ίδιες εναλλασσόμενες ζώνες γραμμών που χρησιμοποιεί η οθόνη.

Το Προεπισκόπηση… δείχνει στη συνέχεια κάθε σελίδα ακριβώς όπως θα τυπωθεί, ώστε να την ελέγξετε πριν χρησιμοποιήσετε χαρτί. Το Εκτύπωση… στην προεπισκόπηση ανοίγει το παράθυρο εκτύπωσης των Windows, όπου επιλέγετε τον εκτυπωτή και τον αριθμό των αντιτύπων. Κάθε σελίδα έχει ως κεφαλίδα το όνομα του λογαριασμού, τις ημερομηνίες που τυπώνονται και την ημερομηνία εκτύπωσης, οι επικεφαλίδες των στηλών επαναλαμβάνονται στο επάνω μέρος κάθε σελίδας, το μεγάλο κείμενο αναδιπλώνεται μέσα στο κελί του αντί να κόβεται, μια συναλλαγή δεν χωρίζεται ποτέ σε δύο σελίδες, και κάθε σελίδα αριθμείται ως «Σελίδα 1 από 3».

Κάθε αναφορά στην οθόνη «Αναφορές» έχει ένα κουμπί Εκτύπωση… δίπλα στο κουμπί «Εξαγωγή CSV». Μια τυπωμένη αναφορά περιέχει το όνομα της αναφοράς, τις ημερομηνίες της (και, για την «Τάση κατηγορίας», την κατηγορία της), το γράφημα και έπειτα τον πίνακα της αναφοράς στο ίδιο στιλ με περιγράμματα. Οι επιλογές της είναι Προσανατολισμός (αρχικά «Κατακόρυφος»), Έγχρωμη εκτύπωση (αρχικά απενεργοποιημένη: ο πίνακας δεν έχει σκίαση και το γράφημα τυπώνεται σε αποχρώσεις του γκρι) και Συμπερίληψη γραφήματος (αρχικά ενεργοποιημένη). Ο πίνακας περιέχει όλους τους αριθμούς, οπότε αν παραλείψετε το γράφημα για εξοικονόμηση μελανιού δεν χάνεται τίποτα.

Το GravesBook θυμάται αυτές τις επιλογές μέχρι να το κλείσετε. Οι τυπωμένες σελίδες, όπως και τα εξαγόμενα αρχεία CSV, βρίσκονται εκτός της κρυπτογράφησης του GravesBook: να τις φυλάτε όπως θα φυλάγατε ένα τραπεζικό απόσπασμα.

11. Ρυθμίσεις

• Γενικά: ο προεπιλεγμένος λογαριασμός που ανοίγει κατά την εκκίνηση, το αν οι κλειστοί λογαριασμοί εμφανίζονται από προεπιλογή, το αν το GravesBook ζητά επιβεβαίωση πριν από κάθε διαγραφή, καθώς και ο κωδικός νομίσματος και τα δεκαδικά ψηφία που χρησιμοποιούνται στην εμφάνιση.
• Κατηγορίες: προσθήκη και διαγραφή κατηγοριών (για τον κανόνα των κατηγοριών που χρησιμοποιούνται, δείτε την ενότητα Κατηγορίες).
• Φράση πρόσβασης & αντίγραφα ασφαλείας: αλλαγή της φράσης πρόσβασης της βάσης δεδομένων· δημιουργία ή επαναφορά φορητού αντιγράφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων.
• Εσωτερικά αντίγραφα ασφαλείας: αντίγραφα ασφαλείας με ένα κλικ, που φυλάσσονται σε φάκελο τον οποίο διαχειρίζεται το GravesBook και προστατεύονται με φράση πρόσβασης ανάκτησης.

12. Αντίγραφα ασφαλείας

Υπάρχουν δύο είδη, και το καθένα εξυπηρετεί διαφορετική ανάγκη.

Το φορητό αντίγραφο ασφαλείας (Ρυθμίσεις → Φράση πρόσβασης & αντίγραφα ασφαλείας → «Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας τώρα...») γράφει ένα αντίγραφο του αρχείου της βάσης δεδομένων σας όπου του υποδείξετε – σε εξωτερικό δίσκο, σε συγχρονιζόμενο φάκελο. Το αντίγραφο κρυπτογραφείται με την ίδια φράση πρόσβασης με την ενεργή βάση δεδομένων σας και αποτελεί πλήρες, αυτόνομο βιβλίο κινήσεων: ανοίγει σε οποιονδήποτε υπολογιστή με αυτή τη φράση πρόσβασης. Το «Επαναφορά από αρχείο...» αντικαθιστά την ενεργή βάση δεδομένων σας με ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, αφού πρώτα επιβεβαιωθεί ότι η φράση πρόσβασης του αρχείου το ανοίγει. Το GravesBook δεν αντιγράφει ποτέ τίποτα πουθενά από μόνο του ούτε μέσω δικτύου· το πού πηγαίνουν τα αντίγραφα και το πόσο συχνά εξαρτάται από εσάς.

Τα εσωτερικά αντίγραφα ασφαλείας (Ρυθμίσεις → Εσωτερικά αντίγραφα ασφαλείας → «Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας τώρα») είναι το είδος χωρίς τριβές, για καθημερινή χρήση: ένα κλικ, χωρίς ερώτηση για φράση πρόσβασης, ένα αρχείο .gbbak με ημερομηνία στον φάκελο που εμφανίζεται σε αυτή την καρτέλα. Πριν από το πρώτο, ορίζετε μια φράση πρόσβασης ανάκτησης – μια δεύτερη φράση πρόσβασης, ξεχωριστή από εκείνη της βάσης δεδομένων, με τους κανόνες ισχύος που εμφανίζονται στην οθόνη. Σε αυτόν τον υπολογιστή τα αντίγραφα ασφαλείας ανοίγουν χωρίς να ζητηθεί τίποτα· σε οποιονδήποτε άλλον υπολογιστή (ή μετά από επανεγκατάσταση των Windows) η φράση πρόσβασης ανάκτησης είναι το μόνο που τα ανοίγει, και ούτε αυτήν μπορεί να την ανακτήσει το GravesBook. Το «Επαναφορά επιλεγμένου αντιγράφου ασφαλείας» επαναφέρει στη θέση του το αντίγραφο που επιλέξατε· στη συνέχεια επανεκκινήστε το GravesBook.

Δεν υπάρχει επαναφορά κωδικού για καμία από τις δύο φράσεις πρόσβασης. Αν χάσετε τη φράση πρόσβασης της βάσης δεδομένων σας, με ή χωρίς αντίγραφο ασφαλείας, η βάση αυτή έχει χαθεί. Αυτό δεν είναι σφάλμα προς αναφορά – είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο κρυπτογραφείται το αρχείο.

13. Μεταφορά του GravesBook σε άλλον υπολογιστή

Όλα όσα γνωρίζει το GravesBook βρίσκονται σε ένα αρχείο, και το αρχείο αυτό είναι κρυπτογραφημένο με τη φράση πρόσβασής σας, οπότε μεταφορά σημαίνει αντιγραφή. Φυλάξτε τα παρακάτω στον διαχειριστή κωδικών πρόσβασης που χρησιμοποιείτε:

• Τη φράση πρόσβασης της βάσης δεδομένων σας. Απαιτείται πάντα. Είναι αυτή που ξεκλειδώνει το αρχείο.
• Τη φράση πρόσβασης ανάκτησης των εσωτερικών αντιγράφων ασφαλείας – μόνο αν χρησιμοποιείτε τα Εσωτερικά αντίγραφα ασφαλείας. Είναι το μόνο που μπορεί να ανοίξει αυτά τα αντίγραφα σε υπολογιστή διαφορετικό από εκείνον που τα δημιούργησε.

Ο απλός τρόπος (συνιστάται): δημιουργήστε ένα φορητό αντίγραφο ασφαλείας σε έναν δίσκο ή σε συγχρονιζόμενο φάκελο. Στον νέο υπολογιστή, εγκαταστήστε το GravesBook, κάντε κλικ στο «Επιλογή...» στην οθόνη ξεκλειδώματος, επιλέξτε το αρχείο και πληκτρολογήστε τη φράση πρόσβασης της βάσης δεδομένων σας. Αυτό ήταν – το αντίγραφο είναι ολόκληρο το βιβλίο κινήσεών σας. (Η αντιγραφή του ίδιου του gravesbook.db από το %LocalAppData%\GravesBook λειτουργεί με ακριβώς τον ίδιο τρόπο.)

Εναλλακτικά, με εσωτερικό αντίγραφο ασφαλείας: αντιγράψτε ολόκληρο τον φάκελο Backups που εμφανίζεται στην καρτέλα «Εσωτερικά αντίγραφα ασφαλείας» – πρέπει να περιέχει το bmk.wrap μαζί με τα αρχεία .gbbak – στην ίδια θέση στον νέο υπολογιστή. Στο Ρυθμίσεις → Εσωτερικά αντίγραφα ασφαλείας, επιλέξτε το αντίγραφο ασφαλείας, πληκτρολογήστε τη φράση πρόσβασης ανάκτησης και κάντε επαναφορά. Εκείνη τη στιγμή το GravesBook δένει ξανά το κλειδί του χώρου αντιγράφων ασφαλείας με τον νέο υπολογιστή, ώστε τα επόμενα αντίγραφα ασφαλείας εκεί να μη χρειάζονται ξανά φράση πρόσβασης. Έπειτα επανεκκινήστε και ξεκλειδώστε με τη φράση πρόσβασης της βάσης δεδομένων σας.

14. Αν κάτι πάει στραβά

Κάθε αλλαγή αποθηκεύεται τη στιγμή που την κάνετε, οπότε ένα σφάλμα δεν μπορεί να χάσει δουλειά που έχετε ήδη καταχωρίσει. Αν το GravesBook συναντήσει πρόβλημα που δεν περίμενε, σας δείχνει το σφάλμα και συνεχίζει να λειτουργεί, και γράφει τις τεχνικές λεπτομέρειες στο last-error.txt, στον φάκελο GravesBook κάτω από το %LocalAppData% σε αυτόν τον υπολογιστή – πουθενά αλλού. Αυτό το αρχείο στέλνετε στην υποστήριξη (support@gravesware.com) αν αναφέρετε πρόβλημα. Περιέχει το σφάλμα και το σημείο του προγράμματος όπου συνέβη· δεν περιέχει ποτέ τη φράση πρόσβασής σας ούτε τα οικονομικά σας δεδομένα.

15. Γλώσσες και μεταφράσεις

Το GravesBook εμφανίζει τις οθόνες του σε 55 γλώσσες. Αν δεν επιλέξετε κάποια από το Ρυθμίσεις → Γενικά → Γλώσσα, ακολουθεί τη γλώσσα εμφάνισης των Windows. Μια νέα επιλογή ισχύει από την επόμενη εκκίνηση του GravesBook. Στα αραβικά, τα περσικά, τα ουρντού, τα σίντι και τα ουιγουρικά ολόκληρο το παράθυρο διαβάζεται από τα δεξιά προς τα αριστερά, όπως γράφονται αυτές οι γλώσσες, και το ίδιο ισχύει για τις εκτυπώσεις.

Τα ποσά και οι ημερομηνίες γράφονται όπως τα γράφει η γλώσσα σας: η γλώσσα που επιλέξατε ή η τοπική μορφή των Windows όταν το GravesBook ακολουθεί τα Windows. Τα ψηφία είναι πάντα από 0 έως 9.

Οι μεταφράσεις έγιναν με προσοχή, αλλά δεν έχουν διαβαστεί ακόμη όλες από φυσικό ομιλητή. Οι προτάσεις για αλλαγές στις μεταφράσεις είναι ευπρόσδεκτες. Αν μια λέξη είναι λάθος, αδέξια ή κομμένη, στείλτε email στο support@gravesware.com και αναφέρετε τη γλώσσα, το σημείο όπου την είδατε (το όνομα της οθόνης ή ένα στιγμιότυπο οθόνης) και τι θα έπρεπε να γράφει.