1. शुरुआत करना

जब आप GravesBook पहली बार चलाते हैं, तो आपसे एक पासफ़्रेज़ और अपनी डेटाबेस फ़ाइल के लिए एक स्थान चुनने को कहा जाएगा। अपना पासफ़्रेज़ किसी सुरक्षित जगह लिखकर रखें, जैसे किसी पासवर्ड मैनेजर में। GravesBook खोया हुआ पासफ़्रेज़ वापस नहीं ला सकता — कोई पिछला दरवाज़ा नहीं है, और अगर आप इसे भूल जाते हैं, तो उस फ़ाइल का डेटा हमेशा के लिए अपठनीय हो जाता है। यह जान-बूझकर किया गया है: इसी से एन्क्रिप्शन असली बनता है।

बाद में हर बार खोलने पर, आपका डेटा अनलॉक करने के लिए वही पासफ़्रेज़ माँगा जाएगा। अनलॉक स्क्रीन का “चुनें...” बटन आपको कोई दूसरी डेटाबेस फ़ाइल खोलने देता है — उदाहरण के लिए, वह प्रति जो आप किसी दूसरी मशीन से लाए हैं (नीचे GravesBook को दूसरी मशीन पर ले जाना देखें)।

GravesBook अगली बार खोलने तक आपकी विंडो का आकार, रजिस्टर के कॉलमों की चौड़ाई और रजिस्टर का क्रम याद रखता है।

2. खाते

बाईं साइडबार में आपका जोड़ा हुआ हर खाता दिखता है — चालू खाता, बचत खाता, क्रेडिट कार्ड, नकद, ऋण या कुछ और — साथ में उसका वर्तमान शेष और सभी खुले खातों का कुल शेष। नया खाता बनाने के लिए “+ खाता जोड़ें” पर क्लिक करें: उसे एक नाम, एक प्रकार, एक प्रारंभिक शेष और वह तिथि दें जिस दिन वह शेष सही था। उस प्रारंभिक शेष के बाद का सब कुछ आपके दर्ज किए गए लेन-देनों से बनता है।

कोई खाता बंद कर दिया है? उसे हटाने के बजाय संपादित करते समय “बंद” पर निशान लगाएँ, ताकि उसका इतिहास बना रहे। साइडबार का “बंद खाते दिखाएँ” चेकबॉक्स, ज़रूरत पड़ने पर कुछ देखने के लिए, बंद खातों को फिर से सामने ले आता है। सेटिंग में आप वह डिफ़ॉल्ट खाता चुन सकते हैं जो प्रारंभ पर खुले।

3. रजिस्टर

कोई खाता चुनने पर उसका रजिस्टर खुलता है। कॉलम बैंक विवरण जैसे ही हैं: तिथि, चेक सं., प्राप्तकर्ता, श्रेणी, मेमो, तीन छोटे संकेतक कॉलम (निर्ध., आयात, समा. — नीचे देखें), फिर नामे (जाने वाला पैसा, ऋणात्मक दिखाया जाता है), जमा (आने वाला पैसा), और शेष, यानी उस पंक्ति के बाद का चालू शेष। शेष को आप कभी सीधे संपादित नहीं करते — वह हमेशा प्रारंभिक शेष और तिथि के क्रम में उससे पहले के हर लेन-देन से निकाला जाता है।

रजिस्टर खुलते समय सबसे नया सबसे ऊपर होता है। किसी भी कॉलम के शीर्षक पर क्लिक करके उसके अनुसार क्रम लगाएँ; क्रम उलटने के लिए फिर क्लिक करें। आपकी पसंद अगली बार GravesBook खोलने पर याद रहती है। तिथि के अनुसार किसी भी दिशा में क्रम लगाने पर, एक ही दिन के लेन-देन उसी क्रम में रहते हैं जिसमें आपने उन्हें दर्ज किया था, इसलिए शेष कॉलम ऊपर से नीचे तक हमेशा सही पढ़ा जाता है।

• “+ लेन-देन” बटन से लेन-देन जोड़ें: तिथि, प्राप्तकर्ता, वैकल्पिक चेक संख्या, भुगतान (जाने वाला पैसा) या जमा (आने वाला पैसा) की राशि, श्रेणी, और वैकल्पिक मेमो। जैसे ही आप प्राप्तकर्ता टाइप करते हैं, GravesBook पहले इस्तेमाल किए गए नाम सुझाता है और वह श्रेणी भर देता है जो आपने उस प्राप्तकर्ता के साथ पिछली बार इस्तेमाल की थी; आप उसे बदल सकते हैं।
• किसी लेन-देन को संपादित करने के लिए उसकी पंक्ति पर डबल-क्लिक करें, या उसे चुनकर “संपादित करें” पर क्लिक करें।
• “कई श्रेणियों में बाँटें” पर निशान लगाकर एक से ज़्यादा श्रेणियों में लेन-देन विभाजित करें — जितनी पंक्तियाँ चाहिए, जोड़ें। GravesBook ऐसा विभाजन सहेजने नहीं देगा जिसका जोड़ लेन-देन के कुल से ठीक-ठीक न मिलता हो; “आवंटन के लिए शेष” पंक्ति बताती है कि कितना अंतर बाक़ी है।
• अपने ही दो खातों के बीच स्थानांतरण के लिए सामान्य लेन-देन के बजाय “स्थानांतरण” बटन इस्तेमाल होता है। इससे हर खाते में एक-एक जुड़ी हुई प्रविष्टि बनती है, इसलिए स्थानांतरण आपकी रिपोर्ट में कभी आय या व्यय के रूप में नहीं दिखता।
• अगर आप किसी लेन-देन की चेक संख्या को क्रम में बनाए रखना चाहते हैं, तो उसे हटाने के बजाय (ग्रिड के ऊपर के बटनों से) निरस्त करें — निरस्त करने से राशि शून्य हो जाती है और लेन-देन पर निशान लग जाता है, पर पंक्ति हटती नहीं।
• ग्रिड के ऊपर के खोज बॉक्स से रजिस्टर में प्राप्तकर्ता, मेमो या चेक संख्या के अनुसार खोजें।
• आयात... किसी स्प्रेडशीट से लेन-देन ले आता है — Excel से आयात करना देखें।

तीन संकेतक कॉलम: निर्ध. उस लेन-देन को चिह्नित करता है जिसे किसी अनुसूची ने आपके लिए दर्ज किया (निर्धारित लेन-देन देखें); आयात उस लेन-देन को चिह्नित करता है जो स्प्रेडशीट आयात से आया; समा. समाशोधन स्थिति दिखाता है — ख़ाली, समाशोधित के लिए स, या मिलान किए गए के लिए मि। जब कोई लेन-देन विवरण आने से पहले ही आपको अपने बैंक की वेबसाइट पर दिख जाए, तो आप उसके संपादन संवाद में उसे ख़ुद समाशोधित कर सकते हैं; मिलान स्क्रीन इसे शुरुआती बढ़त के रूप में इस्तेमाल करती है।

मिलान किए गए लेन-देन आंशिक रूप से लॉक रहते हैं

जब कोई लेन-देन एक पूरे हो चुके मिलान से गुज़र जाता है (स्थिति मि), तो जिन फ़ील्ड की पुष्टि बैंक कर चुका है — उसकी तिथि, उसकी राशि, उसका खाता और उसकी समाशोधन स्थिति — वे अब बदले नहीं जा सकते, और उसे निरस्त या हटाया भी नहीं जा सकता। जो फ़ील्ड आपके अपने हिसाब-किताब के हैं — श्रेणी, विभाजन, मेमो, प्राप्तकर्ता और चेक संख्या — वे संपादन योग्य रहते हैं, इसलिए आप महीनों बाद भी ग़लत श्रेणी में रखी गई ख़रीद ठीक कर सकते हैं। संपादन संवाद बताता है कि कौन-सा फ़ील्ड किस तरह का है।

अगर मिलान किए गए लेन-देन की तिथि या राशि सचमुच ग़लत है, तो सबसे साफ़ उपाय है अंतर के लिए एक सुधार लेन-देन दर्ज करना, जैसा कोई मुनीम करता; वह अगले विवरण पर समाशोधित हो जाता है और पुराना विवरण तब भी मेल खाता है। अगर आपको मूल लेन-देन ही बदलना है, तो मिलान स्क्रीन के नीचे के इतिहास से वह विवरण खोलें, लेन-देन चुनें, और “चयनित का मिलान हटाएँ” पर क्लिक करें। वह वापस समाशोधित हो जाता है और अनलॉक हो जाता है। ध्यान रखें कि विवरण के दर्ज शेष नहीं बदलते — अगर आप इसके बाद राशि बदलते हैं, तो वह विवरण बैंक से मेल नहीं खाएगा, और अंतर आपके अगले मिलान में दिखेगा।

4. श्रेणियाँ

हर लेन-देन (या विभाजन पंक्ति) को एक श्रेणी के अंतर्गत रखा जाता है — आय, व्यय या स्थानांतरण। जब आप पहली बार डेटाबेस बनाते हैं, GravesBook रोज़मर्रा की श्रेणियों का एक शुरुआती सेट डाल देता है (आवास, भोजन, परिवहन वग़ैरह, हर एक के साथ कुछ उप-श्रेणियाँ), और आप सेटिंग → श्रेणियाँ से अपनी श्रेणियाँ जोड़ और हटा सकते हैं।

जो श्रेणी अभी उपयोग में है — किसी भी लेन-देन, विभाजन या निर्धारित लेन-देन में — उसे हटाया नहीं जा सकता; GravesBook बताता है कि उसे कौन इस्तेमाल कर रहा है, ताकि आप पहले उनकी श्रेणी बदल सकें। उप-श्रेणियों वाली श्रेणी हटाने पर वे उप-श्रेणियाँ हटती नहीं, बल्कि एक स्तर ऊपर चली जाती हैं। जब GravesBook यह नहीं पहचान पाता कि प्राप्तकर्ता क्या है, तो आयातित लेन-देन अन्य श्रेणी में जाते हैं; अगर वह मौजूद न हो, तो आपके लिए बना दी जाती है।

5. बैंक विवरण से मिलान करना

यही एक जगह है जहाँ GravesBook आपसे थोड़ी सावधानी बरतने को कहता है, क्योंकि यहाँ आपके काम को बैंक के काम से जाँचा जाता है। एक ही नकदी के दो रिकॉर्ड — आपका रजिस्टर और बैंक का विवरण — किसी भी दिन शायद ही पूरी तरह मेल खाते हैं, और इसके दो अलग कारण हैं:

• समय का अंतर। आपका लिखा कोई चेक अभी भुनाया नहीं गया, या कोई जमा अभी विवरण पर नहीं दिखी। ये अपने आप सुलझ जाते हैं — आपको इनके बारे में कुछ नहीं करना है, बस इन्हें बिना निशान लगाए छोड़ दें।
• वे बातें जो बैंक को आपसे पहले पता थीं। सेवा शुल्क, मिला हुआ ब्याज, स्वचालित भुगतान, अपर्याप्त शेष (NSF) का शुल्क। ये असली घटनाएँ हैं जो आपके रजिस्टर में नहीं हैं, और इनके लिए नया लेन-देन चाहिए — कोई जुगाड़ नहीं।

किसी खाते का मिलान करने के लिए:

1. उस खाते की मिलान स्क्रीन खोलें। विवरण की तिथि में आपके सबसे हाल के पूरे हुए मिलान के बाद वाले महीने का आख़िरी दिन पहले से भरा होता है; अगर आपके बैंक का चक्र अलग है, तो इसे बदल दें। विवरण का अंतिम शेष दर्ज करें — GravesBook $0.00 के साथ शुरू नहीं करेगा, क्योंकि कोई विवरण कभी ऐसा नहीं कहता।
2. “मिलान शुरू करें” पर क्लिक करें। जिन लेन-देनों को आपने पहले ही समाशोधित चिह्नित किया था, उन पर निशान पहले से लगा होता है। बाक़ी जो कुछ सचमुच विवरण पर दिखता है, उस पर निशान लगाएँ। कॉलम रजिस्टर जैसे ही हैं — नामे, जमा और चालू शेष — ताकि आप विवरण और स्क्रीन को साथ-साथ ऊपर से नीचे देख सकें। जिन पर निशान नहीं लगा (बक़ाया चेक, रास्ते में पड़ी जमा), उन्हें वैसे ही छोड़ दिया जाता है; वे किसी आगे के विवरण पर समाशोधित होंगे।
3. अगर विवरण में कुछ ऐसा है जो अभी आपके रजिस्टर में नहीं है — कोई शुल्क, ब्याज, स्वचालित भुगतान — तो “+ शुल्क / ब्याज / अन्य जोड़ें” से उसे सीधे मिलान स्क्रीन से ही एक असली लेन-देन के रूप में दर्ज करें। वह एक ही क़दम में जुड़ जाता है और उस पर निशान भी लग जाता है।
4. निशान लगाते समय “समाशोधित शेष” और “अंतर” की संख्याओं को साथ-साथ बदलते देखें। जब अंतर शून्य पर पहुँच जाता है, तो “मिलान पूरा करें” उपलब्ध हो जाता है।
5. पूरा करने पर निशान लगे हर लेन-देन को मिलान किया गया चिह्नित कर दिया जाता है (रजिस्टर में मि) और विवरण स्क्रीन के नीचे खाते के मिलान इतिहास में दर्ज हो जाता है। वहाँ किसी पिछले विवरण पर क्लिक करके देखें कि उस पर ठीक-ठीक कौन-से लेन-देन थे — और, अगर ज़रूरी ही हो, तो उनमें से किसी का मिलान हटाएँ (ऊपर मिलान किए गए लेन-देन आंशिक रूप से लॉक रहते हैं देखें)।

आपको एक ही बैठक में पूरा करना ज़रूरी नहीं है। मिलान खुला छोड़कर GravesBook बंद कर दें, तो लौटने पर आपके निशान ठीक वहीं मिलते हैं जहाँ आपने छोड़े थे। अगर आपने ग़लत विवरण के साथ शुरू कर दिया — ग़लत महीना, ग़लत अंतिम शेष — तो मिलान रद्द करें सिर्फ़ उसी प्रयास को हटा देता है; जिसे आपने समाशोधित चिह्नित किया था, उसे छुआ नहीं जाता, और आप फिर से शुरू कर सकते हैं।

GravesBook ऐसा मिलान पूरा नहीं करने देगा जो पैसे-पैसे तक संतुलित न हो। अगर आप अंतर को शून्य पर नहीं ला पा रहे, तो संख्याएँ मिलाने के लिए किसी चीज़ पर ज़बरदस्ती निशान लगाने के बजाय यह दोबारा जाँचें कि कहीं कोई लेन-देन छूट तो नहीं गया या किसी में ग़लत राशि तो दर्ज नहीं हुई — ज़बरदस्ती करने से ग़लती बस आपके मिलान किए गए इतिहास में चली जाएगी, जहाँ उसे बाद में ढूँढना और मुश्किल है। एक आम कारण: पिछले महीने के आख़िरी दिनों के वे लेन-देन जिन्हें बैंक ने इस विवरण पर दर्ज किया। उन पर यहीं निशान लगाएँ; आपने उन्हें चाहे जिस तिथि पर लिखा हो, वे इसी विवरण के हैं।

6. निर्धारित लेन-देन

जो कुछ भी दोहराया जाता है — किराया, गाड़ी की किस्त, वेतन, कोई सदस्यता — उसे “निर्धारित” स्क्रीन पर “+ नई अनुसूची” से एक बार सेट कर दें: खाता, प्राप्तकर्ता, राशि (या विभाजन), श्रेणी, मेमो, और कितनी बार: दैनिक, साप्ताहिक, हर दो सप्ताह, मासिक, महीने में दो बार दो तय दिनों पर, त्रैमासिक, वार्षिक, या हर N दिन/सप्ताह/महीने। अनुसूची हमेशा चल सकती है, किसी तिथि तक, या तय संख्या में पुनरावृत्तियों तक। 29, 30 या 31 तारीख़ से बँधी अनुसूची किसी छोटे महीने को छोड़ती नहीं, बल्कि उसके आख़िरी दिन पर पड़ती है।

हर बार जब GravesBook शुरू होता है (या जब आप अभी जाँचें पर क्लिक करते हैं), वह पिछली जाँच के बाद से देय हुई हर पुनरावृत्ति को रजिस्टर में एक असली लेन-देन के रूप में दर्ज करता है, जो निर्ध. कॉलम में चिह्नित होता है। ऐप को तीन सप्ताह बंद रखें, तो आपको ठीक वही पुनरावृत्तियाँ मिलती हैं जो उन तीन सप्ताहों में पड़ीं — न कोई डुप्लिकेट, न कोई छूटी हुई। दर्ज हो चुके लेन-देन उसके बाद सामान्य लेन-देन ही होते हैं: किसी भी और लेन-देन की तरह उन्हें संपादित करें, उनका मिलान करें, उन्हें निरस्त करें।

रोकें / फिर से शुरू करें अनुसूची को हटाए बिना उसे लेन-देन दर्ज करने से रोकता है। अनुसूची संपादित करने से सिर्फ़ यह बदलता है कि वह आगे से क्या दर्ज करेगी; जो लेन-देन वह पहले ही दर्ज कर चुकी है, वे जैसे हैं वैसे ही रहते हैं। किसी एक पुनरावृत्ति को बदलने के लिए — जैसे इस महीने बिजली का बिल ज़्यादा था — रजिस्टर में उस लेन-देन को संपादित करें, अनुसूची को नहीं।

7. कैलेंडर

कैलेंडर आपका पैसा तिथि के अनुसार दिखाता है, सभी खातों के लिए या आपके चुने हुए किसी एक के लिए: रजिस्टर के असली लेन-देन भरे हुए निशानों के रूप में, और आपकी सक्रिय अनुसूचियों की आने वाली पुनरावृत्तियाँ खोखले निशानों के रूप में, ताकि आप देख सकें कि दर्ज होने से पहले क्या आने वाला है। दिन (एक तिथि का पूरा विवरण), सप्ताह (प्राप्तकर्ता और राशि के साथ सात कॉलम), महीना (हर दिन की गिनती और कुल) और वर्ष (बारह छोटे महीने, हर एक का कुल; विस्तार में जाने के लिए किसी दिन या महीने पर क्लिक करें) के बीच बदलें। आज आपको वापस ले आता है। दिन के ख़ाने पर “+” (और “+ आवर्ती”) उस तिथि से एक नई अनुसूची शुरू करता है।

8. Excel से आयात करना

रजिस्टर पर आयात... किसी .xlsx फ़ाइल से लेन-देन आपके चुने हुए खाते में लोड करता है। पहली पंक्ति शीर्षक पंक्ति होनी चाहिए, जिसमें Date, Amount और Payee (या Label) हों, किसी भी क्रम में और छोटे-बड़े किसी भी अक्षर में; बाक़ी कॉलमों को अनदेखा किया जाता है। तिथियाँ असली Excel तिथियाँ हो सकती हैं या सामान्य प्रारूपों में पाठ; राशियों में मुद्रा चिह्न और हज़ार के विभाजक हो सकते हैं, और कोष्ठक में लिखा मान ऋणात्मक माना जाता है।

GravesBook हर पंक्ति की श्रेणी आपके अपने इतिहास से तय करता है: अगर वह प्राप्तकर्ता रजिस्टर में पहले से है, तो वह श्रेणी चुनी जाती है जो आपने उसके साथ सबसे ज़्यादा बार इस्तेमाल की है। अगर प्राप्तकर्ता नया है, या आपका इतिहास दो श्रेणियों के बीच बराबर बँटा है, तो पंक्ति अन्य में जाती है और समीक्षा के लिए चिह्नित होती है, ताकि आप उसे हाथ से ठीक कर सकें। स्प्रेडशीट का अपना श्रेणी कॉलम, अगर है भी, कभी इस्तेमाल नहीं होता।

जिस पंक्ति की तिथि, प्राप्तकर्ता और राशि उस खाते में पहले से मौजूद किसी लेन-देन से ठीक-ठीक मिलती है, उसे डुप्लिकेट मानकर छोड़ दिया जाता है, इसलिए एक ही फ़ाइल को दो बार आयात करने से कोई नुक़सान नहीं होता। (एक ही तिथि, प्राप्तकर्ता और राशि वाले दो सचमुच अलग लेन-देन भी इस नियम की पकड़ में आ जाएँगे — यह समझौता जान-बूझकर स्वीकार किया गया है।) जो पंक्ति पढ़ी नहीं जा सकती, उसे छोड़ दिया जाता है और पंक्ति संख्या के साथ सूचीबद्ध किया जाता है; वह बाक़ी फ़ाइल को कभी नहीं रोकती। बाद में सारांश बताता है कि कितनी पंक्तियाँ आयात हुईं, कितनों को समीक्षा चाहिए, कितनी डुप्लिकेट मानकर छोड़ी गईं, और कौन-सी पढ़ी नहीं जा सकीं। यह आयात पूर्ववत करें वह सब हटा देता है जो उस आयात ने बनाया था, बशर्ते उसके बाद उसमें से किसी का मिलान न हुआ हो।

9. रिपोर्ट

रिपोर्ट स्क्रीन में चार दृश्य हैं; हर एक को खाते और तिथि सीमा के अनुसार छाना जा सकता है, चार्ट के बगल में उसके पीछे की संख्याएँ एक तालिका में दिखती हैं, और हर एक के लिए “CSV निर्यात करें” बटन है:

• श्रेणी के अनुसार खर्च — आपके व्ययों का पाई चार्ट, शीर्ष-स्तर की श्रेणियों में जोड़कर।
• आय बनाम व्यय — महीने के अनुसार बार चार्ट (स्थानांतरण दोनों में से किसी में नहीं गिने जाते)।
• शुद्ध संपत्ति — आपके चुने हुए खातों के संयुक्त शेष का, समय के साथ, रेखा चार्ट।
• श्रेणी प्रवृत्ति — किसी एक श्रेणी का खर्च महीने-दर-महीने कैसे बदला है।

निर्यात की गई CSV फ़ाइलें सादा पाठ होती हैं, एन्क्रिप्टेड नहीं — उन्हें कहाँ सहेजना है, यह चुनते समय इसे ध्यान में रखें।

10. निर्यात और प्रिंट करना

रजिस्टर पर CSV निर्यात करें उसमें दिख रहे लेन-देनों को एक CSV फ़ाइल में सहेजता है, जिसे आप Excel या किसी भी दूसरी स्प्रेडशीट में खोल सकते हैं। अगर आपने खोज बॉक्स में कुछ टाइप किया है, तो सिर्फ़ मेल खाने वाले लेन-देन निर्यात होते हैं। पंक्तियाँ तिथि के क्रम में लिखी जाती हैं (वही क्रम जिसमें चालू शेष निकाला जाता है), चाहे रजिस्टर किसी भी कॉलम के अनुसार क्रम में हो। कॉलम हैं तिथि, चेक सं., प्राप्तकर्ता, श्रेणी, मेमो, समाशोधित, नामे, जमा और शेष। तिथियाँ वर्ष-महीना-दिन (2026-09-26) के रूप में और राशियाँ हज़ार के विभाजक के बिना सादी संख्याओं के रूप में लिखी जाती हैं। फ़ाइल आपकी Windows क्षेत्र सेटिंग का सूची विभाजक और दशमलव चिह्न इस्तेमाल करती है, वही जो Excel उसे खोलने के लिए इस्तेमाल करता है, इसलिए आप कहीं भी हों, फ़ाइल पर डबल-क्लिक करने से वह कॉलमों में खुलती है: अमेरिका में वह अल्पविराम से अलग होती है और 1234.56 लिखती है, जर्मनी में अर्धविराम से अलग होती है और 1234,56 लिखती है। रिपोर्ट स्क्रीन की CSV फ़ाइलें भी इसी तरह काम करती हैं।

रजिस्टर पर प्रिंट… उसे बॉर्डर वाली तालिका के रूप में प्रिंट करता है, छपी हुई स्प्रेडशीट की तरह। पहले आप चुनते हैं:

• से और तक — प्रिंट की जाने वाली तिथियाँ। शुरुआत में इनमें वह सब शामिल होता है जो रजिस्टर दिखा रहा है, और खोज बॉक्स तब भी लागू रहता है।
• अभिविन्यास — शुरुआत में लैंडस्केप, क्योंकि रजिस्टर में नौ कॉलम हैं।
• पंक्ति छायांकन प्रिंट करें — शुरुआत में बंद। बंद रहने पर सफ़ेद पर काला पाठ, केवल सेल बॉर्डर के साथ प्रिंट होता है, जिससे स्याही बचती है; ऋणात्मक राशियों पर तब भी ऋण चिह्न रहता है और वे नामे कॉलम में रहती हैं, इसलिए कुछ भी रंग पर निर्भर नहीं है। चालू करने पर वही बारी-बारी वाली पंक्ति पट्टियाँ जुड़ जाती हैं जो स्क्रीन पर दिखती हैं।

इसके बाद पूर्वावलोकन… हर पृष्ठ ठीक वैसा दिखाता है जैसा वह प्रिंट होगा, ताकि आप काग़ज़ ख़र्च करने से पहले उसे जाँच सकें। पूर्वावलोकन में प्रिंट… Windows का प्रिंट संवाद खोलता है, जहाँ आप प्रिंटर और प्रतियों की संख्या चुनते हैं। हर पृष्ठ के शीर्ष पर खाते का नाम, प्रिंट की गई तिथियाँ और प्रिंट करने की तिथि होती है, कॉलम शीर्षक हर पृष्ठ के ऊपर दोहराए जाते हैं, लंबा पाठ कटने के बजाय अपने सेल के अंदर अगली पंक्ति में आ जाता है, कोई लेन-देन कभी दो पृष्ठों में नहीं बँटता, और हर पृष्ठ पर “पृष्ठ 1 / 3” जैसा क्रमांक होता है।

रिपोर्ट स्क्रीन पर हर रिपोर्ट के “CSV निर्यात करें” बटन के बगल में एक प्रिंट… बटन है। प्रिंट की गई रिपोर्ट में रिपोर्ट का नाम, उसकी तिथियाँ (और श्रेणी प्रवृत्ति के लिए, उसकी श्रेणी), चार्ट, और फिर उसी बॉर्डर वाली शैली में रिपोर्ट की तालिका होती है। इसके विकल्प हैं अभिविन्यास (शुरुआत में पोर्ट्रेट), रंगीन प्रिंट करें (शुरुआत में बंद: तालिका बिना छायांकन के और चार्ट ग्रे के शेड में प्रिंट होता है) और चार्ट शामिल करें (शुरुआत में चालू)। तालिका में हर संख्या मौजूद है, इसलिए स्याही बचाने के लिए चार्ट छोड़ देने से कुछ नहीं खोता।

GravesBook ये विकल्प तब तक याद रखता है जब तक आप उसे बंद नहीं करते। प्रिंट किए गए पृष्ठ, निर्यात की गई CSV फ़ाइलों की तरह, GravesBook के एन्क्रिप्शन के बाहर होते हैं: उनकी देखभाल वैसे ही करें जैसे आप बैंक विवरण की करते।

11. सेटिंग

• सामान्य: प्रारंभ पर खुलने वाला डिफ़ॉल्ट खाता, बंद खाते डिफ़ॉल्ट रूप से दिखें या नहीं, GravesBook चीज़ें हटाने से पहले पुष्टि माँगे या नहीं, और प्रदर्शन के लिए इस्तेमाल होने वाला मुद्रा कोड और दशमलव स्थान।
• श्रेणियाँ: श्रेणियाँ जोड़ें और हटाएँ (उपयोग में होने वाले नियम के लिए श्रेणियाँ देखें)।
• पासफ़्रेज़ और बैकअप: अपने डेटाबेस का पासफ़्रेज़ बदलें; डेटाबेस की पोर्टेबल बैकअप प्रति बनाएँ या उसे पुनर्स्थापित करें।
• आंतरिक बैकअप: एक क्लिक वाले बैकअप, जो GravesBook के प्रबंधित फ़ोल्डर में रखे जाते हैं और पुनर्प्राप्ति पासफ़्रेज़ से सुरक्षित होते हैं।

12. बैकअप

आपके पास दो तरह के बैकअप हैं, और दोनों अलग-अलग कामों के लिए ठीक हैं।

पोर्टेबल बैकअप (सेटिंग → पासफ़्रेज़ और बैकअप → “अभी बैकअप लें...”) आपकी डेटाबेस फ़ाइल की एक प्रति वहाँ लिखता है जहाँ आप बताएँ — कोई बाहरी ड्राइव, कोई सिंक फ़ोल्डर। यह प्रति उसी पासफ़्रेज़ से एन्क्रिप्ट होती है जिससे आपका चालू डेटाबेस, और यह अपने आप में एक पूरी, स्वतंत्र चेकबुक है: उस पासफ़्रेज़ के साथ यह किसी भी मशीन पर खुलती है। “फ़ाइल से पुनर्स्थापित करें...” पहले यह पुष्टि करता है कि बैकअप फ़ाइल उसके पासफ़्रेज़ से खुलती है, फिर आपके चालू डेटाबेस की जगह वह फ़ाइल रख देता है। GravesBook अपने आप या नेटवर्क पर कभी कुछ भी कहीं कॉपी नहीं करता; प्रतियाँ कहाँ जाएँ और कितनी बार, यह आप तय करते हैं।

आंतरिक बैकअप (सेटिंग → आंतरिक बैकअप → “अभी बैकअप लें”) रोज़मर्रा के इस्तेमाल के लिए बिना झंझट वाला तरीक़ा है: एक क्लिक, पासफ़्रेज़ का कोई संकेत नहीं, और उस टैब पर दिखाए गए फ़ोल्डर में तिथि वाली एक .gbbak फ़ाइल। पहला बैकअप लेने से पहले आप एक पुनर्प्राप्ति पासफ़्रेज़ सेट करते हैं — दूसरा पासफ़्रेज़, जो डेटाबेस वाले से अलग होता है और जिसकी मज़बूती के नियम स्क्रीन पर दिखाए जाते हैं। इस मशीन पर बैकअप चुपचाप खुल जाते हैं; किसी भी दूसरी मशीन पर (या Windows दोबारा इंस्टॉल करने के बाद) उन्हें सिर्फ़ पुनर्प्राप्ति पासफ़्रेज़ ही खोल सकता है, और GravesBook उसे भी वापस नहीं ला सकता। “चयनित बैकअप पुनर्स्थापित करें” चुने हुए बैकअप को वापस उसकी जगह रख देता है; इसके बाद GravesBook को फिर से शुरू करें।

दोनों में से किसी भी पासफ़्रेज़ के लिए कोई पासवर्ड रीसेट नहीं है। अगर आप अपना डेटाबेस पासफ़्रेज़ खो देते हैं, तो बैकअप हो या न हो, वह डेटाबेस गया। यह रिपोर्ट करने लायक़ कोई बग नहीं है — फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करने का पूरा मतलब ही यही है।

13. GravesBook को दूसरी मशीन पर ले जाना

GravesBook जो कुछ भी जानता है, वह एक ही फ़ाइल में है, और वह फ़ाइल आपके पासफ़्रेज़ से एन्क्रिप्ट है, इसलिए दूसरी जगह ले जाने का मतलब बस कॉपी करना है। इन्हें अपने पासवर्ड मैनेजर में रखें:

• आपका डेटाबेस पासफ़्रेज़। हमेशा ज़रूरी। यही फ़ाइल को अनलॉक करता है।
• आंतरिक बैकअप का आपका पुनर्प्राप्ति पासफ़्रेज़ — सिर्फ़ तब, जब आप आंतरिक बैकअप इस्तेमाल करते हैं। यही एकमात्र चीज़ है जो उन बैकअप को उस मशीन के अलावा किसी दूसरी मशीन पर खोल सकती है जिसने उन्हें बनाया था।

आसान तरीक़ा (अनुशंसित): किसी ड्राइव या सिंक फ़ोल्डर पर एक पोर्टेबल बैकअप बनाएँ। नई मशीन पर GravesBook इंस्टॉल करें, अनलॉक स्क्रीन पर “चुनें...” पर क्लिक करें, वह फ़ाइल चुनें, और अपना डेटाबेस पासफ़्रेज़ दर्ज करें। बस — वह प्रति आपकी पूरी चेकबुक है। (%LocalAppData%\GravesBook से ख़ुद gravesbook.db को कॉपी करना भी ठीक इसी तरह काम करता है।)

इसके बजाय आंतरिक बैकअप इस्तेमाल करना: आंतरिक बैकअप टैब पर दिखाया गया पूरा Backups फ़ोल्डर — उसमें .gbbak फ़ाइलों के साथ bmk.wrap भी होनी चाहिए — नई मशीन पर उसी जगह कॉपी करें। सेटिंग → आंतरिक बैकअप में बैकअप चुनें, अपना पुनर्प्राप्ति पासफ़्रेज़ दर्ज करें, और पुनर्स्थापित करें। उसी समय GravesBook बैकअप वॉल्ट की कुंजी नई मशीन के लिए दोबारा बना देता है, इसलिए वहाँ बाद के बैकअप के लिए फिर पासफ़्रेज़ नहीं चाहिए। फिर GravesBook को दोबारा शुरू करें और अपने डेटाबेस पासफ़्रेज़ से अनलॉक करें।

14. अगर कुछ गड़बड़ हो जाए

हर बदलाव उसी पल सहेज लिया जाता है जब आप उसे करते हैं, इसलिए कोई त्रुटि आपका पहले से दर्ज किया हुआ काम नहीं खो सकती। अगर GravesBook के सामने कोई ऐसी समस्या आती है जिसकी उसे उम्मीद नहीं थी, तो वह आपको त्रुटि दिखाता है और चलता रहता है, और तकनीकी विवरण इस मशीन पर %LocalAppData% के अंदर GravesBook फ़ोल्डर की last-error.txt फ़ाइल में लिखता है — और कहीं नहीं। अगर आप किसी समस्या की रिपोर्ट करते हैं, तो सहायता (support@gravesware.com) को यही फ़ाइल भेजें। इसमें त्रुटि और प्रोग्राम की वह जगह होती है जहाँ वह हुई; इसमें आपका पासफ़्रेज़ या आपका वित्तीय डेटा कभी नहीं होता।

15. भाषाएँ और अनुवाद

GravesBook अपनी स्क्रीन 55 भाषाओं में दिखाता है। जब तक आप सेटिंग → सामान्य → भाषा में कोई भाषा नहीं चुनते, यह आपकी Windows की प्रदर्शन भाषा का अनुसरण करता है। नया चुनाव GravesBook के अगली बार शुरू होने पर लागू होता है। अरबी, फ़ारसी, उर्दू, सिंधी और उइगर में पूरी विंडो दाएँ से बाएँ पढ़ी जाती है, जैसे ये भाषाएँ लिखी जाती हैं, और प्रिंटआउट भी।

राशियाँ और तिथियाँ उसी तरह लिखी जाती हैं जैसे आपकी भाषा में लिखी जाती हैं: आपकी चुनी हुई भाषा के अनुसार, या जब GravesBook Windows का अनुसरण करता है तब आपके Windows के क्षेत्रीय फ़ॉर्मैट के अनुसार। अंक हमेशा 0 से 9 ही रहते हैं।

अनुवाद सावधानी से किए गए हैं, लेकिन अभी हर अनुवाद को किसी मूल भाषी ने नहीं पढ़ा है। अनुवाद में बदलाव के सुझावों का स्वागत है! अगर कोई शब्द ग़लत, अटपटा या कटा हुआ हो, तो support@gravesware.com पर ईमेल भेजें और बताएँ कि कौन-सी भाषा है, आपने उसे कहाँ देखा (स्क्रीन का नाम, या स्क्रीनशॉट) और वहाँ क्या लिखा होना चाहिए।