1. เริ่มต้นใช้งาน

เมื่อเปิด GravesBook เป็นครั้งแรก โปรแกรมจะให้คุณเลือกวลีรหัสผ่านและตำแหน่งของไฟล์ฐานข้อมูล จดวลีรหัสผ่านไว้ในที่ปลอดภัย เช่น โปรแกรมจัดการรหัสผ่าน GravesBook ไม่สามารถกู้คืนวลีรหัสผ่านที่หายไปได้ — ไม่มีประตูหลัง และหากคุณลืม ข้อมูลในไฟล์นั้นจะอ่านไม่ได้อย่างถาวร นี่เป็นความตั้งใจ: เพราะอย่างนี้การเข้ารหัสจึงเป็นของจริง

ในการเปิดครั้งต่อ ๆ ไป โปรแกรมจะขอวลีรหัสผ่านเดิมนั้นเพื่อปลดล็อกข้อมูลของคุณ ปุ่ม “เลือก...” บนหน้าปลดล็อกใช้เปิดไฟล์ฐานข้อมูลอื่น — เช่น สำเนาที่คุณนำมาจากเครื่องอื่น (ดู การย้าย GravesBook ไปยังเครื่องอื่น ด้านล่าง)

GravesBook จำขนาดหน้าต่าง ความกว้างคอลัมน์ของสมุดรายการ และการเรียงลำดับสมุดรายการไว้ระหว่างการเปิดแต่ละครั้ง

2. บัญชี

แถบด้านซ้ายแสดงทุกบัญชีที่คุณเพิ่มไว้ — บัญชีกระแสรายวัน บัญชีออมทรัพย์ บัตรเครดิต เงินสด เงินกู้ หรืออื่น ๆ — พร้อมยอดคงเหลือปัจจุบันของแต่ละบัญชี และยอดรวมของบัญชีที่เปิดอยู่ทั้งหมด คลิก “+ เพิ่มบัญชี” เพื่อสร้างบัญชี: ตั้งชื่อ เลือกประเภท ใส่ยอดยกมา และวันที่ที่ยอดนั้นถูกต้อง ทุกอย่างหลังจากยอดยกมานั้นคำนวณจากรายการที่คุณป้อน

ปิดบัญชีไปแล้วใช่ไหม ให้ทำเครื่องหมายที่ “ปิดแล้ว” ตอนแก้ไขบัญชีแทนการลบ ประวัติของบัญชีจะได้อยู่ครบ ช่องทำเครื่องหมาย “แสดงบัญชีที่ปิดแล้ว” ในแถบด้านข้างใช้นำบัญชีที่ปิดแล้วกลับมาแสดงเมื่อคุณต้องการค้นดูบางอย่าง ใน การตั้งค่า คุณเลือกบัญชีเริ่มต้นที่จะเปิดเมื่อเปิดโปรแกรมได้

3. สมุดรายการ

เมื่อเลือกบัญชี สมุดรายการของบัญชีนั้นจะเปิดขึ้น คอลัมน์เรียงตามแบบใบแจ้งยอดธนาคาร: วันที่ เลขที่เช็ค ผู้รับเงิน หมวดหมู่ บันทึกช่วยจำ คอลัมน์ตัวบ่งชี้ขนาดเล็กสามคอลัมน์ (กำหนด นำเข้า เคลียร์ — ดูด้านล่าง) ตามด้วย เดบิต (เงินออก แสดงเป็นค่าลบ) เครดิต (เงินเข้า) และ ยอดคงเหลือ ซึ่งเป็นยอดคงเหลือสะสมหลังแถวนั้น คุณไม่ต้องแก้ไขยอดคงเหลือโดยตรง — ยอดนี้คำนวณจากยอดยกมาบวกกับทุกรายการก่อนหน้าตามลำดับวันที่เสมอ

สมุดรายการเปิดขึ้นโดยแสดงรายการใหม่สุดก่อน คลิกหัวคอลัมน์ใดก็ได้เพื่อเรียงตามคอลัมน์นั้น คลิกอีกครั้งเพื่อกลับลำดับ โปรแกรมจะจำตัวเลือกของคุณไว้ใช้ในครั้งถัดไปที่เปิด GravesBook เมื่อเรียงตามวันที่ ไม่ว่าทิศทางใด รายการในวันเดียวกันจะคงลำดับตามที่คุณป้อนไว้ คอลัมน์ ยอดคงเหลือ จึงอ่านจากบนลงล่างได้ถูกต้องเสมอ

• เพิ่มรายการด้วยปุ่ม “+ รายการ”: วันที่ ผู้รับเงิน เลขที่เช็ค (ไม่บังคับ) จำนวนเงินที่จ่าย (เงินออก) หรือที่ฝาก (เงินเข้า) หมวดหมู่ และบันทึกช่วยจำ (ไม่บังคับ) ขณะที่คุณพิมพ์ชื่อผู้รับเงิน GravesBook จะแนะนำชื่อที่คุณเคยใช้ และใส่หมวดหมู่ที่คุณใช้กับผู้รับเงินรายนั้นครั้งล่าสุดให้ คุณเปลี่ยนได้
• แก้ไขรายการโดยดับเบิลคลิกที่แถว หรือเลือกแถวแล้วคลิก แก้ไข
• แยกรายการออกเป็นมากกว่าหนึ่งหมวดหมู่โดยทำเครื่องหมายที่ “แยกเป็นหลายหมวดหมู่” — เพิ่มบรรทัดได้มากเท่าที่ต้องการ GravesBook จะไม่ยอมให้บันทึกรายการแยกที่ผลรวมไม่เท่ากับยอดรวมของรายการพอดี บรรทัด “ยอดที่เหลือให้จัดสรร” จะบอกว่ายังขาดหรือเกินอยู่เท่าใด
• การโอนระหว่างบัญชีของคุณเองสองบัญชีใช้ปุ่ม “โอน” แทนรายการปกติ ปุ่มนี้สร้างรายการที่เชื่อมโยงกันหนึ่งรายการในแต่ละบัญชี การโอนจึงไม่ปรากฏเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายในรายงานของคุณ
• ทำเป็นโมฆะ (จากปุ่มเหนือตาราง) แทนการลบรายการ หากคุณต้องการเก็บเลขที่เช็คไว้ในลำดับ — การทำเป็นโมฆะจะปรับจำนวนเงินเป็นศูนย์และทำเครื่องหมายไว้ โดยไม่เอาแถวออก
• ค้นหาในสมุดรายการตามผู้รับเงิน บันทึกช่วยจำ หรือเลขที่เช็ค โดยใช้ช่องค้นหาเหนือตาราง
• นำเข้า... ใช้นำรายการเข้ามาจากสเปรดชีต — ดู การนำเข้าจาก Excel

คอลัมน์ตัวบ่งชี้สามคอลัมน์: กำหนด ระบุรายการที่กำหนดการบันทึกให้คุณ (ดู รายการตามกำหนดเวลา) นำเข้า ระบุรายการที่มาจากการนำเข้าสเปรดชีต เคลียร์ แสดงสถานะการเคลียร์ — ว่าง C คือเคลียร์แล้ว หรือ R คือกระทบยอดแล้ว คุณตั้งรายการเป็น เคลียร์แล้ว เองได้ในกล่องโต้ตอบแก้ไขรายการ เมื่อเห็นรายการนั้นบนเว็บไซต์ของธนาคารก่อนที่ใบแจ้งยอดจะมาถึง หน้า กระทบยอด จะใช้ข้อมูลนี้เป็นจุดเริ่มต้นให้

รายการที่กระทบยอดแล้วจะถูกล็อกบางส่วน

เมื่อรายการผ่านการกระทบยอดที่เสร็จสิ้นแล้ว (สถานะ R) ช่องที่ธนาคารยืนยันแล้ว — วันที่ จำนวนเงิน บัญชี และสถานะการเคลียร์ — จะเปลี่ยนไม่ได้อีก และรายการนั้นจะทำเป็นโมฆะหรือลบไม่ได้ ส่วนช่องที่เป็นการลงบัญชีของคุณเอง — หมวดหมู่ รายการย่อย บันทึกช่วยจำ ผู้รับเงิน และเลขที่เช็ค — ยังแก้ไขได้ คุณจึงยังแก้รายการซื้อที่จัดหมวดหมู่ผิดได้แม้ผ่านไปหลายเดือน กล่องโต้ตอบแก้ไขจะบอกว่าช่องใดเป็นแบบใด

หากวันที่หรือจำนวนเงินของรายการที่กระทบยอดแล้วผิดจริง ๆ วิธีแก้ที่เรียบร้อยที่สุดคือเพิ่มรายการปรับปรุงสำหรับส่วนต่าง แบบที่นักบัญชีทำ รายการนั้นจะเคลียร์ในใบแจ้งยอดถัดไป และใบแจ้งยอดเดิมยังคงตรงอยู่ หากจำเป็นต้องเปลี่ยนรายการเดิม ให้เปิดใบแจ้งยอดนั้นจากประวัติที่ด้านล่างของหน้า กระทบยอด เลือกรายการ แล้วคลิก “ยกเลิกการกระทบยอดที่เลือก” รายการจะกลับไปเป็น เคลียร์แล้ว และปลดล็อก โปรดทราบว่ายอดคงเหลือที่บันทึกไว้ของใบแจ้งยอดจะไม่เปลี่ยน — หากคุณแก้จำนวนเงินหลังจากนั้น ใบแจ้งยอดนั้นจะไม่ตรงกับธนาคารอีกต่อไป และผลต่างจะปรากฏในการกระทบยอดครั้งถัดไป

4. หมวดหมู่

ทุกรายการ (หรือบรรทัดรายการย่อย) จัดประเภทด้วยหมวดหมู่ — รายได้ ค่าใช้จ่าย หรือ โอน GravesBook จะสร้างชุดหมวดหมู่ทั่วไปสำหรับเริ่มต้นให้เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลครั้งแรก (ที่อยู่อาศัย อาหาร การเดินทาง และอื่น ๆ แต่ละหมวดมีหมวดหมู่ย่อยจำนวนหนึ่ง) และคุณเพิ่มหรือลบหมวดหมู่ของตัวเองได้จาก การตั้งค่า → หมวดหมู่

หมวดหมู่ที่ยังมีการใช้งานอยู่ — โดยรายการ รายการย่อย หรือรายการตามกำหนดเวลาใดก็ตาม — ลบไม่ได้ GravesBook จะบอกว่ามีอะไรใช้หมวดหมู่นั้นอยู่ เพื่อให้คุณจัดหมวดหมู่รายการเหล่านั้นใหม่ก่อน การลบหมวดหมู่ที่มีหมวดหมู่ย่อยจะย้ายหมวดหมู่ย่อยขึ้นไปหนึ่งระดับ ไม่ได้ลบไปด้วย หมวดหมู่ อื่น ๆ คือที่ที่รายการนำเข้าไปอยู่เมื่อ GravesBook บอกไม่ได้ว่าผู้รับเงินคืออะไร หากไม่มีหมวดหมู่นี้ โปรแกรมจะสร้างให้

5. การกระทบยอดกับใบแจ้งยอดธนาคาร

นี่เป็นจุดเดียวที่ GravesBook ขอให้คุณระมัดระวังสักหน่อย เพราะเป็นการตรวจงานของคุณเทียบกับของธนาคาร บันทึกสองชุดของเงินก้อนเดียวกัน — สมุดรายการของคุณกับใบแจ้งยอดของธนาคาร — แทบไม่เคยตรงกันพอดีในวันใดวันหนึ่ง ด้วยเหตุผลสองประการที่ต่างกัน:

• จังหวะเวลา เช็คที่คุณเขียนยังไม่ถูกนำไปขึ้นเงิน หรือเงินฝากยังไม่ปรากฏในใบแจ้งยอด เรื่องเหล่านี้คลี่คลายได้เอง — คุณไม่ต้องทำอะไร นอกจากปล่อยไว้โดยไม่ทำเครื่องหมาย
• สิ่งที่ธนาคารรู้ก่อนคุณ ค่าธรรมเนียมบริการ ดอกเบี้ยรับ การชำระเงินอัตโนมัติ ค่าปรับเงินในบัญชีไม่พอจ่าย (NSF) เหล่านี้เป็นเหตุการณ์จริงที่สมุดรายการของคุณยังไม่มี และต้องเพิ่มเป็นรายการใหม่ — ไม่ใช่ปรับตัวเลขให้ลงตัว

วิธีกระทบยอดบัญชี:

1. เปิดหน้า กระทบยอด ของบัญชีนั้น วันที่ใบแจ้งยอดจะใส่ไว้ให้ล่วงหน้าเป็นวันสุดท้ายของเดือนถัดจากการกระทบยอดที่เสร็จสิ้นครั้งล่าสุด เปลี่ยนได้หากรอบบัญชีของธนาคารคุณต่างออกไป ป้อนยอดคงเหลือปลายงวดตามใบแจ้งยอด — GravesBook จะไม่เริ่มด้วย $0.00 เพราะใบแจ้งยอดไม่เคยระบุเช่นนั้น
2. คลิก เริ่มกระทบยอด ทุกรายการที่คุณทำเครื่องหมายเป็น เคลียร์แล้ว ไว้ก่อนจะถูกทำเครื่องหมายให้ ทำเครื่องหมายรายการอื่นทั้งหมดที่ปรากฏในใบแจ้งยอดจริง คอลัมน์ตรงกับสมุดรายการ — เดบิต เครดิต และ ยอดคงเหลือ สะสม — คุณจึงไล่ดูใบแจ้งยอดกับหน้าจอเทียบกันไปได้ รายการที่ไม่ได้ทำเครื่องหมาย (เช็คค้างจ่าย เงินฝากระหว่างทาง) ให้ปล่อยไว้ รายการเหล่านั้นจะเคลียร์ในใบแจ้งยอดฉบับต่อไป
3. หากใบแจ้งยอดมีรายการที่สมุดรายการของคุณยังไม่มี — ค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย การชำระเงินอัตโนมัติ — ใช้ “+ เพิ่มค่าธรรมเนียม / ดอกเบี้ย / อื่น ๆ” เพื่อป้อนเป็นรายการจริงได้จากหน้า กระทบยอด โดยตรง รายการจะถูกเพิ่มและทำเครื่องหมายในขั้นตอนเดียว
4. ดูตัวเลข “ยอดเคลียร์แล้ว” และ “ผลต่าง” ที่อัปเดตทันทีเมื่อคุณทำเครื่องหมายรายการ เมื่อผลต่างเป็นศูนย์ “กระทบยอดให้เสร็จ” จะใช้งานได้
5. การกระทบยอดให้เสร็จจะทำเครื่องหมายทุกรายการที่เลือกไว้เป็น กระทบยอดแล้ว (R ในสมุดรายการ) และบันทึกใบแจ้งยอดไว้ในประวัติการกระทบยอดของบัญชีที่ด้านล่างของหน้าจอ คลิกใบแจ้งยอดที่ผ่านมาในประวัตินั้นเพื่อดูว่ามีรายการใดอยู่ในฉบับนั้นบ้าง — และหากจำเป็นจริง ๆ เพื่อยกเลิกการกระทบยอดของรายการใดรายการหนึ่ง (ดู รายการที่กระทบยอดแล้วจะถูกล็อกบางส่วน ด้านบน)

คุณไม่จำเป็นต้องทำให้เสร็จในคราวเดียว ปิด GravesBook ทั้งที่มีการกระทบยอดค้างอยู่ได้ เมื่อกลับมา เครื่องหมายของคุณจะอยู่ตรงที่ทำค้างไว้ทุกประการ หากคุณเริ่มกับใบแจ้งยอดผิดฉบับ — ผิดเดือน ผิดยอดคงเหลือปลายงวด — ยกเลิกการกระทบยอด จะทิ้งเฉพาะความพยายามครั้งนั้น รายการที่คุณทำเครื่องหมายเป็น เคลียร์แล้ว จะไม่ถูกแตะต้อง และคุณเริ่มใหม่ได้

GravesBook จะไม่ยอมให้คุณจบการกระทบยอดที่ยอดไม่ตรงกันทุกสตางค์ หากทำให้เป็นศูนย์ไม่ได้ ให้ตรวจดูอีกครั้งว่ามีรายการที่ขาดไปหรือรายการที่ป้อนจำนวนเงินผิดหรือไม่ แทนที่จะฝืนทำเครื่องหมายบางรายการเพื่อให้ตัวเลขตรง — การทำเช่นนั้นเพียงย้ายข้อผิดพลาดเข้าไปอยู่ในประวัติที่กระทบยอดแล้ว ซึ่งหาเจอได้ยากกว่าในภายหลัง สาเหตุที่พบบ่อย: รายการช่วงวันท้าย ๆ ของเดือนก่อนที่ธนาคารลงไว้ในใบแจ้งยอดฉบับนี้ ให้ทำเครื่องหมายรายการเหล่านั้นที่นี่ เพราะเป็นของใบแจ้งยอดฉบับนี้ ไม่ว่าคุณจะลงวันที่ไว้เป็นวันใด

6. รายการตามกำหนดเวลา

สำหรับทุกอย่างที่เกิดซ้ำ — ค่าเช่า ค่างวดรถ เงินเดือน ค่าสมาชิก — ตั้งค่าครั้งเดียวในหน้า รายการตามกำหนดเวลา ด้วย “+ กำหนดการใหม่”: บัญชี ผู้รับเงิน จำนวนเงิน (หรือรายการย่อย) หมวดหมู่ บันทึกช่วยจำ และความถี่: รายวัน รายสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์ รายเดือน เดือนละสองครั้งในสองวันที่ตายตัว รายไตรมาส รายปี หรือทุก N วัน/สัปดาห์/เดือน กำหนดการทำงานได้ตลอดไป จนถึงวันที่ที่กำหนด หรือตามจำนวนครั้งที่ตั้งไว้ กำหนดการที่ยึดกับวันที่ 29, 30 หรือ 31 จะไปตกในวันสุดท้ายของเดือนที่สั้นกว่า ไม่ได้ข้ามเดือนนั้นไป

ทุกครั้งที่ GravesBook เริ่มทำงาน (หรือเมื่อคุณคลิก ตรวจสอบเดี๋ยวนี้) โปรแกรมจะบันทึกทุกครั้งที่ถึงกำหนดนับจากการตรวจสอบครั้งล่าสุดเป็นรายการจริงในสมุดรายการ โดยทำเครื่องหมายไว้ในคอลัมน์ กำหนด ปิดโปรแกรมไว้สามสัปดาห์ คุณจะได้เฉพาะครั้งที่ตกอยู่ในสามสัปดาห์นั้นพอดี — ไม่มีรายการซ้ำ ไม่มีรายการตกหล่น รายการที่บันทึกแล้วเป็นรายการธรรมดานับจากนั้น: แก้ไข กระทบยอด หรือทำเป็นโมฆะได้เหมือนรายการอื่น

หยุดชั่วคราว / ดำเนินการต่อ หยุดไม่ให้กำหนดการบันทึกรายการโดยไม่ลบกำหนดการ การแก้ไขกำหนดการจะเปลี่ยนสิ่งที่บันทึกนับจากนี้ไป รายการที่บันทึกไปแล้วจะคงไว้ตามเดิม หากต้องการเปลี่ยนเพียงครั้งเดียว — เช่น ค่าไฟเดือนนี้สูงกว่าปกติ — ให้แก้ไขรายการนั้นในสมุดรายการ ไม่ใช่แก้กำหนดการ

7. ปฏิทิน

ปฏิทิน แสดงเงินของคุณตามวันที่ ทั้งทุกบัญชีหรือเฉพาะบัญชีที่คุณเลือก: รายการจริงในสมุดรายการแสดงเป็นเครื่องหมายทึบ และครั้งที่กำลังจะถึงของกำหนดการที่เปิดใช้งานอยู่แสดงเป็นเครื่องหมายโปร่ง คุณจึงเห็นสิ่งที่กำลังจะมาก่อนที่จะถูกบันทึก สลับได้ระหว่าง วัน (รายละเอียดทั้งหมดของวันเดียว) สัปดาห์ (เจ็ดคอลัมน์พร้อมผู้รับเงินและจำนวนเงิน) เดือน (จำนวนรายการและยอดรวมต่อวัน) และ ปี (เดือนขนาดเล็กสิบสองเดือนพร้อมยอดรวมของแต่ละเดือน คลิกวันหรือเดือนเพื่อดูรายละเอียด) วันนี้ พาคุณกลับมา เครื่องหมาย “+” ในช่องวัน (และ “+ เกิดซ้ำ”) ใช้เริ่มกำหนดการใหม่จากวันที่นั้น

8. การนำเข้าจาก Excel

นำเข้า... ในสมุดรายการใช้โหลดรายการจากไฟล์ .xlsx เข้าบัญชีที่คุณเลือก แถวแรกต้องเป็นแถวหัวตารางที่มี Date, Amount และ Payee (หรือ Label) เรียงลำดับอย่างไรก็ได้ และใช้ตัวพิมพ์เล็กหรือใหญ่ก็ได้ คอลัมน์อื่นจะถูกข้ามไป วันที่เป็นวันที่จริงของ Excel หรือข้อความในรูปแบบที่ใช้กันทั่วไปก็ได้ จำนวนเงินมีสัญลักษณ์สกุลเงินและตัวคั่นหลักพันได้ และค่าในวงเล็บถือเป็นค่าลบ

GravesBook เลือกหมวดหมู่ของแต่ละแถวจากประวัติของคุณเอง: หากผู้รับเงินรายนั้นมีอยู่ในสมุดรายการแล้ว หมวดหมู่ที่คุณใช้กับผู้รับเงินรายนั้นบ่อยที่สุดจะถูกเลือก หากเป็นผู้รับเงินรายใหม่ หรือประวัติของคุณแบ่งเท่ากันระหว่างสองหมวดหมู่ แถวนั้นจะไปอยู่ที่ อื่น ๆ และถูกทำเครื่องหมายให้ตรวจทาน เพื่อให้คุณแก้ไขเอง คอลัมน์หมวดหมู่ของสเปรดชีตเอง หากมี จะไม่ถูกนำมาใช้เลย

แถวที่วันที่ ผู้รับเงิน และจำนวนเงินตรงกับรายการที่มีอยู่แล้วในบัญชีนั้นทุกประการจะถูกข้ามไปเพราะซ้ำ การนำเข้าไฟล์เดียวกันสองครั้งจึงไม่เกิดความเสียหาย (รายการสองรายการที่แยกกันจริงแต่มีวันที่ ผู้รับเงิน และจำนวนเงินเหมือนกันก็จะเข้ากฎนี้ด้วย — นั่นคือข้อแลกเปลี่ยนที่ยอมรับ) แถวที่อ่านไม่ได้จะถูกข้ามและแสดงตามหมายเลขแถว โดยไม่ทำให้ส่วนที่เหลือของไฟล์หยุด สรุปหลังจากนั้นจะบอกว่านำเข้ากี่แถว ต้องตรวจทานกี่แถว ข้ามไปเพราะซ้ำกี่แถว และแถวใดที่อ่านไม่ได้ เลิกทำ จะเอาทุกอย่างที่การนำเข้าครั้งนั้นสร้างออก ตราบใดที่ยังไม่มีรายการใดถูกกระทบยอดหลังจากนั้น

9. รายงาน

หน้า รายงาน มีสี่มุมมอง แต่ละมุมมองกรองตามบัญชีและช่วงวันที่ได้ โดยแสดงตัวเลขที่ใช้สร้างแผนภูมิในตารางข้างแผนภูมิ และมีปุ่ม “ส่งออก CSV” ของแต่ละมุมมอง:

• การใช้จ่ายตามหมวดหมู่ — แผนภูมิวงกลมของค่าใช้จ่าย โดยรวมยอดขึ้นไปที่หมวดหมู่ระดับบนสุด
• รายได้เทียบกับค่าใช้จ่าย — แผนภูมิแท่งรายเดือน (การโอนไม่ถูกนับเป็นทั้งสองอย่าง)
• ความมั่งคั่งสุทธิ — แผนภูมิเส้นของยอดคงเหลือรวมของบัญชีที่คุณเลือกตามช่วงเวลา
• แนวโน้มหมวดหมู่ — ความเปลี่ยนแปลงของการใช้จ่ายในหมวดหมู่เดียวในแต่ละเดือน

ไฟล์ CSV ที่ส่งออกเป็นข้อความธรรมดา ไม่ได้เข้ารหัส — โปรดคำนึงถึงข้อนี้เมื่อเลือกตำแหน่งที่จะบันทึก

10. การส่งออกและการพิมพ์

ส่งออก CSV ในสมุดรายการจะบันทึกรายการที่แสดงอยู่ลงในไฟล์ CSV ซึ่งเปิดได้ใน Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่น หากคุณพิมพ์บางอย่างไว้ในช่องค้นหา จะส่งออกเฉพาะรายการที่ตรงกัน แถวจะเขียนตามลำดับวันที่ (ลำดับที่ใช้คำนวณยอดคงเหลือสะสม) ไม่ว่าสมุดรายการจะเรียงตามคอลัมน์ใด คอลัมน์ได้แก่ วันที่ เลขที่เช็ค ผู้รับเงิน หมวดหมู่ บันทึกช่วยจำ เคลียร์แล้ว เดบิต เครดิต และ ยอดคงเหลือ วันที่เขียนเป็น ปี-เดือน-วัน (2026-09-26) และจำนวนเงินเป็นตัวเลขธรรมดาไม่มีตัวคั่นหลักพัน ไฟล์ใช้ตัวคั่นรายการและสัญลักษณ์ทศนิยมจากการตั้งค่าภูมิภาคของ Windows ซึ่งเป็นชุดเดียวกับที่ Excel ใช้เปิดไฟล์ การดับเบิลคลิกไฟล์จึงเปิดขึ้นมาแยกเป็นคอลัมน์ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด: ในสหรัฐอเมริกาไฟล์คั่นด้วยจุลภาคและเขียน 1234.56 ในเยอรมนีคั่นด้วยอัฒภาคและเขียน 1234,56 ไฟล์ CSV ของหน้า รายงาน ทำงานแบบเดียวกัน

พิมพ์… ในสมุดรายการจะพิมพ์ออกมาเป็นตารางมีเส้นขอบ เหมือนสเปรดชีตที่พิมพ์ออกมา ก่อนอื่นคุณเลือก:

• ตั้งแต่ และ ถึง — ช่วงวันที่ที่จะพิมพ์ ค่าเริ่มต้นครอบคลุมทุกอย่างที่สมุดรายการแสดงอยู่ และช่องค้นหายังมีผลอยู่
• การวางแนว — เริ่มต้นเป็น แนวนอน เพราะสมุดรายการมีเก้าคอลัมน์
• พิมพ์แรเงาแถว — เริ่มต้นเป็นปิด เมื่อปิดจะพิมพ์ตัวอักษรดำบนพื้นขาวพร้อมเส้นขอบเซลล์เท่านั้น ซึ่งประหยัดหมึก จำนวนเงินติดลบยังคงมีเครื่องหมายลบและอยู่ในคอลัมน์ เดบิต จึงไม่มีอะไรต้องพึ่งสี เมื่อเปิดจะเพิ่มแถบแรเงาแถวสลับกันแบบเดียวกับบนหน้าจอ

จากนั้น ตัวอย่างก่อนพิมพ์… จะแสดงทุกหน้าตรงตามที่จะพิมพ์ออกมา คุณจึงตรวจสอบได้ก่อนใช้กระดาษ พิมพ์… ในหน้าตัวอย่างจะเปิดกล่องโต้ตอบการพิมพ์ของ Windows ซึ่งคุณเลือกเครื่องพิมพ์และจำนวนสำเนา หัวกระดาษของแต่ละหน้ามีชื่อบัญชี ช่วงวันที่ที่พิมพ์ และวันที่ที่สั่งพิมพ์ หัวคอลัมน์จะซ้ำที่ด้านบนของทุกหน้า ข้อความยาวจะขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์โดยไม่ถูกตัด รายการหนึ่งจะไม่ถูกแบ่งข้ามสองหน้า และแต่ละหน้ามีเลขหน้า “หน้า 1 จาก 3”

รายงานแต่ละรายการในหน้า รายงาน มีปุ่ม พิมพ์… อยู่ข้างปุ่ม ส่งออก CSV รายงานที่พิมพ์ออกมามีชื่อรายงาน ช่วงวันที่ (และหมวดหมู่ ในกรณีของ แนวโน้มหมวดหมู่) แผนภูมิ ตามด้วยตารางของรายงานในรูปแบบมีเส้นขอบเดียวกัน ตัวเลือกได้แก่ การวางแนว (เริ่มต้นเป็น แนวตั้ง) พิมพ์สี (เริ่มต้นเป็นปิด: ตารางไม่มีแรเงาและแผนภูมิพิมพ์เป็นเฉดสีเทา) และ รวมแผนภูมิ (เริ่มต้นเป็นเปิด) ตารางมีตัวเลขครบทุกตัว การไม่พิมพ์แผนภูมิเพื่อประหยัดหมึกจึงไม่ทำให้ข้อมูลหายไป

GravesBook จำตัวเลือกเหล่านี้ไว้จนกว่าคุณจะปิดโปรแกรม หน้าที่พิมพ์ออกมา เช่นเดียวกับไฟล์ CSV ที่ส่งออก อยู่นอกการเข้ารหัสของ GravesBook: ดูแลให้ดีเหมือนที่คุณดูแลใบแจ้งยอดธนาคาร

11. การตั้งค่า

• ทั่วไป: บัญชีเริ่มต้นที่จะเปิดเมื่อเปิดโปรแกรม จะแสดงบัญชีที่ปิดแล้วเป็นค่าเริ่มต้นหรือไม่ GravesBook จะขอให้ยืนยันก่อนลบสิ่งต่าง ๆ หรือไม่ รวมถึงรหัสสกุลเงินและจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่ใช้แสดงผล
• หมวดหมู่: เพิ่มและลบหมวดหมู่ (ดูกฎเรื่องหมวดหมู่ที่ใช้งานอยู่ใน หมวดหมู่)
• วลีรหัสผ่านและการสำรองข้อมูล: เปลี่ยนวลีรหัสผ่านของฐานข้อมูล สร้างหรือคืนค่าสำเนาข้อมูลสำรองแบบพกพาของฐานข้อมูล
• ข้อมูลสำรองภายใน: ข้อมูลสำรองแบบคลิกเดียวที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ซึ่ง GravesBook จัดการ และป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับกู้คืน

12. ข้อมูลสำรอง

มีสองแบบ และเหมาะกับงานต่างกัน

ข้อมูลสำรองแบบพกพา (การตั้งค่า → วลีรหัสผ่านและการสำรองข้อมูล → “สำรองข้อมูลเดี๋ยวนี้...”) เขียนสำเนาของไฟล์ฐานข้อมูลไปยังตำแหน่งที่คุณระบุ — ไดรฟ์ภายนอก หรือโฟลเดอร์ที่ซิงค์ สำเนานี้เข้ารหัสด้วยวลีรหัสผ่านเดียวกับฐานข้อมูลที่ใช้งานอยู่ และเป็นสมุดเช็คที่สมบูรณ์ในตัวเอง: เปิดได้บนเครื่องใดก็ได้ด้วยวลีรหัสผ่านนั้น “คืนค่าจากไฟล์...” จะแทนที่ฐานข้อมูลที่ใช้งานอยู่ด้วยไฟล์ข้อมูลสำรอง หลังจากยืนยันแล้วว่าวลีรหัสผ่านของไฟล์นั้นเปิดไฟล์ได้ GravesBook ไม่คัดลอกสิ่งใดไปที่ใดเองหรือผ่านเครือข่ายเลย สำเนาจะไปอยู่ที่ใด และทำบ่อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับคุณ

ข้อมูลสำรองภายใน (การตั้งค่า → ข้อมูลสำรองภายใน → “สำรองข้อมูลเดี๋ยวนี้”) เป็นแบบที่ไม่ยุ่งยากสำหรับใช้ประจำวัน: คลิกเดียว ไม่ถามวลีรหัสผ่าน ได้ไฟล์ .gbbak ที่ลงวันที่ไว้ในโฟลเดอร์ที่แสดงบนแท็บนั้น ก่อนสำรองครั้งแรกคุณต้องตั้งรหัสผ่านสำหรับกู้คืน — วลีรหัสผ่านชุดที่สอง แยกจากของฐานข้อมูล โดยมีกฎความแข็งแรงแสดงบนหน้าจอ บนเครื่องนี้ข้อมูลสำรองเปิดได้โดยไม่ถามอะไร บนเครื่องอื่น (หรือหลังติดตั้ง Windows ใหม่) รหัสผ่านสำหรับกู้คืนเป็นสิ่งเดียวที่เปิดข้อมูลสำรองได้ และ GravesBook ก็กู้คืนรหัสผ่านนี้ให้ไม่ได้เช่นกัน “คืนค่าข้อมูลสำรองที่เลือก” จะนำข้อมูลสำรองที่เลือกกลับมาแทนที่ จากนั้นให้เริ่ม GravesBook ใหม่

ไม่มีการรีเซ็ตรหัสผ่านสำหรับวลีรหัสผ่านทั้งสองชุด หากคุณทำวลีรหัสผ่านของฐานข้อมูลหาย ไม่ว่าจะมีข้อมูลสำรองหรือไม่ ฐานข้อมูลนั้นก็สูญไป นี่ไม่ใช่ข้อบกพร่องที่ต้องรายงาน — แต่เป็นจุดประสงค์ทั้งหมดของการเข้ารหัสไฟล์ตั้งแต่แรก

13. การย้าย GravesBook ไปยังเครื่องอื่น

ทุกอย่างที่ GravesBook รู้อยู่ในไฟล์เดียว และไฟล์นั้นเข้ารหัสด้วยวลีรหัสผ่านของคุณ การย้ายจึงเป็นเพียงการคัดลอก เก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ในโปรแกรมจัดการรหัสผ่านของคุณ:

• วลีรหัสผ่านของฐานข้อมูล ต้องใช้เสมอ เป็นชุดที่ใช้ปลดล็อกไฟล์
• รหัสผ่านสำหรับกู้คืนของข้อมูลสำรองภายใน — เฉพาะเมื่อคุณใช้ ข้อมูลสำรองภายใน เป็นสิ่งเดียวที่เปิดข้อมูลสำรองเหล่านั้นได้บนเครื่องอื่นที่ไม่ใช่เครื่องที่สร้าง

วิธีง่าย (แนะนำ): สร้าง ข้อมูลสำรองแบบพกพา ลงในไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่ซิงค์ บนเครื่องใหม่ ติดตั้ง GravesBook คลิก “เลือก...” บนหน้าปลดล็อก เลือกไฟล์นั้น แล้วป้อนวลีรหัสผ่านของฐานข้อมูล เสร็จแล้ว — สำเนานั้นคือสมุดเช็คทั้งเล่มของคุณ (การคัดลอก gravesbook.db เองจาก %LocalAppData%\GravesBook ได้ผลเหมือนกันทุกประการ)

หากใช้ข้อมูลสำรองภายในแทน: คัดลอกโฟลเดอร์ Backups ทั้งโฟลเดอร์ที่แสดงบนแท็บ ข้อมูลสำรองภายใน — ต้องมี bmk.wrap อยู่คู่กับไฟล์ .gbbak — ไปไว้ที่ตำแหน่งเดียวกันบนเครื่องใหม่ ใน การตั้งค่า → ข้อมูลสำรองภายใน เลือกข้อมูลสำรอง ป้อนรหัสผ่านสำหรับกู้คืน แล้วคืนค่า ณ จุดนั้น GravesBook จะเปลี่ยนคีย์ของคลังข้อมูลสำรองให้ผูกกับเครื่องใหม่ ข้อมูลสำรองครั้งต่อ ๆ ไปบนเครื่องนั้นจึงไม่ต้องใช้วลีรหัสผ่านอีก จากนั้นเริ่มโปรแกรมใหม่และปลดล็อกด้วยวลีรหัสผ่านของฐานข้อมูล

14. หากเกิดข้อผิดพลาด

ทุกการเปลี่ยนแปลงถูกบันทึกทันทีที่คุณทำ ข้อผิดพลาดจึงทำให้งานที่คุณป้อนไปแล้วหายไม่ได้ หาก GravesBook พบปัญหาที่ไม่ได้คาดไว้ โปรแกรมจะแสดงข้อผิดพลาดให้คุณเห็นและทำงานต่อไป พร้อมเขียนรายละเอียดทางเทคนิคลงใน last-error.txt ในโฟลเดอร์ GravesBook ภายใต้ %LocalAppData% บนเครื่องนี้ — ไม่มีที่อื่น ไฟล์นั้นคือสิ่งที่ควรส่งให้ฝ่ายสนับสนุน (support@gravesware.com) หากคุณรายงานปัญหา ไฟล์มีข้อผิดพลาดและตำแหน่งในโปรแกรมที่เกิดขึ้น ไม่มีวลีรหัสผ่านหรือข้อมูลการเงินของคุณอยู่ในไฟล์เลย

15. ภาษาและคำแปล

GravesBook แสดงหน้าจอได้ 55 ภาษา หากคุณไม่ได้เลือกภาษาใน การตั้งค่า → ทั่วไป → ภาษา โปรแกรมจะใช้ภาษาที่แสดงของ Windows ตัวเลือกใหม่จะมีผลเมื่อเริ่ม GravesBook ครั้งถัดไป ในภาษาอาหรับ เปอร์เซีย อูรดู สินธี และอุยกูร์ ทั้งหน้าต่างจะอ่านจากขวาไปซ้ายตามวิธีเขียนของภาษาเหล่านั้น และงานพิมพ์ก็เช่นกัน

จำนวนเงินและวันที่เขียนตามแบบของภาษาของคุณ: ภาษาที่คุณเลือก หรือรูปแบบภูมิภาคของ Windows เมื่อ GravesBook ใช้ตาม Windows ตัวเลขเป็น 0 ถึง 9 เสมอ

คำแปลจัดทำขึ้นอย่างใส่ใจ แต่ยังไม่ใช่ทุกภาษาที่เจ้าของภาษาได้อ่านตรวจแล้ว ยินดีรับข้อเสนอแนะในการแก้ไขคำแปล หากมีคำที่ผิด อ่านแล้วติดขัด หรือถูกตัด ส่งอีเมลถึง support@gravesware.com แล้วบอกว่าเป็นภาษาใด เห็นที่ใด (ชื่อหน้าจอ หรือภาพหน้าจอ) และควรเขียนว่าอย่างไร