1. Kom igång

Första gången du startar GravesBook får du välja en lösenfras och en plats för din databasfil. Skriv ned lösenfrasen på ett säkert ställe, till exempel i en lösenordshanterare. GravesBook kan inte återskapa en förlorad lösenfras – det finns ingen bakdörr, och om du glömmer den är informationen i filen permanent oläsbar. Det är avsiktligt: det är det som gör krypteringen verklig.

Vid senare starter får du ange samma lösenfras för att låsa upp dina uppgifter. Med knappen ”Välj...” på upplåsningsskärmen kan du öppna en annan databasfil – till exempel en kopia som du har tagit med från en annan dator (se Flytta GravesBook till en annan dator nedan).

GravesBook kommer ihåg fönstrets storlek, registrets kolumnbredder och hur registret är sorterat mellan starterna.

2. Konton

Sidofältet till vänster visar alla konton du har lagt till – lönekonto, sparkonto, kreditkort, kontanter, lån eller något annat – tillsammans med det aktuella saldot och en löpande summa för alla öppna konton. Klicka på ”+ Lägg till konto” för att skapa ett: ge det ett namn, en typ, ett ingående saldo och det datum då saldot gällde. Allt efter det ingående saldot byggs upp av de transaktioner du matar in.

Har du avslutat ett konto? Markera ”Avslutat” när du redigerar det i stället för att ta bort det, så att historiken finns kvar orörd. Med kryssrutan ”Visa avslutade konton” i sidofältet kan du ta fram avslutade konton igen när du behöver slå upp något. I Inställningar kan du välja ett standardkonto som öppnas vid start.

3. Registret

När du väljer ett konto öppnas dess register. Kolumnerna följer ett kontoutdrag: Datum, Checknr, Mottagare, Kategori, Beskrivning, tre små indikatorkolumner (Schem., Import, Clr – se nedan), sedan Debet (pengar ut, visas negativt), Kredit (pengar in) och Saldo, det löpande saldot efter den raden. Du redigerar aldrig saldot direkt – det räknas alltid fram från det ingående saldot plus alla tidigare transaktioner i datumordning.

Registret öppnas med det nyaste först. Klicka på en kolumnrubrik för att sortera efter den; klicka igen för att vända ordningen. Ditt val finns kvar nästa gång du öppnar GravesBook. När registret är sorterat efter datum, åt endera hållet, behåller transaktioner från samma dag den ordning du matade in dem i, så kolumnen Saldo stämmer alltid uppifrån och ned.

• Lägg till en transaktion med knappen ”+ Transaktion”: datum, mottagare, ett valfritt checknummer, ett belopp som betalning (pengar ut) eller insättning (pengar in), en kategori och en valfri beskrivning. När du skriver en mottagare föreslår GravesBook namn som du har använt tidigare och fyller i den kategori du senast använde för den mottagaren; du kan ändra den.
• Redigera en transaktion genom att dubbelklicka på raden, eller markera den och klicka på Redigera.
• Dela upp en transaktion på mer än en kategori genom att markera ”Dela upp på flera kategorier” – lägg till så många rader du behöver. GravesBook låter dig inte spara en delning som inte blir exakt transaktionens totalbelopp; raden ”Kvar att fördela” visar hur långt ifrån du är.
• Överföringar mellan två av dina egna konton görs med knappen ”Överföring” i stället för med en vanlig transaktion. Då skapas en länkad post i vardera kontot, så en överföring visas aldrig som en inkomst eller en utgift i dina rapporter.
• Makulera en transaktion (med knapparna ovanför tabellen) i stället för att ta bort den om du vill behålla checknumret i nummerföljden – makuleringen nollställer beloppet och markerar transaktionen, utan att raden tas bort.
• Sök i registret efter mottagare, beskrivning eller checknummer med sökrutan ovanför tabellen.
• Importera... hämtar in transaktioner från ett kalkylblad – se Importera från Excel.

De tre indikatorkolumnerna: Schem. markerar en transaktion som ett schema har bokfört åt dig (se Schemalagda transaktioner); Import markerar en som kom från en import av kalkylblad; Clr visar clearingstatus – tomt, C för clearad eller A för avstämd. Du kan själv sätta en transaktion till Clearad i redigeringsdialogen när du ser den på bankens webbplats innan kontoutdraget kommer; skärmen Avstämning använder det som ett försprång.

Avstämda transaktioner är delvis låsta

När en transaktion har gått igenom en slutförd avstämning (status A) kan de fält som banken redan har bekräftat – datum, belopp, konto och clearingstatus – inte längre ändras, och transaktionen kan inte makuleras eller tas bort. De fält som är din egen bokföring – kategori, delningar, beskrivning, mottagare och checknummer – går fortfarande att redigera, så du kan rätta ett felkategoriserat köp flera månader senare. Redigeringsdialogen visar vilka fält som är vilka.

Om datumet eller beloppet på en avstämd transaktion verkligen är fel är den renaste lösningen en rättelsetransaktion på mellanskillnaden, så som en bokförare skulle göra; den clearas på nästa kontoutdrag och det gamla kontoutdraget stämmer fortfarande. Om du ändå måste ändra originalet öppnar du det kontoutdraget i historiken längst ned på skärmen Avstämning, markerar transaktionen och klickar på ”Ångra avstämning av markerad”. Den går tillbaka till Clearad och låses upp. Tänk på att kontoutdragets registrerade saldon inte ändras – om du sedan ändrar beloppet stämmer det kontoutdraget inte längre med banken, och differensen dyker upp i din nästa avstämning.

4. Kategorier

Varje transaktion (eller delningsrad) klassificeras med en kategori – Inkomst, Utgift eller Överföring. GravesBook lägger in en startuppsättning vardagskategorier första gången du skapar en databas (Boende, Mat, Transport och så vidare, var och en med några underkategorier), och du kan fritt lägga till och ta bort egna under Inställningar → Kategorier.

En kategori som fortfarande används – av någon transaktion, delning eller schemalagd transaktion – kan inte tas bort; GravesBook talar om vad som använder den så att du kan kategorisera om de posterna först. Om du tar bort en kategori som har underkategorier flyttas de upp en nivå i stället för att också tas bort. Kategorin Övrigt är där importer hamnar när GravesBook inte kan avgöra vad en mottagare är; den skapas åt dig om den saknas.

5. Stämma av mot ett kontoutdrag

Det här är det enda ställe där GravesBook ber dig vara lite noggrann, eftersom ditt arbete kontrolleras mot bankens. Två redovisningar av samma pengar – ditt register och bankens kontoutdrag – stämmer nästan aldrig helt överens en given dag, av två olika skäl:

• Tidsförskjutning. En check du har skrivit har inte lösts in än, eller en insättning har inte kommit med på kontoutdraget än. Sådant löser sig av sig självt – du gör ingenting åt det utom att lämna posterna omarkerade.
• Sådant banken visste före dig. En serviceavgift, intjänad ränta, en automatisk betalning, en avgift för bristande täckning. Det är verkliga händelser som saknas i ditt register, och de behöver en ny transaktion – inte en justering på en höft.

Så stämmer du av ett konto:

1. Öppna skärmen Avstämning för kontot. Kontoutdragets datum är förifyllt med den sista dagen i månaden efter din senast slutförda avstämning; ändra det om din bank har en annan period. Ange kontoutdragets utgående saldo – GravesBook börjar inte med $0.00, eftersom det aldrig är vad som står på ett kontoutdrag.
2. Klicka på Starta avstämning. Alla transaktioner som du redan hade markerat som Clearad är förbockade. Bocka av allt annat som faktiskt står på kontoutdraget. Kolumnerna motsvarar registret – Debet, Kredit och det löpande Saldo – så du kan gå igenom kontoutdraget och skärmen sida vid sida. De omarkerade posterna (utestående checkar, insättningar som är på väg) lämnas i fred; de clearas på ett kommande kontoutdrag.
3. Om kontoutdraget innehåller något som ditt register inte har än – en avgift, ränta, en automatisk betalning – använder du ”+ Lägg till avgift/ränta/övrigt” för att mata in det som en riktig transaktion, direkt från skärmen Avstämning. Den läggs till och bockas av i ett enda steg.
4. Se hur siffrorna ”Clearat saldo” och ”Differens” uppdateras direkt när du bockar av poster. När differensen når noll blir ”Slutför avstämningen” tillgängligt.
5. När du slutför markeras alla avbockade transaktioner som Avstämd (A i registret) och kontoutdraget sparas i kontots avstämningshistorik längst ned på skärmen. Klicka på ett tidigare kontoutdrag där för att se exakt vilka transaktioner som fanns på det – och, om du måste, för att ångra avstämningen av en av dem (se Avstämda transaktioner är delvis låsta ovan).

Du behöver inte bli klar i ett svep. Stäng GravesBook med en avstämning öppen, så står dina bockar exakt där du lämnade dem när du kommer tillbaka. Om du började mot fel kontoutdrag – fel månad, fel utgående saldo – kastar Avbryt avstämningen bara det försöket; inget du hade markerat som Clearad rörs, och du kan börja om.

GravesBook låter dig inte slutföra en avstämning som inte går jämnt ut på öret. Om du inte får den till noll, leta efter en transaktion som saknas eller en som du har matat in med fel belopp, i stället för att tvångsbocka något för att få siffrorna att stämma – det skulle bara flytta felet till din avstämda historik, där det är svårare att hitta senare. En vanlig orsak: transaktioner från de sista dagarna i föregående månad som banken bokförde på det här kontoutdraget. Bocka av dem här; de hör till det här kontoutdraget, vilket datum du än skrev på dem.

6. Schemalagda transaktioner

Allt som upprepas – hyra, en bilbetalning, en lön, en prenumeration – lägger du upp en gång på skärmen Schemalagda med ”+ Nytt schema”: konto, mottagare, belopp (eller delningar), kategori, beskrivning och hur ofta: dagligen, varje vecka, varannan vecka, månadsvis, två gånger i månaden på två fasta dagar, kvartalsvis, årligen eller var N:e dag/vecka/månad. Ett schema kan löpa för alltid, till ett datum eller ett bestämt antal gånger. Ett schema som är knutet till den 29:e, 30:e eller 31:a hamnar på den sista dagen i kortare månader i stället för att hoppa över dem.

Varje gång GravesBook startar (eller när du klickar på Sök nu) bokförs varje förekomst som har förfallit sedan den senaste kontrollen som en riktig transaktion i registret, markerad i kolumnen Schem. Låt programmet vara stängt i tre veckor, så får du exakt de förekomster som inföll under de tre veckorna – aldrig en dubblett, aldrig en som saknas. Bokförda transaktioner är från och med då vanliga transaktioner: redigera dem, stäm av dem och makulera dem som vilka andra som helst.

Pausa/återuppta hindrar ett schema från att bokföra utan att det tas bort. Om du redigerar ett schema ändras det som bokförs från och med nu; transaktioner som redan har bokförts lämnas som de är. För att ändra en enstaka förekomst – den här månadens elräkning blev högre – redigerar du den transaktionen i registret, inte schemat.

7. Kalender

Kalendern visar dina pengar efter datum, för alla konton eller för ett du väljer: verkliga transaktioner i registret som fyllda markörer och kommande förekomster i dina aktiva scheman som ihåliga, så att du ser vad som är på väg innan det bokförs. Växla mellan Dag (alla detaljer för ett datum), Vecka (sju kolumner med mottagare och belopp), Månad (antal och summa per dag) och År (tolv små månader med en summa vardera; klicka på en dag eller en månad för att gå in på detaljerna). I dag tar dig tillbaka. Med ”+” i en dagruta (och ”+ Återkommande”) startar du ett nytt schema från det datumet.

8. Importera från Excel

Importera... i registret läser in transaktioner från en .xlsx-fil till det konto du väljer. Den första raden måste vara en rubrikrad som innehåller Date, Amount och Payee (eller Label), i valfri ordning och med valfria stora och små bokstäver; övriga kolumner ignoreras. Datum kan vara riktiga Excel-datum eller text i de vanliga formaten; belopp kan ha valutasymboler och tusentalsavgränsare, och ett värde inom parentes behandlas som negativt.

GravesBook bestämmer kategorin för varje rad utifrån din egen historik: om mottagaren redan finns i registret vinner den kategori som du oftast har använt för den. Om mottagaren är ny, eller om din historik är jämnt delad mellan två kategorier, hamnar raden i Övrigt och flaggas för granskning så att du kan rätta den för hand. Kalkylbladets egen kategorikolumn, om det har en, används aldrig.

En rad vars datum, mottagare och belopp exakt motsvarar en transaktion som redan finns i kontot hoppas över som dubblett, så det gör ingen skada att importera samma fil två gånger. (Två verkligt separata transaktioner med samma datum, mottagare och belopp skulle också fångas av den här regeln – det är den avvägning som har gjorts.) En rad som inte kan läsas hoppas över och listas med radnummer; den stoppar aldrig resten av filen. Sammanfattningen efteråt visar hur många rader som importerades, hur många som behöver granskas, hur många som hoppades över som dubbletter och vilka som inte kunde läsas. Ångra den här importen tar bort allt som importen skapade, så länge inget av det har stämts av sedan dess.

9. Rapporter

Skärmen Rapporter har fyra vyer. Var och en kan filtreras efter konto och datumintervall, visar de underliggande siffrorna i en tabell bredvid diagrammet och har en egen knapp, ”Exportera CSV”:

• Utgifter per kategori – ett cirkeldiagram över dina utgifter, summerade till kategorier på översta nivån.
• Inkomster mot utgifter – ett stapeldiagram per månad (överföringar räknas aldrig som någotdera).
• Nettoförmögenhet – ett linjediagram över ditt sammanlagda saldo för de konton du väljer, över tid.
• Kategoritrend – hur utgifterna i en enskild kategori har rört sig från månad till månad.

Exporterade CSV-filer är oformaterad text och är inte krypterade – tänk på det när du väljer var du sparar dem.

10. Exportera och skriva ut

Exportera CSV i registret sparar de transaktioner som visas till en CSV-fil som du kan öppna i Excel eller något annat kalkylprogram. Om du har skrivit något i sökrutan exporteras bara de transaktioner som matchar. Raderna skrivs i datumordning (den ordning som det löpande saldot räknas fram i), oavsett vilken kolumn registret är sorterat efter. Kolumnerna är Datum, Checknr, Mottagare, Kategori, Beskrivning, Clearad, Debet, Kredit och Saldo. Datum skrivs som år-månad-dag (2026-09-26) och belopp som rena tal utan tusentalsavgränsare. Filen använder listavgränsaren och decimaltecknet från dina regionsinställningar i Windows, samma som Excel använder när filen öppnas, så ett dubbelklick på filen öppnar den i kolumner var du än befinner dig: i USA är den kommaavgränsad med 1234.56, i Tyskland är den avgränsad med semikolon med 1234,56. CSV-filerna från skärmen Rapporter fungerar på samma sätt.

Skriv ut… i registret skriver ut det som en tabell med ramar, som ett utskrivet kalkylblad. Först väljer du:

• Från och Till – de datum som ska skrivas ut. Från början täcker de allt som registret visar, och sökrutan gäller fortfarande.
• Orientering – Liggande från början, eftersom registret har nio kolumner.
• Skriv ut radskuggning – av från början. Av skriver ut svart text på vitt med enbart cellramar, vilket sparar bläck; negativa belopp har fortfarande sitt minustecken och står i kolumnen Debet, så ingenting hänger på färgen. På lägger till samma växlande radband som på skärmen.

Förhandsgranska… visar sedan varje sida exakt som den kommer att skrivas ut, så att du kan kontrollera den innan du använder något papper. Skriv ut… i förhandsgranskningen öppnar utskriftsdialogen i Windows, där du väljer skrivare och antal kopior. Varje sida har en rubrik med kontonamnet, de utskrivna datumen och utskriftsdatumet, kolumnrubrikerna upprepas högst upp på varje sida, lång text radbryts i cellen i stället för att kapas, en transaktion delas aldrig på två sidor, och varje sida numreras ”Sida 1 av 3”.

Varje rapport på skärmen Rapporter har knappen Skriv ut… bredvid knappen Exportera CSV. En utskriven rapport innehåller rapportens namn, dess datum (och, för Kategoritrend, dess kategori), diagrammet och sedan rapportens tabell i samma stil med ramar. Alternativen är Orientering (Stående från början), Skriv ut i färg (av från början: tabellen är utan skuggning och diagrammet skrivs ut i gråskala) och Ta med diagram (på från början). Tabellen innehåller alla siffror, så inget går förlorat om du utelämnar diagrammet för att spara bläck.

GravesBook kommer ihåg de här valen tills du stänger programmet. Utskrivna sidor ligger, precis som exporterade CSV-filer, utanför GravesBooks kryptering: ta hand om dem så som du skulle ta hand om ett kontoutdrag.

11. Inställningar

• Allmänt: standardkontot som öppnas vid start, om avslutade konton visas som standard, om GravesBook ber om bekräftelse innan något tas bort samt valutakoden och antalet decimaler som används vid visning.
• Kategorier: lägg till och ta bort kategorier (se Kategorier för regeln om kategorier som används).
• Lösenfras och säkerhetskopiering: ändra databasens lösenfras; skapa eller återställ en flyttbar säkerhetskopia av databasen.
• Interna säkerhetskopior: säkerhetskopior med ett klick, som sparas i en mapp som GravesBook hanterar och skyddas av en återställningslösenfras.

12. Säkerhetskopior

Det finns två sorter, och de passar för olika uppgifter.

Flyttbar säkerhetskopia (Inställningar → Lösenfras och säkerhetskopiering → ”Säkerhetskopiera nu...”) skriver en kopia av din databasfil dit du pekar – en extern enhet, en synkroniserad mapp. Kopian krypteras med samma lösenfras som din aktiva databas och är ett komplett, fristående checkhäfte: den går att öppna på vilken dator som helst med den lösenfrasen. ”Återställ från fil...” ersätter din aktiva databas med en säkerhetskopia, efter att ha bekräftat att filens lösenfras öppnar den. GravesBook kopierar aldrig något någonstans på eget initiativ eller över ett nätverk; vart kopiorna tar vägen, och hur ofta, bestämmer du.

Interna säkerhetskopior (Inställningar → Interna säkerhetskopior → ”Säkerhetskopiera nu”) är den smidiga sorten för dagligt bruk: ett klick, ingen fråga om lösenfras, en daterad .gbbak-fil i den mapp som visas på fliken. Före den första anger du en återställningslösenfras – en andra lösenfras, skild från databasens, med de styrkekrav som visas på skärmen. På den här datorn öppnas säkerhetskopiorna utan att du märker något; på alla andra datorer (eller efter en ominstallation av Windows) är återställningslösenfrasen det enda som öppnar dem, och GravesBook kan inte återskapa den heller. ”Återställ markerad säkerhetskopia” lägger tillbaka den valda kopian; starta om GravesBook efteråt.

Det finns ingen lösenordsåterställning för någon av lösenfraserna. Om du förlorar databasens lösenfras är den databasen borta, med eller utan säkerhetskopia. Det är inget fel som ska rapporteras – det är hela poängen med att kryptera filen över huvud taget.

13. Flytta GravesBook till en annan dator

Allt GravesBook vet finns i en enda fil, och den filen är krypterad med din lösenfras, så att flytta är att kopiera. Förvara följande i din lösenordshanterare:

• Databasens lösenfras. Krävs alltid. Det är den som låser upp filen.
• Återställningslösenfrasen för interna säkerhetskopior – bara om du använder Interna säkerhetskopior. Den är det enda som kan öppna de säkerhetskopiorna på en annan dator än den som skapade dem.

Det enkla sättet (rekommenderas): skapa en flyttbar säkerhetskopia på en enhet eller i en synkroniserad mapp. På den nya datorn installerar du GravesBook, klickar på ”Välj...” på upplåsningsskärmen, väljer filen och anger databasens lösenfras. Klart – kopian är ditt fullständiga checkhäfte. (Att kopiera själva gravesbook.db från %LocalAppData%\GravesBook fungerar på exakt samma sätt.)

Med en intern säkerhetskopia i stället: kopiera hela mappen Backups som visas på fliken Interna säkerhetskopior – den måste innehålla bmk.wrap tillsammans med .gbbak-filerna – till samma plats på den nya datorn. Under Inställningar → Interna säkerhetskopior markerar du säkerhetskopian, anger din återställningslösenfras och återställer. GravesBook knyter då om säkerhetskopiornas valv till den nya datorn, så senare säkerhetskopior där behöver ingen lösenfras igen. Starta sedan om och lås upp med databasens lösenfras.

14. Om något går fel

Varje ändring sparas i samma ögonblick som du gör den, så ett fel kan inte göra att du förlorar arbete som du redan har matat in. Om GravesBook stöter på ett oväntat problem visas felet och programmet fortsätter att köra, och de tekniska detaljerna skrivs till last-error.txt i mappen GravesBook under %LocalAppData% på den här datorn – ingen annanstans. Det är den filen du ska skicka till supporten (support@gravesware.com) om du rapporterar ett problem. Den innehåller felet och var i programmet det inträffade; den innehåller aldrig din lösenfras eller dina ekonomiska uppgifter.

15. Språk och översättningar

GravesBook visar sina skärmar på 55 språk. Om du inte väljer ett under Inställningar → Allmänt → Språk följer programmet visningsspråket i Windows. Ett nytt val börjar gälla nästa gång GravesBook startas. På arabiska, persiska, urdu, sindhi och uiguriska läses hela fönstret från höger till vänster, så som de språken skrivs, och det gäller även utskrifter.

Belopp och datum skrivs så som ditt språk skriver dem: språket du har valt, eller det regionala formatet i Windows när GravesBook följer Windows. Siffrorna är alltid 0 till 9.

Översättningarna har gjorts med omsorg, men alla har ännu inte lästs av någon med språket som modersmål. Förslag på ändringar i översättningarna är välkomna. Om ett ord är fel, klumpigt eller avklippt, mejla support@gravesware.com och berätta vilket språk det gäller, var du såg det (skärmens namn eller en skärmbild) och vad det borde stå.