1. શરૂઆત કરવી

તમે GravesBook પહેલી વાર ચલાવો ત્યારે તમને પાસફ્રેઝ અને તમારી ડેટાબેઝ ફાઇલનું સ્થાન પસંદ કરવાનું કહેવામાં આવશે. તમારો પાસફ્રેઝ કોઈ સુરક્ષિત જગ્યાએ લખી રાખો, જેમ કે પાસવર્ડ મેનેજરમાં. ખોવાયેલો પાસફ્રેઝ GravesBook પાછો મેળવી શકતું નથી — કોઈ બૅકડોર નથી, અને જો તમે તે ભૂલી જાઓ તો તે ફાઇલનો ડેટા કાયમ માટે વાંચી ન શકાય એવો થઈ જાય છે. આ જાણીજોઈને કરેલું છે: આ જ વસ્તુ એન્ક્રિપ્શનને સાચું બનાવે છે.

પછીથી દર વખતે શરૂ કરતી વખતે, તમારો ડેટા અનલૉક કરવા માટે એ જ પાસફ્રેઝ માગવામાં આવશે. અનલૉક સ્ક્રીનનું “પસંદ કરો...” બટન તમને બીજી ડેટાબેઝ ફાઇલ ખોલવા દે છે — દાખલા તરીકે, બીજા કમ્પ્યુટર પરથી લાવેલી નકલ (નીચે GravesBook ને બીજા કમ્પ્યુટર પર ખસેડવું જુઓ).

GravesBook તમારી વિન્ડોનું કદ, રજિસ્ટરની કૉલમની પહોળાઈ અને રજિસ્ટર કેવી રીતે ગોઠવેલું છે તે એક વારથી બીજી વાર સુધી યાદ રાખે છે.

2. ખાતાં

ડાબી સાઇડબારમાં તમે ઉમેરેલું દરેક ખાતું દેખાય છે — ચાલુ ખાતું, બચત ખાતું, ક્રેડિટ કાર્ડ, રોકડ, લોન અથવા બીજું કંઈ પણ — તેની વર્તમાન બાકી અને બધાં ખુલ્લાં ખાતાંના કુલ સરવાળા સાથે. નવું ખાતું બનાવવા “+ ખાતું ઉમેરો” પર ક્લિક કરો: તેને નામ, પ્રકાર, શરૂઆતની બાકી અને તે બાકી કઈ તારીખે સાચી હતી તે આપો. તે શરૂઆતની બાકી પછીનું બધું તમે દાખલ કરેલા વ્યવહારોમાંથી બને છે.

કોઈ ખાતું બંધ કર્યું? તેને કાઢી નાખવાને બદલે તેમાં ફેરફાર કરતી વખતે “બંધ” પર ટિક કરો, જેથી તેનો ઇતિહાસ અકબંધ રહે. કંઈક જોવાની જરૂર પડે ત્યારે સાઇડબારનું “બંધ ખાતાં બતાવો” ચેકબૉક્સ બંધ ખાતાંને ફરી દેખાતાં કરે છે. સેટિંગ્સમાં તમે શરૂઆતમાં ખૂલતું ડિફૉલ્ટ ખાતું પસંદ કરી શકો છો.

3. રજિસ્ટર

ખાતું પસંદ કરતાં તેનું રજિસ્ટર ખૂલે છે. કૉલમ બેંક સ્ટેટમેન્ટ જેવી હોય છે: તારીખ, ચેક નં., પ્રાપ્તકર્તા, શ્રેણી, વિગત, ત્રણ નાની સૂચક કૉલમ (નિર્ધા., આયાત, ક્લિ. — નીચે જુઓ), પછી ઉધાર (જતી રકમ, ઋણ તરીકે બતાવાય છે), જમા (આવતી રકમ) અને બાકી, એટલે કે તે પંક્તિ પછીની ચાલુ બાકી. બાકીમાં તમે ક્યારેય સીધો ફેરફાર કરતા નથી — તે હંમેશાં શરૂઆતની બાકી અને તારીખના ક્રમમાં તેની પહેલાંના દરેક વ્યવહાર પરથી ગણાય છે.

રજિસ્ટર સૌથી નવા વ્યવહાર પહેલાં એ ક્રમમાં ખૂલે છે. કોઈ પણ કૉલમના મથાળા પર ક્લિક કરીને તે મુજબ ગોઠવો; ક્રમ ઊલટાવવા ફરી ક્લિક કરો. તમે GravesBook ફરી ખોલો ત્યારે તમારી પસંદગી યાદ રહે છે. તારીખ મુજબ કોઈ પણ દિશામાં ગોઠવેલું હોય ત્યારે, એક જ દિવસના વ્યવહારો તમે જે ક્રમમાં દાખલ કર્યા હતા તે જ ક્રમમાં રહે છે, જેથી બાકી કૉલમ ઉપરથી નીચે સુધી હંમેશાં સાચી વંચાય.

• “+ વ્યવહાર” બટન વડે વ્યવહાર ઉમેરો: તારીખ, પ્રાપ્તકર્તા, વૈકલ્પિક ચેક નંબર, ચુકવણી (જતી રકમ) અથવા જમા (આવતી રકમ) ની રકમ, શ્રેણી અને વૈકલ્પિક વિગત. તમે પ્રાપ્તકર્તા ટાઇપ કરો તેમ GravesBook તમે પહેલાં વાપરેલાં નામ સૂચવે છે અને તે પ્રાપ્તકર્તા સાથે છેલ્લે વાપરેલી શ્રેણી ભરી દે છે; તમે તે બદલી શકો છો.
• વ્યવહારની પંક્તિ પર ડબલ-ક્લિક કરીને તેમાં ફેરફાર કરો, અથવા તેને પસંદ કરીને “ફેરફાર કરો” પર ક્લિક કરો.
• “અનેક શ્રેણીઓમાં વિભાજિત કરો” પર ટિક કરીને વ્યવહારને એકથી વધુ શ્રેણીમાં વિભાજિત કરો — જોઈએ તેટલી પંક્તિઓ ઉમેરો. જે વિભાજનનો સરવાળો વ્યવહારની કુલ રકમ સાથે બરાબર મળતો ન હોય તેને GravesBook સાચવવા દેતું નથી; “ફાળવવાની બાકી રકમ” પંક્તિ જણાવે છે કે કેટલો ફરક છે.
• તમારાં પોતાનાં બે ખાતાં વચ્ચેના ટ્રાન્સફર માટે સામાન્ય વ્યવહારને બદલે “ટ્રાન્સફર” બટન વપરાય છે. તે દરેક ખાતામાં એક-એક જોડાયેલી એન્ટ્રી બનાવે છે, તેથી ટ્રાન્સફર તમારા રિપોર્ટમાં ક્યારેય આવક કે ખર્ચ તરીકે દેખાતું નથી.
• વ્યવહારનો ચેક નંબર ક્રમમાં જાળવી રાખવો હોય તો તેને કાઢી નાખવાને બદલે (ગ્રિડની ઉપરનાં બટનોમાંથી) રદબાતલ કરો — રદબાતલ કરવાથી રકમ શૂન્ય થાય છે અને વ્યવહાર ચિહ્નિત થાય છે, પણ પંક્તિ દૂર થતી નથી.
• ગ્રિડની ઉપરના શોધ બૉક્સ વડે રજિસ્ટરમાં પ્રાપ્તકર્તા, વિગત અથવા ચેક નંબર મુજબ શોધો.
• આયાત... સ્પ્રેડશીટમાંથી વ્યવહારો લાવે છે — Excel માંથી આયાત જુઓ.

ત્રણ સૂચક કૉલમ: નિર્ધા. એવા વ્યવહારને ચિહ્નિત કરે છે જે કોઈ શેડ્યૂલે તમારા માટે નોંધ્યો હોય (નિર્ધારિત વ્યવહારો જુઓ); આયાત સ્પ્રેડશીટ આયાતમાંથી આવેલા વ્યવહારને ચિહ્નિત કરે છે; ક્લિ. ક્લિયરિંગ સ્થિતિ બતાવે છે — ખાલી, ક્લિયર થયેલ માટે ક્લિ, અથવા મેળવેલ માટે મે. સ્ટેટમેન્ટ આવે તે પહેલાં તમે કોઈ વ્યવહાર તમારી બેંકની વેબસાઇટ પર જુઓ ત્યારે તેના ફેરફાર સંવાદમાં તમે જાતે તેને “ક્લિયર થયેલ” કરી શકો છો; મેળવણી સ્ક્રીન તેનો શરૂઆતના આધાર તરીકે ઉપયોગ કરે છે.

મેળવેલા વ્યવહારો અંશતઃ લૉક થાય છે

એક વાર વ્યવહાર પૂરી થયેલી મેળવણીમાંથી પસાર થઈ જાય (સ્થિતિ મે), પછી બેંકે જેની પુષ્ટિ કરી દીધી છે તે ફીલ્ડ — તેની તારીખ, તેની રકમ, તેનું ખાતું અને તેની ક્લિયરિંગ સ્થિતિ — બદલી શકાતાં નથી, અને તેને રદબાતલ કે કાઢી નાખી શકાતો નથી. જે ફીલ્ડ તમારા પોતાના હિસાબનાં છે — શ્રેણી, વિભાજન, વિગત, પ્રાપ્તકર્તા અને ચેક નંબર — તેમાં ફેરફાર થઈ શકે છે, જેથી મહિનાઓ પછી પણ તમે ખોટી શ્રેણીમાં મુકાયેલી ખરીદી સુધારી શકો. ફેરફાર સંવાદ જણાવે છે કે કયું ફીલ્ડ કયા પ્રકારનું છે.

જો મેળવેલા વ્યવહારની તારીખ કે રકમ ખરેખર ખોટી હોય, તો સૌથી ચોખ્ખો ઉપાય તફાવત માટે સુધારાનો વ્યવહાર ઉમેરવાનો છે, જેમ હિસાબનીશ કરે; તે આગલા સ્ટેટમેન્ટમાં ક્લિયર થાય છે અને જૂનું સ્ટેટમેન્ટ હજી મળતું રહે છે. જો તમારે મૂળ વ્યવહાર બદલવો જ હોય, તો મેળવણી સ્ક્રીનના તળિયે આવેલા ઇતિહાસમાંથી તે સ્ટેટમેન્ટ ખોલો, વ્યવહાર પસંદ કરો અને “પસંદ કરેલાની મેળવણી રદ કરો” પર ક્લિક કરો. તે ફરી “ક્લિયર થયેલ” બને છે અને અનલૉક થાય છે. ધ્યાનમાં રાખો કે સ્ટેટમેન્ટની નોંધાયેલી બાકી બદલાતી નથી — જો તમે પછી રકમ બદલો, તો તે સ્ટેટમેન્ટ બેંક સાથે મળતું નહીં રહે, અને તે તફાવત તમારી આગલી મેળવણીમાં દેખાશે.

4. શ્રેણીઓ

દરેક વ્યવહાર (અથવા વિભાજન પંક્તિ) ને એક શ્રેણી વડે વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે — આવક, ખર્ચ અથવા ટ્રાન્સફર. તમે પહેલી વાર ડેટાબેઝ બનાવો ત્યારે GravesBook રોજિંદી શ્રેણીઓનો શરૂઆતનો સમૂહ ઉમેરે છે (રહેઠાણ, ખોરાક, પરિવહન વગેરે, દરેકમાં થોડી પેટા-શ્રેણીઓ સાથે), અને સેટિંગ્સ → શ્રેણીઓ માંથી તમે તમારી પોતાની શ્રેણીઓ ઉમેરી અને કાઢી શકો છો.

જે શ્રેણી હજી વપરાશમાં હોય — કોઈ પણ વ્યવહાર, વિભાજન અથવા નિર્ધારિત વ્યવહારમાં — તેને કાઢી શકાતી નથી; GravesBook તમને જણાવે છે કે તેને શું વાપરી રહ્યું છે, જેથી તમે પહેલાં તેમની શ્રેણી બદલી શકો. પેટા-શ્રેણીઓ ધરાવતી શ્રેણી કાઢી નાખવાથી પેટા-શ્રેણીઓ પણ કાઢી નખાતી નથી, પણ એક સ્તર ઉપર ખસે છે. GravesBook પ્રાપ્તકર્તા કોણ છે તે નક્કી ન કરી શકે ત્યારે આયાત થયેલા વ્યવહારો અન્ય શ્રેણીમાં જાય છે; તે ન હોય તો તમારા માટે બનાવી દેવામાં આવે છે.

5. બેંક સ્ટેટમેન્ટ સાથે મેળવણી

આ એક જ જગ્યા છે જ્યાં GravesBook તમને થોડી કાળજી રાખવાનું કહે છે, કારણ કે તે તમારા કામને બેંકના કામ સાથે સરખાવે છે. એક જ રોકડના બે રેકોર્ડ — તમારું રજિસ્ટર અને બેંકનું સ્ટેટમેન્ટ — કોઈ પણ દિવસે ભાગ્યે જ પૂરેપૂરા મળે છે, અને તેનાં બે જુદાં કારણો છે:

• સમયનો ફરક. તમે લખેલો ચેક હજી વટાવાયો નથી, અથવા કોઈ જમા રકમ હજી સ્ટેટમેન્ટમાં દેખાઈ નથી. આ આપમેળે ઉકેલાઈ જાય છે — તમારે તેમને ટિક કર્યા વગર છોડી દેવા સિવાય કશું કરવાનું નથી.
• જે બાબતો બેંકને તમારા પહેલાં ખબર હતી. સર્વિસ ફી, મળેલું વ્યાજ, આપમેળે થતી ચુકવણી, NSF ચાર્જ. આ સાચી ઘટનાઓ છે જે તમારા રજિસ્ટરમાં નથી, અને તેમના માટે નવો વ્યવહાર જોઈએ — આંકડા સાથે ચેડાં નહીં.

ખાતાની મેળવણી કરવા માટે:

1. તે ખાતા માટે મેળવણી સ્ક્રીન ખોલો. સ્ટેટમેન્ટની તારીખમાં તમારી છેલ્લી પૂરી થયેલી મેળવણી પછીના મહિનાનો છેલ્લો દિવસ પહેલેથી ભરેલો હોય છે; તમારી બેંકનું ચક્ર જુદું હોય તો તેને બદલો. સ્ટેટમેન્ટની અંતિમ બાકી દાખલ કરો — GravesBook $0.00 સાથે શરૂ નહીં કરે, કારણ કે સ્ટેટમેન્ટ ક્યારેય એવું કહેતું નથી.
2. “મેળવણી શરૂ કરો” પર ક્લિક કરો. તમે પહેલેથી “ક્લિયર થયેલ” તરીકે ચિહ્નિત કરેલો દરેક વ્યવહાર તમારા માટે ટિક થયેલો હોય છે. સ્ટેટમેન્ટમાં ખરેખર દેખાતું બાકીનું બધું ટિક કરો. કૉલમ રજિસ્ટર જેવી જ છે — ઉધાર, જમા અને ચાલુ બાકી — તેથી તમે સ્ટેટમેન્ટ અને સ્ક્રીનને સાથે સાથે જોતા જઈ શકો. ટિક ન કરેલા વ્યવહારો (બાકી રહેલા ચેક, રસ્તામાં રહેલી જમા રકમ) એમ ને એમ રહે છે; તે આગળના કોઈ સ્ટેટમેન્ટમાં ક્લિયર થશે.
3. જો સ્ટેટમેન્ટમાં એવું કંઈક હોય જે તમારા રજિસ્ટરમાં હજી નથી — ફી, વ્યાજ, આપમેળે થતી ચુકવણી — તો તેને મેળવણી સ્ક્રીન પરથી જ સાચા વ્યવહાર તરીકે દાખલ કરવા “+ ફી / વ્યાજ / અન્ય ઉમેરો” વાપરો. તે એક જ પગલામાં ઉમેરાય છે અને ટિક થાય છે.
4. તમે ટિક કરતા જાઓ તેમ “ક્લિયર થયેલી બાકી” અને “તફાવત” ના આંકડા તરત અપડેટ થતા જુઓ. તફાવત શૂન્ય થાય ત્યારે “મેળવણી પૂરી કરો” ઉપલબ્ધ થાય છે.
5. પૂરું કરવાથી ટિક કરેલો દરેક વ્યવહાર “મેળવેલ” તરીકે ચિહ્નિત થાય છે (રજિસ્ટરમાં મે) અને સ્ટેટમેન્ટ સ્ક્રીનના તળિયે ખાતાના મેળવણીના ઇતિહાસમાં નોંધાય છે. ત્યાં કોઈ જૂના સ્ટેટમેન્ટ પર ક્લિક કરીને જુઓ કે તેમાં બરાબર કયા વ્યવહારો હતા — અને, જરૂરી જ હોય તો, તેમાંથી કોઈની મેળવણી રદ કરો (ઉપર મેળવેલા વ્યવહારો અંશતઃ લૉક થાય છે જુઓ).

તમારે એક જ બેઠકમાં પૂરું કરવાની જરૂર નથી. મેળવણી ખુલ્લી હોય ત્યારે GravesBook બંધ કરો, અને તમે પાછા આવો ત્યારે તમારાં ટિક બરાબર ત્યાં જ હશે જ્યાં તમે છોડ્યાં હતાં. જો તમે ખોટા સ્ટેટમેન્ટ સામે શરૂ કર્યું હોય — ખોટો મહિનો, ખોટી અંતિમ બાકી — તો મેળવણી રદ કરો ફક્ત તે પ્રયાસને કાઢી નાખે છે; તમે “ક્લિયર થયેલ” તરીકે ચિહ્નિત કરેલા કશાને અસર થતી નથી, અને તમે ફરી શરૂ કરી શકો છો.

જે મેળવણી છેલ્લા સેન્ટ સુધી બરાબર ન મળે તેને GravesBook પૂરી કરવા દેશે નહીં. જો તમે તેને શૂન્ય પર ન લાવી શકો, તો આંકડા મેળવવા માટે કોઈ વ્યવહારને પરાણે ટિક કરવાને બદલે તપાસો કે કોઈ વ્યવહાર રહી તો નથી ગયો અથવા કોઈ ખોટી રકમ સાથે દાખલ તો નથી થયો — પરાણે ટિક કરવાથી ભૂલ ફક્ત તમારા મેળવેલા ઇતિહાસમાં ખસશે, જ્યાં તેને પછીથી શોધવી વધુ મુશ્કેલ છે. એક સામાન્ય કારણ: પાછલા મહિનાના છેલ્લા દિવસોના વ્યવહારો, જે બેંકે આ સ્ટેટમેન્ટમાં નોંધ્યા હોય. તેમને અહીં ટિક કરો; તમે તેમને ગમે તે તારીખે લખ્યા હોય, તે આ સ્ટેટમેન્ટના છે.

6. નિર્ધારિત વ્યવહારો

જે કંઈ પુનરાવર્તિત થાય છે — ભાડું, કારનો હપ્તો, પગાર, સબ્સ્ક્રિપ્શન — તેને “નિર્ધારિત” સ્ક્રીન પર “+ નવું શેડ્યૂલ” વડે એક વાર ગોઠવો: ખાતું, પ્રાપ્તકર્તા, રકમ (અથવા વિભાજન), શ્રેણી, વિગત, અને કેટલી વાર: દૈનિક, સાપ્તાહિક, દર બે અઠવાડિયે, માસિક, મહિનામાં બે વાર બે નિશ્ચિત દિવસે, ત્રિમાસિક, વાર્ષિક, અથવા દર N દિવસે/અઠવાડિયે/મહિને. શેડ્યૂલ કાયમ માટે, કોઈ તારીખ સુધી અથવા નિશ્ચિત સંખ્યાનાં પુનરાવર્તનો સુધી ચાલી શકે છે. 29, 30 કે 31 તારીખ પર બાંધેલું શેડ્યૂલ ટૂંકા મહિનામાં તે મહિનો છોડી દેવાને બદલે તેના છેલ્લા દિવસે આવે છે.

GravesBook દર વખતે શરૂ થાય ત્યારે (અથવા તમે હમણાં તપાસો પર ક્લિક કરો ત્યારે), તે છેલ્લી તપાસ પછી નિયત થયેલા દરેક પુનરાવર્તનને રજિસ્ટરમાં સાચા વ્યવહાર તરીકે નોંધે છે, જે નિર્ધા. કૉલમમાં ચિહ્નિત થાય છે. ઍપ ત્રણ અઠવાડિયાં બંધ રાખો તો તમને બરાબર તે ત્રણ અઠવાડિયાંમાં આવતાં પુનરાવર્તનો જ મળે છે — ક્યારેય ડુપ્લિકેટ નહીં, ક્યારેય કોઈ ચૂકી ગયેલું નહીં. નોંધાયેલા વ્યવહારો ત્યાર પછી સામાન્ય વ્યવહારો જ છે: બીજા કોઈ પણ વ્યવહારની જેમ તેમાં ફેરફાર કરો, તેમની મેળવણી કરો, તેમને રદબાતલ કરો.

થોભાવો / ફરી ચાલુ કરો શેડ્યૂલને કાઢી નાખ્યા વગર તેને વ્યવહારો નોંધતું અટકાવે છે. શેડ્યૂલમાં ફેરફાર કરવાથી તે હવે પછી શું નોંધશે તે બદલાય છે; તેણે પહેલેથી નોંધેલા વ્યવહારો જેમ છે તેમ રહે છે. એક જ પુનરાવર્તન બદલવા માટે — આ મહિનાનું વીજળીનું બિલ વધારે આવ્યું — શેડ્યૂલમાં નહીં, રજિસ્ટરમાં તે વ્યવહારમાં ફેરફાર કરો.

7. કૅલેન્ડર

કૅલેન્ડર તમારાં નાણાં તારીખ મુજબ બતાવે છે, બધાં ખાતાં માટે અથવા તમે પસંદ કરેલા એક માટે: રજિસ્ટરના સાચા વ્યવહારો ભરેલાં નિશાન તરીકે, અને તમારાં સક્રિય શેડ્યૂલનાં આવનારાં પુનરાવર્તનો ખાલી નિશાન તરીકે, જેથી કંઈ નોંધાય તે પહેલાં તમે જોઈ શકો કે શું આવી રહ્યું છે. દિવસ (એક તારીખની પૂરી વિગત), અઠવાડિયું (પ્રાપ્તકર્તા અને રકમ સાથે સાત કૉલમ), મહિનો (દરેક દિવસની સંખ્યા અને કુલ) અને વર્ષ (બાર નાના મહિના, દરેકના કુલ સાથે; વધુ વિગત માટે કોઈ દિવસ કે મહિના પર ક્લિક કરો) વચ્ચે બદલો. આજે તમને પાછા લાવે છે. દિવસના ખાનામાંનું “+” (અને “+ પુનરાવર્તિત”) તે તારીખથી નવું શેડ્યૂલ શરૂ કરે છે.

8. Excel માંથી આયાત

રજિસ્ટર પરનું આયાત... કોઈ .xlsx ફાઇલમાંથી વ્યવહારોને તમે પસંદ કરેલા ખાતામાં લાવે છે. પહેલી પંક્તિ મથાળાની પંક્તિ હોવી જોઈએ, જેમાં Date, Amount અને Payee (અથવા Label) હોય, કોઈ પણ ક્રમમાં અને નાના કે મોટા અક્ષરોમાં; બીજી કૉલમ અવગણવામાં આવે છે. તારીખો Excel ની સાચી તારીખો અથવા સામાન્ય ફૉર્મેટમાં લખેલું ટેક્સ્ટ હોઈ શકે; રકમમાં ચલણનાં ચિહ્નો અને હજારનાં વિભાજકો હોઈ શકે, અને કૌંસમાંનું મૂલ્ય ઋણ ગણાય છે.

GravesBook દરેક પંક્તિની શ્રેણી તમારા પોતાના ઇતિહાસ પરથી નક્કી કરે છે: જો તે પ્રાપ્તકર્તા રજિસ્ટરમાં પહેલેથી હોય, તો તમે તેની સાથે સૌથી વધુ વાર વાપરેલી શ્રેણી પસંદ થાય છે. જો પ્રાપ્તકર્તા નવો હોય, અથવા તમારો ઇતિહાસ બે શ્રેણીઓ વચ્ચે સરખો વહેંચાયેલો હોય, તો પંક્તિ અન્ય માં જાય છે અને સમીક્ષા માટે ચિહ્નિત થાય છે, જેથી તમે તેને હાથે સુધારી શકો. સ્પ્રેડશીટની પોતાની શ્રેણી કૉલમ હોય તો પણ તે ક્યારેય વપરાતી નથી.

જે પંક્તિની તારીખ, પ્રાપ્તકર્તા અને રકમ તે ખાતામાં પહેલેથી રહેલા કોઈ વ્યવહાર સાથે બરાબર મળતી હોય તેને ડુપ્લિકેટ તરીકે છોડી દેવામાં આવે છે, તેથી એક જ ફાઇલ બે વાર આયાત કરવાથી કોઈ નુકસાન થતું નથી. (એક જ તારીખ, પ્રાપ્તકર્તા અને રકમવાળા ખરેખર અલગ બે વ્યવહારો પણ આ નિયમમાં પકડાઈ જશે — આ સ્વીકારેલી બાંધછોડ છે.) જે પંક્તિ વાંચી ન શકાય તેને છોડી દેવામાં આવે છે અને પંક્તિ નંબર સાથે યાદીમાં મુકાય છે; તે બાકીની ફાઇલને ક્યારેય અટકાવતી નથી. પછીનો સારાંશ તમને જણાવે છે કે કેટલી પંક્તિઓ આયાત થઈ, કેટલીને સમીક્ષાની જરૂર છે, કેટલી ડુપ્લિકેટ તરીકે છોડી દેવાઈ, અને કઈ વાંચી ન શકાઈ. આ આયાત પૂર્વવત્ કરો તે આયાતે બનાવેલું બધું દૂર કરે છે, જો ત્યાર પછી તેમાંથી કશાની મેળવણી ન થઈ હોય તો.

9. રિપોર્ટ

રિપોર્ટ સ્ક્રીનમાં ચાર દૃશ્યો છે; દરેકને ખાતા અને તારીખના ગાળા મુજબ ફિલ્ટર કરી શકાય છે, ચાર્ટની બાજુમાં કોષ્ટકમાં મૂળ આંકડા દેખાય છે, અને દરેક માટે “CSV નિકાસ કરો” બટન છે:

• શ્રેણી મુજબ ખર્ચ — તમારા ખર્ચનો પાઇ ચાર્ટ, ટોચના સ્તરની શ્રેણીઓમાં ભેગો કરેલો.
• આવક વિરુદ્ધ ખર્ચ — મહિના મુજબ બાર ચાર્ટ (ટ્રાન્સફર ક્યારેય બેમાંથી એકેયમાં ગણાતાં નથી).
• ચોખ્ખી સંપત્તિ — તમે પસંદ કરેલાં ખાતાંની સંયુક્ત બાકીનો સમય સાથેનો લાઇન ચાર્ટ.
• શ્રેણી વલણ — એક શ્રેણીનો ખર્ચ મહિને મહિને કેવી રીતે બદલાયો છે.

નિકાસ કરેલી CSV ફાઇલો સાદું ટેક્સ્ટ છે, એન્ક્રિપ્ટ કરેલી નથી — તેમને ક્યાં સાચવવી તે પસંદ કરતી વખતે આ ધ્યાનમાં રાખો.

10. નિકાસ અને છાપકામ

રજિસ્ટર પરનું CSV નિકાસ કરો તે જે વ્યવહારો બતાવી રહ્યું છે તેમને CSV ફાઇલમાં સાચવે છે, જે તમે Excel અથવા બીજી કોઈ પણ સ્પ્રેડશીટમાં ખોલી શકો. જો તમે શોધ બૉક્સમાં કંઈક ટાઇપ કર્યું હોય, તો ફક્ત મેળ ખાતા વ્યવહારો જ નિકાસ થાય છે. રજિસ્ટર ગમે તે કૉલમ મુજબ ગોઠવેલું હોય, પંક્તિઓ તારીખના ક્રમમાં લખાય છે (જે ક્રમમાં ચાલુ બાકી ગણાય છે). કૉલમ આ છે: તારીખ, ચેક નં., પ્રાપ્તકર્તા, શ્રેણી, વિગત, ક્લિયર, ઉધાર, જમા અને બાકી. તારીખો વર્ષ-મહિનો-દિવસ તરીકે (2026-09-26) અને રકમ હજારનાં વિભાજકો વગરની સાદી સંખ્યા તરીકે લખાય છે. ફાઇલ તમારી Windows ની પ્રાદેશિક સેટિંગ્સમાંનું યાદી વિભાજક અને દશાંશ ચિહ્ન વાપરે છે, એ જ જે Excel તેને ખોલવા વાપરે છે, તેથી તમે ગમે ત્યાં હો, ફાઇલ પર ડબલ-ક્લિક કરવાથી તે કૉલમમાં ખૂલે છે: અમેરિકામાં તે અલ્પવિરામથી અલગ પડે છે અને 1234.56 લખાય છે, જર્મનીમાં તે અર્ધવિરામથી અલગ પડે છે અને 1234,56 લખાય છે. રિપોર્ટ સ્ક્રીનની CSV ફાઇલો પણ એ જ રીતે કામ કરે છે.

રજિસ્ટર પરનું છાપો… તેને કિનારીવાળા કોષ્ટક તરીકે છાપે છે, છાપેલી સ્પ્રેડશીટની જેમ. પહેલાં તમે પસંદ કરો છો:

• થી અને સુધી — છાપવાની તારીખો. શરૂઆતમાં તે રજિસ્ટર જે બતાવી રહ્યું છે તે બધું આવરી લે છે, અને શોધ બૉક્સ હજી લાગુ રહે છે.
• દિશા — શરૂઆતમાં “આડું”, કારણ કે રજિસ્ટરમાં નવ કૉલમ છે.
• પંક્તિ શેડિંગ છાપો — શરૂઆતમાં બંધ. બંધ હોય ત્યારે સફેદ પર કાળું ટેક્સ્ટ અને ફક્ત ખાનાંની કિનારીઓ છપાય છે, જેથી શાહી બચે છે; ઋણ રકમ પર હજી ઋણ ચિહ્ન રહે છે અને તે ઉધાર કૉલમમાં હોય છે, તેથી કશું રંગ પર આધારિત નથી. ચાલુ કરવાથી સ્ક્રીન પર દેખાય છે તેવી જ વારાફરતી પંક્તિ પટ્ટીઓ ઉમેરાય છે.

પછી પૂર્વાવલોકન… દરેક પાનું બરાબર જેવું છપાશે તેવું બતાવે છે, જેથી કાગળ વાપરતાં પહેલાં તમે તપાસી શકો. પૂર્વાવલોકનમાંનું છાપો… Windows નો પ્રિન્ટ સંવાદ ખોલે છે, જ્યાં તમે પ્રિન્ટર અને નકલોની સંખ્યા પસંદ કરો છો. દરેક પાનાના મથાળે ખાતાનું નામ, છાપેલી તારીખો અને છાપ્યાની તારીખ હોય છે, કૉલમનાં મથાળાં દરેક પાનાની ટોચે ફરી આવે છે, લાંબું ટેક્સ્ટ કપાઈ જવાને બદલે તેના ખાનાની અંદર બીજી લીટીમાં જાય છે, કોઈ વ્યવહાર ક્યારેય બે પાનાં વચ્ચે વહેંચાતો નથી, અને દરેક પાના પર “પાનું 1 / 3” એમ નંબર હોય છે.

રિપોર્ટ સ્ક્રીન પરના દરેક રિપોર્ટમાં તેના “CSV નિકાસ કરો” બટનની બાજુમાં છાપો… બટન હોય છે. છાપેલા રિપોર્ટમાં રિપોર્ટનું નામ, તેની તારીખો (અને શ્રેણી વલણ માટે તેની શ્રેણી), ચાર્ટ, અને પછી એ જ કિનારીવાળી શૈલીમાં રિપોર્ટનું કોષ્ટક હોય છે. તેના વિકલ્પો છે દિશા (શરૂઆતમાં “ઊભું”), રંગમાં છાપો (શરૂઆતમાં બંધ: કોષ્ટક શેડિંગ વગરનું હોય છે અને ચાર્ટ રાખોડી રંગની છાયાઓમાં છપાય છે) અને ચાર્ટ સામેલ કરો (શરૂઆતમાં ચાલુ). કોષ્ટકમાં દરેક આંકડો હોય છે, તેથી શાહી બચાવવા ચાર્ટ બાકાત રાખવાથી કશું ગુમાવાતું નથી.

તમે GravesBook બંધ કરો ત્યાં સુધી તે આ પસંદગીઓ યાદ રાખે છે. છાપેલાં પાનાં, નિકાસ કરેલી CSV ફાઇલોની જેમ, GravesBook ના એન્ક્રિપ્શનની બહાર છે: બેંક સ્ટેટમેન્ટની જેમ જ તેમની સંભાળ રાખો.

11. સેટિંગ્સ

• સામાન્ય: શરૂઆતમાં ખૂલતું ડિફૉલ્ટ ખાતું, બંધ ખાતાં ડિફૉલ્ટ રૂપે દેખાય કે નહીં, વસ્તુઓ કાઢી નાખતાં પહેલાં GravesBook પુષ્ટિ માગે કે નહીં, અને પ્રદર્શન માટે વપરાતો ચલણ કોડ અને દશાંશ સ્થાનો.
• શ્રેણીઓ: શ્રેણીઓ ઉમેરો અને કાઢી નાખો (વપરાશમાં હોય તે અંગેના નિયમ માટે શ્રેણીઓ જુઓ).
• પાસફ્રેઝ અને બેકઅપ: તમારો ડેટાબેઝ પાસફ્રેઝ બદલો; ડેટાબેઝની પોર્ટેબલ બેકઅપ નકલ બનાવો અથવા તેમાંથી પુનઃસ્થાપિત કરો.
• આંતરિક બેકઅપ: એક ક્લિકમાં લેવાતા બેકઅપ, જે GravesBook સંભાળે છે તે ફોલ્ડરમાં રહે છે અને પુનઃપ્રાપ્તિ પાસફ્રેઝ વડે સુરક્ષિત હોય છે.

12. બેકઅપ

તમારી પાસે બે પ્રકાર છે, અને તે જુદાં જુદાં કામ માટે યોગ્ય છે.

પોર્ટેબલ બેકઅપ (સેટિંગ્સ → પાસફ્રેઝ અને બેકઅપ → “હમણાં બેકઅપ લો...”) તમારી ડેટાબેઝ ફાઇલની નકલ તમે જ્યાં કહો ત્યાં લખે છે — બાહ્ય ડ્રાઇવ, સિંક થતું ફોલ્ડર. નકલ તમારા ચાલુ ડેટાબેઝના એ જ પાસફ્રેઝ વડે એન્ક્રિપ્ટ થાય છે અને તે સંપૂર્ણ, સ્વતંત્ર ચેકબુક છે: તે પાસફ્રેઝ સાથે તે કોઈ પણ કમ્પ્યુટર પર ખૂલે છે. “ફાઇલમાંથી પુનઃસ્થાપિત કરો...” બેકઅપ ફાઇલનો પાસફ્રેઝ તેને ખોલે છે તેની પુષ્ટિ કર્યા પછી તમારા ચાલુ ડેટાબેઝને તે ફાઇલ વડે બદલે છે. GravesBook ક્યારેય જાતે કે નેટવર્ક પર કશું ક્યાંય કૉપિ કરતું નથી; નકલો ક્યાં જાય અને કેટલી વાર, તે તમારા પર છે.

આંતરિક બેકઅપ (સેટિંગ્સ → આંતરિક બેકઅપ → “હમણાં બેકઅપ લો”) રોજિંદા ઉપયોગ માટેનો ઝંઝટ વગરનો પ્રકાર છે: એક ક્લિક, પાસફ્રેઝ પૂછવામાં આવતો નથી, અને તે ટૅબ પર બતાવેલા ફોલ્ડરમાં તારીખવાળી .gbbak ફાઇલ. પહેલો બેકઅપ લેતાં પહેલાં તમે પુનઃપ્રાપ્તિ પાસફ્રેઝ સેટ કરો છો — બીજો પાસફ્રેઝ, ડેટાબેઝના પાસફ્રેઝથી અલગ, જેની મજબૂતીના નિયમો સ્ક્રીન પર બતાવેલા હોય છે. આ કમ્પ્યુટર પર બેકઅપ કશું પૂછ્યા વગર ખૂલે છે; બીજા કોઈ પણ કમ્પ્યુટર પર (અથવા Windows ફરી ઇન્સ્ટોલ કર્યા પછી) ફક્ત પુનઃપ્રાપ્તિ પાસફ્રેઝ જ તેમને ખોલે છે, અને GravesBook તેને પણ પાછો મેળવી શકતું નથી. “પસંદ કરેલો બેકઅપ પુનઃસ્થાપિત કરો” પસંદ કરેલા બેકઅપને તેની જગ્યાએ પાછો મૂકે છે; પછી GravesBook ફરી શરૂ કરો.

બેમાંથી એકેય પાસફ્રેઝ માટે પાસવર્ડ રીસેટ નથી. જો તમે તમારો ડેટાબેઝ પાસફ્રેઝ ગુમાવો, તો બેકઅપ હોય કે ન હોય, તે ડેટાબેઝ ગયો. આ જાણ કરવા જેવી ખામી નથી — ફાઇલને એન્ક્રિપ્ટ કરવાનો આખો હેતુ જ આ છે.

13. GravesBook ને બીજા કમ્પ્યુટર પર ખસેડવું

GravesBook જે કંઈ જાણે છે તે એક ફાઇલમાં છે, અને તે ફાઇલ તમારા પાસફ્રેઝ વડે એન્ક્રિપ્ટ થયેલી છે, તેથી ખસેડવું એટલે કૉપિ કરવું. આ વસ્તુઓ તમારા પાસવર્ડ મેનેજરમાં રાખો:

• તમારો ડેટાબેઝ પાસફ્રેઝ. હંમેશાં જરૂરી. ફાઇલને અનલૉક કરે છે તે આ જ છે.
• તમારો આંતરિક બેકઅપનો પુનઃપ્રાપ્તિ પાસફ્રેઝ — ફક્ત જો તમે આંતરિક બેકઅપ વાપરતા હો. જે કમ્પ્યુટરે તે બેકઅપ બનાવ્યા તેના સિવાયના કમ્પ્યુટર પર તેમને ખોલી શકે એવી આ એક જ વસ્તુ છે.

સરળ રીત (ભલામણ કરેલી): કોઈ ડ્રાઇવ અથવા સિંક થતા ફોલ્ડરમાં પોર્ટેબલ બેકઅપ બનાવો. નવા કમ્પ્યુટર પર GravesBook ઇન્સ્ટોલ કરો, અનલૉક સ્ક્રીન પર “પસંદ કરો...” પર ક્લિક કરો, તે ફાઇલ પસંદ કરો અને તમારો ડેટાબેઝ પાસફ્રેઝ દાખલ કરો. થઈ ગયું — તે નકલ તમારી પૂરી ચેકબુક છે. (%LocalAppData%\GravesBook માંથી gravesbook.db ફાઇલ પોતે કૉપિ કરવી પણ બરાબર એ જ રીતે કામ કરે છે.)

તેના બદલે આંતરિક બેકઅપ વાપરવો હોય તો: “આંતરિક બેકઅપ” ટૅબ પર બતાવેલું આખું Backups ફોલ્ડર — તેમાં .gbbak ફાઇલોની સાથે bmk.wrap હોવી જ જોઈએ — નવા કમ્પ્યુટર પર એ જ જગ્યાએ કૉપિ કરો. સેટિંગ્સ → આંતરિક બેકઅપ માં બેકઅપ પસંદ કરો, તમારો પુનઃપ્રાપ્તિ પાસફ્રેઝ દાખલ કરો અને પુનઃસ્થાપિત કરો. તે સમયે GravesBook બેકઅપ વૉલ્ટની કી નવા કમ્પ્યુટર માટે ફરી બનાવે છે, તેથી ત્યાં પછીના બેકઅપ માટે ફરી પાસફ્રેઝની જરૂર પડતી નથી. પછી ફરી શરૂ કરો અને તમારા ડેટાબેઝ પાસફ્રેઝ વડે અનલૉક કરો.

14. જો કંઈક ખોટું થાય

દરેક ફેરફાર તમે કરો તે જ ક્ષણે સચવાય છે, તેથી કોઈ ભૂલને લીધે તમે પહેલેથી દાખલ કરેલું કામ ગુમાવાતું નથી. જો GravesBook ને કોઈ અણધારી સમસ્યા આવે, તો તે તમને ભૂલ બતાવે છે અને ચાલુ રહે છે, અને ટેકનિકલ વિગત આ કમ્પ્યુટર પર %LocalAppData% હેઠળના GravesBook ફોલ્ડરમાં last-error.txt માં લખે છે — બીજે ક્યાંય નહીં. જો તમે સમસ્યાની જાણ કરો તો સહાયને (support@gravesware.com) મોકલવાની ફાઇલ આ જ છે. તેમાં ભૂલ અને પ્રોગ્રામમાં તે ક્યાં થઈ તે હોય છે; તેમાં તમારો પાસફ્રેઝ કે તમારો નાણાકીય ડેટા ક્યારેય હોતો નથી.

15. ભાષાઓ અને અનુવાદો

GravesBook તેની સ્ક્રીન 55 ભાષાઓમાં બતાવે છે. તમે સેટિંગ્સ → સામાન્ય → ભાષા હેઠળ કોઈ ભાષા પસંદ ન કરો ત્યાં સુધી તે તમારી Windows ની પ્રદર્શન ભાષાને અનુસરે છે. નવી પસંદગી GravesBook ફરી શરૂ થાય ત્યારે લાગુ થાય છે. અરબી, ફારસી, ઉર્દૂ, સિંધી અને ઉઇગુરમાં આખી વિન્ડો જમણેથી ડાબે વંચાય છે, જેમ તે ભાષાઓ લખાય છે, અને છાપેલાં પાનાં પણ તેમ જ.

રકમ અને તારીખો તમારી ભાષામાં લખાય છે તે રીતે લખાય છે: તમે પસંદ કરેલી ભાષા મુજબ, અથવા GravesBook Windows ને અનુસરતું હોય ત્યારે તમારા Windows ના પ્રાદેશિક ફૉર્મેટ મુજબ. અંકો હંમેશાં 0 થી 9 હોય છે.

અનુવાદો કાળજીથી કરવામાં આવ્યા છે, પણ દરેક અનુવાદ હજી મૂળ ભાષકે વાંચ્યો નથી. અનુવાદમાં ફેરફાર માટેનાં સૂચનો આવકાર્ય છે. જો કોઈ શબ્દ ખોટો, અટપટો અથવા કપાયેલો હોય, તો support@gravesware.com પર ઇમેઇલ કરો અને જણાવો કે કઈ ભાષા, તમે તે ક્યાં જોયો (સ્ક્રીનનું નામ, અથવા સ્ક્રીનશૉટ) અને ત્યાં શું હોવું જોઈએ.