1. Primeros pasos

La primera vez que ejecute GravesBook, se le pedirá que elija una frase de contraseña y una ubicación para el archivo de base de datos. Anote su frase de contraseña en un lugar seguro, como un administrador de contraseñas. GravesBook no puede recuperar una frase de contraseña perdida: no hay puerta trasera y, si la olvida, los datos de ese archivo quedan ilegibles para siempre. Es deliberado: es lo que hace que el cifrado sea real.

En los inicios posteriores se le pedirá esa misma frase de contraseña para desbloquear sus datos. El botón «Elegir...» de la pantalla de desbloqueo le permite abrir otro archivo de base de datos; por ejemplo, una copia que haya traído de otro equipo (consulte Trasladar GravesBook a otro equipo más abajo).

GravesBook recuerda de un inicio a otro el tamaño de la ventana, el ancho de las columnas del registro y el orden del registro.

2. Cuentas

La barra lateral izquierda muestra todas las cuentas que ha agregado (corrientes, de ahorros, tarjetas de crédito, efectivo, préstamos o cualquier otra), cada una con su saldo actual, y un total acumulado de todas las cuentas abiertas. Haga clic en «+ Agregar cuenta» para crear una: indique un nombre, un tipo, un saldo inicial y la fecha en la que ese saldo era correcto. Todo lo posterior a ese saldo inicial se calcula a partir de las transacciones que usted ingresa.

¿Cerró una cuenta? Al editarla, marque «Cerrada» en lugar de eliminarla, para que su historial quede intacto. La casilla «Mostrar cuentas cerradas» de la barra lateral le permite volver a ver las cuentas cerradas cuando necesite consultar algo. En Configuración puede elegir una cuenta predeterminada que se abra al iniciar.

3. El registro

Al seleccionar una cuenta se abre su registro. Las columnas siguen el orden de un estado de cuenta bancario: Fecha, Cheque n.º, Beneficiario, Categoría, Nota, tres pequeñas columnas indicadoras (Prog., Importar, Comp.; véase más abajo), y después Débito (dinero que sale, mostrado en negativo), Crédito (dinero que entra) y Saldo, el saldo acumulado después de esa fila. El saldo nunca se edita directamente: siempre se obtiene del saldo inicial más todas las transacciones anteriores en orden de fecha.

El registro se abre con lo más reciente primero. Haga clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar por ella; haga clic de nuevo para invertir el orden. Su elección se recuerda la próxima vez que abra GravesBook. Al ordenar por fecha en cualquiera de los dos sentidos, las transacciones del mismo día conservan el orden en que usted las ingresó, de modo que la columna Saldo siempre se lee correctamente de arriba abajo.

• Agregue una transacción con el botón «+ Transacción»: fecha, beneficiario, un número de cheque opcional, un monto de pago (dinero que sale) o de depósito (dinero que entra), una categoría y una nota opcional. Mientras escribe un beneficiario, GravesBook sugiere nombres que ya ha usado y completa la categoría que usó la última vez con ese beneficiario; puede cambiarla.
• Edite una transacción haciendo doble clic en su fila, o selecciónela y haga clic en Editar.
• Divida una transacción entre más de una categoría marcando «Dividir en varias categorías»; agregue tantas líneas como necesite. GravesBook no le permitirá guardar una división que no sume exactamente el total de la transacción; la línea «Pendiente de asignar» le indica cuánto falta o sobra.
• Las transferencias entre dos de sus propias cuentas se hacen con el botón «Transferencia», no con una transacción normal. Así se crea un asiento vinculado en cada cuenta, de modo que una transferencia nunca aparece como ingreso ni como gasto en sus informes.
• Anule una transacción (con los botones situados sobre la cuadrícula) en lugar de eliminarla si quiere conservar su número de cheque en la secuencia: al anularla, el monto queda en cero y la transacción queda marcada, sin que se quite la fila.
• Busque en el registro por beneficiario, nota o número de cheque con el cuadro de búsqueda situado sobre la cuadrícula.
• Importar... trae transacciones de una hoja de cálculo; consulte Importar desde Excel.

Las tres columnas indicadoras: Prog. marca una transacción que una programación registró por usted (consulte Transacciones programadas); Importar marca una que procede de la importación de una hoja de cálculo; Comp. muestra el estado de compensación: en blanco, C si está compensada o R si está conciliada. Usted mismo puede poner una transacción como Compensada en su cuadro de edición cuando la vea en el sitio web de su banco antes de que llegue el estado de cuenta; la pantalla Conciliar lo aprovecha como punto de partida.

Las transacciones conciliadas quedan parcialmente bloqueadas

Una vez que una transacción ha pasado por una conciliación terminada (estado R), los campos que el banco ya ha confirmado (la fecha, el monto, la cuenta y el estado de compensación) ya no se pueden cambiar, y la transacción no se puede anular ni eliminar. Los campos que son su propia contabilidad (categoría, divisiones, nota, beneficiario y número de cheque) siguen siendo editables, así que todavía puede corregir meses después una compra mal categorizada. El cuadro de edición indica cuáles son unos y cuáles otros.

Si la fecha o el monto de una transacción conciliada son realmente incorrectos, la solución más limpia es una transacción de corrección por la diferencia, como haría un contador; se compensa en el siguiente estado de cuenta y el estado de cuenta antiguo sigue cuadrando. Si de verdad necesita cambiar la original, abra ese estado de cuenta desde el historial situado al pie de la pantalla Conciliar, seleccione la transacción y haga clic en «Desconciliar seleccionada». Vuelve al estado Compensada y se desbloquea. Tenga en cuenta que los saldos registrados del estado de cuenta no cambian: si después modifica el monto, ese estado de cuenta dejará de coincidir con el banco y la diferencia aparecerá en su siguiente conciliación.

4. Categorías

Cada transacción (o línea de división) se clasifica con una categoría: Ingreso, Gasto o Transferencia. GravesBook crea un conjunto inicial de categorías cotidianas la primera vez que usted crea una base de datos (Vivienda, Alimentación, Transporte, etc., cada una con algunas subcategorías), y usted puede agregar y eliminar las suyas en Configuración → Categorías.

Una categoría que sigue en uso (en cualquier transacción, división o transacción programada) no se puede eliminar; GravesBook le indica qué la está usando para que primero cambie la categoría de esos elementos. Al eliminar una categoría que tiene subcategorías, estas suben un nivel en lugar de eliminarse también. La categoría Otros es donde van a parar las importaciones cuando GravesBook no puede determinar qué es un beneficiario; se crea automáticamente si no existe.

5. Conciliar con un estado de cuenta bancario

Este es el único punto en el que GravesBook le pide un poco de cuidado, porque está cotejando su trabajo con el del banco. Dos registros del mismo dinero (su registro y el estado de cuenta del banco) casi nunca coinciden a la perfección en un día cualquiera, por dos razones distintas:

• Los tiempos. Un cheque que usted emitió aún no se ha cobrado, o un depósito aún no aparece en el estado de cuenta. Estas diferencias se resuelven solas: usted no hace nada con ellas, salvo dejarlas sin marcar.
• Cosas que el banco supo antes que usted. Una comisión de servicio, intereses devengados, un pago automático, un cargo por fondos insuficientes. Son hechos reales que faltan en su registro y requieren una transacción nueva, no un parche.

Para conciliar una cuenta:

1. Abra la pantalla Conciliar de esa cuenta. La fecha del estado de cuenta viene completada con el último día del mes siguiente a su conciliación terminada más reciente; cámbiela si el ciclo de su banco es distinto. Escriba el saldo final del estado de cuenta: GravesBook no empezará con $0.00, porque un estado de cuenta nunca dice eso.
2. Haga clic en Iniciar conciliación. Todas las transacciones que ya había marcado como Compensada aparecen marcadas. Marque todo lo demás que figure realmente en el estado de cuenta. Las columnas coinciden con las del registro (Débito, Crédito y el Saldo acumulado), de modo que puede recorrer el estado de cuenta y la pantalla en paralelo. Las que quedan sin marcar (cheques pendientes de cobro, depósitos en tránsito) se dejan como están; se compensarán en un estado de cuenta futuro.
3. Si el estado de cuenta incluye algo que su registro aún no tiene (una comisión, intereses, un pago automático), use «+ Agregar comisión / intereses / otro» para ingresarlo como una transacción real directamente desde la pantalla Conciliar. Se agrega y se marca en un solo paso.
4. Observe cómo las cifras «Saldo compensado» y «Diferencia» se actualizan en tiempo real a medida que marca elementos. Cuando la diferencia llega a cero, «Terminar conciliación» queda disponible.
5. Al terminar, todas las transacciones marcadas pasan a Conciliada (R en el registro) y el estado de cuenta queda anotado en el historial de conciliaciones de la cuenta, al pie de la pantalla. Haga clic ahí en un estado de cuenta anterior para ver exactamente qué transacciones contenía y, si no hay más remedio, para desconciliar alguna de ellas (consulte Las transacciones conciliadas quedan parcialmente bloqueadas más arriba).

No tiene que terminar de una sentada. Si cierra GravesBook con una conciliación abierta, al volver sus marcas estarán exactamente donde las dejó. Si empezó con el estado de cuenta equivocado (otro mes, otro saldo final), Cancelar conciliación descarta solo ese intento; nada de lo que había marcado como Compensada se toca, y puede empezar de nuevo.

GravesBook no le permitirá terminar una conciliación que no cuadre al centavo exacto. Si no logra llegar a cero, verifique si le falta alguna transacción o si ingresó alguna con un monto incorrecto, en lugar de marcar algo a la fuerza para que los números coincidan: eso solo trasladaría el error a su historial conciliado, donde es más difícil encontrarlo después. Una causa habitual: transacciones de los últimos días del mes anterior que el banco asentó en este estado de cuenta. Márquelas aquí; pertenecen a este estado de cuenta, sea cual sea la fecha con la que usted las anotó.

6. Transacciones programadas

Para todo lo que se repite (el alquiler, la cuota del auto, un sueldo, una suscripción), configúrelo una sola vez en la pantalla Programadas con «+ Nueva programación»: cuenta, beneficiario, monto (o divisiones), categoría, nota y frecuencia: diaria, semanal, cada dos semanas, mensual, dos veces al mes en dos días fijos, trimestral, anual o cada N días, semanas o meses. Una programación puede ejecutarse indefinidamente, hasta una fecha o durante un número determinado de repeticiones. Una programación fijada en el día 29, 30 o 31 cae en el último día de los meses más cortos en lugar de saltárselos.

Cada vez que GravesBook se inicia (o cuando usted hace clic en Verificar ahora), registra como transacción real en el registro cada repetición que haya vencido desde la última verificación, marcada en la columna Prog. Si deja la aplicación cerrada tres semanas, obtiene exactamente las repeticiones que cayeron en esas tres semanas: nunca un duplicado, nunca una omitida. A partir de ahí, las transacciones registradas son transacciones corrientes: edítelas, concílielas o anúlelas como cualquier otra.

Pausar / Reanudar impide que una programación registre transacciones sin eliminarla. Editar una programación cambia lo que registra de ahora en adelante; las transacciones que ya ha registrado se quedan como están. Para cambiar una sola repetición (la factura de la luz de este mes fue más alta), edite esa transacción en el registro, no la programación.

7. Calendario

El Calendario muestra su dinero por fecha, en todas las cuentas o en la que usted elija: las transacciones reales del registro como marcadores rellenos y las próximas repeticiones de sus programaciones activas como marcadores huecos, para que vea lo que viene antes de que se registre. Cambie entre Día (todo el detalle de una fecha), Semana (siete columnas con beneficiario e monto), Mes (un recuento y un total por día) y Año (doce meses pequeños con un total cada uno; haga clic en un día o un mes para ver el detalle). Hoy lo lleva de vuelta a la fecha actual. El «+» de la celda de un día (y «+ Recurrente») inicia una nueva programación a partir de esa fecha.

8. Importar desde Excel

Importar..., en el registro, carga transacciones de un archivo .xlsx en la cuenta que usted elija. La primera fila debe ser una fila de encabezados que contenga Date (fecha), Amount (monto) y Payee (beneficiario) o Label (etiqueta), en cualquier orden y con cualquier combinación de mayúsculas y minúsculas; las demás columnas se ignoran. Las fechas pueden ser fechas reales de Excel o texto en los formatos habituales; los montos pueden llevar símbolos de moneda y separadores de miles, y un valor entre paréntesis se considera negativo.

GravesBook decide la categoría de cada fila a partir de su propio historial: si ese beneficiario ya existe en el registro, gana la categoría que usted ha usado más a menudo con él. Si el beneficiario es nuevo, o su historial está repartido en partes iguales entre dos categorías, la fila va a Otros y se marca para revisión, para que usted la corrija a mano. La columna de categoría de la propia hoja de cálculo, si la tiene, nunca se usa.

Una fila cuya fecha, beneficiario e monto coinciden exactamente con una transacción que ya está en esa cuenta se omite como duplicado, de modo que importar el mismo archivo dos veces no causa ningún daño. (Dos transacciones realmente distintas con la misma fecha, beneficiario e monto también caerían bajo esta regla; es la contrapartida aceptada.) Una fila que no se puede leer se omite y se enumera por número de fila; nunca detiene el resto del archivo. El resumen posterior le indica cuántas filas se importaron, cuántas requieren revisión, cuántas se omitieron como duplicados y cuáles no se pudieron leer. Deshacer quita todo lo que creó esa importación, siempre que nada de ello se haya conciliado desde entonces.

9. Informes

La pantalla Informes abarca cuatro vistas, cada una filtrable por cuenta e intervalo de fechas, con las cifras de base en una tabla junto al gráfico y un botón «Exportar CSV» para cada una:

• Gastos por categoría: un gráfico circular de sus gastos, agrupados en las categorías de primer nivel.
• Ingresos frente a gastos: un gráfico de barras por mes (las transferencias nunca cuentan como una cosa ni como la otra).
• Patrimonio neto: un gráfico de líneas de su saldo combinado en las cuentas que seleccione, a lo largo del tiempo.
• Tendencia por categoría: cómo ha variado el gasto de una sola categoría de un mes a otro.

Los archivos CSV exportados son texto sin formato, sin cifrar; téngalo presente al elegir dónde guardarlos.

10. Exportar e imprimir

Exportar CSV, en el registro, guarda las transacciones que este muestra en un archivo CSV que puede abrir en Excel o en cualquier otra hoja de cálculo. Si ha escrito algo en el cuadro de búsqueda, solo se exportan las transacciones que coinciden. Las filas se escriben en orden de fecha (el orden en el que se calcula el saldo acumulado), sea cual sea la columna por la que esté ordenado el registro. Las columnas son Fecha, Cheque n.º, Beneficiario, Categoría, Nota, Compensada, Débito, Crédito y Saldo. Las fechas se escriben como año-mes-día (2026-09-26) y los montos como números simples sin separadores de miles. El archivo usa el separador de listas y el símbolo decimal de la configuración regional de Windows, los mismos que usa Excel para abrirlo, de modo que al hacer doble clic en el archivo se abre en columnas esté usted donde esté: en Estados Unidos va separado por comas con 1234.56; en Alemania, por punto y coma con 1234,56. Los archivos CSV de la pantalla Informes funcionan igual.

Imprimir…, en el registro, lo imprime como una tabla con bordes, igual que una hoja de cálculo impresa. Primero usted elige:

• Desde y Hasta: las fechas que se imprimirán. Al principio abarcan todo lo que muestra el registro, y el cuadro de búsqueda sigue aplicándose.
• Orientación: Horizontal de entrada, ya que el registro tiene nueve columnas.
• Imprimir sombreado de filas: desactivado de entrada. Desactivado imprime texto negro sobre blanco, solo con bordes de celda, lo que ahorra tinta; los montos negativos siguen llevando su signo menos y van en la columna Débito, así que nada depende del color. Activado agrega las mismas bandas de filas alternas que usa la pantalla.

Vista previa… muestra después cada página exactamente como se imprimirá, para que pueda revisarla antes de gastar papel. Imprimir…, en la vista previa, abre el cuadro de impresión de Windows, donde usted elige la impresora y el número de copias. Cada página lleva como encabezado el nombre de la cuenta, las fechas impresas y la fecha de impresión; los encabezados de columna se repiten al principio de cada página; el texto largo se ajusta dentro de su celda en lugar de cortarse; una transacción nunca se divide entre dos páginas, y cada página va numerada «Página 1 de 3».

Cada informe de la pantalla Informes tiene un botón Imprimir… junto a su botón Exportar CSV. Un informe impreso contiene el nombre del informe, sus fechas (y, en Tendencia por categoría, su categoría), el gráfico y, después, la tabla del informe con el mismo estilo de bordes. Sus opciones son Orientación (Vertical de entrada), Imprimir en color (desactivado de entrada: la tabla va sin sombreado y el gráfico se imprime en escala de grises) e Incluir gráfico (activado de entrada). La tabla contiene todas las cifras, así que no se pierde nada si omite el gráfico para ahorrar tinta.

GravesBook recuerda estas opciones hasta que usted lo cierra. Las páginas impresas, igual que los archivos CSV exportados, quedan fuera del cifrado de GravesBook: cuídelas como cuidaría un estado de cuenta bancario.

11. Configuración

• General: la cuenta predeterminada que se abre al iniciar, si las cuentas cerradas se muestran de forma predeterminada, si GravesBook pide confirmación antes de eliminar algo, y el código de moneda y los decimales que se usan en pantalla.
• Categorías: agregar y eliminar categorías (consulte Categorías para la regla sobre las categorías en uso).
• Frase de contraseña y copias: cambiar la frase de contraseña de la base de datos; crear o restaurar una copia de seguridad portátil de la base de datos.
• Copias internas: copias de seguridad con un solo clic, guardadas en una carpeta que administra GravesBook y protegidas por una frase de recuperación.

12. Copias de seguridad

Hay dos tipos, y cada uno sirve para algo distinto.

La copia de seguridad portátil (Configuración → Frase de contraseña y copias → «Hacer copia ahora...») escribe una copia de su archivo de base de datos donde usted le indique: una unidad externa, una carpeta sincronizada. La copia se cifra con la misma frase de contraseña que su base de datos en uso y es una chequera completa e independiente: se abre en cualquier equipo con esa frase de contraseña. «Restaurar desde archivo...» reemplaza su base de datos en uso por un archivo de copia de seguridad, después de confirmar que la frase de contraseña de ese archivo lo abre. GravesBook nunca copia nada a ninguna parte por su cuenta ni a través de una red; adónde van las copias, y con qué frecuencia, lo decide usted.

Las copias internas (Configuración → Copias internas → «Hacer copia ahora») son el tipo sin fricción para el uso diario: un clic, sin pedir la frase de contraseña, un archivo .gbbak con fecha en la carpeta que se muestra en esa pestaña. Antes de la primera, usted establece una frase de recuperación: una segunda frase de contraseña, distinta de la de la base de datos, con las reglas de seguridad que se muestran en pantalla. En este equipo las copias se abren sin preguntar; en cualquier otro equipo (o tras reinstalar Windows) la frase de recuperación es lo único que las abre, y GravesBook tampoco puede recuperarla. «Restaurar la copia seleccionada» vuelve a poner en su lugar la copia elegida; reinicie GravesBook después.

No hay restablecimiento de contraseña para ninguna de las dos frases. Si pierde la frase de contraseña de su base de datos, con copia de seguridad o sin ella, esa base de datos está perdida. No es un error que haya que reportar: es precisamente la razón de cifrar el archivo.

13. Trasladar GravesBook a otro equipo

Todo lo que GravesBook sabe está en un solo archivo, y ese archivo está cifrado con su frase de contraseña, así que trasladarlo es copiarlo. Guarde esto en su administrador de contraseñas:

• La frase de contraseña de su base de datos. Siempre es necesaria. Es la que desbloquea el archivo.
• La frase de recuperación de sus copias internas: solo si usa Copias internas. Es lo único que puede abrir esas copias en un equipo distinto del que las creó.

La forma sencilla (recomendada): haga una copia de seguridad portátil en una unidad o en una carpeta sincronizada. En el equipo nuevo, instale GravesBook, haga clic en «Elegir...» en la pantalla de desbloqueo, seleccione ese archivo y escriba la frase de contraseña de su base de datos. Listo: la copia es su chequera completa. (Copiar el propio gravesbook.db desde %LocalAppData%\GravesBook funciona exactamente igual.)

Con una copia interna: copie toda la carpeta Backups que se muestra en la pestaña Copias internas (debe incluir bmk.wrap junto a los archivos .gbbak) en el mismo lugar del equipo nuevo. En Configuración → Copias internas, seleccione la copia, escriba su frase de recuperación y restaure. En ese momento GravesBook vuelve a vincular el almacén de copias al equipo nuevo, de modo que las copias posteriores hechas ahí ya no necesitan la frase. Después reinicie y desbloquee con la frase de contraseña de su base de datos.

14. Si algo sale mal

Cada cambio se guarda en el momento en que usted lo hace, así que un error no puede hacerle perder trabajo ya ingresado. Si GravesBook encuentra un problema que no esperaba, le muestra el error y sigue funcionando, y escribe el detalle técnico en last-error.txt, en la carpeta GravesBook dentro de %LocalAppData% de este equipo, y en ningún otro lugar. Ese es el archivo que debe enviar a soporte (support@gravesware.com) si reporta un problema. Contiene el error y el punto del programa en el que se produjo; nunca contiene su frase de contraseña ni sus datos financieros.

15. Idiomas y traducciones

GravesBook muestra sus pantallas en 55 idiomas. A menos que usted elija uno en Configuración → General → Idioma, sigue el idioma de visualización de Windows. Una nueva elección se aplica la próxima vez que se inicie GravesBook. En árabe, persa, urdu, sindi y uigur, toda la ventana se lee de derecha a izquierda, tal como se escriben esos idiomas, y lo mismo ocurre con las páginas impresas.

Los montos y las fechas se escriben como los escribe su idioma: el idioma que usted eligió o, cuando GravesBook sigue a Windows, el formato regional de Windows. Los dígitos son siempre del 0 al 9.

Las traducciones se hicieron con cuidado, pero todavía no todas han sido leídas por un hablante nativo. ¡Las sugerencias de cambios en la traducción son bienvenidas! Si una palabra es incorrecta, suena rara o aparece cortada, envíe un correo a support@gravesware.com e indique en qué idioma, dónde la vio (el nombre de la pantalla o una captura de pantalla) y qué debería decir.