1. Први кораци

Када први пут покренете GravesBook, од вас ће се тражити да изаберете приступну фразу и локацију датотеке базе података. Запишите приступну фразу на неко безбедно место, на пример у менаџер лозинки. GravesBook не може да поврати изгубљену приступну фразу — нема споредног улаза, и ако је заборавите, подаци у тој датотеци остају трајно нечитљиви. То је намерно: управо због тога је шифровање стварно.

При каснијим покретањима од вас ће се тражити та иста приступна фраза да бисте откључали податке. Дугме „Изабери...“ на екрану за откључавање омогућава да отворите другу датотеку базе података — на пример копију коју сте донели са другог рачунара (погледајте Пресељење програма GravesBook на други рачунар у наставку).

GravesBook између покретања памти величину прозора, ширине колона регистра и начин на који је регистар сортиран.

2. Рачуни

Бочна трака са леве стране приказује све рачуне које сте додали — текуће и штедне рачуне, кредитне картице, готовину, кредите или било шта друго — заједно са тренутним салдом сваког и укупним салдом свих отворених рачуна. Кликните на „+ Додај рачун“ да бисте направили нови: дајте му назив, врсту, почетни салдо и датум на који је тај салдо важио. Све после тог почетног салда гради се од трансакција које унесете.

Затворили сте рачун? Уместо да га избришете, при уређивању означите „Затворен“, да би његова историја остала нетакнута. Поље за потврду „Прикажи затворене рачуне“ на бочној траци враћа затворене рачуне у приказ када треба нешто да потражите. У подешавањима можете да изаберете подразумевани рачун који се отвара при покретању.

3. Регистар

Избором рачуна отвара се његов регистар. Колоне прате извод банке: Датум, Бр. чека, Прималац, Категорија, Опис, три мале колоне са индикаторима (План., Увоз, Потв. — видети у наставку), затим Дугује (одлив новца, приказан као негативан), Потражује (прилив новца) и Салдо, текући салдо после тог реда. Салдо никада не уређујете директно — увек се израчунава из почетног салда и свих претходних трансакција по редоследу датума.

Регистар се отвара тако да су најновије ставке на врху. Кликните на заглавље било које колоне да бисте сортирали по њој; кликните поново да обрнете редослед. Ваш избор се памти до следећег отварања програма GravesBook. Када је регистар сортиран по датуму, у било ком смеру, трансакције од истог дана задржавају редослед којим сте их унели, па се колона „Салдо“ увек исправно чита одозго надоле.

• Додајте трансакцију дугметом „+ Трансакција“: датум, прималац, опциони број чека, износ исплате (одлив новца) или уплате (прилив новца), категорија и опциони опис. Док куцате примаоца, GravesBook предлаже називе које сте већ користили и попуњава категорију коју сте последњи пут користили за тог примаоца; можете да је промените.
• Уредите трансакцију двокликом на њен ред, или је изаберите и кликните на „Уреди“.
• Поделите трансакцију на више категорија тако што ћете означити „Подели на више категорија“ — додајте онолико ставки колико вам треба. GravesBook вам неће дозволити да сачувате поделу чији збир није тачно једнак укупном износу трансакције; ред „Преостало за расподелу“ показује колико одступате.
• Преноси између два ваша рачуна обављају се дугметом „Пренос“, а не обичном трансакцијом. Тако се на сваком рачуну прави по једна повезана ставка, па се пренос у извештајима никада не појављује као приход или расход.
• Поништите трансакцију (дугмадима изнад табеле) уместо да је избришете ако желите да њен број чека остане у низу — поништавање своди износ на нулу и означава трансакцију, а ред се не уклања.
• Претражујте регистар по примаоцу, опису или броју чека помоћу поља за претрагу изнад табеле.
• Увези... уноси трансакције из табеле — видети Увоз из програма Excel.

Три колоне са индикаторима: План. означава трансакцију коју је за вас прокњижио план (видети Планиране трансакције); Увоз означава трансакцију која потиче из увезене табеле; Потв. приказује статус потврде — празно, П за потврђено или У за усаглашено. Трансакцију можете и сами да означите као „Потврђено“ у дијалогу за уређивање када је видите на веб-сајту банке пре него што стигне извод; екран „Усаглашавање“ то користи као почетну предност.

Усаглашене трансакције су делимично закључане

Када трансакција прође кроз завршено усаглашавање (статус У), поља која је банка већ потврдила — датум, износ, рачун и статус потврде — више не могу да се мењају, а трансакција не може да се поништи ни избрише. Поља која су ваше сопствено књиговодство — категорија, подела, опис, прималац и број чека — и даље могу да се уређују, па погрешно категоризовану куповину можете да исправите и месецима касније. Дијалог за уређивање показује шта је шта.

Ако су датум или износ усаглашене трансакције заиста погрешни, најчистије решење је корективна трансакција на износ разлике, како би то урадио књиговођа; она се потврђује на следећем изводу, а стари извод се и даље слаже. Ако ипак морате да промените оригинал, отворите тај извод из историје на дну екрана „Усаглашавање“, изаберите трансакцију и кликните на „Поништи усаглашавање изабране“. Она се враћа у статус „Потврђено“ и откључава се. Имајте у виду да се забележена салда извода не мењају — ако затим измените износ, тај извод се више неће слагати са банком, а разлика ће се појавити при следећем усаглашавању.

4. Категорије

Свака трансакција (или ставка поделе) сврстава се у категорију — Приход, Расход или Пренос. Када први пут направите базу података, GravesBook уноси почетни скуп свакодневних категорија (Становање, Храна, Превоз и тако даље, свака са неколико поткатегорија), а своје можете слободно да додајете и бришете у Подешавања → Категорије.

Категорија која је још у употреби — у било којој трансакцији, подели или планираној трансакцији — не може да се избрише; GravesBook вам каже шта је користи, да бисте те ставке прво прекатегоризовали. Брисањем категорије која има поткатегорије оне се не бришу, већ се премештају један ниво навише. Категорија Остало је место где завршавају увезене ставке када GravesBook не може да утврди шта је прималац; ако недостаје, прави се аутоматски.

5. Усаглашавање са изводом банке

Ово је једино место где GravesBook тражи да будете мало пажљивији, јер ваш рад пореди са радом банке. Две евиденције истог новца — ваш регистар и извод банке — готово се никада савршено не слажу на одређени дан, из два различита разлога:

• Време. Чек који сте исписали још није уновчен или се уплата још није појавила на изводу. То се решава само од себе — не радите ништа, само их оставите неозначене.
• Ствари које је банка знала пре вас. Накнада за услугу, приписана камата, аутоматско плаћање, накнада због недовољних средстава на рачуну. То су стварни догађаји који недостају у вашем регистру и за њих је потребна нова трансакција — а не намештање бројева.

Да бисте усагласили рачун:

1. Отворите екран „Усаглашавање“ за тај рачун. Датум извода је унапред попуњен последњим даном месеца који следи после вашег последњег завршеног усаглашавања; промените га ако је циклус ваше банке другачији. Унесите завршни салдо извода — GravesBook неће почети са $0.00, јер то никада не пише на изводу.
2. Кликните на „Започни усаглашавање“. Све трансакције које сте већ означили као „Потврђено“ аутоматски су означене. Означите и све остало што се заиста налази на изводу. Колоне одговарају регистру — Дугује, Потражује и текући Салдо — па можете упоредо да пратите извод и екран. Неозначене ставке (неуновчени чекови, уплате у току) остају нетакнуте; биће потврђене на неком будућем изводу.
3. Ако извод садржи нешто чега још нема у вашем регистру — накнаду, камату, аутоматско плаћање — употребите „+ Додај накнаду / камату / друго“ да то унесете као стварну трансакцију, директно са екрана „Усаглашавање“. Ставка се додаје и означава у једном кораку.
4. Пратите како се износи „Потврђени салдо“ и „Разлика“ ажурирају уживо док означавате ставке. Када разлика достигне нулу, дугме „Заврши усаглашавање“ постаје доступно.
5. Завршетком се све означене трансакције обележавају као „Усаглашено“ (У у регистру), а извод се уписује у историју усаглашавања рачуна на дну екрана. Кликните тамо на ранији извод да бисте видели које су се тачно трансакције налазиле на њему — и, ако баш морате, да поништите усаглашавање неке од њих (видети Усаглашене трансакције су делимично закључане изнад).

Не морате да завршите у једном даху. Ако затворите GravesBook док је усаглашавање отворено, ознаке ће вас сачекати тачно тамо где сте их оставили. Ако сте почели са погрешним изводом — погрешан месец, погрешан завршни салдо — Откажи усаглашавање одбацује само тај покушај; ништа што сте означили као „Потврђено“ се не дира и можете да почнете изнова.

GravesBook вам неће дозволити да завршите усаглашавање које се не слаже тачно у цент. Ако не можете да дођете до нуле, проверите да ли вам недостаје нека трансакција или сте неку унели са погрешним износом, уместо да на силу означите нешто само да би се бројеви поклопили — тиме бисте грешку само преместили у усаглашену историју, где ју је касније теже пронаћи. Чест узрок: трансакције из последњих дана претходног месеца које је банка прокњижила на овом изводу. Означите их овде; оне припадају овом изводу, без обзира на датум који сте им уписали.

6. Планиране трансакције

Све што се понавља — кирију, рату за аутомобил, плату, претплату — подесите једном на екрану „Планирано“ помоћу „+ Нови план“: рачун, прималац, износ (или подела), категорија, опис и учесталост: дневно, недељно, сваке две недеље, месечно, двапут месечно на два одређена дана, тромесечно, годишње или на сваких N дана/недеља/месеци. План може да траје неограничено, до одређеног датума или за задати број понављања. План везан за 29, 30. или 31. дан у краћим месецима пада на последњи дан месеца, уместо да се прескочи.

При сваком покретању програма GravesBook (или када кликнете на Провери сада) свако понављање које је доспело од последње провере књижи се као стварна трансакција у регистру, означена у колони План. Оставите апликацију затворену три недеље и добићете тачно она понављања која су пала у те три недеље — никада дупликат, никада пропуштено. Прокњижене трансакције су од тог тренутка обичне трансакције: уређујте их, усаглашавајте и поништавајте као и све друге.

Паузирај / Настави зауставља књижење плана, а да га не брише. Уређивањем плана мења се оно што ће се књижити убудуће; већ прокњижене трансакције остају какве јесу. Да бисте променили једно понављање — овомесечни рачун за струју био је већи — уредите ту трансакцију у регистру, а не план.

7. Календар

Календар приказује ваш новац по датумима, за све рачуне или за један који изаберете: стварне трансакције из регистра као пуне ознаке, а предстојећа понављања активних планова као шупље, па видите шта долази пре него што се прокњижи. Мењајте приказ: Дан (сви детаљи за један датум), Недеља (седам колона са примаоцем и износом), Месец (број и збир по дану) и Година (дванаест малих месеци, сваки са збиром; кликните на дан или месец за детаљнији приказ). Данас вас враћа на данашњи дан. Знак „+“ у ћелији дана (и „+ Понављање“) започиње нови план од тог датума.

8. Увоз из програма Excel

Увези... у регистру учитава трансакције из .xlsx датотеке у рачун који изаберете. Први ред мора да буде ред заглавља који садржи Date, Amount и Payee (или Label), било којим редоследом и са било којом комбинацијом великих и малих слова; остале колоне се занемарују. Датуми могу бити прави Excel датуми или текст у уобичајеним форматима; износи могу да садрже симболе валута и сепараторе хиљада, а вредност у заградама сматра се негативном.

GravesBook одређује категорију за сваки ред на основу ваше историје: ако тај прималац већ постоји у регистру, побеђује категорија коју сте за њега најчешће користили. Ако је прималац нов, или је ваша историја равномерно подељена између две категорије, ред иде у Остало и означава се за преглед, да бисте га ручно исправили. Колона категорије из саме табеле, ако постоји, никада се не користи.

Ред чији се датум, прималац и износ тачно подударају са трансакцијом која већ постоји на том рачуну прескаче се као дупликат, па увоз исте датотеке двапут не прави штету. (Ово правило би ухватило и две заиста одвојене трансакције са истим датумом, примаоцем и износом — то је прихваћени компромис.) Ред који не може да се прочита прескаче се и наводи по броју реда; никада не зауставља остатак датотеке. Резиме на крају показује колико је редова увезено, колико их треба прегледати, колико је прескочено као дупликати и који нису могли да се прочитају. Опозови овај увоз уклања све што је тај увоз направио, под условом да у међувремену ништа од тога није усаглашено.

9. Извештаји

Екран „Извештаји“ обухвата четири приказа; сваки може да се филтрира по рачуну и распону датума, уз графикон стоји табела са бројевима на којима се он заснива, а сваки има и дугме „Извези CSV“:

• Потрошња по категоријама — кружни графикон ваших расхода, сведених на категорије највишег нивоа.
• Приходи и расходи — тракасти графикон по месецима (преноси се никада не рачунају ни у једно ни у друго).
• Нето имовина — линијски графикон збирног салда рачуна које изаберете, током времена.
• Тренд категорије — како се потрошња у једној категорији кретала из месеца у месец.

Извезене CSV датотеке су обичан текст и нису шифроване — имајте то у виду када бирате где ћете их сачувати.

10. Извоз и штампање

Извези CSV у регистру чува приказане трансакције у CSV датотеку коју можете да отворите у програму Excel или било ком другом програму за табеле. Ако сте нешто укуцали у поље за претрагу, извозе се само трансакције које одговарају претрази. Редови се уписују по редоследу датума (редоследу којим се рачуна текући салдо), без обзира на то по којој је колони регистар сортиран. Колоне су Датум, Бр. чека, Прималац, Категорија, Опис, Потврђено, Дугује, Потражује и Салдо. Датуми се пишу у облику година-месец-дан (2026-09-26), а износи као обични бројеви без сепаратора хиљада. Датотека користи сепаратор листе и децимални симбол из регионалних подешавања система Windows, исте оне које Excel користи при отварању, па се двокликом на датотеку она отвара у колонама где год да сте: у САД је раздвојена зарезима и пише 1234.56, у Немачкој је раздвојена тачком и зарезом и пише 1234,56. CSV датотеке са екрана „Извештаји“ раде на исти начин.

Одштампај… у регистру штампа га као табелу са ивицама, попут одштампане табеле из програма за табеле. Прво бирате:

• Од и До — датуми који се штампају. На почетку обухватају све што регистар приказује, а поље за претрагу и даље важи.
• Оријентација — на почетку „Положено“, јер регистар има девет колона.
• Штампај сенчење редова — на почетку искључено. Када је искључено, штампа се црни текст на белој подлози само са ивицама ћелија, чиме се штеди мастило; негативни износи и даље носе знак минус и стоје у колони „Дугује“, тако да ништа не зависи од боје. Када је укључено, додају се исте наизменичне траке редова као на екрану.

Преглед… затим приказује сваку страницу тачно онако како ће бити одштампана, па можете да је проверите пре него што потрошите папир. Одштампај… у прегледу отвара Windows дијалог за штампање, где бирате штампач и број копија. Свака страница у заглављу има назив рачуна, одштампане датуме и датум штампања, заглавља колона се понављају на врху сваке странице, дугачак текст се прелама унутар ћелије уместо да буде одсечен, трансакција се никада не дели на две странице, а свака страница је нумерисана у облику „Страница 1 од 3“.

Сваки извештај на екрану „Извештаји“ има дугме Одштампај… поред дугмета „Извези CSV“. Одштампани извештај садржи назив извештаја, његове датуме (а за „Тренд категорије“ и категорију), графикон, а затим табелу извештаја у истом стилу са ивицама. Опције су Оријентација (на почетку „Усправно“), Штампај у боји (на почетку искључено: табела је без сенчења, а графикон се штампа у нијансама сиве) и Укључи графикон (на почетку укључено). Табела садржи све бројеве, па изостављањем графикона ради уштеде мастила ништа не губите.

GravesBook памти ове изборе док га не затворите. Одштампане странице, као и извезене CSV датотеке, налазе се изван шифровања програма GravesBook: чувајте их као што бисте чували извод банке.

11. Подешавања

• Опште: подразумевани рачун који се отвара при покретању, да ли се затворени рачуни подразумевано приказују, да ли GravesBook тражи потврду пре брисања, као и шифра валуте и број децималних места за приказ.
• Категорије: додавање и брисање категорија (за правило о категоријама у употреби видети Категорије).
• Приступна фраза и резервне копије: промена приступне фразе базе података; прављење преносиве резервне копије базе података или враћање из ње.
• Интерне резервне копије: резервне копије једним кликом које се чувају у фасцикли којом управља GravesBook, заштићене приступном фразом за опоравак.

12. Резервне копије

Постоје две врсте и свака служи другој намени.

Преносива резервна копија (Подешавања → Приступна фраза и резервне копије → „Направи резервну копију сада...“) уписује копију датотеке базе података тамо где јој кажете — на спољни диск, у синхронизовану фасциклу. Копија је шифрована истом приступном фразом као и ваша радна база података и представља потпуну, самосталну чековну књижицу: отвара се на било ком рачунару том приступном фразом. „Врати из датотеке...“ замењује вашу радну базу података датотеком резервне копије, пошто се потврди да је приступна фраза те датотеке отвара. GravesBook никада ништа не копира сам од себе нити преко мреже; где ће копије бити и колико често ћете их правити, зависи од вас.

Интерне резервне копије (Подешавања → Интерне резервне копије → „Направи резервну копију сада“) јесу врста без икаквих препрека, за свакодневну употребу: један клик, без упита за приступну фразу, датирана .gbbak датотека у фасцикли приказаној на тој картици. Пре прве такве копије постављате приступну фразу за опоравак — другу приступну фразу, одвојену од оне за базу података, по правилима јачине приказаним на екрану. На овом рачунару резервне копије се отварају без питања; на било ком другом рачунару (или после поновне инсталације система Windows) приступна фраза за опоравак је једино што их отвара, а ни GravesBook не може да је поврати. „Врати изабрану резервну копију“ враћа изабрану копију на место; после тога поново покрените GravesBook.

Ниједна од две приступне фразе не може да се ресетује. Ако изгубите приступну фразу базе података, са резервном копијом или без ње, та база података је изгубљена. То није грешка коју треба пријавити — то је сама сврха шифровања датотеке.

13. Пресељење програма GravesBook на други рачунар

Све што GravesBook зна налази се у једној датотеци, а та датотека је шифрована вашом приступном фразом, па је пресељење исто што и копирање. У менаџеру лозинки чувајте следеће:

• Приступну фразу базе података. Увек је неопходна. Она откључава датотеку.
• Приступну фразу за опоравак интерних резервних копија — само ако користите интерне резервне копије. Она је једино што може да отвори те резервне копије на рачунару који није онај на коме су направљене.

Једноставан начин (препоручено): направите преносиву резервну копију на диску или у синхронизованој фасцикли. На новом рачунару инсталирајте GravesBook, на екрану за откључавање кликните на „Изабери...“, изаберите ту датотеку и унесите приступну фразу базе података. Готово — та копија је ваша комплетна чековна књижица. (Копирање саме датотеке gravesbook.db из фасцикле %LocalAppData%\GravesBook ради на потпуно исти начин.)

Помоћу интерне резервне копије: копирајте целу фасциклу Backups приказану на картици „Интерне резервне копије“ — мора да садржи bmk.wrap уз .gbbak датотеке — на исто место на новом рачунару. У Подешавања → Интерне резервне копије изаберите резервну копију, унесите приступну фразу за опоравак и вратите је. GravesBook у том тренутку везује кључ трезора резервних копија за нови рачунар, па за касније резервне копије на њему више није потребна приступна фраза. Затим поново покрените програм и откључајте га приступном фразом базе података.

14. Ако нешто пође наопако

Свака промена се чува у тренутку када је направите, па грешка не може да уништи оно што сте већ унели. Ако GravesBook наиђе на проблем који није очекивао, приказује вам грешку и наставља да ради, а техничке детаље уписује у датотеку last-error.txt у фасцикли GravesBook унутар %LocalAppData% на овом рачунару — и нигде другде. Ту датотеку шаљете подршци (support@gravesware.com) ако пријављујете проблем. Она садржи грешку и место у програму где се догодила; никада не садржи вашу приступну фразу ни ваше финансијске податке.

15. Језици и преводи

GravesBook приказује своје екране на 55 језика. Ако не изаберете језик у Подешавања → Опште → Језик, програм прати језик приказа система Windows. Нови избор ступа на снагу при следећем покретању програма GravesBook. На арапском, персијском, урду, синди и ујгурском језику цео прозор се чита здесна налево, како се ти језици и пишу, а исто важи и за отиске.

Износи и датуми пишу се онако како се пишу на вашем језику: на језику који сте изабрали, или према регионалном формату система Windows када GravesBook прати Windows. Цифре су увек од 0 до 9.

Преводи су рађени пажљиво, али још није сваки прочитао изворни говорник. Предлози за измене превода су добродошли. Ако је нека реч погрешна, неспретна или одсечена, пишите на support@gravesware.com и наведите који је језик у питању, где сте то видели (назив екрана или снимак екрана) и како би требало да гласи.