1. Premiers pas

Au premier lancement de GravesBook, vous devez choisir une phrase secrète et un emplacement pour votre fichier de base de données. Notez votre phrase secrète dans un endroit sûr, par exemple un gestionnaire de mots de passe. GravesBook ne peut pas récupérer une phrase secrète perdue — il n’y a pas de porte dérobée, et si vous l’oubliez, les données de ce fichier sont définitivement illisibles. C’est voulu : c’est ce qui rend le chiffrement réel.

Aux lancements suivants, cette même phrase secrète vous est demandée pour déverrouiller vos données. Le bouton « Choisir... » de l’écran de déverrouillage permet d’ouvrir un autre fichier de base de données — une copie apportée d’une autre machine, par exemple (voir Déplacer GravesBook vers une autre machine ci-dessous).

GravesBook mémorise d’un lancement à l’autre la taille de votre fenêtre, la largeur des colonnes du registre et le tri du registre.

2. Comptes

La barre latérale gauche répertorie tous les comptes que vous avez ajoutés — comptes courants, épargne, cartes de crédit, espèces, prêts ou autres — avec leur solde actuel et un total cumulé de tous les comptes ouverts. Cliquez sur « + Ajouter un compte » pour en créer un : donnez-lui un nom, un type, un solde d’ouverture et la date à laquelle ce solde était exact. Tout ce qui suit ce solde d’ouverture est calculé à partir des opérations que vous saisissez.

Vous avez clôturé un compte ? Cochez « Clôturé » en le modifiant plutôt que de le supprimer, afin que son historique reste intact. La case « Afficher les comptes clôturés » de la barre latérale permet de faire réapparaître les comptes clôturés quand vous devez y rechercher quelque chose. Les Paramètres permettent de choisir le compte à ouvrir par défaut au démarrage.

3. Le registre

Sélectionner un compte ouvre son registre. Les colonnes suivent celles d’un relevé bancaire : Date, N° de chèque, Bénéficiaire, Catégorie, Mémo, trois petites colonnes d’indicateurs (Plan., Importer, Pté — voir ci-dessous), puis Débit (sorties d’argent, affichées en négatif), Crédit (entrées d’argent) et Solde, le solde cumulé après cette ligne. Vous ne modifiez jamais le solde directement — il est toujours calculé à partir du solde d’ouverture et de toutes les opérations qui précèdent dans l’ordre des dates.

Le registre s’ouvre avec les opérations les plus récentes en premier. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne ; cliquez de nouveau pour inverser l’ordre. Votre choix est mémorisé pour la prochaine ouverture de GravesBook. En cas de tri par date, dans un sens ou dans l’autre, les opérations d’un même jour conservent l’ordre dans lequel vous les avez saisies, de sorte que la colonne Solde se lit toujours correctement de haut en bas.

• Ajoutez une opération avec le bouton « + Opération » : date, bénéficiaire, numéro de chèque facultatif, montant d’un paiement (sortie) ou d’un dépôt (entrée), catégorie et mémo facultatif. Pendant que vous saisissez un bénéficiaire, GravesBook suggère les noms déjà utilisés et renseigne la catégorie employée la dernière fois avec ce bénéficiaire ; vous pouvez la changer.
• Modifiez une opération en double-cliquant sur sa ligne, ou sélectionnez-la et cliquez sur Modifier.
• Ventilez une opération sur plusieurs catégories en cochant « Ventiler sur plusieurs catégories » — ajoutez autant de lignes que nécessaire. GravesBook ne vous laisse pas enregistrer une ventilation dont la somme ne correspond pas exactement au total de l’opération ; la ligne « Reste à ventiler » indique l’écart restant.
• Les virements entre deux de vos propres comptes se font avec le bouton « Virement » au lieu d’une opération ordinaire. Cela crée une écriture liée dans chaque compte, de sorte qu’un virement n’apparaît jamais comme un revenu ou une dépense dans vos rapports.
• Annulez une opération (avec les boutons au-dessus de la grille) plutôt que de la supprimer si vous voulez conserver son numéro de chèque dans la séquence — l’annulation met le montant à zéro et marque l’opération, sans retirer la ligne.
• Recherchez dans le registre par bénéficiaire, mémo ou numéro de chèque à l’aide de la zone de recherche au-dessus de la grille.
• Importer... ajoute des opérations depuis une feuille de calcul — voir Importer depuis Excel.

Les trois colonnes d’indicateurs : Plan. signale une opération qu’une planification a enregistrée pour vous (voir Opérations planifiées) ; Importer signale une opération issue de l’importation d’une feuille de calcul ; Pté indique l’état de pointage — vide, P pour pointée ou R pour rapprochée. Vous pouvez vous-même marquer une opération comme Pointée dans sa boîte de dialogue de modification lorsque vous la voyez sur le site de votre banque avant l’arrivée du relevé ; l’écran Rapprocher s’en sert comme d’une longueur d’avance.

Les opérations rapprochées sont partiellement verrouillées

Une fois qu’une opération est passée par un rapprochement terminé (état R), les champs que la banque a déjà confirmés — sa date, son montant, son compte et son état de pointage — ne peuvent plus être modifiés, et elle ne peut être ni annulée ni supprimée. Les champs qui relèvent de votre propre tenue de comptes — catégorie, ventilations, mémo, bénéficiaire et numéro de chèque — restent modifiables, ce qui vous permet de corriger des mois plus tard un achat mal catégorisé. La boîte de dialogue de modification indique lesquels sont lesquels.

Si la date ou le montant d’une opération rapprochée est réellement erroné, la correction la plus propre est une opération rectificative du montant de la différence, comme le ferait un comptable ; elle sera pointée sur le relevé suivant et l’ancien relevé reste juste. Si vous devez vraiment modifier l’opération d’origine, ouvrez ce relevé depuis l’historique en bas de l’écran Rapprocher, sélectionnez l’opération et cliquez sur « Annuler le rapprochement ». Elle repasse à l’état Pointée et se déverrouille. Gardez à l’esprit que les soldes enregistrés du relevé ne changent pas — si vous modifiez ensuite le montant, ce relevé ne concordera plus avec la banque, et l’écart apparaîtra dans votre prochain rapprochement.

4. Catégories

Chaque opération (ou ligne de ventilation) est classée dans une catégorie — Revenu, Dépense ou Virement. GravesBook crée un jeu initial de catégories courantes la première fois que vous créez une base de données (Logement, Alimentation, Transport, etc., chacune avec quelques sous-catégories), et vous êtes libre d’ajouter et de supprimer les vôtres dans Paramètres → Catégories.

Une catégorie encore utilisée — par une opération, une ventilation ou une opération planifiée — ne peut pas être supprimée ; GravesBook vous indique ce qui l’utilise afin que vous puissiez d’abord recatégoriser ces éléments. Supprimer une catégorie qui possède des sous-catégories les rattache au niveau supérieur au lieu de les supprimer elles aussi. La catégorie Autre est celle où arrivent les importations quand GravesBook ne peut pas déterminer ce qu’est un bénéficiaire ; elle est créée pour vous si elle n’existe pas.

5. Rapprocher un relevé bancaire

C’est le seul endroit où GravesBook vous demande un peu d’attention, car il compare votre travail à celui de la banque. Deux enregistrements du même argent — votre registre et le relevé de la banque — ne concordent presque jamais parfaitement à une date donnée, pour deux raisons différentes :

• Le décalage dans le temps. Un chèque que vous avez émis n’a pas encore été encaissé, ou un dépôt n’apparaît pas encore sur le relevé. Ces écarts se résolvent d’eux-mêmes — vous n’avez rien à faire, sinon les laisser non cochés.
• Ce que la banque a su avant vous. Des frais de service, des intérêts perçus, un prélèvement automatique, des frais pour chèque sans provision. Ce sont des événements réels qui manquent à votre registre, et ils exigent une nouvelle opération — pas un arrangement des chiffres.

Pour rapprocher un compte :

1. Ouvrez l’écran Rapprocher pour ce compte. La date du relevé est préremplie avec le dernier jour du mois qui suit votre dernier rapprochement terminé ; changez-la si le cycle de votre banque est différent. Saisissez le solde final du relevé — GravesBook ne démarre pas avec $0.00, car ce n’est jamais ce qu’indique un relevé.
2. Cliquez sur Commencer le rapprochement. Toutes les opérations que vous aviez déjà marquées Pointée sont cochées pour vous. Cochez toutes les autres qui figurent réellement sur le relevé. Les colonnes sont celles du registre — Débit, Crédit et le Solde cumulé — ce qui vous permet de parcourir le relevé et l’écran côte à côte. Les opérations non cochées (chèques en circulation, dépôts en transit) ne sont pas touchées ; elles seront pointées sur un relevé ultérieur.
3. Si le relevé comporte un élément que votre registre n’a pas encore — des frais, des intérêts, un prélèvement automatique — utilisez « + Ajouter frais / intérêts / autre » pour le saisir comme une véritable opération, directement depuis l’écran Rapprocher. Il est ajouté et coché en une seule étape.
4. Observez les valeurs « Solde pointé » et « Écart » se mettre à jour en direct à mesure que vous cochez. Lorsque l’écart atteint zéro, « Terminer le rapprochement » devient disponible.
5. Terminer marque chaque opération cochée comme Rapprochée (R dans le registre) et enregistre le relevé dans l’historique des rapprochements du compte, en bas de l’écran. Cliquez-y sur un ancien relevé pour voir exactement quelles opérations y figuraient — et, s’il le faut vraiment, pour annuler le rapprochement de l’une d’elles (voir Les opérations rapprochées sont partiellement verrouillées ci-dessus).

Vous n’êtes pas obligé de terminer en une seule fois. Fermez GravesBook avec un rapprochement en cours et vous retrouverez vos coches exactement là où vous les aviez laissées. Si vous avez commencé avec le mauvais relevé — mauvais mois, mauvais solde final — Annuler le rapprochement abandonne uniquement cette tentative ; rien de ce que vous aviez marqué Pointée n’est touché, et vous pouvez recommencer.

GravesBook ne vous laisse pas terminer un rapprochement qui n’est pas équilibré au centime près. Si vous n’arrivez pas à zéro, cherchez une opération manquante ou une opération saisie avec un mauvais montant, plutôt que de cocher quelque chose de force pour faire concorder les chiffres — cela ne ferait que déplacer l’erreur dans votre historique rapproché, où elle sera plus difficile à retrouver. Une cause fréquente : des opérations des derniers jours du mois précédent que la banque a passées sur ce relevé. Cochez-les ici ; elles appartiennent à ce relevé, quelle que soit la date à laquelle vous les avez saisies.

6. Opérations planifiées

Pour tout ce qui se répète — un loyer, une mensualité de voiture, un salaire, un abonnement — configurez-le une fois dans l’écran Planifiées avec « + Nouvelle planification » : compte, bénéficiaire, montant (ou ventilations), catégorie, mémo et fréquence : quotidienne, hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuelle, deux fois par mois à deux jours fixes, trimestrielle, annuelle, ou tous les N jours/semaines/mois. Une planification peut durer indéfiniment, jusqu’à une date, ou pour un nombre défini d’occurrences. Une planification fixée au 29, au 30 ou au 31 tombe le dernier jour des mois plus courts au lieu de les sauter.

À chaque démarrage de GravesBook (ou quand vous cliquez sur Vérifier maintenant), chaque occurrence arrivée à échéance depuis la dernière vérification est enregistrée comme une véritable opération dans le registre, signalée dans la colonne Plan. Laissez l’application fermée pendant trois semaines et vous obtenez exactement les occurrences tombées pendant ces trois semaines — jamais de doublon, jamais d’oubli. Les opérations enregistrées sont dès lors des opérations ordinaires : modifiez-les, rapprochez-les, annulez-les comme n’importe quelle autre.

Suspendre / Reprendre empêche une planification d’enregistrer des opérations sans la supprimer. Modifier une planification change ce qu’elle enregistre à partir de maintenant ; les opérations déjà enregistrées restent telles quelles. Pour changer une seule occurrence — la facture d’électricité de ce mois était plus élevée — modifiez cette opération dans le registre, pas la planification.

7. Calendrier

Le Calendrier présente votre argent par date, pour tous les comptes ou pour celui que vous choisissez : les opérations réelles du registre sous forme de marqueurs pleins, et les prochaines occurrences de vos planifications actives sous forme de marqueurs creux, pour que vous voyiez ce qui arrive avant son enregistrement. Passez de Jour (le détail complet d’une date) à Semaine (sept colonnes avec bénéficiaire et montant), Mois (un nombre et un total par jour) et Année (douze petits mois avec un total chacun ; cliquez sur un jour ou un mois pour l’explorer). Aujourd’hui vous ramène à la date du jour. Le « + » d’une case de jour (et « + Récurrent ») crée une nouvelle planification à partir de cette date.

8. Importer depuis Excel

Importer... dans le registre charge les opérations d’un fichier .xlsx dans le compte que vous choisissez. La première ligne doit être une ligne d’en-têtes contenant Date, Amount et Payee (ou Label), dans n’importe quel ordre et quelle que soit la casse ; les autres colonnes sont ignorées. Les dates peuvent être de vraies dates Excel ou du texte dans les formats habituels ; les montants peuvent comporter des symboles monétaires et des séparateurs de milliers, et une valeur entre parenthèses est traitée comme négative.

GravesBook détermine la catégorie de chaque ligne d’après votre propre historique : si ce bénéficiaire existe déjà dans le registre, la catégorie que vous lui avez le plus souvent associée l’emporte. Si le bénéficiaire est nouveau, ou si votre historique se partage à égalité entre deux catégories, la ligne va dans Autre et est signalée pour vérification afin que vous puissiez la corriger à la main. La colonne de catégorie de la feuille de calcul, si elle en a une, n’est jamais utilisée.

Une ligne dont la date, le bénéficiaire et le montant correspondent exactement à une opération déjà présente dans ce compte est ignorée comme doublon ; importer deux fois le même fichier ne cause donc aucun dégât. (Deux opérations réellement distinctes ayant la même date, le même bénéficiaire et le même montant seraient elles aussi écartées par cette règle — c’est le compromis accepté.) Une ligne illisible est ignorée et signalée par son numéro de ligne ; elle n’interrompt jamais le reste du fichier. Le récapitulatif vous indique ensuite combien de lignes ont été importées, combien sont à vérifier, combien ont été ignorées comme doublons et lesquelles étaient illisibles. Annuler cette importation supprime tout ce que cette importation a créé, tant que rien n’en a été rapproché depuis.

9. Rapports

L’écran Rapports propose quatre vues, chacune filtrable par compte et par période, avec les chiffres sous-jacents présentés dans un tableau à côté du graphique et un bouton « Exporter en CSV » pour chacune :

• Dépenses par catégorie — un graphique circulaire de vos dépenses, regroupées par catégories de premier niveau.
• Revenus et dépenses — un graphique à barres par mois (les virements ne sont jamais comptés ni comme l’un ni comme l’autre).
• Valeur nette — un graphique linéaire du solde combiné des comptes que vous sélectionnez, dans le temps.
• Tendance par catégorie — l’évolution des dépenses d’une seule catégorie d’un mois à l’autre.

Les fichiers CSV exportés sont du texte brut, non chiffré — pensez-y au moment de choisir où les enregistrer.

10. Exporter et imprimer

Exporter en CSV dans le registre enregistre les opérations affichées dans un fichier CSV que vous pouvez ouvrir dans Excel ou tout autre tableur. Si vous avez saisi quelque chose dans la zone de recherche, seules les opérations correspondantes sont exportées. Les lignes sont écrites dans l’ordre des dates (l’ordre dans lequel le solde cumulé est calculé), quelle que soit la colonne de tri du registre. Les colonnes sont Date, N° de chèque, Bénéficiaire, Catégorie, Mémo, Pointée, Débit, Crédit et Solde. Les dates sont écrites au format année-mois-jour (2026-09-26) et les montants sous forme de nombres simples, sans séparateur de milliers. Le fichier utilise le séparateur de liste et le symbole décimal de vos paramètres régionaux Windows, ceux-là mêmes qu’Excel utilise pour l’ouvrir ; un double-clic sur le fichier l’ouvre donc en colonnes où que vous soyez : aux États-Unis, il est séparé par des virgules avec 1234.56, en Allemagne, il est séparé par des points-virgules avec 1234,56. Les fichiers CSV de l’écran Rapports fonctionnent de la même manière.

Imprimer… dans le registre l’imprime sous forme de tableau avec bordures, comme une feuille de calcul imprimée. Vous choisissez d’abord :

• Du et Au — les dates à imprimer. Au départ, elles couvrent tout ce que le registre affiche, et la zone de recherche s’applique toujours.
• Orientation — Paysage au départ, puisque le registre compte neuf colonnes.
• Imprimer l’ombrage des lignes — désactivé au départ. Désactivé, l’impression se fait en texte noir sur fond blanc avec les seules bordures de cellules, ce qui économise l’encre ; les montants négatifs conservent leur signe moins et figurent dans la colonne Débit, si bien que rien ne dépend de la couleur. Activé, l’impression ajoute les mêmes bandes alternées que celles de l’écran.

Aperçu… affiche ensuite chaque page exactement telle qu’elle sera imprimée, pour que vous puissiez la vérifier avant d’utiliser du papier. Imprimer… dans l’aperçu ouvre la boîte de dialogue d’impression de Windows, où vous choisissez l’imprimante et le nombre de copies. Chaque page porte en en-tête le nom du compte, les dates imprimées et la date d’impression, les en-têtes de colonnes sont répétés en haut de chaque page, les textes longs passent à la ligne dans leur cellule au lieu d’être tronqués, une opération n’est jamais coupée entre deux pages, et chaque page est numérotée « Page 1 sur 3 ».

Chaque rapport de l’écran Rapports possède un bouton Imprimer… à côté de son bouton Exporter en CSV. Un rapport imprimé comporte le nom du rapport, ses dates (et, pour Tendance par catégorie, sa catégorie), le graphique, puis le tableau du rapport dans le même style à bordures. Ses options sont Orientation (Portrait au départ), Imprimer en couleur (désactivée au départ : le tableau est sans ombrage et le graphique est imprimé en nuances de gris) et Inclure le graphique (activée au départ). Le tableau contient tous les chiffres ; omettre le graphique pour économiser l’encre ne fait donc rien perdre.

GravesBook mémorise ces choix jusqu’à sa fermeture. Les pages imprimées, comme les fichiers CSV exportés, échappent au chiffrement de GravesBook : prenez-en soin comme vous le feriez d’un relevé bancaire.

11. Paramètres

• Général : le compte à ouvrir par défaut au démarrage, l’affichage ou non des comptes clôturés par défaut, la demande ou non d’une confirmation avant toute suppression, ainsi que le code de devise et le nombre de décimales utilisés pour l’affichage.
• Catégories : ajouter et supprimer des catégories (voir Catégories pour la règle sur les catégories utilisées).
• Phrase secrète et sauvegarde : changer la phrase secrète de votre base de données ; créer ou restaurer une copie de sauvegarde portable de la base de données.
• Sauvegardes internes : des sauvegardes en un clic conservées dans un dossier géré par GravesBook, protégées par une phrase secrète de récupération.

12. Sauvegardes

Il en existe deux types, adaptés à des usages différents.

La sauvegarde portable (Paramètres → Phrase secrète et sauvegarde → « Sauvegarder maintenant... ») écrit une copie de votre fichier de base de données à l’endroit que vous indiquez — un disque externe, un dossier synchronisé. La copie est chiffrée avec la même phrase secrète que votre base de données active et constitue un chéquier complet et autonome : elle s’ouvre sur n’importe quelle machine avec cette phrase secrète. « Restaurer depuis un fichier... » remplace votre base de données active par un fichier de sauvegarde, après avoir vérifié que la phrase secrète de ce fichier permet de l’ouvrir. GravesBook ne copie jamais rien nulle part de sa propre initiative ni par un réseau ; l’emplacement des copies et leur fréquence dépendent de vous.

Les sauvegardes internes (Paramètres → Sauvegardes internes → « Sauvegarder maintenant ») sont le type sans contrainte, pour l’usage quotidien : un clic, pas de demande de phrase secrète, un fichier .gbbak daté dans le dossier indiqué dans cet onglet. Avant la première, vous définissez une phrase secrète de récupération — une seconde phrase secrète, distincte de celle de la base de données, soumise aux règles de robustesse affichées à l’écran. Sur cette machine, les sauvegardes s’ouvrent sans rien demander ; sur toute autre machine (ou après une réinstallation de Windows), la phrase secrète de récupération est la seule chose qui les ouvre, et GravesBook ne peut pas la récupérer non plus. « Restaurer la sauvegarde sélectionnée » remet en place celle que vous avez choisie ; redémarrez ensuite GravesBook.

Il n’existe de réinitialisation pour aucune des deux phrases secrètes. Si vous perdez la phrase secrète de votre base de données, avec ou sans sauvegarde, cette base de données est perdue. Ce n’est pas un bogue à signaler — c’est toute la raison d’être du chiffrement du fichier.

13. Déplacer GravesBook vers une autre machine

Tout ce que GravesBook sait se trouve dans un seul fichier, et ce fichier est chiffré avec votre phrase secrète ; déplacer, c’est donc copier. Conservez ceci dans votre gestionnaire de mots de passe :

• La phrase secrète de votre base de données. Toujours requise. C’est elle qui déverrouille le fichier.
• La phrase secrète de récupération de vos sauvegardes internes — uniquement si vous utilisez les Sauvegardes internes. C’est la seule chose qui puisse ouvrir ces sauvegardes sur une machine autre que celle qui les a créées.

La méthode simple (recommandée) : faites une sauvegarde portable sur un disque ou dans un dossier synchronisé. Sur la nouvelle machine, installez GravesBook, cliquez sur « Choisir... » dans l’écran de déverrouillage, sélectionnez ce fichier et saisissez la phrase secrète de votre base de données. C’est fait — la copie est votre chéquier complet. (Copier directement gravesbook.db depuis %LocalAppData%\GravesBook fonctionne exactement de la même manière.)

Avec une sauvegarde interne : copiez l’intégralité du dossier Backups indiqué dans l’onglet Sauvegardes internes — il doit contenir bmk.wrap à côté des fichiers .gbbak — au même emplacement sur la nouvelle machine. Dans Paramètres → Sauvegardes internes, sélectionnez la sauvegarde, saisissez votre phrase secrète de récupération et restaurez. GravesBook lie alors de nouveau la clé du coffre de sauvegardes à la nouvelle machine, de sorte que les sauvegardes suivantes n’y demandent plus de phrase secrète. Redémarrez ensuite et déverrouillez avec la phrase secrète de votre base de données.

14. En cas de problème

Chaque modification est enregistrée à l’instant où vous la faites ; une erreur ne peut donc pas vous faire perdre un travail déjà saisi. Si GravesBook rencontre un problème inattendu, il vous montre l’erreur, continue de fonctionner et écrit le détail technique dans last-error.txt, dans le dossier GravesBook sous %LocalAppData% sur cette machine — nulle part ailleurs. C’est ce fichier qu’il faut envoyer à l’assistance (support@gravesware.com) si vous signalez un problème. Il contient l’erreur et l’endroit du programme où elle s’est produite ; il ne contient jamais votre phrase secrète ni vos données financières.

15. Langues et traductions

GravesBook affiche ses écrans en 55 langues. Si vous n’en choisissez pas une dans Paramètres → Général → Langue, il suit la langue d’affichage de Windows. Un nouveau choix prend effet au prochain démarrage de GravesBook. En arabe, persan, ourdou, sindhi et ouïghour, toute la fenêtre se lit de droite à gauche, comme ces langues s’écrivent, et les impressions aussi.

Les montants et les dates sont écrits comme votre langue les écrit : la langue que vous avez choisie ou, quand GravesBook suit Windows, le format régional de Windows. Les chiffres vont toujours de 0 à 9.

Les traductions ont été faites avec soin, mais elles n’ont pas encore toutes été relues par un locuteur natif. Les suggestions de modification des traductions sont les bienvenues ! Si un mot est faux, maladroit ou coupé, envoyez un courriel à support@gravesware.com en indiquant la langue, l’endroit où vous l’avez vu (le nom de l’écran, ou une capture d’écran) et ce qu’il devrait dire.