1. Aan de slag

De eerste keer dat u GravesBook start, wordt u gevraagd een wachtwoordzin en een locatie voor uw databasebestand te kiezen. Noteer uw wachtwoordzin op een veilige plek, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager. GravesBook kan een verloren wachtwoordzin niet herstellen — er is geen achterdeur, en als u hem vergeet, zijn de gegevens in dat bestand voorgoed onleesbaar. Dat is opzettelijk: het is wat de versleuteling echt maakt.

Bij volgende keren opstarten wordt u om dezelfde wachtwoordzin gevraagd om uw gegevens te ontgrendelen. Met de knop “Kiezen...” op het ontgrendelscherm opent u een ander databasebestand — bijvoorbeeld een kopie die u van een andere computer hebt meegenomen (zie GravesBook verplaatsen naar een andere computer hieronder).

GravesBook onthoudt tussen sessies de grootte van uw venster, de kolombreedtes van het register en hoe het register is gesorteerd.

2. Rekeningen

De zijbalk links toont elke rekening die u hebt toegevoegd — betaalrekening, spaarrekening, creditcards, contant geld, leningen of iets anders — met het huidige saldo en een totaal van alle open rekeningen. Klik op “+ Rekening toevoegen” om er een te maken: geef een naam, een type, een beginsaldo en de datum waarop dat saldo gold. Alles na dat beginsaldo wordt opgebouwd uit de transacties die u invoert.

Een rekening opgeheven? Vink bij het bewerken “Gesloten” aan in plaats van de rekening te verwijderen, zodat de geschiedenis intact blijft. Met het selectievakje “Gesloten rekeningen weergeven” in de zijbalk haalt u gesloten rekeningen weer in beeld wanneer u iets wilt opzoeken. In Instellingen kiest u een standaardrekening die bij het opstarten wordt geopend.

3. Het register

Als u een rekening selecteert, wordt het register ervan geopend. De kolommen volgen een bankafschrift: Datum, Chequenr., Begunstigde, Categorie, Omschrijving, drie kleine indicatorkolommen (Gepl., Import, Verw. — zie hieronder), dan Debet (geld eruit, negatief weergegeven), Credit (geld erin) en Saldo, het lopende saldo na die rij. U bewerkt het saldo nooit rechtstreeks — het wordt altijd afgeleid van het beginsaldo plus elke eerdere transactie in datumvolgorde.

Het register opent met de nieuwste bovenaan. Klik op een kolomkop om daarop te sorteren; klik nogmaals om de volgorde om te keren. Uw keuze wordt onthouden voor de volgende keer dat u GravesBook opent. Bij sorteren op datum, in welke richting ook, behouden transacties van dezelfde dag de volgorde waarin u ze hebt ingevoerd, zodat de kolom Saldo van boven naar beneden altijd klopt.

• Voeg een transactie toe met de knop “+ Transactie”: datum, begunstigde, een optioneel chequenummer, het bedrag van een betaling (geld eruit) of een storting (geld erin), een categorie en een optionele omschrijving. Terwijl u een begunstigde typt, stelt GravesBook namen voor die u eerder hebt gebruikt en vult het de categorie in die u de vorige keer bij die begunstigde gebruikte; u kunt die wijzigen.
• Bewerk een transactie door op de rij te dubbelklikken, of selecteer de rij en klik op Bewerken.
• Splits een transactie over meer dan één categorie door “Splitsen over meerdere categorieën” aan te vinken — voeg zo veel regels toe als u nodig hebt. GravesBook laat u geen splitsing opslaan die niet precies optelt tot het totaal van de transactie; de regel “Nog te verdelen” laat zien hoeveel u ernaast zit.
• Voor overboekingen tussen twee van uw eigen rekeningen gebruikt u de knop “Overboeking” in plaats van een gewone transactie. Die maakt in elke rekening één gekoppelde boeking, zodat een overboeking in uw rapporten nooit als inkomsten of uitgave verschijnt.
• Maak een transactie ongeldig (met de knoppen boven het raster) in plaats van haar te verwijderen als u het chequenummer in de reeks wilt behouden — ongeldig maken zet het bedrag op nul en markeert de transactie, zonder de rij te verwijderen.
• Doorzoek het register op begunstigde, omschrijving of chequenummer met het zoekvak boven het raster.
• Importeren... haalt transacties binnen uit een spreadsheet — zie Importeren uit Excel.

De drie indicatorkolommen: Gepl. markeert een transactie die een planning voor u heeft geboekt (zie Geplande transacties); Import markeert een transactie die uit een spreadsheetimport komt; Verw. toont de verwerkingsstatus — leeg, V voor verwerkt of A voor afgestemd. U kunt een transactie zelf op Verwerkt zetten in het bewerkingsvenster wanneer u haar op de website van uw bank ziet voordat het afschrift binnenkomt; het scherm Afstemmen gebruikt dat als voorsprong.

Afgestemde transacties zijn gedeeltelijk vergrendeld

Zodra een transactie een voltooide afstemming heeft doorlopen (status A), kunnen de velden die de bank al heeft bevestigd — de datum, het bedrag, de rekening en de verwerkingsstatus — niet meer worden gewijzigd, en kan de transactie niet ongeldig worden gemaakt of verwijderd. De velden die uw eigen boekhouding zijn — categorie, splitsingen, omschrijving, begunstigde en chequenummer — blijven bewerkbaar, zodat u maanden later nog een verkeerd gecategoriseerde aankoop kunt herstellen. Het bewerkingsvenster geeft aan welke velden wat zijn.

Als de datum of het bedrag van een afgestemde transactie werkelijk fout is, is de netste oplossing een correctietransactie voor het verschil, zoals een boekhouder dat zou doen; die wordt verwerkt op het volgende afschrift en het oude afschrift blijft kloppen. Moet u toch het origineel wijzigen, open dan dat afschrift vanuit de geschiedenis onder aan het scherm Afstemmen, selecteer de transactie en klik op “Afstemming selectie ongedaan maken”. De transactie gaat terug naar Verwerkt en wordt ontgrendeld. Houd er rekening mee dat de vastgelegde saldi van het afschrift niet veranderen — als u daarna het bedrag wijzigt, komt dat afschrift niet meer overeen met de bank, en het verschil duikt op bij uw volgende afstemming.

4. Categorieën

Elke transactie (of splitsingsregel) wordt ingedeeld met een categorie — Inkomsten, Uitgave of Overboeking. GravesBook zet de eerste keer dat u een database maakt een basisset alledaagse categorieën klaar (Wonen, Eten en drinken, Vervoer, enzovoort, elk met een paar subcategorieën), en u kunt zelf categorieën toevoegen en verwijderen via Instellingen → Categorieën.

Een categorie die nog in gebruik is — door een transactie, splitsing of geplande transactie — kan niet worden verwijderd; GravesBook vertelt u waardoor ze wordt gebruikt, zodat u die eerst opnieuw kunt indelen. Als u een categorie met subcategorieën verwijdert, schuiven die één niveau omhoog in plaats van mee te worden verwijderd. In de categorie Overig komen imports terecht wanneer GravesBook niet kan bepalen wat een begunstigde is; ze wordt voor u aangemaakt als ze ontbreekt.

5. Afstemmen met een bankafschrift

Dit is de enige plek waar GravesBook u vraagt een beetje zorgvuldig te zijn, omdat het uw werk vergelijkt met dat van de bank. Twee administraties van hetzelfde geld — uw register en het afschrift van de bank — komen op een willekeurige dag bijna nooit precies overeen, om twee verschillende redenen:

• Timing. Een cheque die u hebt uitgeschreven is nog niet verzilverd, of een storting staat nog niet op het afschrift. Die lossen zichzelf op — u doet er niets aan, behalve ze niet aanvinken.
• Dingen die de bank eerder wist dan u. Bankkosten, ontvangen rente, een automatische betaling, kosten wegens onvoldoende saldo. Dat zijn echte gebeurtenissen die in uw register ontbreken, en ze hebben een nieuwe transactie nodig — geen kunstgreep.

Een rekening afstemmen:

1. Open het scherm Afstemmen voor die rekening. De datum van het afschrift is vooraf ingevuld met de laatste dag van de maand na uw meest recente voltooide afstemming; wijzig die als uw bank een andere cyclus hanteert. Voer het eindsaldo van het afschrift in — GravesBook begint niet met $0.00, want dat staat nooit op een afschrift.
2. Klik op Afstemming starten. Elke transactie die u al als Verwerkt had gemarkeerd, is voor u aangevinkt. Vink al het andere aan dat werkelijk op het afschrift staat. De kolommen komen overeen met het register — Debet, Credit en het lopende Saldo — zodat u het afschrift en het scherm naast elkaar kunt nalopen. De niet-aangevinkte posten (uitstaande cheques, stortingen die onderweg zijn) blijven ongemoeid; ze worden op een later afschrift verwerkt.
3. Als op het afschrift iets staat wat nog niet in uw register staat — kosten, rente, een automatische betaling — gebruik dan “+ Kosten / rente / overig toevoegen” om het als echte transactie in te voeren, rechtstreeks vanuit het scherm Afstemmen. Het wordt in één stap toegevoegd en aangevinkt.
4. Zie hoe de bedragen bij “Verwerkt saldo” en “Verschil” direct worden bijgewerkt terwijl u posten afvinkt. Wanneer het verschil nul bereikt, komt “Afstemming voltooien” beschikbaar.
5. Bij het voltooien wordt elke aangevinkte transactie gemarkeerd als Afgestemd (A in het register) en wordt het afschrift vastgelegd in de afstemmingsgeschiedenis van de rekening, onder aan het scherm. Klik daar op een eerder afschrift om precies te zien welke transacties erop stonden — en om, als het echt moet, de afstemming van een daarvan ongedaan te maken (zie Afgestemde transacties zijn gedeeltelijk vergrendeld hierboven).

U hoeft het niet in één keer af te maken. Sluit GravesBook met een afstemming open, en uw vinkjes staan precies waar u ze had achtergelaten wanneer u terugkomt. Bent u met het verkeerde afschrift begonnen — verkeerde maand, verkeerd eindsaldo — dan gooit Afstemming annuleren alleen die poging weg; niets wat u als Verwerkt had gemarkeerd wordt aangeraakt, en u kunt opnieuw beginnen.

GravesBook laat u geen afstemming voltooien die niet tot op de cent sluit. Krijgt u het verschil niet op nul, controleer dan of u een transactie mist of er een met het verkeerde bedrag hebt ingevoerd, in plaats van iets geforceerd aan te vinken om de cijfers te laten kloppen — daarmee verplaatst u de fout alleen maar naar uw afgestemde geschiedenis, waar ze later moeilijker te vinden is. Een veelvoorkomende oorzaak: transacties van de laatste dagen van de vorige maand die de bank op dit afschrift heeft geboekt. Vink ze hier aan; ze horen bij dit afschrift, welke datum u er ook bij had gezet.

6. Geplande transacties

Alles wat terugkeert — huur, een autolening, salaris, een abonnement — stelt u één keer in op het scherm Gepland met “+ Nieuwe planning”: rekening, begunstigde, bedrag (of splitsingen), categorie, omschrijving en hoe vaak: dagelijks, wekelijks, om de twee weken, maandelijks, twee keer per maand op twee vaste dagen, per kwartaal, jaarlijks, of elke N dagen/weken/maanden. Een planning kan eindeloos doorlopen, tot een datum, of een vast aantal keren. Een planning die aan de 29e, 30e of 31e is gekoppeld, valt in een kortere maand op de laatste dag in plaats van die maand over te slaan.

Telkens wanneer GravesBook start (of wanneer u op Nu controleren klikt), boekt het elke keer die sinds de laatste controle is vervallen als echte transactie in het register, gemarkeerd in de kolom Gepl. Laat u de app drie weken gesloten, dan krijgt u precies de keren die in die drie weken vielen — nooit een dubbele, nooit een gemiste. Geboekte transacties zijn vanaf dat moment gewone transacties: bewerk ze, stem ze af, maak ze ongeldig zoals elke andere.

Onderbreken / hervatten zorgt dat een planning niet meer boekt zonder haar te verwijderen. Als u een planning bewerkt, verandert wat ze vanaf nu boekt; transacties die ze al heeft geboekt blijven zoals ze zijn. Wilt u één keer aanpassen — de elektriciteitsrekening was deze maand hoger — bewerk dan die transactie in het register, niet de planning.

7. Kalender

De Kalender toont uw geld per datum, voor alle rekeningen of één die u kiest: echte registertransacties als gevulde markeringen, en de komende keren van uw actieve planningen als open markeringen, zodat u ziet wat eraan komt voordat het wordt geboekt. Schakel tussen Dag (alle details van één datum), Week (zeven kolommen met begunstigde en bedrag), Maand (een aantal en een totaal per dag) en Jaar (twaalf kleine maanden met elk een totaal; klik op een dag of een maand om in te zoomen). Vandaag brengt u terug. De “+” in een dagcel (en “+ Terugkerend”) start een nieuwe planning vanaf die datum.

8. Importeren uit Excel

Importeren... in het register laadt transacties uit een .xlsx-bestand in de rekening die u kiest. De eerste rij moet een koprij zijn met Date, Amount en Payee (of Label), in willekeurige volgorde en met of zonder hoofdletters; andere kolommen worden genegeerd. Datums mogen echte Excel-datums zijn of tekst in de gebruikelijke notaties; bedragen mogen valutasymbolen en scheidingstekens voor duizendtallen bevatten, en een waarde tussen haakjes wordt als negatief behandeld.

GravesBook bepaalt de categorie voor elke rij op basis van uw eigen geschiedenis: als die begunstigde al in het register voorkomt, wint de categorie die u er het vaakst bij hebt gebruikt. Is de begunstigde nieuw, of is uw geschiedenis gelijk verdeeld over twee categorieën, dan gaat de rij naar Overig en wordt ze gemarkeerd voor controle, zodat u het met de hand kunt corrigeren. De eigen categoriekolom van de spreadsheet, als die er is, wordt nooit gebruikt.

Een rij waarvan de datum, de begunstigde en het bedrag precies overeenkomen met een transactie die al in die rekening staat, wordt overgeslagen als dubbel, zodat het geen kwaad kan hetzelfde bestand twee keer te importeren. (Twee werkelijk afzonderlijke transacties met dezelfde datum, dezelfde begunstigde en hetzelfde bedrag worden ook door deze regel tegengehouden — dat is de afweging die is geaccepteerd.) Een rij die niet kan worden gelezen, wordt overgeslagen en met het rijnummer vermeld; de rest van het bestand wordt er nooit door tegengehouden. Het overzicht na afloop vertelt u hoeveel rijen zijn geïmporteerd, hoeveel er controle nodig hebben, hoeveel er als dubbel zijn overgeslagen en welke niet konden worden gelezen. Ongedaan maken verwijdert alles wat die import heeft aangemaakt, zolang niets daarvan sindsdien is afgestemd.

9. Rapporten

Het scherm Rapporten bevat vier weergaven, elk te filteren op rekening en datumbereik, met de onderliggende cijfers in een tabel naast de grafiek en bij elk een knop “CSV exporteren”:

• Uitgaven per categorie — een cirkeldiagram van uw uitgaven, samengevoegd tot hoofdcategorieën.
• Inkomsten en uitgaven — een staafdiagram per maand (overboekingen worden nooit als een van beide geteld).
• Vermogen — een lijndiagram van uw gezamenlijke saldo van de rekeningen die u selecteert, in de tijd.
• Categorietrend — hoe de uitgaven in één categorie zich van maand tot maand hebben ontwikkeld.

Geëxporteerde CSV-bestanden zijn platte tekst, niet versleuteld — houd daar rekening mee wanneer u kiest waar u ze opslaat.

10. Exporteren en afdrukken

CSV exporteren in het register slaat de weergegeven transacties op in een CSV-bestand dat u in Excel of een andere spreadsheet kunt openen. Als u iets in het zoekvak hebt getypt, worden alleen de overeenkomende transacties geëxporteerd. Rijen worden in datumvolgorde weggeschreven (de volgorde waarin het lopende saldo wordt berekend), op welke kolom het register ook is gesorteerd. De kolommen zijn Datum, Chequenr., Begunstigde, Categorie, Omschrijving, Verwerkt, Debet, Credit en Saldo. Datums worden geschreven als jaar-maand-dag (2026-09-26) en bedragen als gewone getallen zonder scheidingstekens voor duizendtallen. Het bestand gebruikt het lijstscheidingsteken en het decimaalteken uit uw regio-instellingen van Windows, dezelfde die Excel gebruikt om het te openen, zodat dubbelklikken op het bestand het overal in kolommen opent: in de VS is het door komma’s gescheiden met 1234.56, in Duitsland door puntkomma’s met 1234,56. De CSV-bestanden van het scherm Rapporten werken op dezelfde manier.

Afdrukken… in het register drukt het af als een tabel met randen, zoals een afgedrukte spreadsheet. Eerst kiest u:

• Van en Tot — de datums die worden afgedrukt. Ze beginnen met alles wat het register weergeeft, en het zoekvak blijft van toepassing.
• Afdrukstand — standaard Liggend, omdat het register negen kolommen heeft.
• Rijarcering afdrukken — standaard uit. Uit drukt zwarte tekst op wit af, alleen met celranden, wat inkt bespaart; negatieve bedragen houden hun minteken en staan in de kolom Debet, dus niets hangt af van kleur. Aan voegt dezelfde afwisselende rijbanden toe die het scherm gebruikt.

Voorbeeld… toont daarna elke pagina precies zoals ze wordt afgedrukt, zodat u kunt controleren voordat u papier gebruikt. Afdrukken… in het voorbeeld opent het afdrukvenster van Windows, waar u de printer en het aantal exemplaren kiest. Boven aan elke pagina staan de rekeningnaam, de afgedrukte datums en de datum van afdrukken, de kolomkoppen worden boven aan elke pagina herhaald, lange tekst loopt binnen de cel door op een nieuwe regel in plaats van te worden afgekapt, een transactie wordt nooit over twee pagina’s verdeeld, en elke pagina is genummerd met “Pagina 1 van 3”.

Elk rapport op het scherm Rapporten heeft een knop Afdrukken… naast de knop CSV exporteren. Een afgedrukt rapport bevat de naam van het rapport, de datums (en bij Categorietrend de categorie), de grafiek en daarna de tabel van het rapport in dezelfde stijl met randen. De opties zijn Afdrukstand (standaard Staand), In kleur afdrukken (standaard uit: de tabel heeft geen arcering en de grafiek wordt in grijstinten afgedrukt) en Grafiek opnemen (standaard aan). De tabel bevat elk getal, dus als u de grafiek weglaat om inkt te besparen, gaat er niets verloren.

GravesBook onthoudt deze keuzes tot u het afsluit. Afgedrukte pagina’s vallen, net als geëxporteerde CSV-bestanden, buiten de versleuteling van GravesBook: ga ermee om zoals u met een bankafschrift zou doen.

11. Instellingen

• Algemeen: de standaardrekening die bij het opstarten wordt geopend, of gesloten rekeningen standaard worden weergegeven, of GravesBook om bevestiging vraagt voordat er iets wordt verwijderd, en de valutacode en het aantal decimalen voor de weergave.
• Categorieën: categorieën toevoegen en verwijderen (zie Categorieën voor de regel over categorieën die in gebruik zijn).
• Wachtwoordzin en back-up: de wachtwoordzin van uw database wijzigen; een draagbare back-up van de database maken of terugzetten.
• Interne back-ups: back-ups met één klik, bewaard in een map die GravesBook beheert en beveiligd met een herstelwachtwoordzin.

12. Back-ups

Er zijn twee soorten, en ze zijn voor verschillende doelen geschikt.

Draagbare back-up (Instellingen → Wachtwoordzin en back-up → “Nu back-up maken...”) schrijft een kopie van uw databasebestand naar de plek die u aanwijst — een externe schijf, een gesynchroniseerde map. De kopie is versleuteld met dezelfde wachtwoordzin als uw actieve database en is een volledig, zelfstandig kasboek: met die wachtwoordzin opent ze op elke computer. “Terugzetten vanaf bestand...” vervangt uw actieve database door een back-upbestand, nadat is bevestigd dat de wachtwoordzin van dat bestand het opent. GravesBook kopieert nooit uit zichzelf of via een netwerk iets ergens naartoe; waar de kopieën terechtkomen, en hoe vaak, bepaalt u.

Interne back-ups (Instellingen → Interne back-ups → “Nu back-up maken”) is de moeiteloze soort voor dagelijks gebruik: één klik, geen vraag om een wachtwoordzin, een gedateerd .gbbak-bestand in de map die op dat tabblad wordt getoond. Vóór uw eerste back-up stelt u een herstelwachtwoordzin in — een tweede wachtwoordzin, los van die van de database, met de sterkteregels die op het scherm staan. Op deze computer openen de back-ups zonder vragen; op elke andere computer (of na een herinstallatie van Windows) is de herstelwachtwoordzin het enige waarmee ze opengaan, en ook GravesBook kan die niet herstellen. “Geselecteerde back-up terugzetten” zet de gekozen back-up terug; start GravesBook daarna opnieuw.

Voor geen van beide wachtwoordzinnen bestaat een manier om ze opnieuw in te stellen. Als u de wachtwoordzin van uw database kwijtraakt, back-up of niet, is die database verloren. Dat is geen fout die u moet melden — het is juist de reden om het bestand te versleutelen.

13. GravesBook verplaatsen naar een andere computer

Alles wat GravesBook weet staat in één bestand, en dat bestand is versleuteld met uw wachtwoordzin, dus verplaatsen is kopiëren. Bewaar het volgende in uw wachtwoordmanager:

• De wachtwoordzin van uw database. Altijd nodig. Dit is degene die het bestand ontgrendelt.
• De herstelwachtwoordzin van uw interne back-ups — alleen als u Interne back-ups gebruikt. Het is het enige waarmee die back-ups kunnen worden geopend op een andere computer dan die waarop ze zijn gemaakt.

De eenvoudige manier (aanbevolen): maak een Draagbare back-up op een schijf of in een gesynchroniseerde map. Installeer GravesBook op de nieuwe computer, klik op het ontgrendelscherm op “Kiezen...”, kies dat bestand en voer de wachtwoordzin van uw database in. Klaar — de kopie is uw volledige kasboek. (Het kopiëren van gravesbook.db zelf uit %LocalAppData%\GravesBook werkt precies zo.)

In plaats daarvan een interne back-up gebruiken: kopieer de hele map Backups die op het tabblad Interne back-ups wordt getoond — bmk.wrap moet erbij zitten, naast de .gbbak-bestanden — naar dezelfde plek op de nieuwe computer. Selecteer onder Instellingen → Interne back-ups de back-up, voer uw herstelwachtwoordzin in en zet de back-up terug. GravesBook koppelt de back-upkluis op dat moment met een nieuwe sleutel aan de nieuwe computer, zodat latere back-ups daar geen wachtwoordzin meer nodig hebben. Start daarna opnieuw en ontgrendel met de wachtwoordzin van uw database.

14. Als er iets misgaat

Elke wijziging wordt opgeslagen op het moment dat u haar aanbrengt, dus door een fout kan geen werk verloren gaan dat u al hebt ingevoerd. Als GravesBook op een onverwacht probleem stuit, toont het u de fout en blijft het werken, en schrijft het de technische details naar last-error.txt in de map GravesBook onder %LocalAppData% op deze computer — nergens anders. Dat bestand stuurt u naar de ondersteuning (support@gravesware.com) als u een probleem meldt. Het bevat de fout en de plek in het programma waar die optrad; het bevat nooit uw wachtwoordzin of uw financiële gegevens.

15. Talen en vertalingen

GravesBook toont zijn schermen in 55 talen. Tenzij u er een kiest onder Instellingen → Algemeen → Taal, volgt het de weergavetaal van Windows. Een nieuwe keuze wordt actief wanneer GravesBook de volgende keer start. In het Arabisch, Perzisch, Urdu, Sindhi en Oeigoers leest het hele venster van rechts naar links, zoals die talen worden geschreven, en afdrukken ook.

Bedragen en datums worden geschreven zoals uw taal dat doet: de taal die u hebt gekozen, of de regionale notatie van Windows wanneer GravesBook Windows volgt. Cijfers zijn altijd 0 tot en met 9.

De vertalingen zijn met zorg gemaakt, maar nog niet allemaal door een moedertaalspreker gelezen. Suggesties voor verbeteringen in de vertaling zijn welkom. Als een woord fout of onhandig is of wordt afgekapt, stuur dan een e-mail naar support@gravesware.com en vermeld welke taal, waar u het zag (de naam van het scherm, of een schermafbeelding) en wat er zou moeten staan.