1. Primeiros passos

Da primeira vez que executar o GravesBook, ser-lhe-á pedido que escolha uma frase-passe e uma localização para o ficheiro da base de dados. Anote a frase-passe num sítio seguro, como um gestor de palavras-passe. O GravesBook não consegue recuperar uma frase-passe perdida — não há porta das traseiras e, se a esquecer, os dados desse ficheiro ficam ilegíveis para sempre. É intencional: é isso que torna a encriptação real.

Nos arranques seguintes, ser-lhe-á pedida essa mesma frase-passe para desbloquear os seus dados. O botão «Escolher...» do ecrã de desbloqueio permite abrir outro ficheiro de base de dados — por exemplo, uma cópia que trouxe de outra máquina (consulte Mudar o GravesBook para outra máquina mais abaixo).

O GravesBook memoriza, entre arranques, o tamanho da janela, a largura das colunas do registo e a forma como o registo está ordenado.

2. Contas

A barra lateral esquerda lista todas as contas que adicionou — à ordem, poupança, cartões de crédito, dinheiro, empréstimos ou qualquer outra — com o respetivo saldo atual e um total acumulado de todas as contas abertas. Clique em «+ Adicionar conta» para criar uma: dê-lhe um nome, um tipo, um saldo inicial e a data em que esse saldo era verdadeiro. Tudo o que vem depois desse saldo inicial é construído a partir das transações que introduzir.

Encerrou uma conta? Ao editá-la, assinale «Encerrada» em vez de a eliminar, para que o histórico fique intacto. A caixa de verificação «Mostrar contas encerradas» da barra lateral permite voltar a ver as contas encerradas quando precisar de consultar alguma coisa. Nas Definições pode escolher a conta predefinida a abrir ao iniciar.

3. O registo

Selecionar uma conta abre o respetivo registo. As colunas seguem as de um extrato bancário: Data, Cheque n.º, Beneficiário, Categoria, Nota, três pequenas colunas indicadoras (Agend., Importar, Comp. — ver abaixo) e depois Débito (dinheiro que sai, apresentado como negativo), Crédito (dinheiro que entra) e Saldo, o saldo acumulado depois dessa linha. Nunca edita o saldo diretamente — é sempre calculado a partir do saldo inicial e de todas as transações anteriores, por ordem de data.

O registo abre com as mais recentes primeiro. Clique em qualquer cabeçalho de coluna para ordenar por ela; clique outra vez para inverter. A sua escolha é memorizada para a próxima vez que abrir o GravesBook. Quando a ordenação é por data, em qualquer dos sentidos, as transações do mesmo dia mantêm a ordem em que as introduziu, pelo que a coluna Saldo se lê sempre corretamente de cima para baixo.

• Adicione uma transação com o botão «+ Transação»: data, beneficiário, um número de cheque opcional, um valor de pagamento (dinheiro que sai) ou de depósito (dinheiro que entra), uma categoria e uma nota opcional. À medida que escreve um beneficiário, o GravesBook sugere nomes que já usou e preenche a categoria que usou da última vez com esse beneficiário; pode alterá-la.
• Edite uma transação com um duplo clique na respetiva linha, ou selecione-a e clique em Editar.
• Divida uma transação por mais de uma categoria assinalando «Dividir em várias categorias» — adicione as linhas de que precisar. O GravesBook não o deixa guardar uma divisão cuja soma não corresponda exatamente ao total da transação; a linha «Por atribuir» diz-lhe quanto falta.
• As transferências entre duas contas suas fazem-se com o botão «Transferência», e não com uma transação normal. Isto cria um lançamento ligado em cada conta, pelo que uma transferência nunca aparece nos relatórios como receita ou despesa.
• Anule uma transação (com os botões por cima da grelha) em vez de a eliminar, se quiser manter o número do cheque na sequência — anular põe o valor a zero e marca a transação, sem remover a linha.
• Pesquise o registo por beneficiário, nota ou número de cheque na caixa de pesquisa por cima da grelha.
• Importar... traz transações de uma folha de cálculo — consulte Importar do Excel.

As três colunas indicadoras: Agend. marca uma transação lançada por um agendamento (consulte Transações agendadas); Importar marca uma transação que veio de uma importação de folha de cálculo; Comp. mostra o estado de compensação — em branco, C para compensada ou R para reconciliada. Pode marcar uma transação como Compensada na respetiva caixa de edição quando a vir no site do banco antes de chegar o extrato; o ecrã Reconciliar aproveita esse avanço.

As transações reconciliadas ficam parcialmente bloqueadas

Depois de uma transação ter passado por uma reconciliação concluída (estado R), os campos que o banco já confirmou — a data, o valor, a conta e o estado de compensação — deixam de poder ser alterados, e a transação não pode ser anulada nem eliminada. Os campos que são contabilidade sua — categoria, divisões, nota, beneficiário e número de cheque — continuam editáveis, pelo que pode corrigir meses depois uma compra mal categorizada. A caixa de edição indica quais são uns e outros.

Se a data ou o valor de uma transação reconciliada estiverem mesmo errados, a correção mais limpa é uma transação de acerto pela diferença, como faria um contabilista; fica compensada no extrato seguinte e o extrato antigo continua a bater certo. Se precisar mesmo de alterar a original, abra esse extrato no histórico ao fundo do ecrã Reconciliar, selecione a transação e clique em «Anular reconciliação». Ela volta a Compensada e fica desbloqueada. Tenha em conta que os saldos registados do extrato não mudam — se depois alterar o valor, esse extrato deixa de coincidir com o banco e a diferença aparecerá na reconciliação seguinte.

4. Categorias

Cada transação (ou linha de divisão) é classificada por uma categoria — Receita, Despesa ou Transferência. Da primeira vez que cria uma base de dados, o GravesBook cria um conjunto inicial de categorias do dia a dia (Habitação, Alimentação, Transportes, etc., cada uma com algumas subcategorias), e pode adicionar e eliminar as suas em Definições → Categorias.

Uma categoria ainda em uso — por qualquer transação, divisão ou transação agendada — não pode ser eliminada; o GravesBook diz-lhe o que a está a usar, para que possa recategorizar primeiro. Eliminar uma categoria que tem subcategorias faz com que estas subam um nível, em vez de serem também eliminadas. A categoria Outros é onde vão parar as importações quando o GravesBook não consegue perceber o que é um beneficiário; é criada automaticamente se não existir.

5. Reconciliar com um extrato bancário

Este é o único ponto em que o GravesBook lhe pede algum cuidado, porque está a conferir o seu trabalho com o do banco. Dois registos do mesmo dinheiro — o seu registo e o extrato do banco — quase nunca coincidem na perfeição num dado dia, por duas razões diferentes:

• Desfasamento temporal. Um cheque que passou ainda não foi levantado, ou um depósito ainda não apareceu no extrato. Estes casos resolvem-se sozinhos — não tem de fazer nada, a não ser deixá-los por assinalar.
• Coisas que o banco soube antes de si. Uma comissão de serviço, juros recebidos, um pagamento automático, um encargo por cheque sem provisão. São acontecimentos reais que faltam no seu registo e precisam de uma transação nova — não de um remendo.

Para reconciliar uma conta:

1. Abra o ecrã Reconciliar dessa conta. A data do extrato vem preenchida com o último dia do mês seguinte à sua reconciliação concluída mais recente; altere-a se o ciclo do seu banco for diferente. Introduza o saldo final do extrato — o GravesBook não começa com $0.00, porque nenhum extrato diz isso.
2. Clique em Iniciar reconciliação. Todas as transações que já tinha marcado como Compensada aparecem assinaladas. Assinale tudo o resto que aparece de facto no extrato. As colunas correspondem às do registo — Débito, Crédito e o Saldo acumulado —, pelo que pode percorrer o extrato e o ecrã lado a lado. As que ficam por assinalar (cheques por levantar, depósitos em trânsito) não são alteradas; serão compensadas num extrato futuro.
3. Se o extrato incluir algo que o seu registo ainda não tem — uma comissão, juros, um pagamento automático —, use «+ Adicionar taxa / juros / outro» para o introduzir como uma transação real, diretamente no ecrã Reconciliar. É adicionado e assinalado num só passo.
4. Veja os valores «Saldo compensado» e «Diferença» a atualizarem-se em tempo real à medida que assinala os itens. Quando a diferença chegar a zero, «Concluir reconciliação» fica disponível.
5. Concluir marca como Reconciliada todas as transações assinaladas (R no registo) e regista o extrato no histórico de reconciliações da conta, ao fundo do ecrã. Clique aí num extrato anterior para ver exatamente que transações constavam dele — e, se tiver mesmo de ser, para anular a reconciliação de uma delas (consulte As transações reconciliadas ficam parcialmente bloqueadas mais acima).

Não tem de acabar de uma só vez. Feche o GravesBook com uma reconciliação em curso e, quando voltar, as suas marcas estão exatamente onde as deixou. Se começou com o extrato errado — mês errado, saldo final errado —, Cancelar reconciliação deita fora apenas essa tentativa; nada do que tinha marcado como Compensada é alterado, e pode recomeçar.

O GravesBook não o deixa concluir uma reconciliação que não bata certo ao cêntimo. Se não conseguir chegar a zero, procure uma transação em falta ou uma que tenha introduzido com o valor errado, em vez de assinalar algo à força só para os números coincidirem — isso apenas passaria o erro para o histórico reconciliado, onde é mais difícil de encontrar depois. Uma causa comum: transações dos últimos dias do mês anterior que o banco lançou neste extrato. Assinale-as aqui; pertencem a este extrato, seja qual for a data que lhes deu.

6. Transações agendadas

Para tudo o que se repete — a renda, a prestação do carro, um salário, uma subscrição —, configure-o uma vez no ecrã Agendadas com «+ Novo agendamento»: conta, beneficiário, valor (ou divisões), categoria, nota e a frequência: diária, semanal, de duas em duas semanas, mensal, duas vezes por mês em dois dias fixos, trimestral, anual ou a cada N dias/semanas/meses. Um agendamento pode durar para sempre, até uma data ou durante um número definido de ocorrências. Um agendamento fixado no dia 29, 30 ou 31 cai no último dia de qualquer mês mais curto, em vez de o saltar.

Sempre que o GravesBook arranca (ou quando clica em Verificar agora), lança como transação real no registo cada ocorrência que venceu desde a última verificação, marcada na coluna Agend. Deixe a aplicação fechada durante três semanas e obtém exatamente as ocorrências dessas três semanas — nunca um duplicado, nunca uma em falta. A partir daí, as transações lançadas são transações normais: edite-as, reconcilie-as, anule-as como qualquer outra.

Pausar / Retomar impede um agendamento de lançar transações sem o eliminar. Editar um agendamento altera o que ele lança daí em diante; as transações que já lançou ficam como estão. Para alterar uma única ocorrência — a conta da eletricidade deste mês veio mais alta —, edite essa transação no registo, não o agendamento.

7. Calendário

O Calendário mostra o seu dinheiro por data, em todas as contas ou numa que escolher: as transações reais do registo como marcadores cheios e as próximas ocorrências dos agendamentos ativos como marcadores vazios, para que veja o que aí vem antes de ser lançado. Alterne entre Dia (o detalhe completo de uma data), Semana (sete colunas com beneficiário e valor), Mês (uma contagem e um total por dia) e Ano (doze meses pequenos, cada um com um total; clique num dia ou num mês para ver o detalhe). Hoje leva-o de volta. O «+» na célula de um dia (e «+ Recorrente») inicia um novo agendamento a partir dessa data.

8. Importar do Excel

Importar... no registo carrega transações de um ficheiro .xlsx para a conta que escolher. A primeira linha tem de ser uma linha de cabeçalho com Date (data), Amount (valor) e Payee (beneficiário) ou Label (etiqueta), por qualquer ordem e com maiúsculas ou minúsculas; as outras colunas são ignoradas. As datas podem ser datas reais do Excel ou texto nos formatos habituais; os valores podem ter símbolos de moeda e separadores de milhares, e um valor entre parênteses é tratado como negativo.

O GravesBook decide a categoria de cada linha a partir do seu próprio histórico: se esse beneficiário já existir no registo, ganha a categoria que mais vezes usou com ele. Se o beneficiário for novo, ou se o seu histórico estiver dividido a meio entre duas categorias, a linha vai para Outros e fica marcada para revisão, para a poder corrigir à mão. A coluna de categoria da própria folha de cálculo, se existir, nunca é usada.

Uma linha cuja data, beneficiário e valor coincidam exatamente com uma transação já existente nessa conta é ignorada como duplicado, pelo que importar o mesmo ficheiro duas vezes não faz mal. (Duas transações realmente distintas com a mesma data, beneficiário e valor também seriam apanhadas por esta regra — é o compromisso aceite.) Uma linha que não possa ser lida é ignorada e listada pelo número de linha; nunca interrompe o resto do ficheiro. O resumo final diz-lhe quantas linhas foram importadas, quantas precisam de revisão, quantas foram ignoradas como duplicados e quais não foi possível ler. Anular esta importação remove tudo o que essa importação criou, desde que nada disso tenha sido reconciliado entretanto.

9. Relatórios

O ecrã Relatórios abrange quatro vistas, cada uma filtrável por conta e intervalo de datas, com os números de base apresentados numa tabela ao lado do gráfico e um botão «Exportar CSV» para cada uma:

• Despesas por categoria — um gráfico circular das suas despesas, agregadas nas categorias de nível superior.
• Receitas e despesas — um gráfico de barras por mês (as transferências nunca contam como umas nem como outras).
• Património líquido — um gráfico de linhas do saldo combinado das contas que selecionar, ao longo do tempo.
• Tendência por categoria — como as despesas de uma única categoria evoluíram de mês para mês.

Os ficheiros CSV exportados são texto simples, não encriptado — tenha isso em conta ao escolher onde os guarda.

10. Exportar e imprimir

Exportar CSV no registo guarda as transações que este está a mostrar num ficheiro CSV que pode abrir no Excel ou em qualquer outra folha de cálculo. Se tiver escrito algo na caixa de pesquisa, só são exportadas as transações correspondentes. As linhas são escritas por ordem de data (a ordem em que o saldo acumulado é calculado), seja qual for a coluna pela qual o registo está ordenado. As colunas são Data, Cheque n.º, Beneficiário, Categoria, Nota, Compensada, Débito, Crédito e Saldo. As datas são escritas como ano-mês-dia (2026-09-26) e os valores como números simples, sem separadores de milhares. O ficheiro usa o separador de listas e o símbolo decimal das definições regionais do Windows, os mesmos que o Excel usa para o abrir, pelo que um duplo clique no ficheiro o abre em colunas onde quer que esteja: nos EUA é separado por vírgulas com 1234.56, na Alemanha é separado por ponto e vírgula com 1234,56. Os ficheiros CSV do ecrã Relatórios funcionam da mesma maneira.

Imprimir… no registo imprime-o como uma tabela com limites, como uma folha de cálculo impressa. Primeiro escolhe:

• De e Até — as datas a imprimir. Começam por abranger tudo o que o registo está a mostrar, e a caixa de pesquisa continua a aplicar-se.
• Orientação — de início Horizontal, uma vez que o registo tem nove colunas.
• Imprimir sombreado das linhas — de início desativado. Desativado imprime texto preto sobre branco apenas com os limites das células, o que poupa tinta; os valores negativos continuam a levar o sinal de menos e ficam na coluna Débito, pelo que nada depende da cor. Ativado acrescenta as mesmas faixas alternadas que o ecrã usa.

Pré-visualizar… mostra depois cada página exatamente como será impressa, para a poder conferir antes de gastar papel. Imprimir… na pré-visualização abre a caixa de diálogo de impressão do Windows, onde escolhe a impressora e o número de cópias. Cada página tem no cabeçalho o nome da conta, as datas impressas e a data da impressão, os títulos das colunas repetem-se no topo de todas as páginas, o texto longo muda de linha dentro da célula em vez de ser cortado, uma transação nunca é dividida por duas páginas, e cada página é numerada «Página 1 de 3».

Cada relatório do ecrã Relatórios tem um botão Imprimir… ao lado do botão Exportar CSV. Um relatório impresso tem o nome do relatório, as datas (e, no caso de Tendência por categoria, a categoria), o gráfico e depois a tabela do relatório no mesmo estilo com limites. As opções são Orientação (de início Vertical), Imprimir a cores (de início desativado: a tabela não tem sombreado e o gráfico é impresso em tons de cinzento) e Incluir gráfico (de início ativado). A tabela contém todos os números, pelo que deixar o gráfico de fora para poupar tinta não perde nada.

O GravesBook memoriza estas escolhas até o fechar. As páginas impressas, tal como os ficheiros CSV exportados, estão fora da encriptação do GravesBook: cuide delas como cuidaria de um extrato bancário.

11. Definições

• Geral: a conta predefinida a abrir ao iniciar, se as contas encerradas são mostradas por predefinição, se o GravesBook pede confirmação antes de eliminar e o código da moeda e as casas decimais usados na apresentação.
• Categorias: adicionar e eliminar categorias (consulte Categorias para a regra das categorias em uso).
• Frase-passe e cópias: alterar a frase-passe da base de dados; fazer ou restaurar uma cópia de segurança portátil da base de dados.
• Cópias internas: cópias de segurança com um clique, guardadas numa pasta gerida pelo GravesBook e protegidas por uma frase-passe de recuperação.

12. Cópias de segurança

Há dois tipos, e servem para coisas diferentes.

A cópia portátil (Definições → Frase-passe e cópias → «Fazer cópia agora...») grava uma cópia do ficheiro da base de dados onde lhe indicar — um disco externo, uma pasta sincronizada. A cópia é encriptada com a mesma frase-passe da base de dados em uso e é um registo de cheques completo e autónomo: abre em qualquer máquina com essa frase-passe. «Restaurar a partir de ficheiro...» substitui a base de dados em uso por um ficheiro de cópia de segurança, depois de confirmar que a frase-passe desse ficheiro o abre. O GravesBook nunca copia nada para lado nenhum por iniciativa própria nem através de uma rede; para onde vão as cópias, e com que frequência, é consigo.

As Cópias internas (Definições → Cópias internas → «Fazer cópia agora») são o tipo sem esforço, para o dia a dia: um clique, sem pedido de frase-passe, um ficheiro .gbbak datado na pasta indicada nesse separador. Antes da primeira, define uma frase-passe de recuperação — uma segunda frase-passe, distinta da da base de dados, com as regras de robustez apresentadas no ecrã. Nesta máquina, as cópias abrem sem perguntas; em qualquer outra máquina (ou depois de reinstalar o Windows), a frase-passe de recuperação é a única coisa que as abre, e o GravesBook também não a consegue recuperar. «Restaurar a cópia selecionada» repõe a cópia escolhida; reinicie o GravesBook a seguir.

Não existe reposição de nenhuma das frases-passe. Se perder a frase-passe da base de dados, com ou sem cópia de segurança, essa base de dados está perdida. Não é um erro a comunicar — é precisamente a razão de ser de encriptar o ficheiro.

13. Mudar o GravesBook para outra máquina

Tudo o que o GravesBook sabe está num único ficheiro, e esse ficheiro está encriptado com a sua frase-passe, pelo que mudar é copiar. Guarde isto no seu gestor de palavras-passe:

• A frase-passe da base de dados. Sempre necessária. É a que desbloqueia o ficheiro.
• A frase-passe de recuperação das cópias internas — só se usar as Cópias internas. É a única coisa que consegue abrir essas cópias numa máquina que não seja a que as criou.

A maneira simples (recomendada): faça uma cópia portátil para um disco ou uma pasta sincronizada. Na máquina nova, instale o GravesBook, clique em «Escolher...» no ecrã de desbloqueio, selecione esse ficheiro e introduza a frase-passe da base de dados. Já está — a cópia é o seu registo de cheques completo. (Copiar o próprio gravesbook.db de %LocalAppData%\GravesBook funciona exatamente da mesma maneira.)

Em alternativa, com uma cópia interna: copie toda a pasta Backups indicada no separador Cópias internas — tem de incluir o bmk.wrap, além dos ficheiros .gbbak — para o mesmo sítio na máquina nova. Em Definições → Cópias internas, selecione a cópia, introduza a frase-passe de recuperação e restaure. Nesse momento, o GravesBook volta a associar o cofre de cópias à máquina nova, pelo que as cópias seguintes feitas aí já não precisam de frase-passe. Depois reinicie e desbloqueie com a frase-passe da base de dados.

14. Se algo correr mal

Cada alteração é guardada no momento em que a faz, pelo que um erro não pode fazê-lo perder trabalho já introduzido. Se o GravesBook encontrar um problema inesperado, mostra-lhe o erro e continua a funcionar, e grava o detalhe técnico em last-error.txt, na pasta GravesBook em %LocalAppData% desta máquina — e em mais lado nenhum. É esse o ficheiro a enviar ao apoio (support@gravesware.com) se comunicar um problema. Contém o erro e o ponto do programa onde ocorreu; nunca contém a sua frase-passe nem os seus dados financeiros.

15. Idiomas e traduções

O GravesBook mostra os seus ecrãs em 55 idiomas. A menos que escolha um em Definições → Geral → Idioma, segue o idioma de apresentação do Windows. Uma nova escolha é aplicada da próxima vez que o GravesBook iniciar. Em árabe, persa, urdu, sindi e uigur, toda a janela se lê da direita para a esquerda, tal como esses idiomas se escrevem, e o mesmo acontece com as páginas impressas.

Os valores e as datas são escritos como o seu idioma os escreve: o idioma que escolheu ou, quando o GravesBook segue o Windows, o formato regional do Windows. Os algarismos são sempre de 0 a 9.

As traduções foram feitas com cuidado, mas nem todas foram ainda lidas por um falante nativo. As sugestões de alterações às traduções são bem-vindas! Se uma palavra estiver errada, soar estranha ou aparecer cortada, envie um e-mail para support@gravesware.com e indique qual é o idioma, onde a viu (o nome do ecrã ou uma captura de ecrã) e o que deveria dizer.