1. Primeiros passos

Na primeira vez que você executar o GravesBook, ele pedirá que você escolha uma frase secreta e um local para o arquivo do banco de dados. Anote a frase secreta em um lugar seguro, como um gerenciador de senhas. O GravesBook não consegue recuperar uma frase secreta perdida — não há porta dos fundos e, se você a esquecer, os dados desse arquivo ficam ilegíveis para sempre. É intencional: é isso que torna a criptografia real.

Nas execuções seguintes, ele pedirá essa mesma frase secreta para desbloquear seus dados. O botão “Escolher...” da tela de desbloqueio permite abrir outro arquivo de banco de dados — por exemplo, uma cópia que você trouxe de outro computador (consulte Mover o GravesBook para outro computador mais abaixo).

O GravesBook memoriza, de uma execução para a outra, o tamanho da janela, a largura das colunas do registro e a forma como o registro está ordenado.

2. Contas

A barra lateral esquerda lista todas as contas que você adicionou — conta corrente, poupança, cartões de crédito, dinheiro, empréstimos ou qualquer outra — com o saldo atual de cada uma e um total acumulado de todas as contas abertas. Clique em “+ Adicionar conta” para criar uma: informe um nome, um tipo, um saldo inicial e a data em que esse saldo era válido. Tudo o que vem depois desse saldo inicial é construído a partir das transações que você lançar.

Encerrou uma conta? Ao editá-la, marque “Encerrada” em vez de excluí-la, para que o histórico fique intacto. A caixa de seleção “Mostrar contas encerradas” da barra lateral permite voltar a ver as contas encerradas quando você precisar consultar alguma coisa. Nas Configurações você pode escolher a conta padrão a abrir ao iniciar.

3. O registro

Selecionar uma conta abre o registro dela. As colunas seguem as de um extrato bancário: Data, Nº do cheque, Favorecido, Categoria, Observação, três pequenas colunas indicadoras (Agend., Importar, Comp. — veja abaixo) e depois Débito (dinheiro que sai, exibido como negativo), Crédito (dinheiro que entra) e Saldo, o saldo acumulado depois dessa linha. Você nunca edita o saldo diretamente — ele é sempre calculado a partir do saldo inicial e de todas as transações anteriores, em ordem de data.

O registro abre com as mais recentes primeiro. Clique em qualquer cabeçalho de coluna para ordenar por ela; clique de novo para inverter. Sua escolha é memorizada para a próxima vez que você abrir o GravesBook. Quando a ordenação é por data, em qualquer dos sentidos, as transações do mesmo dia mantêm a ordem em que você as lançou, de modo que a coluna Saldo sempre pode ser lida corretamente de cima para baixo.

• Adicione uma transação com o botão “+ Transação”: data, favorecido, um número de cheque opcional, um valor de pagamento (dinheiro que sai) ou de depósito (dinheiro que entra), uma categoria e uma observação opcional. Conforme você digita um favorecido, o GravesBook sugere nomes que você já usou e preenche a categoria usada da última vez com esse favorecido; você pode alterá-la.
• Edite uma transação com um clique duplo na linha dela, ou selecione-a e clique em Editar.
• Divida uma transação em mais de uma categoria marcando “Dividir em várias categorias” — adicione quantas linhas precisar. O GravesBook não deixa você salvar uma divisão cuja soma não corresponda exatamente ao total da transação; a linha “Restante a distribuir” mostra quanto falta.
• As transferências entre duas contas suas são feitas com o botão “Transferência”, e não com uma transação normal. Isso cria um lançamento vinculado em cada conta, de modo que uma transferência nunca aparece nos relatórios como receita ou despesa.
• Anule uma transação (com os botões acima da grade) em vez de excluí-la, se quiser manter o número do cheque na sequência — anular zera o valor e marca a transação, sem remover a linha.
• Pesquise no registro por favorecido, observação ou número do cheque na caixa de pesquisa acima da grade.
• Importar... traz transações de uma planilha — consulte Importar do Excel.

As três colunas indicadoras: Agend. marca uma transação lançada por um agendamento (consulte Transações agendadas); Importar marca uma transação que veio de uma importação de planilha; Comp. mostra a situação de compensação — em branco, C para compensada ou R para conciliada. Você mesmo pode marcar uma transação como Compensada na caixa de edição dela quando a vir no site do banco antes de o extrato chegar; a tela Conciliar aproveita esse adiantamento.

As transações conciliadas ficam parcialmente bloqueadas

Depois que uma transação passa por uma conciliação concluída (situação R), os campos que o banco já confirmou — a data, o valor, a conta e a situação de compensação — não podem mais ser alterados, e a transação não pode ser anulada nem excluída. Os campos que são contabilidade sua — categoria, divisões, observação, favorecido e número do cheque — continuam editáveis, de modo que você ainda pode corrigir, meses depois, uma compra categorizada errado. A caixa de edição indica quais são uns e outros.

Se a data ou o valor de uma transação conciliada estiver mesmo errado, a correção mais limpa é uma transação de ajuste pela diferença, como faria um contador; ela é compensada no extrato seguinte e o extrato antigo continua fechando. Se você realmente precisar alterar a original, abra esse extrato no histórico, na parte inferior da tela Conciliar, selecione a transação e clique em “Desfazer conciliação da selecionada”. Ela volta a Compensada e fica desbloqueada. Lembre-se de que os saldos registrados do extrato não mudam — se depois você alterar o valor, esse extrato deixará de coincidir com o banco e a diferença aparecerá na conciliação seguinte.

4. Categorias

Cada transação (ou linha de divisão) é classificada por uma categoria — Receita, Despesa ou Transferência. Na primeira vez que você cria um banco de dados, o GravesBook cria um conjunto inicial de categorias do dia a dia (Moradia, Alimentação, Transporte e assim por diante, cada uma com algumas subcategorias), e você pode adicionar e excluir as suas em Configurações → Categorias.

Uma categoria ainda em uso — por qualquer transação, divisão ou transação agendada — não pode ser excluída; o GravesBook informa o que a está usando, para que você possa recategorizar esses itens primeiro. Excluir uma categoria que tem subcategorias faz com que elas subam um nível, em vez de serem excluídas também. A categoria Outros é onde vão parar as importações quando o GravesBook não consegue identificar o que é um favorecido; ela é criada automaticamente se não existir.

5. Conciliar com um extrato bancário

Este é o único ponto em que o GravesBook pede um pouco de cuidado, porque está conferindo o seu trabalho com o do banco. Dois registros do mesmo dinheiro — o seu registro e o extrato do banco — quase nunca coincidem perfeitamente em um dado dia, por duas razões diferentes:

• Defasagem de tempo. Um cheque que você emitiu ainda não foi descontado, ou um depósito ainda não apareceu no extrato. Esses casos se resolvem sozinhos — você não precisa fazer nada, a não ser deixá-los desmarcados.
• Coisas que o banco soube antes de você. Uma tarifa de serviço, juros recebidos, um pagamento automático, uma tarifa por cheque sem fundos. São eventos reais que faltam no seu registro e precisam de uma transação nova — não de um remendo.

Para conciliar uma conta:

1. Abra a tela Conciliar dessa conta. A data do extrato vem preenchida com o último dia do mês seguinte à sua conciliação concluída mais recente; altere-a se o ciclo do seu banco for diferente. Informe o saldo final do extrato — o GravesBook não começa com $0.00, porque nenhum extrato diz isso.
2. Clique em Iniciar conciliação. Todas as transações que você já tinha marcado como Compensada aparecem marcadas. Marque todo o restante que de fato aparece no extrato. As colunas correspondem às do registro — Débito, Crédito e o Saldo acumulado —, de modo que você pode percorrer o extrato e a tela lado a lado. As que ficam desmarcadas (cheques ainda não descontados, depósitos em trânsito) não são alteradas; serão compensadas em um extrato futuro.
3. Se o extrato incluir algo que o seu registro ainda não tem — uma tarifa, juros, um pagamento automático —, use “+ Adicionar tarifa / juros / outro” para lançá-lo como uma transação real, diretamente na tela Conciliar. Ele é adicionado e marcado em uma única etapa.
4. Acompanhe os valores “Saldo compensado” e “Diferença” sendo atualizados em tempo real conforme você marca os itens. Quando a diferença chegar a zero, “Concluir conciliação” fica disponível.
5. Concluir marca como Conciliada todas as transações marcadas (R no registro) e registra o extrato no histórico de conciliações da conta, na parte inferior da tela. Clique ali em um extrato anterior para ver exatamente quais transações constavam nele — e, se for mesmo necessário, para desfazer a conciliação de uma delas (consulte As transações conciliadas ficam parcialmente bloqueadas mais acima).

Você não precisa terminar de uma vez só. Feche o GravesBook com uma conciliação em andamento e, quando voltar, suas marcações estarão exatamente onde você as deixou. Se você começou com o extrato errado — mês errado, saldo final errado —, Cancelar conciliação descarta apenas essa tentativa; nada do que você tinha marcado como Compensada é alterado, e você pode recomeçar.

O GravesBook não deixa você concluir uma conciliação que não feche até o último centavo. Se não conseguir chegar a zero, procure uma transação que esteja faltando ou uma que você tenha lançado com o valor errado, em vez de marcar algo à força só para os números coincidirem — isso apenas passaria o erro para o histórico conciliado, onde é mais difícil encontrá-lo depois. Uma causa comum: transações dos últimos dias do mês anterior que o banco lançou neste extrato. Marque-as aqui; elas pertencem a este extrato, seja qual for a data que você deu a elas.

6. Transações agendadas

Para tudo o que se repete — o aluguel, a parcela do carro, um salário, uma assinatura —, configure uma única vez na tela Agendadas com “+ Novo agendamento”: conta, favorecido, valor (ou divisões), categoria, observação e a frequência: diária, semanal, a cada duas semanas, mensal, duas vezes por mês em dois dias fixos, trimestral, anual ou a cada N dias/semanas/meses. Um agendamento pode durar para sempre, até uma data ou por um número definido de ocorrências. Um agendamento fixado no dia 29, 30 ou 31 cai no último dia de qualquer mês mais curto, em vez de pulá-lo.

Sempre que o GravesBook é iniciado (ou quando você clica em Verificar agora), ele lança como transação real no registro cada ocorrência que venceu desde a última verificação, marcada na coluna Agend. Deixe o aplicativo fechado por três semanas e você obtém exatamente as ocorrências dessas três semanas — nunca uma duplicata, nunca uma faltando. A partir daí, as transações lançadas são transações normais: edite, concilie ou anule como qualquer outra.

Pausar / Retomar impede um agendamento de lançar transações sem excluí-lo. Editar um agendamento altera o que ele lança dali em diante; as transações que ele já lançou ficam como estão. Para alterar uma única ocorrência — a conta de luz deste mês veio mais alta —, edite essa transação no registro, não o agendamento.

7. Calendário

O Calendário mostra o seu dinheiro por data, em todas as contas ou em uma que você escolher: as transações reais do registro como marcadores cheios e as próximas ocorrências dos agendamentos ativos como marcadores vazados, para que você veja o que vem pela frente antes de ser lançado. Alterne entre Dia (o detalhe completo de uma data), Semana (sete colunas com favorecido e valor), Mês (uma contagem e um total por dia) e Ano (doze meses pequenos, cada um com um total; clique em um dia ou em um mês para ver o detalhe). Hoje traz você de volta. O “+” na célula de um dia (e “+ Recorrente”) inicia um novo agendamento a partir dessa data.

8. Importar do Excel

Importar... no registro carrega transações de um arquivo .xlsx para a conta que você escolher. A primeira linha tem de ser uma linha de cabeçalho com Date (data), Amount (valor) e Payee (favorecido) ou Label (rótulo), em qualquer ordem e com maiúsculas ou minúsculas; as outras colunas são ignoradas. As datas podem ser datas reais do Excel ou texto nos formatos usuais; os valores podem ter símbolos de moeda e separadores de milhar, e um valor entre parênteses é tratado como negativo.

O GravesBook decide a categoria de cada linha a partir do seu próprio histórico: se esse favorecido já existir no registro, vence a categoria que você mais usou com ele. Se o favorecido for novo, ou se o seu histórico estiver dividido igualmente entre duas categorias, a linha vai para Outros e fica marcada para revisão, para que você possa corrigi-la à mão. A coluna de categoria da própria planilha, se existir, nunca é usada.

Uma linha cuja data, favorecido e valor coincidam exatamente com uma transação já existente nessa conta é ignorada como duplicata, de modo que importar o mesmo arquivo duas vezes não causa problema. (Duas transações realmente distintas com a mesma data, favorecido e valor também seriam pegas por esta regra — é a contrapartida aceita.) Uma linha que não possa ser lida é ignorada e listada pelo número da linha; ela nunca interrompe o restante do arquivo. O resumo final informa quantas linhas foram importadas, quantas precisam de revisão, quantas foram ignoradas como duplicatas e quais não puderam ser lidas. Desfazer esta importação remove tudo o que essa importação criou, desde que nada disso tenha sido conciliado nesse meio-tempo.

9. Relatórios

A tela Relatórios abrange quatro visualizações, cada uma filtrável por conta e intervalo de datas, com os números de base exibidos em uma tabela ao lado do gráfico e um botão “Exportar CSV” para cada uma:

• Gastos por categoria — um gráfico de pizza das suas despesas, agregadas nas categorias de nível superior.
• Receitas x despesas — um gráfico de barras por mês (as transferências nunca contam como umas nem como outras).
• Patrimônio líquido — um gráfico de linhas do saldo combinado das contas que você selecionar, ao longo do tempo.
• Tendência por categoria — como os gastos de uma única categoria evoluíram de um mês para o outro.

Os arquivos CSV exportados são texto simples, não criptografado — leve isso em conta ao escolher onde salvá-los.

10. Exportar e imprimir

Exportar CSV no registro salva as transações que ele está exibindo em um arquivo CSV que você pode abrir no Excel ou em qualquer outro programa de planilhas. Se você tiver digitado algo na caixa de pesquisa, só são exportadas as transações correspondentes. As linhas são gravadas em ordem de data (a ordem em que o saldo acumulado é calculado), seja qual for a coluna pela qual o registro está ordenado. As colunas são Data, Nº do cheque, Favorecido, Categoria, Observação, Compensada, Débito, Crédito e Saldo. As datas são gravadas como ano-mês-dia (2026-09-26) e os valores como números simples, sem separadores de milhar. O arquivo usa o separador de listas e o símbolo decimal das configurações regionais do Windows, os mesmos que o Excel usa para abri-lo, de modo que um clique duplo no arquivo o abre em colunas onde quer que você esteja: nos EUA ele é separado por vírgulas com 1234.56, na Alemanha é separado por ponto e vírgula com 1234,56. Os arquivos CSV da tela Relatórios funcionam da mesma maneira.

Imprimir… no registro o imprime como uma tabela com bordas, como uma planilha impressa. Primeiro você escolhe:

• De e Até — as datas a imprimir. Elas começam abrangendo tudo o que o registro está exibindo, e a caixa de pesquisa continua valendo.
• Orientação — de início Paisagem, já que o registro tem nove colunas.
• Imprimir sombreamento nas linhas — de início desativado. Desativado, imprime texto preto no fundo branco apenas com as bordas das células, o que economiza tinta; os valores negativos continuam levando o sinal de menos e ficam na coluna Débito, de modo que nada depende da cor. Ativado, acrescenta as mesmas faixas alternadas que a tela usa.

Visualizar… mostra então cada página exatamente como será impressa, para que você possa conferi-la antes de gastar papel. Imprimir… na visualização abre a caixa de diálogo de impressão do Windows, onde você escolhe a impressora e o número de cópias. Cada página traz no cabeçalho o nome da conta, as datas impressas e a data da impressão, os títulos das colunas se repetem no topo de todas as páginas, o texto longo quebra de linha dentro da célula em vez de ser cortado, uma transação nunca é dividida entre duas páginas, e cada página é numerada “Página 1 de 3”.

Cada relatório da tela Relatórios tem um botão Imprimir… ao lado do botão Exportar CSV. Um relatório impresso traz o nome do relatório, as datas (e, no caso de Tendência por categoria, a categoria), o gráfico e depois a tabela do relatório no mesmo estilo com bordas. As opções são Orientação (de início Retrato), Imprimir em cores (de início desativado: a tabela fica sem sombreamento e o gráfico é impresso em tons de cinza) e Incluir gráfico (de início ativado). A tabela contém todos os números, de modo que deixar o gráfico de fora para economizar tinta não perde nada.

O GravesBook memoriza essas escolhas até ser fechado. As páginas impressas, assim como os arquivos CSV exportados, ficam fora da criptografia do GravesBook: cuide delas como cuidaria de um extrato bancário.

11. Configurações

• Geral: a conta padrão a abrir ao iniciar, se as contas encerradas são mostradas por padrão, se o GravesBook pede confirmação antes de excluir e o código da moeda e as casas decimais usados na exibição.
• Categorias: adicionar e excluir categorias (consulte Categorias para a regra das categorias em uso).
• Frase secreta e backup: alterar a frase secreta do banco de dados; fazer ou restaurar uma cópia de backup portátil do banco de dados.
• Backups internos: backups com um clique, mantidos em uma pasta gerenciada pelo GravesBook e protegidos por uma frase secreta de recuperação.

12. Backups

Há dois tipos, e eles servem para coisas diferentes.

O backup portátil (Configurações → Frase secreta e backup → “Fazer backup agora...”) grava uma cópia do arquivo do banco de dados onde você indicar — uma unidade externa, uma pasta sincronizada. A cópia é criptografada com a mesma frase secreta do banco de dados em uso e é um registro de cheques completo e independente: abre em qualquer computador com essa frase secreta. “Restaurar de um arquivo...” substitui o banco de dados em uso por um arquivo de backup, depois de confirmar que a frase secreta desse arquivo o abre. O GravesBook nunca copia nada para lugar nenhum por conta própria nem por uma rede; para onde vão as cópias, e com que frequência, é com você.

Os Backups internos (Configurações → Backups internos → “Fazer backup agora”) são o tipo sem complicação, para o dia a dia: um clique, sem pedido de frase secreta, um arquivo .gbbak datado na pasta indicada nessa aba. Antes do primeiro, você define uma frase secreta de recuperação — uma segunda frase secreta, separada da do banco de dados, com as regras de força exibidas na tela. Neste computador, os backups abrem sem perguntas; em qualquer outro computador (ou depois de reinstalar o Windows), a frase secreta de recuperação é a única coisa que os abre, e o GravesBook também não consegue recuperá-la. “Restaurar o backup selecionado” coloca de volta o backup escolhido; reinicie o GravesBook em seguida.

Não existe redefinição para nenhuma das frases secretas. Se você perder a frase secreta do banco de dados, com ou sem backup, esse banco de dados está perdido. Não é um defeito a ser relatado — é justamente a razão de criptografar o arquivo.

13. Mover o GravesBook para outro computador

Tudo o que o GravesBook sabe está em um único arquivo, e esse arquivo é criptografado com a sua frase secreta, de modo que mover é copiar. Guarde isto no seu gerenciador de senhas:

• A frase secreta do banco de dados. Sempre necessária. É a que desbloqueia o arquivo.
• A frase secreta de recuperação dos backups internos — só se você usar os Backups internos. É a única coisa que consegue abrir esses backups em um computador que não seja o que os criou.

A maneira simples (recomendada): faça um backup portátil em uma unidade ou pasta sincronizada. No computador novo, instale o GravesBook, clique em “Escolher...” na tela de desbloqueio, selecione esse arquivo e informe a frase secreta do banco de dados. Pronto — a cópia é o seu registro de cheques completo. (Copiar o próprio gravesbook.db de %LocalAppData%\GravesBook funciona exatamente da mesma maneira.)

Como alternativa, com um backup interno: copie toda a pasta Backups indicada na aba Backups internos — ela tem de incluir o bmk.wrap, além dos arquivos .gbbak — para o mesmo local no computador novo. Em Configurações → Backups internos, selecione o backup, informe a frase secreta de recuperação e restaure. Nesse momento, o GravesBook vincula novamente o cofre de backups ao computador novo, de modo que os backups seguintes feitos ali não precisam mais de frase secreta. Depois reinicie e desbloqueie com a frase secreta do banco de dados.

14. Se algo der errado

Cada alteração é salva no momento em que você a faz, de modo que um erro não pode fazer você perder o trabalho já lançado. Se o GravesBook encontrar um problema inesperado, ele mostra o erro e continua funcionando, e grava o detalhe técnico em last-error.txt, na pasta GravesBook em %LocalAppData% deste computador — e em nenhum outro lugar. É esse o arquivo a enviar ao suporte (support@gravesware.com) se você relatar um problema. Ele contém o erro e o ponto do programa onde ocorreu; nunca contém sua frase secreta nem seus dados financeiros.

15. Idiomas e traduções

O GravesBook mostra suas telas em 55 idiomas. Enquanto você não escolher um em Configurações → Geral → Idioma, ele segue o idioma de exibição do Windows. Uma nova escolha passa a valer na próxima vez que o GravesBook for iniciado. Em árabe, persa, urdu, sindi e uigur, toda a janela é lida da direita para a esquerda, como esses idiomas são escritos, e o mesmo vale para as impressões.

Valores e datas são escritos como o seu idioma os escreve: o idioma que você escolheu ou, quando o GravesBook segue o Windows, o formato regional do Windows. Os dígitos são sempre de 0 a 9.

As traduções foram feitas com cuidado, mas nem todas já foram lidas por um falante nativo. Sugestões de mudanças nas traduções são bem-vindas! Se uma palavra estiver errada, soar estranha ou aparecer cortada, envie um e-mail para support@gravesware.com e diga qual é o idioma, onde você a viu (o nome da tela ou uma captura de tela) e como deveria ser.