1. Prvi koraci

Kada prvi put pokrenete GravesBook, od vas će se tražiti da izaberete pristupnu frazu i lokaciju datoteke baze podataka. Zapišite pristupnu frazu na neko bezbedno mesto, na primer u menadžer lozinki. GravesBook ne može da povrati izgubljenu pristupnu frazu — nema sporednog ulaza, i ako je zaboravite, podaci u toj datoteci ostaju trajno nečitljivi. To je namerno: upravo zbog toga je šifrovanje stvarno.

Pri kasnijim pokretanjima od vas će se tražiti ta ista pristupna fraza da biste otključali podatke. Dugme „Izaberi...“ na ekranu za otključavanje omogućava da otvorite drugu datoteku baze podataka — na primer kopiju koju ste doneli sa drugog računara (pogledajte Preseljenje programa GravesBook na drugi računar u nastavku).

GravesBook između pokretanja pamti veličinu prozora, širine kolona registra i način na koji je registar sortiran.

2. Računi

Bočna traka sa leve strane prikazuje sve račune koje ste dodali — tekuće i štedne račune, kreditne kartice, gotovinu, kredite ili bilo šta drugo — zajedno sa trenutnim saldom svakog i ukupnim saldom svih otvorenih računa. Kliknite na „+ Dodaj račun“ da biste napravili novi: dajte mu naziv, vrstu, početni saldo i datum na koji je taj saldo važio. Sve posle tog početnog salda gradi se od transakcija koje unesete.

Zatvorili ste račun? Umesto da ga izbrišete, pri uređivanju označite „Zatvoren“, da bi njegova istorija ostala netaknuta. Polje za potvrdu „Prikaži zatvorene račune“ na bočnoj traci vraća zatvorene račune u prikaz kada treba nešto da potražite. U podešavanjima možete da izaberete podrazumevani račun koji se otvara pri pokretanju.

3. Registar

Izborom računa otvara se njegov registar. Kolone prate izvod banke: Datum, Br. čeka, Primalac, Kategorija, Opis, tri male kolone sa indikatorima (Plan., Uvoz, Potv. — videti u nastavku), zatim Duguje (odliv novca, prikazan kao negativan), Potražuje (priliv novca) i Saldo, tekući saldo posle tog reda. Saldo nikada ne uređujete direktno — uvek se izračunava iz početnog salda i svih prethodnih transakcija po redosledu datuma.

Registar se otvara tako da su najnovije stavke na vrhu. Kliknite na zaglavlje bilo koje kolone da biste sortirali po njoj; kliknite ponovo da obrnete redosled. Vaš izbor se pamti do sledećeg otvaranja programa GravesBook. Kada je registar sortiran po datumu, u bilo kom smeru, transakcije od istog dana zadržavaju redosled kojim ste ih uneli, pa se kolona „Saldo“ uvek ispravno čita odozgo nadole.

• Dodajte transakciju dugmetom „+ Transakcija“: datum, primalac, opcioni broj čeka, iznos isplate (odliv novca) ili uplate (priliv novca), kategorija i opcioni opis. Dok kucate primaoca, GravesBook predlaže nazive koje ste već koristili i popunjava kategoriju koju ste poslednji put koristili za tog primaoca; možete da je promenite.
• Uredite transakciju dvoklikom na njen red, ili je izaberite i kliknite na „Uredi“.
• Podelite transakciju na više kategorija tako što ćete označiti „Podeli na više kategorija“ — dodajte onoliko stavki koliko vam treba. GravesBook vam neće dozvoliti da sačuvate podelu čiji zbir nije tačno jednak ukupnom iznosu transakcije; red „Preostalo za raspodelu“ pokazuje koliko odstupate.
• Prenosi između dva vaša računa obavljaju se dugmetom „Prenos“, a ne običnom transakcijom. Tako se na svakom računu pravi po jedna povezana stavka, pa se prenos u izveštajima nikada ne pojavljuje kao prihod ili rashod.
• Poništite transakciju (dugmadima iznad tabele) umesto da je izbrišete ako želite da njen broj čeka ostane u nizu — poništavanje svodi iznos na nulu i označava transakciju, a red se ne uklanja.
• Pretražujte registar po primaocu, opisu ili broju čeka pomoću polja za pretragu iznad tabele.
• Uvezi... unosi transakcije iz tabele — videti Uvoz iz programa Excel.

Tri kolone sa indikatorima: Plan. označava transakciju koju je za vas proknjižio plan (videti Planirane transakcije); Uvoz označava transakciju koja potiče iz uvezene tabele; Potv. prikazuje status potvrde — prazno, P za potvrđeno ili U za usaglašeno. Transakciju možete i sami da označite kao „Potvrđeno“ u dijalogu za uređivanje kada je vidite na veb-sajtu banke pre nego što stigne izvod; ekran „Usaglašavanje“ to koristi kao početnu prednost.

Usaglašene transakcije su delimično zaključane

Kada transakcija prođe kroz završeno usaglašavanje (status U), polja koja je banka već potvrdila — datum, iznos, račun i status potvrde — više ne mogu da se menjaju, a transakcija ne može da se poništi ni izbriše. Polja koja su vaše sopstveno knjigovodstvo — kategorija, podela, opis, primalac i broj čeka — i dalje mogu da se uređuju, pa pogrešno kategorizovanu kupovinu možete da ispravite i mesecima kasnije. Dijalog za uređivanje pokazuje šta je šta.

Ako su datum ili iznos usaglašene transakcije zaista pogrešni, najčistije rešenje je korektivna transakcija na iznos razlike, kako bi to uradio knjigovođa; ona se potvrđuje na sledećem izvodu, a stari izvod se i dalje slaže. Ako ipak morate da promenite original, otvorite taj izvod iz istorije na dnu ekrana „Usaglašavanje“, izaberite transakciju i kliknite na „Poništi usaglašavanje izabrane“. Ona se vraća u status „Potvrđeno“ i otključava se. Imajte u vidu da se zabeležena salda izvoda ne menjaju — ako zatim izmenite iznos, taj izvod se više neće slagati sa bankom, a razlika će se pojaviti pri sledećem usaglašavanju.

4. Kategorije

Svaka transakcija (ili stavka podele) svrstava se u kategoriju — Prihod, Rashod ili Prenos. Kada prvi put napravite bazu podataka, GravesBook unosi početni skup svakodnevnih kategorija (Stanovanje, Hrana, Prevoz i tako dalje, svaka sa nekoliko potkategorija), a svoje možete slobodno da dodajete i brišete u Podešavanja → Kategorije.

Kategorija koja je još u upotrebi — u bilo kojoj transakciji, podeli ili planiranoj transakciji — ne može da se izbriše; GravesBook vam kaže šta je koristi, da biste te stavke prvo prekategorizovali. Brisanjem kategorije koja ima potkategorije one se ne brišu, već se premeštaju jedan nivo naviše. Kategorija Ostalo je mesto gde završavaju uvezene stavke kada GravesBook ne može da utvrdi šta je primalac; ako nedostaje, pravi se automatski.

5. Usaglašavanje sa izvodom banke

Ovo je jedino mesto gde GravesBook traži da budete malo pažljiviji, jer vaš rad poredi sa radom banke. Dve evidencije istog novca — vaš registar i izvod banke — gotovo se nikada savršeno ne slažu na određeni dan, iz dva različita razloga:

• Vreme. Ček koji ste ispisali još nije unovčen ili se uplata još nije pojavila na izvodu. To se rešava samo od sebe — ne radite ništa, samo ih ostavite neoznačene.
• Stvari koje je banka znala pre vas. Naknada za uslugu, pripisana kamata, automatsko plaćanje, naknada zbog nedovoljnih sredstava na računu. To su stvarni događaji koji nedostaju u vašem registru i za njih je potrebna nova transakcija — a ne nameštanje brojeva.

Da biste usaglasili račun:

1. Otvorite ekran „Usaglašavanje“ za taj račun. Datum izvoda je unapred popunjen poslednjim danom meseca koji sledi posle vašeg poslednjeg završenog usaglašavanja; promenite ga ako je ciklus vaše banke drugačiji. Unesite završni saldo izvoda — GravesBook neće početi sa $0.00, jer to nikada ne piše na izvodu.
2. Kliknite na „Započni usaglašavanje“. Sve transakcije koje ste već označili kao „Potvrđeno“ automatski su označene. Označite i sve ostalo što se zaista nalazi na izvodu. Kolone odgovaraju registru — Duguje, Potražuje i tekući Saldo — pa možete uporedo da pratite izvod i ekran. Neoznačene stavke (neunovčeni čekovi, uplate u toku) ostaju netaknute; biće potvrđene na nekom budućem izvodu.
3. Ako izvod sadrži nešto čega još nema u vašem registru — naknadu, kamatu, automatsko plaćanje — upotrebite „+ Dodaj naknadu / kamatu / drugo“ da to unesete kao stvarnu transakciju, direktno sa ekrana „Usaglašavanje“. Stavka se dodaje i označava u jednom koraku.
4. Pratite kako se iznosi „Potvrđeni saldo“ i „Razlika“ ažuriraju uživo dok označavate stavke. Kada razlika dostigne nulu, dugme „Završi usaglašavanje“ postaje dostupno.
5. Završetkom se sve označene transakcije obeležavaju kao „Usaglašeno“ (U u registru), a izvod se upisuje u istoriju usaglašavanja računa na dnu ekrana. Kliknite tamo na raniji izvod da biste videli koje su se tačno transakcije nalazile na njemu — i, ako baš morate, da poništite usaglašavanje neke od njih (videti Usaglašene transakcije su delimično zaključane iznad).

Ne morate da završite u jednom dahu. Ako zatvorite GravesBook dok je usaglašavanje otvoreno, oznake će vas sačekati tačno tamo gde ste ih ostavili. Ako ste počeli sa pogrešnim izvodom — pogrešan mesec, pogrešan završni saldo — Otkaži usaglašavanje odbacuje samo taj pokušaj; ništa što ste označili kao „Potvrđeno“ se ne dira i možete da počnete iznova.

GravesBook vam neće dozvoliti da završite usaglašavanje koje se ne slaže tačno u cent. Ako ne možete da dođete do nule, proverite da li vam nedostaje neka transakcija ili ste neku uneli sa pogrešnim iznosom, umesto da na silu označite nešto samo da bi se brojevi poklopili — time biste grešku samo premestili u usaglašenu istoriju, gde ju je kasnije teže pronaći. Čest uzrok: transakcije iz poslednjih dana prethodnog meseca koje je banka proknjižila na ovom izvodu. Označite ih ovde; one pripadaju ovom izvodu, bez obzira na datum koji ste im upisali.

6. Planirane transakcije

Sve što se ponavlja — kiriju, ratu za automobil, platu, pretplatu — podesite jednom na ekranu „Planirano“ pomoću „+ Novi plan“: račun, primalac, iznos (ili podela), kategorija, opis i učestalost: dnevno, nedeljno, svake dve nedelje, mesečno, dvaput mesečno na dva određena dana, tromesečno, godišnje ili na svakih N dana/nedelja/meseci. Plan može da traje neograničeno, do određenog datuma ili za zadati broj ponavljanja. Plan vezan za 29, 30. ili 31. dan u kraćim mesecima pada na poslednji dan meseca, umesto da se preskoči.

Pri svakom pokretanju programa GravesBook (ili kada kliknete na Proveri sada) svako ponavljanje koje je dospelo od poslednje provere knjiži se kao stvarna transakcija u registru, označena u koloni Plan. Ostavite aplikaciju zatvorenu tri nedelje i dobićete tačno ona ponavljanja koja su pala u te tri nedelje — nikada duplikat, nikada propušteno. Proknjižene transakcije su od tog trenutka obične transakcije: uređujte ih, usaglašavajte i poništavajte kao i sve druge.

Pauziraj / Nastavi zaustavlja knjiženje plana, a da ga ne briše. Uređivanjem plana menja se ono što će se knjižiti ubuduće; već proknjižene transakcije ostaju kakve jesu. Da biste promenili jedno ponavljanje — ovomesečni račun za struju bio je veći — uredite tu transakciju u registru, a ne plan.

7. Kalendar

Kalendar prikazuje vaš novac po datumima, za sve račune ili za jedan koji izaberete: stvarne transakcije iz registra kao pune oznake, a predstojeća ponavljanja aktivnih planova kao šuplje, pa vidite šta dolazi pre nego što se proknjiži. Menjajte prikaz: Dan (svi detalji za jedan datum), Nedelja (sedam kolona sa primaocem i iznosom), Mesec (broj i zbir po danu) i Godina (dvanaest malih meseci, svaki sa zbirom; kliknite na dan ili mesec za detaljniji prikaz). Danas vas vraća na današnji dan. Znak „+“ u ćeliji dana (i „+ Ponavljanje“) započinje novi plan od tog datuma.

8. Uvoz iz programa Excel

Uvezi... u registru učitava transakcije iz .xlsx datoteke u račun koji izaberete. Prvi red mora da bude red zaglavlja koji sadrži Date, Amount i Payee (ili Label), bilo kojim redosledom i sa bilo kojom kombinacijom velikih i malih slova; ostale kolone se zanemaruju. Datumi mogu biti pravi Excel datumi ili tekst u uobičajenim formatima; iznosi mogu da sadrže simbole valuta i separatore hiljada, a vrednost u zagradama smatra se negativnom.

GravesBook određuje kategoriju za svaki red na osnovu vaše istorije: ako taj primalac već postoji u registru, pobeđuje kategorija koju ste za njega najčešće koristili. Ako je primalac nov, ili je vaša istorija ravnomerno podeljena između dve kategorije, red ide u Ostalo i označava se za pregled, da biste ga ručno ispravili. Kolona kategorije iz same tabele, ako postoji, nikada se ne koristi.

Red čiji se datum, primalac i iznos tačno podudaraju sa transakcijom koja već postoji na tom računu preskače se kao duplikat, pa uvoz iste datoteke dvaput ne pravi štetu. (Ovo pravilo bi uhvatilo i dve zaista odvojene transakcije sa istim datumom, primaocem i iznosom — to je prihvaćeni kompromis.) Red koji ne može da se pročita preskače se i navodi po broju reda; nikada ne zaustavlja ostatak datoteke. Rezime na kraju pokazuje koliko je redova uvezeno, koliko ih treba pregledati, koliko je preskočeno kao duplikati i koji nisu mogli da se pročitaju. Opozovi ovaj uvoz uklanja sve što je taj uvoz napravio, pod uslovom da u međuvremenu ništa od toga nije usaglašeno.

9. Izveštaji

Ekran „Izveštaji“ obuhvata četiri prikaza; svaki može da se filtrira po računu i rasponu datuma, uz grafikon stoji tabela sa brojevima na kojima se on zasniva, a svaki ima i dugme „Izvezi CSV“:

• Potrošnja po kategorijama — kružni grafikon vaših rashoda, svedenih na kategorije najvišeg nivoa.
• Prihodi i rashodi — trakasti grafikon po mesecima (prenosi se nikada ne računaju ni u jedno ni u drugo).
• Neto imovina — linijski grafikon zbirnog salda računa koje izaberete, tokom vremena.
• Trend kategorije — kako se potrošnja u jednoj kategoriji kretala iz meseca u mesec.

Izvezene CSV datoteke su običan tekst i nisu šifrovane — imajte to u vidu kada birate gde ćete ih sačuvati.

10. Izvoz i štampanje

Izvezi CSV u registru čuva prikazane transakcije u CSV datoteku koju možete da otvorite u programu Excel ili bilo kom drugom programu za tabele. Ako ste nešto ukucali u polje za pretragu, izvoze se samo transakcije koje odgovaraju pretrazi. Redovi se upisuju po redosledu datuma (redosledu kojim se računa tekući saldo), bez obzira na to po kojoj je koloni registar sortiran. Kolone su Datum, Br. čeka, Primalac, Kategorija, Opis, Potvrđeno, Duguje, Potražuje i Saldo. Datumi se pišu u obliku godina-mesec-dan (2026-09-26), a iznosi kao obični brojevi bez separatora hiljada. Datoteka koristi separator liste i decimalni simbol iz regionalnih podešavanja sistema Windows, iste one koje Excel koristi pri otvaranju, pa se dvoklikom na datoteku ona otvara u kolonama gde god da ste: u SAD je razdvojena zarezima i piše 1234.56, u Nemačkoj je razdvojena tačkom i zarezom i piše 1234,56. CSV datoteke sa ekrana „Izveštaji“ rade na isti način.

Odštampaj… u registru štampa ga kao tabelu sa ivicama, poput odštampane tabele iz programa za tabele. Prvo birate:

• Od i Do — datumi koji se štampaju. Na početku obuhvataju sve što registar prikazuje, a polje za pretragu i dalje važi.
• Orijentacija — na početku „Položeno“, jer registar ima devet kolona.
• Štampaj senčenje redova — na početku isključeno. Kada je isključeno, štampa se crni tekst na beloj podlozi samo sa ivicama ćelija, čime se štedi mastilo; negativni iznosi i dalje nose znak minus i stoje u koloni „Duguje“, tako da ništa ne zavisi od boje. Kada je uključeno, dodaju se iste naizmenične trake redova kao na ekranu.

Pregled… zatim prikazuje svaku stranicu tačno onako kako će biti odštampana, pa možete da je proverite pre nego što potrošite papir. Odštampaj… u pregledu otvara Windows dijalog za štampanje, gde birate štampač i broj kopija. Svaka stranica u zaglavlju ima naziv računa, odštampane datume i datum štampanja, zaglavlja kolona se ponavljaju na vrhu svake stranice, dugačak tekst se prelama unutar ćelije umesto da bude odsečen, transakcija se nikada ne deli na dve stranice, a svaka stranica je numerisana u obliku „Stranica 1 od 3“.

Svaki izveštaj na ekranu „Izveštaji“ ima dugme Odštampaj… pored dugmeta „Izvezi CSV“. Odštampani izveštaj sadrži naziv izveštaja, njegove datume (a za „Trend kategorije“ i kategoriju), grafikon, a zatim tabelu izveštaja u istom stilu sa ivicama. Opcije su Orijentacija (na početku „Uspravno“), Štampaj u boji (na početku isključeno: tabela je bez senčenja, a grafikon se štampa u nijansama sive) i Uključi grafikon (na početku uključeno). Tabela sadrži sve brojeve, pa izostavljanjem grafikona radi uštede mastila ništa ne gubite.

GravesBook pamti ove izbore dok ga ne zatvorite. Odštampane stranice, kao i izvezene CSV datoteke, nalaze se izvan šifrovanja programa GravesBook: čuvajte ih kao što biste čuvali izvod banke.

11. Podešavanja

• Opšte: podrazumevani račun koji se otvara pri pokretanju, da li se zatvoreni računi podrazumevano prikazuju, da li GravesBook traži potvrdu pre brisanja, kao i šifra valute i broj decimalnih mesta za prikaz.
• Kategorije: dodavanje i brisanje kategorija (za pravilo o kategorijama u upotrebi videti Kategorije).
• Pristupna fraza i rezervne kopije: promena pristupne fraze baze podataka; pravljenje prenosive rezervne kopije baze podataka ili vraćanje iz nje.
• Interne rezervne kopije: rezervne kopije jednim klikom koje se čuvaju u fascikli kojom upravlja GravesBook, zaštićene pristupnom frazom za oporavak.

12. Rezervne kopije

Postoje dve vrste i svaka služi drugoj nameni.

Prenosiva rezervna kopija (Podešavanja → Pristupna fraza i rezervne kopije → „Napravi rezervnu kopiju sada...“) upisuje kopiju datoteke baze podataka tamo gde joj kažete — na spoljni disk, u sinhronizovanu fasciklu. Kopija je šifrovana istom pristupnom frazom kao i vaša radna baza podataka i predstavlja potpunu, samostalnu čekovnu knjižicu: otvara se na bilo kom računaru tom pristupnom frazom. „Vrati iz datoteke...“ zamenjuje vašu radnu bazu podataka datotekom rezervne kopije, pošto se potvrdi da je pristupna fraza te datoteke otvara. GravesBook nikada ništa ne kopira sam od sebe niti preko mreže; gde će kopije biti i koliko često ćete ih praviti, zavisi od vas.

Interne rezervne kopije (Podešavanja → Interne rezervne kopije → „Napravi rezervnu kopiju sada“) jesu vrsta bez ikakvih prepreka, za svakodnevnu upotrebu: jedan klik, bez upita za pristupnu frazu, datirana .gbbak datoteka u fascikli prikazanoj na toj kartici. Pre prve takve kopije postavljate pristupnu frazu za oporavak — drugu pristupnu frazu, odvojenu od one za bazu podataka, po pravilima jačine prikazanim na ekranu. Na ovom računaru rezervne kopije se otvaraju bez pitanja; na bilo kom drugom računaru (ili posle ponovne instalacije sistema Windows) pristupna fraza za oporavak je jedino što ih otvara, a ni GravesBook ne može da je povrati. „Vrati izabranu rezervnu kopiju“ vraća izabranu kopiju na mesto; posle toga ponovo pokrenite GravesBook.

Nijedna od dve pristupne fraze ne može da se resetuje. Ako izgubite pristupnu frazu baze podataka, sa rezervnom kopijom ili bez nje, ta baza podataka je izgubljena. To nije greška koju treba prijaviti — to je sama svrha šifrovanja datoteke.

13. Preseljenje programa GravesBook na drugi računar

Sve što GravesBook zna nalazi se u jednoj datoteci, a ta datoteka je šifrovana vašom pristupnom frazom, pa je preseljenje isto što i kopiranje. U menadžeru lozinki čuvajte sledeće:

• Pristupnu frazu baze podataka. Uvek je neophodna. Ona otključava datoteku.
• Pristupnu frazu za oporavak internih rezervnih kopija — samo ako koristite interne rezervne kopije. Ona je jedino što može da otvori te rezervne kopije na računaru koji nije onaj na kome su napravljene.

Jednostavan način (preporučeno): napravite prenosivu rezervnu kopiju na disku ili u sinhronizovanoj fascikli. Na novom računaru instalirajte GravesBook, na ekranu za otključavanje kliknite na „Izaberi...“, izaberite tu datoteku i unesite pristupnu frazu baze podataka. Gotovo — ta kopija je vaša kompletna čekovna knjižica. (Kopiranje same datoteke gravesbook.db iz fascikle %LocalAppData%\GravesBook radi na potpuno isti način.)

Pomoću interne rezervne kopije: kopirajte celu fasciklu Backups prikazanu na kartici „Interne rezervne kopije“ — mora da sadrži bmk.wrap uz .gbbak datoteke — na isto mesto na novom računaru. U Podešavanja → Interne rezervne kopije izaberite rezervnu kopiju, unesite pristupnu frazu za oporavak i vratite je. GravesBook u tom trenutku vezuje ključ trezora rezervnih kopija za novi računar, pa za kasnije rezervne kopije na njemu više nije potrebna pristupna fraza. Zatim ponovo pokrenite program i otključajte ga pristupnom frazom baze podataka.

14. Ako nešto pođe naopako

Svaka promena se čuva u trenutku kada je napravite, pa greška ne može da uništi ono što ste već uneli. Ako GravesBook naiđe na problem koji nije očekivao, prikazuje vam grešku i nastavlja da radi, a tehničke detalje upisuje u datoteku last-error.txt u fascikli GravesBook unutar %LocalAppData% na ovom računaru — i nigde drugde. Tu datoteku šaljete podršci (support@gravesware.com) ako prijavljujete problem. Ona sadrži grešku i mesto u programu gde se dogodila; nikada ne sadrži vašu pristupnu frazu ni vaše finansijske podatke.

15. Jezici i prevodi

GravesBook prikazuje svoje ekrane na 55 jezika. Ako ne izaberete jezik u Podešavanja → Opšte → Jezik, program prati jezik prikaza sistema Windows. Novi izbor stupa na snagu pri sledećem pokretanju programa GravesBook. Na arapskom, persijskom, urdu, sindi i ujgurskom jeziku ceo prozor se čita zdesna nalevo, kako se ti jezici i pišu, a isto važi i za otiske.

Iznosi i datumi pišu se onako kako se pišu na vašem jeziku: na jeziku koji ste izabrali, ili prema regionalnom formatu sistema Windows kada GravesBook prati Windows. Cifre su uvek od 0 do 9.

Prevodi su rađeni pažljivo, ali još nije svaki pročitao izvorni govornik. Predlozi za izmene prevoda su dobrodošli. Ako je neka reč pogrešna, nespretna ili odsečena, pišite na support@gravesware.com i navedite koji je jezik u pitanju, gde ste to videli (naziv ekrana ili snimak ekrana) i kako bi trebalo da glasi.