1. শুরু করা

প্রথমবার GravesBook চালু করলে আপনাকে একটি পাসফ্রেজ এবং ডেটাবেস ফাইলের অবস্থান বেছে নিতে বলা হবে। পাসফ্রেজটি নিরাপদ কোথাও লিখে রাখুন, যেমন কোনো পাসওয়ার্ড ম্যানেজারে। হারানো পাসফ্রেজ GravesBook পুনরুদ্ধার করতে পারে না — কোনো ব্যাকডোর নেই, আর পাসফ্রেজ ভুলে গেলে ওই ফাইলের তথ্য স্থায়ীভাবে অপাঠ্য হয়ে যায়। এটি ইচ্ছাকৃত: এ কারণেই এনক্রিপশনটি আসল।

পরে যতবার চালু করবেন, তথ্য আনলক করতে ওই একই পাসফ্রেজ চাওয়া হবে। আনলক স্ক্রিনের “বেছে নিন...” বোতাম দিয়ে অন্য একটি ডেটাবেস ফাইল খোলা যায় — যেমন অন্য কম্পিউটার থেকে আনা কোনো কপি (নিচে GravesBook অন্য কম্পিউটারে সরানো দেখুন)।

GravesBook আপনার উইন্ডোর আকার, রেজিস্টারের কলামের প্রস্থ এবং রেজিস্টার কীভাবে সাজানো আছে তা পরের বার চালু করার জন্য মনে রাখে।

2. অ্যাকাউন্টসমূহ

বাঁ দিকের সাইডবারে আপনার যোগ করা প্রতিটি অ্যাকাউন্ট থাকে — চলতি হিসাব, সঞ্চয়ী হিসাব, ক্রেডিট কার্ড, নগদ, ঋণ বা অন্য যেকোনো কিছু — সঙ্গে তার বর্তমান ব্যালেন্স এবং সব খোলা অ্যাকাউন্টের মোট ব্যালেন্স। নতুন অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে “+ অ্যাকাউন্ট যোগ করুন”-এ ক্লিক করুন: একটি নাম, একটি ধরন, প্রারম্ভিক ব্যালেন্স এবং যে তারিখে সেই ব্যালেন্স সঠিক ছিল তা দিন। প্রারম্ভিক ব্যালেন্সের পরের সবকিছু আপনার লেখা লেনদেন থেকে তৈরি হয়।

কোনো অ্যাকাউন্ট বন্ধ করেছেন? সেটি মুছে না ফেলে সম্পাদনার সময় “বন্ধ” টিক দিন, তাহলে তার ইতিহাস অক্ষত থাকবে। কিছু খুঁজে দেখার দরকার হলে সাইডবারের “বন্ধ অ্যাকাউন্ট দেখান” চেকবক্স দিয়ে বন্ধ অ্যাকাউন্টগুলো আবার সামনে আনা যায়। শুরুতে কোন অ্যাকাউন্ট খুলবে, তা সেটিংস থেকে ঠিক করা যায়।

3. রেজিস্টার

কোনো অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করলে তার রেজিস্টার খোলে। কলামগুলো ব্যাংক বিবরণীর মতো সাজানো: তারিখ, চেক নং, প্রাপক, বিভাগ, মেমো, তিনটি ছোট নির্দেশক কলাম (নির্ধ., আমদানি, নিষ্প. — নিচে দেখুন), তারপর ডেবিট (বেরিয়ে যাওয়া টাকা, ঋণাত্মক দেখানো হয়), ক্রেডিট (আসা টাকা) এবং ব্যালেন্স, অর্থাৎ ওই সারির পরের চলতি ব্যালেন্স। ব্যালেন্স আপনি কখনো সরাসরি সম্পাদনা করেন না — এটি সবসময় প্রারম্ভিক ব্যালেন্সের সঙ্গে তারিখের ক্রমে আগের প্রতিটি লেনদেন যোগ করে বের করা হয়।

রেজিস্টার খোলে নতুনতমটি সবার আগে রেখে। কোনো কলামের শিরোনামে ক্লিক করলে সেই কলাম অনুযায়ী সাজানো হয়; আবার ক্লিক করলে ক্রম উল্টে যায়। পরের বার GravesBook খুললে আপনার পছন্দ মনে রাখা থাকে। তারিখ অনুযায়ী যেদিকেই সাজানো হোক, একই দিনের লেনদেনগুলো আপনি যে ক্রমে লিখেছিলেন সেই ক্রমেই থাকে, তাই ব্যালেন্স কলাম ওপর থেকে নিচে সবসময় ঠিকভাবে পড়া যায়।

• “+ লেনদেন” বোতাম দিয়ে লেনদেন যোগ করুন: তারিখ, প্রাপক, ঐচ্ছিক চেক নম্বর, পরিশোধের (বেরিয়ে যাওয়া টাকা) বা জমার (আসা টাকা) পরিমাণ, একটি বিভাগ এবং ঐচ্ছিক মেমো। প্রাপকের নাম টাইপ করার সময় GravesBook আগে ব্যবহার করা নামগুলো প্রস্তাব করে এবং ওই প্রাপকের সঙ্গে শেষবার যে বিভাগ ব্যবহার করেছিলেন তা বসিয়ে দেয়; আপনি তা বদলাতে পারেন।
• কোনো লেনদেনের সারিতে ডাবল-ক্লিক করে সেটি সম্পাদনা করুন, অথবা সেটি নির্বাচন করে সম্পাদনা-য় ক্লিক করুন।
• “একাধিক বিভাগে ভাগ করুন” টিক দিয়ে একাধিক বিভাগে লেনদেন ভাগ করুন — যত লাইন দরকার যোগ করুন। যে বিভাজনের যোগফল লেনদেনের মোট পরিমাণের সঙ্গে হুবহু মেলে না, GravesBook তা সংরক্ষণ করতে দেবে না; “বরাদ্দের জন্য অবশিষ্ট” লাইনটি বলে দেয় কতটা গরমিল আছে।
• আপনার নিজের দুটি অ্যাকাউন্টের মধ্যে স্থানান্তর-এর জন্য সাধারণ লেনদেনের বদলে “স্থানান্তর” বোতাম ব্যবহার করুন। এতে প্রতিটি অ্যাকাউন্টে একটি করে সংযুক্ত এন্ট্রি তৈরি হয়, তাই স্থানান্তর কখনো আপনার প্রতিবেদনে আয় বা ব্যয় হিসেবে দেখা যায় না।
• চেক নম্বরটি ক্রমের মধ্যে রাখতে চাইলে লেনদেনটি মুছে না ফেলে (গ্রিডের ওপরের বোতাম থেকে) বাতিল করুন — বাতিল করলে পরিমাণ শূন্য হয়ে যায় এবং লেনদেনটি চিহ্নিত হয়, কিন্তু সারিটি সরে না।
• গ্রিডের ওপরের সার্চ বক্স ব্যবহার করে প্রাপক, মেমো বা চেক নম্বর দিয়ে রেজিস্টারে খুঁজুন।
• আমদানি... স্প্রেডশিট থেকে লেনদেন নিয়ে আসে — Excel থেকে আমদানি দেখুন।

তিনটি নির্দেশক কলাম: নির্ধ. এমন লেনদেন চিহ্নিত করে যা কোনো সময়সূচি আপনার হয়ে পোস্ট করেছে (নির্ধারিত লেনদেন দেখুন); আমদানি চিহ্নিত করে স্প্রেডশিট আমদানি থেকে আসা লেনদেন; নিষ্প. দেখায় নিষ্পত্তির অবস্থা — ফাঁকা, নিষ্পন্ন হলে নি, অথবা মিলকৃত হলে মি। বিবরণী আসার আগেই ব্যাংকের ওয়েবসাইটে লেনদেনটি দেখতে পেলে তার সম্পাদনা ডায়ালগে আপনি নিজেই সেটিকে নিষ্পন্ন করে দিতে পারেন; মিলকরণ স্ক্রিন সেখান থেকেই কাজ এগিয়ে রাখে।

মিলকৃত লেনদেন আংশিকভাবে লক থাকে

কোনো লেনদেন একটি সম্পন্ন মিলকরণের মধ্য দিয়ে গেলে (অবস্থা মি), ব্যাংক যে ঘরগুলো আগেই নিশ্চিত করেছে — তারিখ, পরিমাণ, অ্যাকাউন্ট এবং নিষ্পত্তির অবস্থা — সেগুলো আর বদলানো যায় না, আর লেনদেনটি বাতিল করা বা মুছে ফেলাও যায় না। যে ঘরগুলো আপনার নিজের হিসাব রাখার অংশ — বিভাগ, বিভাজন, মেমো, প্রাপক ও চেক নম্বর — সেগুলো সম্পাদনাযোগ্য থাকে, তাই ভুল বিভাগে ফেলা কোনো কেনাকাটা কয়েক মাস পরেও ঠিক করা যায়। কোনটি কোন ধরনের, তা সম্পাদনা ডায়ালগে বলা থাকে।

মিলকৃত কোনো লেনদেনের তারিখ বা পরিমাণ সত্যিই ভুল হলে সবচেয়ে পরিচ্ছন্ন সমাধান হলো পার্থক্যটুকুর জন্য একটি সংশোধনী লেনদেন, হিসাবরক্ষক যেভাবে করতেন; সেটি পরের বিবরণীতে নিষ্পন্ন হয় আর পুরোনো বিবরণীও মিলে থাকে। মূল লেনদেনটি বদলাতেই হলে মিলকরণ স্ক্রিনের নিচের ইতিহাস থেকে ওই বিবরণীটি খুলুন, লেনদেনটি নির্বাচন করুন এবং “নির্বাচিতটির মিলকরণ বাতিল”-এ ক্লিক করুন। সেটি নিষ্পন্ন অবস্থায় ফিরে যায় এবং লক খুলে যায়। মনে রাখবেন, বিবরণীর নথিভুক্ত ব্যালেন্স বদলায় না — এরপর পরিমাণ বদলালে ওই বিবরণী আর ব্যাংকের সঙ্গে মিলবে না, আর পার্থক্যটি আপনার পরের মিলকরণে দেখা দেবে।

4. বিভাগসমূহ

প্রতিটি লেনদেন (বা বিভাজনের লাইন) একটি বিভাগ দিয়ে শ্রেণিবদ্ধ হয় — আয়, ব্যয় বা স্থানান্তর। প্রথমবার ডেটাবেস তৈরির সময় GravesBook দৈনন্দিন বিভাগের একটি প্রাথমিক সেট বসিয়ে দেয় (আবাসন, খাবার, পরিবহন ইত্যাদি, প্রতিটির সঙ্গে কয়েকটি উপ-বিভাগ), আর সেটিংস → বিভাগসমূহ থেকে আপনি নিজের বিভাগ যোগ করতে ও মুছতে পারেন।

যে বিভাগ এখনো ব্যবহারে আছে — কোনো লেনদেন, বিভাজন বা নির্ধারিত লেনদেনে — তা মোছা যায় না; কোথায় সেটি ব্যবহৃত হচ্ছে GravesBook তা জানিয়ে দেয়, যাতে আগে সেগুলোর বিভাগ বদলে নিতে পারেন। উপ-বিভাগ আছে এমন বিভাগ মুছলে উপ-বিভাগগুলো মুছে যায় না, এক ধাপ ওপরের বিভাগের অধীনে চলে যায়। প্রাপকটি কী ধরনের তা GravesBook বুঝতে না পারলে আমদানি করা লেনদেন অন্যান্য বিভাগে যায়; বিভাগটি না থাকলে আপনার জন্য তৈরি করে দেওয়া হয়।

5. ব্যাংক বিবরণীর সঙ্গে মিলকরণ

এই একটি জায়গায় GravesBook আপনাকে একটু সতর্ক থাকতে বলে, কারণ এখানে আপনার হিসাব ব্যাংকের হিসাবের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা হয়। একই টাকার দুটি নথি — আপনার রেজিস্টার আর ব্যাংকের বিবরণী — কোনো নির্দিষ্ট দিনে প্রায় কখনোই পুরোপুরি মেলে না, আর তার কারণ দুটি:

• সময়ের ব্যবধান। আপনার লেখা কোনো চেক এখনো ভাঙানো হয়নি, অথবা কোনো জমা এখনো বিবরণীতে ওঠেনি। এগুলো নিজে থেকেই মিটে যায় — এগুলোতে টিক না দিয়ে রেখে দেওয়া ছাড়া আপনার আর কিছু করার নেই।
• যা ব্যাংক আপনার আগে জেনেছে। সার্ভিস ফি, অর্জিত সুদ, স্বয়ংক্রিয় পরিশোধ, অপর্যাপ্ত তহবিলের (NSF) চার্জ। এগুলো বাস্তব ঘটনা, যা আপনার রেজিস্টারে নেই; এগুলোর জন্য দরকার একটি নতুন লেনদেন — গোঁজামিল নয়।

কোনো অ্যাকাউন্টের মিলকরণ করতে:

1. ওই অ্যাকাউন্টের মিলকরণ স্ক্রিন খুলুন। বিবরণীর তারিখ আগে থেকেই পূরণ করা থাকে — আপনার সর্বশেষ সম্পন্ন মিলকরণের পরের মাসের শেষ দিন; আপনার ব্যাংকের চক্র অন্য রকম হলে তা বদলে নিন। বিবরণীর সমাপনী ব্যালেন্স লিখুন — GravesBook $0.00 দিয়ে শুরু করবে না, কারণ কোনো বিবরণীতে কখনো তা লেখা থাকে না।
2. মিলকরণ শুরু করুন-এ ক্লিক করুন। যে লেনদেনগুলো আপনি আগেই নিষ্পন্ন করে রেখেছিলেন, সেগুলোতে আপনার হয়ে টিক দেওয়া থাকে। বিবরণীতে আসলেই যা যা আছে, বাকি সেগুলোতেও টিক দিন। কলামগুলো রেজিস্টারের মতোই — ডেবিট, ক্রেডিট এবং চলতি ব্যালেন্স — তাই বিবরণী আর স্ক্রিন পাশাপাশি রেখে ওপর থেকে নিচে মিলিয়ে যেতে পারেন। টিক না দেওয়া লেনদেনগুলো (যে চেক এখনো ভাঙানো হয়নি, যে জমা এখনো পথে) যেমন আছে তেমনই থাকে; সেগুলো ভবিষ্যতের কোনো বিবরণীতে নিষ্পন্ন হবে।
3. বিবরণীতে এমন কিছু থাকলে যা এখনো আপনার রেজিস্টারে নেই — ফি, সুদ, স্বয়ংক্রিয় পরিশোধ — মিলকরণ স্ক্রিন থেকেই “+ ফি / সুদ / অন্যান্য যোগ করুন” দিয়ে সেটি একটি প্রকৃত লেনদেন হিসেবে লিখুন। এক ধাপেই সেটি যোগ হয় এবং তাতে টিক পড়ে।
4. টিক দিতে থাকলে “নিষ্পন্ন ব্যালেন্স” ও “পার্থক্য” সংখ্যা দুটি সঙ্গে সঙ্গে হালনাগাদ হতে দেখবেন। পার্থক্য শূন্যে পৌঁছালে “মিলকরণ শেষ করুন” চালু হয়।
5. শেষ করলে টিক দেওয়া প্রতিটি লেনদেন মিলকৃত বলে চিহ্নিত হয় (রেজিস্টারে মি) এবং বিবরণীটি স্ক্রিনের নিচে অ্যাকাউন্টের মিলকরণের ইতিহাসে নথিভুক্ত হয়। সেখানে আগের কোনো বিবরণীতে ক্লিক করলে দেখা যায় ঠিক কোন লেনদেনগুলো তাতে ছিল — আর নিতান্ত দরকার হলে সেগুলোর কোনোটির মিলকরণ বাতিলও করা যায় (ওপরে মিলকৃত লেনদেন আংশিকভাবে লক থাকে দেখুন)।

এক বসায় শেষ করতে হবে এমন নয়। মিলকরণ খোলা রেখে GravesBook বন্ধ করলে, ফিরে এসে আপনার টিকচিহ্নগুলো ঠিক যেখানে রেখে গিয়েছিলেন সেখানেই পাবেন। ভুল বিবরণী ধরে শুরু করে থাকলে — ভুল মাস, ভুল সমাপনী ব্যালেন্স — মিলকরণ বাতিল করুন শুধু সেই চেষ্টাটুকুই ফেলে দেয়; আপনি যা নিষ্পন্ন করে রেখেছিলেন তার কিছুই ছোঁয়া হয় না, এবং আপনি আবার শুরু করতে পারেন।

যে মিলকরণ একেবারে শেষ সেন্ট পর্যন্ত মেলে না, GravesBook তা শেষ করতে দেবে না। শূন্যে আনতে না পারলে খুঁজে দেখুন কোনো লেনদেন বাদ পড়েছে কি না বা কোনোটি ভুল পরিমাণে লেখা হয়েছে কি না; সংখ্যা মেলানোর জন্য জোর করে কিছুতে টিক দেবেন না — তাতে ভুলটি কেবল আপনার মিলকৃত ইতিহাসে সরে যাবে, যেখানে পরে তা খুঁজে পাওয়া আরও কঠিন। একটি সাধারণ কারণ: আগের মাসের শেষ দিনগুলোর এমন লেনদেন, যা ব্যাংক এই বিবরণীতে পোস্ট করেছে। সেগুলোতে এখানেই টিক দিন; আপনি যে তারিখেই লিখে থাকুন, সেগুলো এই বিবরণীরই।

6. নির্ধারিত লেনদেন

যা কিছু বারবার ঘটে — বাড়িভাড়া, গাড়ির কিস্তি, বেতন, সাবস্ক্রিপশন — তা নির্ধারিত স্ক্রিনে “+ নতুন সময়সূচি” দিয়ে একবার ঠিক করে নিন: অ্যাকাউন্ট, প্রাপক, পরিমাণ (বা বিভাজন), বিভাগ, মেমো এবং কত ঘন ঘন: প্রতিদিন, প্রতি সপ্তাহে, প্রতি দুই সপ্তাহে, প্রতি মাসে, মাসে দুবার দুটি নির্দিষ্ট দিনে, প্রতি তিন মাসে, প্রতি বছর, অথবা প্রতি N দিন/সপ্তাহ/মাসে। সময়সূচি অনির্দিষ্টকাল চলতে পারে, কোনো তারিখ পর্যন্ত চলতে পারে, অথবা নির্দিষ্ট সংখ্যক বার। 29, 30 বা 31 তারিখে বাঁধা সময়সূচি ছোট মাসগুলোতে বাদ না পড়ে মাসের শেষ দিনে পড়ে।

GravesBook যতবার চালু হয় (অথবা আপনি এখনই পরীক্ষা করুন-এ ক্লিক করলে), শেষ পরীক্ষার পর থেকে যতগুলো কিস্তির সময় হয়েছে তার প্রতিটি রেজিস্টারে প্রকৃত লেনদেন হিসেবে পোস্ট করে, নির্ধ. কলামে চিহ্ন দিয়ে। অ্যাপটি তিন সপ্তাহ বন্ধ রাখলে ঠিক সেই তিন সপ্তাহে যেগুলো পড়েছিল সেগুলোই পাবেন — কখনো ডুপ্লিকেট নয়, কখনো কোনোটি বাদ নয়। পোস্ট হওয়ার পর থেকে এগুলো সাধারণ লেনদেন: অন্য যেকোনোটির মতো সম্পাদনা করুন, মিলকরণ করুন, বাতিল করুন।

বিরতি / পুনরায় চালু কোনো সময়সূচি মুছে না ফেলে তার পোস্ট করা থামায়। সময়সূচি সম্পাদনা করলে এখন থেকে সেটি যা পোস্ট করবে তা বদলায়; আগে পোস্ট করা লেনদেনগুলো যেমন আছে তেমনই থাকে। কেবল একটি কিস্তি বদলাতে — ধরুন এ মাসের বিদ্যুৎ বিল বেশি এসেছে — সময়সূচি নয়, রেজিস্টারে ওই লেনদেনটি সম্পাদনা করুন।

7. ক্যালেন্ডার

ক্যালেন্ডার আপনার টাকা তারিখ ধরে দেখায়, সব অ্যাকাউন্ট মিলিয়ে বা আপনার বেছে নেওয়া একটির জন্য: রেজিস্টারের প্রকৃত লেনদেন ভরাট চিহ্নে, আর সক্রিয় সময়সূচিগুলোর আসন্ন কিস্তি ফাঁপা চিহ্নে — যাতে পোস্ট হওয়ার আগেই দেখতে পান কী আসছে। দিন (একটি তারিখের পূর্ণ বিবরণ), সপ্তাহ (প্রাপক ও পরিমাণসহ সাতটি কলাম), মাস (প্রতি দিনের সংখ্যা ও মোট) এবং বছর (বারোটি ছোট মাস, প্রতিটির মোটসহ; ভেতরে যেতে কোনো দিন বা মাসে ক্লিক করুন) — এগুলোর মধ্যে বদল করুন। আজ আপনাকে ফিরিয়ে আনে। দিনের ঘরের “+” (এবং “+ পুনরাবৃত্ত”) ওই তারিখ থেকে একটি নতুন সময়সূচি শুরু করে।

8. Excel থেকে আমদানি

রেজিস্টারের আমদানি... একটি .xlsx ফাইল থেকে আপনার বেছে নেওয়া অ্যাকাউন্টে লেনদেন তোলে। প্রথম সারিটি অবশ্যই শিরোনাম সারি হতে হবে, যাতে Date (তারিখ), Amount (পরিমাণ) এবং Payee (প্রাপক) (অথবা Label) থাকে — যেকোনো ক্রমে, বড় বা ছোট হাতের যেকোনো অক্ষরে; অন্য কলাম উপেক্ষা করা হয়। তারিখ Excel-এর প্রকৃত তারিখ হতে পারে, অথবা প্রচলিত ফরম্যাটের টেক্সট; পরিমাণে মুদ্রার চিহ্ন ও হাজারের বিভাজক থাকতে পারে, আর বন্ধনীর ভেতরের মান ঋণাত্মক ধরা হয়।

GravesBook প্রতিটি সারির বিভাগ ঠিক করে আপনার নিজের ইতিহাস থেকে: ওই প্রাপক রেজিস্টারে আগে থেকে থাকলে, তার সঙ্গে আপনি যে বিভাগ সবচেয়ে বেশিবার ব্যবহার করেছেন সেটিই বসে। প্রাপক নতুন হলে, অথবা আপনার ইতিহাস দুটি বিভাগের মধ্যে সমান ভাগে বিভক্ত হলে, সারিটি অন্যান্য-এ যায় এবং পর্যালোচনার জন্য চিহ্নিত হয়, যাতে আপনি হাতে ঠিক করে নিতে পারেন। স্প্রেডশিটের নিজস্ব বিভাগ কলাম থাকলেও তা কখনো ব্যবহার করা হয় না।

যে সারির তারিখ, প্রাপক ও পরিমাণ ওই অ্যাকাউন্টে আগে থেকে থাকা কোনো লেনদেনের সঙ্গে হুবহু মেলে, সেটি ডুপ্লিকেট বলে বাদ দেওয়া হয়; তাই একই ফাইল দুবার আমদানি করলে কোনো ক্ষতি হয় না। (একই তারিখ, প্রাপক ও পরিমাণের দুটি সত্যিই আলাদা লেনদেনও এই নিয়মে ধরা পড়বে — এটি মেনে নেওয়া একটি আপস।) যে সারি পড়া যায় না সেটি বাদ দেওয়া হয় এবং সারির নম্বরসহ তালিকায় দেখানো হয়; ফাইলের বাকি অংশ তাতে কখনো থেমে যায় না। পরে সারসংক্ষেপ জানায় কতগুলো সারি আমদানি হয়েছে, কতগুলোর পর্যালোচনা দরকার, কতগুলো ডুপ্লিকেট বলে বাদ পড়েছে এবং কোনগুলো পড়া যায়নি। পূর্বাবস্থায় ফেরান ওই আমদানি যা যা তৈরি করেছিল সব সরিয়ে দেয় — যদি এর মধ্যে তার কোনোটির মিলকরণ না হয়ে থাকে।

9. প্রতিবেদন

প্রতিবেদন স্ক্রিনে চারটি ভিউ আছে; প্রতিটি অ্যাকাউন্ট ও তারিখের পরিসর অনুযায়ী ফিল্টার করা যায়, চার্টের পাশে একটি টেবিলে মূল সংখ্যাগুলো দেখানো হয়, আর প্রতিটির জন্য একটি “CSV রপ্তানি করুন” বোতাম থাকে:

• বিভাগ অনুযায়ী খরচ — আপনার ব্যয়ের একটি পাই চার্ট, শীর্ষ স্তরের বিভাগে একত্র করে।
• আয় বনাম ব্যয় — মাস অনুযায়ী একটি বার চার্ট (স্থানান্তর কখনো এর কোনোটিতেই গোনা হয় না)।
• নিট সম্পদ — আপনার নির্বাচিত অ্যাকাউন্টগুলোর সম্মিলিত ব্যালেন্সের সময় ধরে একটি লাইন চার্ট।
• বিভাগের প্রবণতা — একটি বিভাগের খরচ মাস থেকে মাসে কীভাবে বদলেছে।

রপ্তানি করা CSV ফাইল সাধারণ টেক্সট, এনক্রিপ্ট করা নয় — কোথায় সংরক্ষণ করবেন তা ঠিক করার সময় এটি মনে রাখুন।

10. রপ্তানি ও ছাপা

রেজিস্টারের CSV রপ্তানি করুন দেখানো লেনদেনগুলো একটি CSV ফাইলে সংরক্ষণ করে, যা Excel বা অন্য যেকোনো স্প্রেডশিটে খোলা যায়। সার্চ বক্সে কিছু টাইপ করা থাকলে কেবল মিলে যাওয়া লেনদেনগুলোই রপ্তানি হয়। রেজিস্টার যে কলাম অনুযায়ীই সাজানো থাকুক, সারিগুলো লেখা হয় তারিখের ক্রমে (যে ক্রমে চলতি ব্যালেন্স হিসাব করা হয়)। কলামগুলো হলো তারিখ, চেক নং, প্রাপক, বিভাগ, মেমো, নিষ্পন্ন, ডেবিট, ক্রেডিট ও ব্যালেন্স। তারিখ লেখা হয় বছর-মাস-দিন হিসেবে (2026-09-26) আর পরিমাণ লেখা হয় হাজারের বিভাজক ছাড়া সাধারণ সংখ্যা হিসেবে। ফাইলে আপনার Windows-এর অঞ্চল সেটিংসের তালিকা বিভাজক ও দশমিক চিহ্ন ব্যবহার হয় — Excel ফাইলটি খুলতে এগুলোই ব্যবহার করে — তাই আপনি যেখানেই থাকুন, ফাইলে ডাবল-ক্লিক করলে তা কলামে ভাগ হয়ে খোলে: যুক্তরাষ্ট্রে এটি কমা দিয়ে আলাদা করা, সংখ্যা 1234.56; জার্মানিতে সেমিকোলন দিয়ে আলাদা করা, সংখ্যা 1234,56। প্রতিবেদন স্ক্রিনের CSV ফাইলগুলোও একইভাবে কাজ করে।

রেজিস্টারের ছাপুন... সেটিকে সীমারেখাসহ টেবিল হিসেবে ছাপে, ছাপানো স্প্রেডশিটের মতো। প্রথমে আপনি বেছে নেন:

• থেকে ও পর্যন্ত — যে তারিখগুলো ছাপা হবে। শুরুতে এগুলো রেজিস্টারে যা দেখানো হচ্ছে তার সবটুকু জুড়ে থাকে, আর সার্চ বক্স তখনো প্রযোজ্য থাকে।
• অভিমুখ — শুরুতে আড়াআড়ি, কারণ রেজিস্টারে নয়টি কলাম আছে।
• সারির ছায়া ছাপুন — শুরুতে বন্ধ। বন্ধ থাকলে সাদার ওপর কালো লেখা ছাপা হয়, শুধু ঘরের সীমারেখাসহ, তাতে কালি বাঁচে; ঋণাত্মক পরিমাণে তখনো বিয়োগ চিহ্ন থাকে এবং সেগুলো ডেবিট কলামে বসে, তাই কোনো কিছুই রঙের ওপর নির্ভর করে না। চালু করলে স্ক্রিনের মতো একই একান্তর সারির ছায়া যোগ হয়।

এরপর পূর্বরূপ... প্রতিটি পৃষ্ঠা ঠিক যেভাবে ছাপা হবে সেভাবে দেখায়, যাতে কাগজ খরচ করার আগে দেখে নিতে পারেন। পূর্বরূপের ছাপুন... Windows-এর প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে, যেখানে আপনি প্রিন্টার ও কপির সংখ্যা বেছে নেন। প্রতিটি পৃষ্ঠার শীর্ষে থাকে অ্যাকাউন্টের নাম, ছাপানো তারিখের পরিসর এবং ছাপার তারিখ; কলামের শিরোনাম প্রতিটি পৃষ্ঠার ওপরে আবার আসে; লম্বা লেখা কেটে না গিয়ে ঘরের ভেতরে পরের লাইনে যায়; কোনো লেনদেন কখনো দুই পৃষ্ঠায় ভাগ হয় না; আর প্রতিটি পৃষ্ঠায় “পৃষ্ঠা 1 / 3” আকারে নম্বর থাকে।

প্রতিবেদন স্ক্রিনের প্রতিটি প্রতিবেদনের CSV রপ্তানি করুন বোতামের পাশে একটি ছাপুন... বোতাম আছে। ছাপানো প্রতিবেদনে থাকে প্রতিবেদনের নাম, তার তারিখ (এবং বিভাগের প্রবণতার ক্ষেত্রে তার বিভাগ), চার্ট, তারপর একই সীমারেখাসহ ধাঁচে প্রতিবেদনের টেবিল। এর বিকল্পগুলো হলো অভিমুখ (শুরুতে লম্বালম্বি), রঙিন ছাপুন (শুরুতে বন্ধ: টেবিলে ছায়া থাকে না এবং চার্ট ধূসরের নানা মাত্রায় ছাপা হয়) এবং চার্ট অন্তর্ভুক্ত করুন (শুরুতে চালু)। টেবিলে প্রতিটি সংখ্যাই থাকে, তাই কালি বাঁচাতে চার্ট বাদ দিলে কিছুই হারায় না।

GravesBook বন্ধ না করা পর্যন্ত এই পছন্দগুলো মনে রাখে। রপ্তানি করা CSV ফাইলের মতোই ছাপানো পৃষ্ঠাও GravesBook-এর এনক্রিপশনের বাইরে: ব্যাংক বিবরণী যেভাবে সামলে রাখেন, এগুলোও সেভাবে রাখুন।

11. সেটিংস

• সাধারণ: শুরুতে কোন অ্যাকাউন্ট খুলবে, বন্ধ অ্যাকাউন্ট ডিফল্টভাবে দেখানো হবে কি না, কিছু মোছার আগে GravesBook নিশ্চিতকরণ চাইবে কি না, এবং প্রদর্শনের জন্য মুদ্রার কোড ও দশমিক ঘরের সংখ্যা।
• বিভাগসমূহ: বিভাগ যোগ করুন ও মুছুন (ব্যবহারে থাকা বিভাগের নিয়মের জন্য বিভাগসমূহ দেখুন)।
• পাসফ্রেজ ও ব্যাকআপ: ডেটাবেসের পাসফ্রেজ পরিবর্তন করুন; ডেটাবেসের একটি পোর্টেবল ব্যাকআপ কপি তৈরি করুন বা তা থেকে পুনরুদ্ধার করুন।
• অভ্যন্তরীণ ব্যাকআপ: এক ক্লিকের ব্যাকআপ, যা GravesBook-এর নিজের পরিচালিত একটি ফোল্ডারে রাখা হয় এবং একটি পুনরুদ্ধার পাসফ্রেজ দিয়ে সুরক্ষিত থাকে।

12. ব্যাকআপ

ব্যাকআপ দুই ধরনের, আর দুটি দুই রকম কাজের উপযোগী।

পোর্টেবল ব্যাকআপ (সেটিংস → পাসফ্রেজ ও ব্যাকআপ → “এখনই ব্যাকআপ নিন...”) আপনার ডেটাবেস ফাইলের একটি কপি আপনি যেখানে দেখিয়ে দেন সেখানে লেখে — কোনো এক্সটার্নাল ড্রাইভে, কোনো সিঙ্ক করা ফোল্ডারে। কপিটি আপনার চালু ডেটাবেসের একই পাসফ্রেজ দিয়ে এনক্রিপ্ট করা এবং এটি একটি সম্পূর্ণ, স্বতন্ত্র চেকবই: ওই পাসফ্রেজ দিয়ে যেকোনো কম্পিউটারে এটি খোলে। “ফাইল থেকে পুনরুদ্ধার করুন...” ব্যাকআপ ফাইলটি তার পাসফ্রেজ দিয়ে খোলে কি না তা নিশ্চিত করার পর আপনার চালু ডেটাবেসের জায়গায় সেটি বসায়। GravesBook কখনো নিজে থেকে বা নেটওয়ার্কের মাধ্যমে কোথাও কিছু কপি করে না; কপিগুলো কোথায় যাবে এবং কত ঘন ঘন, তা আপনার সিদ্ধান্ত।

অভ্যন্তরীণ ব্যাকআপ (সেটিংস → অভ্যন্তরীণ ব্যাকআপ → “এখনই ব্যাকআপ নিন”) প্রতিদিনের ব্যবহারের জন্য ঝামেলাহীন ধরন: এক ক্লিক, পাসফ্রেজ চাওয়া হয় না, ওই ট্যাবে দেখানো ফোল্ডারে তারিখযুক্ত একটি .gbbak ফাইল। প্রথম ব্যাকআপের আগে আপনি একটি পুনরুদ্ধার পাসফ্রেজ ঠিক করেন — ডেটাবেসের পাসফ্রেজ থেকে আলাদা, দ্বিতীয় একটি পাসফ্রেজ, যার শক্তির নিয়মগুলো স্ক্রিনে দেখানো থাকে। এই কম্পিউটারে ব্যাকআপগুলো কিছু না চেয়েই খোলে; অন্য যেকোনো কম্পিউটারে (অথবা Windows নতুন করে ইনস্টল করার পর) কেবল পুনরুদ্ধার পাসফ্রেজ দিয়েই সেগুলো খোলা যায়, আর GravesBook সেটিও পুনরুদ্ধার করতে পারে না। “নির্বাচিত ব্যাকআপ পুনরুদ্ধার করুন” বেছে নেওয়া ব্যাকআপটি আগের জায়গায় ফিরিয়ে বসায়; এরপর GravesBook আবার চালু করুন।

দুটি পাসফ্রেজের কোনোটির জন্যই পাসওয়ার্ড রিসেটের ব্যবস্থা নেই। ডেটাবেসের পাসফ্রেজ হারালে, ব্যাকআপ থাকুক বা না থাকুক, সেই ডেটাবেস আর ফিরে পাওয়া যাবে না। এটি জানানোর মতো কোনো ত্রুটি নয় — ফাইলটি এনক্রিপ্ট করার পুরো উদ্দেশ্যই এটি।

13. GravesBook অন্য কম্পিউটারে সরানো

GravesBook যা কিছু জানে সবই একটি ফাইলে থাকে, আর সেই ফাইল আপনার পাসফ্রেজ দিয়ে এনক্রিপ্ট করা; তাই সরানো মানে কপি করা। এগুলো আপনার পাসওয়ার্ড ম্যানেজারে রাখুন:

• আপনার ডেটাবেসের পাসফ্রেজ। সবসময় লাগে। এটি দিয়েই ফাইলটি আনলক হয়।
• আপনার অভ্যন্তরীণ ব্যাকআপের পুনরুদ্ধার পাসফ্রেজ — কেবল অভ্যন্তরীণ ব্যাকআপ ব্যবহার করলে। যে কম্পিউটারে ব্যাকআপগুলো তৈরি হয়েছে তা ছাড়া অন্য কম্পিউটারে সেগুলো খুলতে পারে একমাত্র এটিই।

সহজ উপায় (প্রস্তাবিত): কোনো ড্রাইভে বা সিঙ্ক করা ফোল্ডারে একটি পোর্টেবল ব্যাকআপ তৈরি করুন। নতুন কম্পিউটারে GravesBook ইনস্টল করুন, আনলক স্ক্রিনে “বেছে নিন...”-এ ক্লিক করুন, ওই ফাইলটি বেছে নিন এবং আপনার ডেটাবেসের পাসফ্রেজ দিন। হয়ে গেল — কপিটিই আপনার পূর্ণ চেকবই। (%LocalAppData%\GravesBook থেকে সরাসরি gravesbook.db কপি করলেও ঠিক একইভাবে কাজ হয়।)

এর বদলে অভ্যন্তরীণ ব্যাকআপ ব্যবহার করলে: অভ্যন্তরীণ ব্যাকআপ ট্যাবে দেখানো পুরো Backups ফোল্ডারটি — .gbbak ফাইলগুলোর সঙ্গে bmk.wrap অবশ্যই থাকতে হবে — নতুন কম্পিউটারে একই জায়গায় কপি করুন। সেটিংস → অভ্যন্তরীণ ব্যাকআপ-এ ব্যাকআপটি নির্বাচন করুন, পুনরুদ্ধার পাসফ্রেজ দিন এবং পুনরুদ্ধার করুন। সেই মুহূর্তে GravesBook ব্যাকআপ ভল্টের কী নতুন কম্পিউটারের সঙ্গে নতুন করে বেঁধে দেয়, তাই পরে সেখানে ব্যাকআপ নিতে আর পাসফ্রেজ লাগে না। এরপর আবার চালু করুন এবং ডেটাবেসের পাসফ্রেজ দিয়ে আনলক করুন।

14. কিছু ভুল হলে

প্রতিটি পরিবর্তন করার মুহূর্তেই সংরক্ষিত হয়, তাই কোনো ত্রুটিতে আপনার আগে লেখা কাজ হারায় না। GravesBook অপ্রত্যাশিত কোনো সমস্যায় পড়লে ত্রুটিটি আপনাকে দেখায় ও চলতে থাকে, আর কারিগরি বিবরণ এই কম্পিউটারে %LocalAppData%-এর অধীনে GravesBook ফোল্ডারের last-error.txt ফাইলে লেখে — অন্য কোথাও নয়। সমস্যা জানাতে চাইলে সহায়তায় (support@gravesware.com) ওই ফাইলটিই পাঠাতে হবে। এতে থাকে ত্রুটিটি এবং প্রোগ্রামের কোথায় তা ঘটেছে; আপনার পাসফ্রেজ বা আর্থিক তথ্য এতে কখনো থাকে না।

15. ভাষা ও অনুবাদ

GravesBook তার স্ক্রিনগুলো 55টি ভাষায় দেখায়। সেটিংস → সাধারণ → ভাষা থেকে আপনি কোনো ভাষা বেছে না নিলে এটি আপনার Windows-এর প্রদর্শনের ভাষা অনুসরণ করে। নতুন পছন্দ GravesBook পরের বার চালু হওয়ার সময় কার্যকর হয়। আরবি, ফারসি, উর্দু, সিন্ধি ও উইঘুরে পুরো উইন্ডো ডান থেকে বাঁয়ে পড়া হয়, যেভাবে ওই ভাষাগুলো লেখা হয়; ছাপানো পাতাও তা-ই।

পরিমাণ ও তারিখ সেভাবেই লেখা হয়, যেভাবে আপনার ভাষায় লেখা হয়: আপনার বেছে নেওয়া ভাষা অনুযায়ী, অথবা GravesBook যখন Windows অনুসরণ করে তখন আপনার Windows-এর আঞ্চলিক ফরম্যাট অনুযায়ী। অঙ্ক সবসময় 0 থেকে 9।

অনুবাদগুলো যত্ন নিয়ে করা হয়েছে, তবে প্রতিটি এখনো কোনো মাতৃভাষী পড়ে দেখেননি। অনুবাদ বদলানোর পরামর্শ সাদরে গ্রহণ করা হয়! কোনো শব্দ ভুল, বেমানান বা কাটা পড়া মনে হলে support@gravesware.com ঠিকানায় ইমেল পাঠান এবং জানান কোন ভাষা, কোথায় দেখেছেন (স্ক্রিনের নাম, অথবা একটি স্ক্রিনশট) এবং সেখানে কী লেখা থাকা উচিত।