1. Primii pași

La prima pornire, GravesBook vă cere să alegeți o frază de acces și o locație pentru fișierul bazei de date. Notați-vă fraza de acces într-un loc sigur, de exemplu într-un manager de parole. GravesBook nu poate recupera o frază de acces pierdută — nu există nicio ușă din spate, iar dacă o uitați, datele din acel fișier rămân definitiv ilizibile. Este un lucru intenționat: asta face criptarea reală.

La pornirile următoare vi se cere aceeași frază de acces pentru a vă debloca datele. Butonul „Alege...” de pe ecranul de deblocare vă permite să deschideți alt fișier de bază de date — de exemplu o copie adusă de pe alt computer (vedeți Mutarea GravesBook pe alt computer mai jos).

GravesBook reține de la o pornire la alta dimensiunea ferestrei, lățimile coloanelor din registru și modul în care este sortat registrul.

2. Conturi

Bara laterală din stânga listează toate conturile pe care le-ați adăugat — cont curent, economii, carduri de credit, numerar, împrumuturi sau orice altceva — împreună cu soldul curent al fiecăruia și cu un total al tuturor conturilor deschise. Faceți clic pe „+ Adaugă cont” pentru a crea unul: dați-i o denumire, un tip, un sold inițial și data la care acel sold era valabil. Tot ce urmează după soldul inițial se construiește din tranzacțiile pe care le introduceți.

Ați închis un cont? Bifați „Închis” când îl editați, în loc să îl ștergeți, ca istoricul lui să rămână intact. Caseta de selectare „Afișează conturile închise” din bara laterală readuce în vizualizare conturile închise atunci când trebuie să căutați ceva. Din Setări puteți alege contul implicit care se deschide la pornire.

3. Registrul

Când selectați un cont, se deschide registrul lui. Coloanele urmează modelul unui extras de cont: Data, Nr. cec, Beneficiar, Categorie, Explicație, trei coloane mici cu indicatori (Progr., Import, Comp. — vedeți mai jos), apoi Debit (bani care ies, afișați cu minus), Credit (bani care intră) și Sold, soldul curent de după acel rând. Soldul nu se editează niciodată direct — el se calculează întotdeauna din soldul inițial plus toate tranzacțiile dinaintea lui, în ordinea datelor.

Registrul se deschide cu cele mai noi tranzacții primele. Faceți clic pe antetul oricărei coloane pentru a sorta după ea; faceți clic din nou pentru a inversa ordinea. Alegerea este reținută la următoarea deschidere a GravesBook. La sortarea după dată, în oricare sens, tranzacțiile din aceeași zi păstrează ordinea în care le-ați introdus, astfel încât coloana Sold se citește întotdeauna corect de sus în jos.

• Adăugați o tranzacție cu butonul „+ Tranzacție”: data, beneficiarul, un număr de cec opțional, suma unei plăți (bani care ies) sau a unei depuneri (bani care intră), o categorie și o explicație opțională. Pe măsură ce tastați beneficiarul, GravesBook vă sugerează nume folosite anterior și completează categoria pe care ați folosit-o ultima dată pentru acel beneficiar; o puteți schimba.
• Editați o tranzacție făcând dublu clic pe rândul ei sau selectând-o și făcând clic pe Editează.
• Împărțiți o tranzacție pe mai multe categorii bifând „Împarte pe mai multe categorii” — adăugați câte rânduri aveți nevoie. GravesBook nu vă lasă să salvați o împărțire care nu dă exact totalul tranzacției; rândul „Rămas de alocat” vă arată cât mai lipsește.
• Transferurile între două conturi proprii se fac cu butonul „Transfer”, nu cu o tranzacție obișnuită. Astfel se creează câte o înregistrare legată în fiecare cont, așa că un transfer nu apare niciodată în rapoarte ca venit sau cheltuială.
• Invalidați o tranzacție (cu butoanele de deasupra grilei) în loc să o ștergeți, dacă vreți să îi păstrați numărul de cec în serie — invalidarea aduce suma la zero și marchează tranzacția, fără a elimina rândul.
• Căutați în registru după beneficiar, explicație sau număr de cec, folosind caseta de căutare de deasupra grilei.
• Importă... aduce tranzacții dintr-o foaie de calcul — vedeți Importul din Excel.

Cele trei coloane cu indicatori: Progr. marchează o tranzacție înregistrată pentru dvs. de o programare (vedeți Tranzacții programate); Import marchează o tranzacție venită dintr-un import de foaie de calcul; Comp. arată starea compensării — necompletat, C pentru compensată sau R pentru reconciliată. Puteți seta singur o tranzacție la Compensată, în dialogul ei de editare, când o vedeți pe site-ul băncii înainte să sosească extrasul; ecranul Reconciliere pornește de la aceste marcaje.

Tranzacțiile reconciliate sunt parțial blocate

După ce o tranzacție a trecut printr-o reconciliere finalizată (starea R), câmpurile pe care banca le-a confirmat deja — data, suma, contul și starea compensării — nu mai pot fi modificate, iar tranzacția nu mai poate fi invalidată sau ștearsă. Câmpurile care țin de evidența dvs. — categoria, împărțirile, explicația, beneficiarul și numărul de cec — rămân editabile, așa că puteți corecta și după câteva luni o achiziție încadrată greșit. Dialogul de editare arată care sunt unele și care sunt celelalte.

Dacă data sau suma unei tranzacții reconciliate este într-adevăr greșită, cea mai curată soluție este o tranzacție de corecție pentru diferență, așa cum ar proceda un contabil; ea se compensează pe următorul extras, iar extrasul vechi rămâne în echilibru. Dacă trebuie totuși să modificați tranzacția originală, deschideți acel extras din istoricul din partea de jos a ecranului Reconciliere, selectați tranzacția și faceți clic pe „Anulează reconcilierea selecției”. Tranzacția revine la Compensată și se deblochează. Rețineți că soldurile înregistrate ale extrasului nu se schimbă — dacă apoi modificați suma, acel extras nu va mai corespunde cu banca, iar diferența va apărea la următoarea reconciliere.

4. Categorii

Fiecare tranzacție (sau rând de împărțire) este clasificată printr-o categorie — Venit, Cheltuială sau Transfer. La prima creare a unei baze de date, GravesBook adaugă un set inițial de categorii uzuale (Locuință, Mâncare, Transport și așa mai departe, fiecare cu câteva subcategorii), iar dvs. puteți adăuga și șterge categorii proprii din Setări → Categorii.

O categorie încă folosită — de orice tranzacție, împărțire sau tranzacție programată — nu poate fi ștearsă; GravesBook vă spune ce anume o folosește, ca să puteți recategoriza mai întâi acele elemente. La ștergerea unei categorii care are subcategorii, acestea sunt mutate cu un nivel mai sus, nu șterse odată cu ea. Categoria Altele este locul în care ajung importurile atunci când GravesBook nu își poate da seama ce este un beneficiar; dacă lipsește, este creată automat.

5. Reconcilierea cu un extras de cont

Acesta este singurul loc în care GravesBook vă cere puțină atenție, pentru că vă compară evidența cu cea a băncii. Două evidențe ale acelorași bani — registrul dvs. și extrasul băncii — nu coincid aproape niciodată perfect într-o zi anume, din două motive diferite:

• Decalajul în timp. Un cec pe care l-ați emis nu a fost încă încasat sau o depunere nu a apărut încă pe extras. Acestea se rezolvă de la sine — nu aveți nimic de făcut, în afară de a le lăsa nebifate.
• Lucruri pe care banca le-a știut înaintea dvs. Un comision de administrare, o dobândă încasată, o plată automată, un comision pentru fonduri insuficiente. Sunt evenimente reale care lipsesc din registrul dvs. și au nevoie de o tranzacție nouă — nu de o ajustare din condei.

Pentru a reconcilia un cont:

1. Deschideți ecranul Reconciliere pentru acel cont. Data extrasului este precompletată cu ultima zi a lunii care urmează celei mai recente reconcilieri finalizate; schimbați-o dacă banca dvs. are alt ciclu. Introduceți soldul final al extrasului — GravesBook nu pornește cu $0.00, pentru că un extras nu arată niciodată așa.
2. Faceți clic pe Începe reconcilierea. Toate tranzacțiile pe care le marcaserați deja ca fiind Compensată sunt bifate automat. Bifați tot restul care apare efectiv pe extras. Coloanele sunt aceleași ca în registru — Debit, Credit și Sold curent — așa că puteți parcurge extrasul și ecranul în paralel. Cele nebifate (cecuri neîncasate, depuneri în curs) rămân neatinse; se vor compensa pe un extras viitor.
3. Dacă extrasul conține ceva ce registrul dvs. nu are încă — un comision, o dobândă, o plată automată — folosiți „+ Adaugă comision / dobândă / altele” pentru a-l introduce ca tranzacție reală, direct din ecranul Reconciliere. Este adăugat și bifat într-un singur pas.
4. Urmăriți cum valorile „Sold compensat” și „Diferență” se actualizează în timp real pe măsură ce bifați. Când diferența ajunge la zero, „Finalizează reconcilierea” devine disponibil.
5. Finalizarea marchează fiecare tranzacție bifată ca Reconciliată (R în registru) și înregistrează extrasul în istoricul reconcilierilor contului, în partea de jos a ecranului. Faceți clic acolo pe un extras anterior pentru a vedea exact ce tranzacții conținea — și, dacă chiar trebuie, pentru a anula reconcilierea uneia dintre ele (vedeți Tranzacțiile reconciliate sunt parțial blocate mai sus).

Nu trebuie să terminați dintr-o singură ședință. Dacă închideți GravesBook cu o reconciliere deschisă, la revenire bifele sunt exact acolo unde le-ați lăsat. Dacă ați pornit de la un extras greșit — altă lună, alt sold final — Anulează reconcilierea aruncă doar acea încercare; nimic din ce marcaserați ca fiind Compensată nu este atins și puteți începe din nou.

GravesBook nu vă lasă să finalizați o reconciliere care nu se închide exact, până la ultimul cent. Dacă nu reușiți să ajungeți la zero, verificați încă o dată dacă vă lipsește o tranzacție sau dacă ați introdus una cu suma greșită, în loc să bifați ceva forțat doar ca să iasă cifrele — asta ar muta eroarea în istoricul reconciliat, unde se găsește mai greu ulterior. O cauză frecventă: tranzacții din ultimele zile ale lunii precedente, pe care banca le-a înregistrat pe acest extras. Bifați-le aici; aparțin acestui extras, indiferent de data cu care le-ați notat.

6. Tranzacții programate

Pentru tot ce se repetă — chiria, o rată la mașină, un salariu, un abonament — configurați o singură dată, în ecranul Programate, cu „+ Programare nouă”: cont, beneficiar, sumă (sau împărțiri), categorie, explicație și frecvență: zilnic, săptămânal, la fiecare două săptămâni, lunar, de două ori pe lună în două zile fixe, trimestrial, anual sau la fiecare N zile/săptămâni/luni. O programare poate rula la nesfârșit, până la o anumită dată sau pentru un număr stabilit de repetări. O programare fixată pe 29, 30 sau 31 cade în ultima zi a oricărei luni mai scurte, în loc să o sară.

La fiecare pornire a GravesBook (sau când faceți clic pe Verifică acum), fiecare repetare ajunsă la scadență de la ultima verificare este înregistrată ca tranzacție reală în registru, marcată în coloana Progr. Lăsați aplicația închisă trei săptămâni și primiți exact repetările care au căzut în acele trei săptămâni — niciodată un duplicat, niciodată una lipsă. Din acel moment, tranzacțiile înregistrate sunt tranzacții obișnuite: le editați, le reconciliați și le invalidați ca pe oricare alta.

Întrerupe / Reia oprește o programare să mai înregistreze tranzacții, fără a o șterge. Editarea unei programări schimbă ce înregistrează de acum înainte; tranzacțiile deja înregistrate rămân așa cum sunt. Pentru a schimba o singură repetare — factura de curent din această lună a fost mai mare — editați acea tranzacție în registru, nu programarea.

7. Calendar

Calendarul vă arată banii pe date, pentru toate conturile sau pentru unul ales de dvs.: tranzacțiile reale din registru apar ca marcaje pline, iar repetările viitoare ale programărilor active ca marcaje goale, astfel încât să vedeți ce urmează înainte să fie înregistrat. Comutați între Zi (detaliul complet pentru o dată), Săptămână (șapte coloane cu beneficiar și sumă), Lună (un număr și un total pe zi) și An (douăsprezece luni mici, fiecare cu totalul ei; faceți clic pe o zi sau pe o lună pentru detalii). Azi vă aduce înapoi. Semnul „+” din celula unei zile (și „+ Recurentă”) pornește o programare nouă de la acea dată.

8. Importul din Excel

Importă... din registru încarcă tranzacții dintr-un fișier .xlsx în contul pe care îl alegeți. Primul rând trebuie să fie un rând de antet care conține Date, Amount și Payee (sau Label), în orice ordine și cu orice combinație de majuscule și minuscule; celelalte coloane sunt ignorate. Datele pot fi date Excel reale sau text în formatele obișnuite; sumele pot avea simboluri monetare și separatori de mii, iar o valoare între paranteze este tratată ca negativă.

GravesBook stabilește categoria fiecărui rând pe baza propriului dvs. istoric: dacă acel beneficiar există deja în registru, câștigă categoria pe care ați folosit-o cel mai des pentru el. Dacă beneficiarul este nou sau dacă istoricul este împărțit egal între două categorii, rândul ajunge la Altele și este marcat pentru verificare, ca să îl puteți corecta manual. Coloana de categorii a foii de calcul, dacă există, nu este folosită niciodată.

Un rând ale cărui dată, beneficiar și sumă coincid exact cu o tranzacție aflată deja în acel cont este omis ca duplicat, așa că importul aceluiași fișier de două ori nu strică nimic. (Două tranzacții cu adevărat separate, cu aceeași dată, același beneficiar și aceeași sumă, ar fi prinse și ele de această regulă — este compromisul acceptat.) Un rând care nu poate fi citit este omis și listat cu numărul rândului; nu oprește niciodată restul fișierului. Rezumatul de la final vă spune câte rânduri au fost importate, câte necesită verificare, câte au fost omise ca duplicate și care nu au putut fi citite. Anulează acest import elimină tot ce a creat acel import, cu condiția ca nimic din el să nu fi fost reconciliat între timp.

9. Rapoarte

Ecranul Rapoarte cuprinde patru vizualizări, fiecare filtrabilă după cont și interval de date, cu cifrele de bază afișate într-un tabel lângă grafic și cu un buton „Exportă CSV” pentru fiecare:

• Cheltuieli pe categorii — o diagramă circulară a cheltuielilor dvs., grupate pe categoriile de nivel superior.
• Venituri vs. cheltuieli — o diagramă cu bare pe luni (transferurile nu sunt socotite niciodată nici venit, nici cheltuială).
• Avere netă — o diagramă liniară a soldului combinat al conturilor pe care le selectați, în timp.
• Tendința categoriei — cum au evoluat cheltuielile dintr-o singură categorie de la o lună la alta.

Fișierele CSV exportate sunt text simplu, necriptat — țineți cont de asta când alegeți unde le salvați.

10. Exportul și imprimarea

Exportă CSV din registru salvează tranzacțiile afișate într-un fișier CSV pe care îl puteți deschide în Excel sau în orice alt program de calcul tabelar. Dacă ați tastat ceva în caseta de căutare, se exportă doar tranzacțiile care corespund. Rândurile sunt scrise în ordinea datelor (ordinea în care se calculează soldul curent), indiferent după ce coloană este sortat registrul. Coloanele sunt Data, Nr. cec, Beneficiar, Categorie, Explicație, Compensată, Debit, Credit și Sold. Datele sunt scrise în formatul an-lună-zi (2026-09-26), iar sumele ca numere simple, fără separatori de mii. Fișierul folosește separatorul de listă și simbolul zecimal din setările regionale Windows, aceleași pe care le folosește Excel pentru a-l deschide, așa că un dublu clic pe fișier îl deschide pe coloane oriunde v-ați afla: în SUA este separat prin virgule, cu 1234.56, iar în Germania prin punct și virgulă, cu 1234,56. Fișierele CSV din ecranul Rapoarte funcționează la fel.

Imprimă… din registru îl imprimă ca tabel cu chenare, ca o foaie de calcul tipărită. Mai întâi alegeți:

• De la și Până la — datele de imprimat. Inițial acoperă tot ce afișează registrul, iar caseta de căutare se aplică în continuare.
• Orientare — inițial Peisaj, deoarece registrul are nouă coloane.
• Imprimă umbrirea rândurilor — inițial dezactivată. Dezactivată, imprimă text negru pe alb, doar cu chenarele celulelor, ceea ce economisește cerneala; sumele negative își păstrează semnul minus și stau în coloana Debit, așa că nimic nu depinde de culoare. Activată, adaugă aceleași benzi alternative de rânduri pe care le folosește ecranul.

Previzualizare… arată apoi fiecare pagină exact așa cum se va imprima, ca să o puteți verifica înainte de a consuma hârtie. Imprimă… din previzualizare deschide dialogul de imprimare Windows, unde alegeți imprimanta și numărul de exemplare. Fiecare pagină are în antet denumirea contului, datele imprimate și data imprimării, titlurile coloanelor se repetă în partea de sus a fiecărei pagini, textul lung se încadrează în celulă în loc să fie tăiat, o tranzacție nu este niciodată împărțită pe două pagini, iar fiecare pagină este numerotată „Pagina 1 din 3”.

Fiecare raport din ecranul Rapoarte are un buton Imprimă… lângă butonul Exportă CSV. Un raport imprimat conține denumirea raportului, datele lui (și, pentru Tendința categoriei, categoria), graficul și apoi tabelul raportului, în același stil cu chenare. Opțiunile sunt Orientare (inițial Portret), Imprimă color (inițial dezactivată: tabelul este fără umbrire, iar graficul se imprimă în tonuri de gri) și Include graficul (inițial activată). Tabelul conține toate cifrele, așa că nu pierdeți nimic dacă renunțați la grafic pentru a economisi cerneala.

GravesBook reține aceste alegeri până când îl închideți. Paginile imprimate, ca și fișierele CSV exportate, sunt în afara criptării GravesBook: aveți grijă de ele așa cum ați avea de un extras de cont.

11. Setări

• General: contul implicit care se deschide la pornire, afișarea implicită a conturilor închise, dacă GravesBook cere confirmare înainte de a șterge ceva, precum și codul monedei și numărul de zecimale folosite la afișare.
• Categorii: adăugați și ștergeți categorii (vedeți Categorii pentru regula privind categoriile folosite).
• Frază de acces și copii de rezervă: schimbați fraza de acces a bazei de date; creați sau restaurați o copie de rezervă portabilă a bazei de date.
• Copii de rezervă interne: copii de rezervă dintr-un singur clic, păstrate într-un dosar gestionat de GravesBook și protejate printr-o frază de recuperare.

12. Copii de rezervă

Există două tipuri, potrivite pentru sarcini diferite.

Copia de rezervă portabilă (Setări → Frază de acces și copii de rezervă → „Fă o copie acum...”) scrie o copie a fișierului bazei de date oriunde îi indicați — o unitate externă, un dosar sincronizat. Copia este criptată cu aceeași frază de acces ca baza de date activă și este un registru complet, de sine stătător: se deschide pe orice computer cu acea frază de acces. „Restaurează din fișier...” înlocuiește baza de date activă cu un fișier de copie de rezervă, după ce confirmă că fraza de acces a acelui fișier îl deschide. GravesBook nu copiază niciodată nimic nicăieri din proprie inițiativă sau prin rețea; unde ajung copiile și cât de des le faceți depinde de dvs.

Copiile de rezervă interne (Setări → Copii de rezervă interne → „Fă o copie acum”) sunt varianta fără efort, pentru uzul de zi cu zi: un clic, nicio solicitare de frază de acces, un fișier .gbbak datat în dosarul afișat în acea filă. Înainte de prima copie setați o frază de recuperare — o a doua frază de acces, separată de cea a bazei de date, cu regulile de complexitate afișate pe ecran. Pe acest computer copiile se deschid fără nicio solicitare; pe orice alt computer (sau după o reinstalare a Windows) fraza de recuperare este singurul lucru care le deschide, iar GravesBook nu o poate recupera nici pe aceasta. „Restaurează copia selectată” o pune la loc pe cea aleasă; reporniți apoi GravesBook.

Nu există resetare de parolă pentru niciuna dintre fraze. Dacă pierdeți fraza de acces a bazei de date, cu sau fără copie de rezervă, acea bază de date este pierdută. Nu este o eroare de raportat — este însuși rostul criptării fișierului.

13. Mutarea GravesBook pe alt computer

Tot ce știe GravesBook se află într-un singur fișier, iar acel fișier este criptat cu fraza dvs. de acces, așa că mutarea înseamnă copiere. Păstrați în managerul de parole următoarele:

• Fraza de acces a bazei de date. Necesară întotdeauna. Ea deblochează fișierul.
• Fraza de recuperare pentru copiile de rezervă interne — doar dacă folosiți Copii de rezervă interne. Este singurul lucru care poate deschide acele copii pe alt computer decât cel care le-a creat.

Calea simplă (recomandată): faceți o copie de rezervă portabilă pe o unitate sau într-un dosar sincronizat. Pe noul computer instalați GravesBook, faceți clic pe „Alege...” în ecranul de deblocare, alegeți acel fișier și introduceți fraza de acces a bazei de date. Gata — copia este registrul dvs. complet. (Copierea fișierului gravesbook.db din %LocalAppData%\GravesBook funcționează exact la fel.)

Cu o copie de rezervă internă: copiați întregul dosar Backups afișat în fila Copii de rezervă interne — trebuie să conțină bmk.wrap alături de fișierele .gbbak — în același loc pe noul computer. În Setări → Copii de rezervă interne selectați copia, introduceți fraza de recuperare și restaurați. În acel moment GravesBook leagă seiful copiilor de rezervă de noul computer, cu o cheie nouă, astfel încât copiile ulterioare făcute acolo nu mai cer nicio frază. Apoi reporniți și deblocați cu fraza de acces a bazei de date.

14. Dacă ceva nu merge bine

Fiecare modificare este salvată în clipa în care o faceți, așa că o eroare nu poate pierde ce ați introdus deja. Dacă GravesBook întâlnește o problemă neașteptată, vă arată eroarea și continuă să ruleze, iar detaliile tehnice le scrie în last-error.txt, în dosarul GravesBook din %LocalAppData%, pe acest computer — nicăieri altundeva. Acesta este fișierul de trimis la asistență (support@gravesware.com) dacă raportați o problemă. Conține eroarea și locul din program în care a apărut; nu conține niciodată fraza de acces sau datele dvs. financiare.

15. Limbi și traduceri

GravesBook își afișează ecranele în 55 de limbi. Dacă nu alegeți una din Setări → General → Limbă, folosește limba de afișare din Windows. O alegere nouă se aplică la următoarea pornire a GravesBook. În arabă, persană, urdu, sindhi și uigură, întreaga fereastră se citește de la dreapta la stânga, așa cum se scriu aceste limbi, la fel și paginile imprimate.

Sumele și datele sunt scrise așa cum le scrie limba dvs.: limba aleasă sau formatul regional din Windows, atunci când GravesBook urmează Windows. Cifrele sunt întotdeauna de la 0 la 9.

Traducerile au fost făcute cu grijă, dar nu toate au fost citite încă de un vorbitor nativ. Sugestiile de modificare a traducerilor sunt binevenite. Dacă un cuvânt este greșit, stângaci sau trunchiat, scrieți la support@gravesware.com și spuneți în ce limbă, unde l-ați văzut (numele ecranului sau o captură de ecran) și cum ar trebui să fie.