1. Початок роботи

Під час першого запуску GravesBook попросить вас вибрати парольну фразу та розташування файлу бази даних. Запишіть парольну фразу в надійному місці, наприклад у менеджері паролів. GravesBook не може відновити втрачену парольну фразу — жодного чорного ходу немає, і якщо ви її забудете, дані в цьому файлі назавжди стануть нечитабельними. Так задумано: саме це робить шифрування справжнім.

Під час наступних запусків програма запитуватиме ту саму парольну фразу, щоб розблокувати ваші дані. Кнопка «Вибрати...» на екрані розблокування дає змогу відкрити інший файл бази даних — наприклад, копію, яку ви принесли з іншого комп’ютера (див. Перенесення GravesBook на інший комп’ютер нижче).

Між запусками GravesBook пам’ятає розмір вікна, ширину стовпців реєстру та спосіб його сортування.

2. Рахунки

На бічній панелі ліворуч перелічено всі додані вами рахунки — поточні, ощадні, кредитні картки, готівку, кредити чи будь-що інше — разом із поточним залишком кожного та загальною сумою за всіма відкритими рахунками. Щоб створити рахунок, натисніть «+ Додати рахунок»: укажіть назву, тип, початковий залишок і дату, на яку цей залишок був дійсний. Усе після початкового залишку складається з операцій, які ви вводите.

Закрили рахунок? Під час редагування позначте його як «Закрито», а не видаляйте, щоб його історія залишилася цілою. Прапорець «Показувати закриті рахунки» на бічній панелі дає змогу повернути закриті рахунки на екран, коли треба щось знайти. У налаштуваннях можна вибрати рахунок за замовчуванням, який відкриватиметься під час запуску.

3. Реєстр

Якщо вибрати рахунок, відкриється його реєстр. Стовпці йдуть так, як у банківській виписці: «Дата», «№ чека», «Одержувач», «Категорія», «Нотатка», три невеликі стовпці-індикатори («План.», «Імпорт», «Підтв.» — див. нижче), далі «Дебет» (витрати, показано зі знаком мінус), «Кредит» (надходження) і «Залишок» — поточний залишок після цього рядка. Залишок ніколи не редагують напряму: він завжди обчислюється з початкового залишку та всіх попередніх операцій у порядку дат.

Реєстр відкривається так, що найновіші записи йдуть першими. Клацніть заголовок будь-якого стовпця, щоб відсортувати за ним; клацніть ще раз, щоб змінити порядок на зворотний. Ваш вибір буде збережено до наступного відкриття GravesBook. За сортування за датою в будь-якому напрямку операції одного дня зберігають порядок, у якому ви їх вводили, тож стовпець «Залишок» завжди читається правильно згори донизу.

• Додайте операцію кнопкою «+ Операція»: дата, одержувач, за потреби номер чека, сума платежу (витрата) або зарахування (надходження), категорія і за потреби нотатка. Коли ви вводите одержувача, GravesBook пропонує імена, які ви вже використовували, і підставляє категорію, яку ви вибрали для цього одержувача минулого разу; її можна змінити.
• Відредагуйте операцію, двічі клацнувши її рядок, або виберіть її й натисніть «Редагувати».
• Розбийте операцію на кілька категорій, установивши прапорець «Розбити на кілька категорій», — додайте стільки рядків, скільки потрібно. GravesBook не дасть зберегти розбивку, сума якої не збігається точно із загальною сумою операції; рядок «Залишилося розподілити» показує, скільки ще бракує.
• Для переказів між двома власними рахунками замість звичайної операції використовуйте кнопку «Переказ». Вона створює по одному пов’язаному запису на кожному рахунку, тож переказ ніколи не з’являється у звітах як дохід чи витрата.
• Анулюйте операцію (кнопками над таблицею), а не видаляйте її, якщо хочете зберегти номер чека в послідовності: анулювання обнуляє суму й позначає операцію, але рядок не прибирає.
• Шукайте в реєстрі за одержувачем, нотаткою чи номером чека в полі пошуку над таблицею.
• «Імпорт...» завантажує операції з таблиці — див. Імпорт з Excel.

Три стовпці-індикатори: «План.» позначає операцію, яку за вас провів розклад (див. Заплановані операції); «Імпорт» — операцію, що надійшла з імпорту таблиці; «Підтв.» показує статус підтвердження — порожньо, П для підтверджених або З для звірених. Ви можете самі встановити операції статус «Підтверджено» в діалозі редагування, коли бачите її на сайті банку ще до надходження виписки; екран «Звіряння» використає це як заділ.

Звірені операції частково заблоковано

Після того як операція пройшла завершене звіряння (статус З), поля, які банк уже підтвердив, — дату, суму, рахунок і статус підтвердження — змінити вже не можна, і її не можна анулювати чи видалити. Поля, що належать до вашого власного обліку, — категорія, розбивка, нотатка, одержувач і номер чека — залишаються доступними для редагування, тож ви й через кілька місяців зможете виправити покупку, віднесену не до тієї категорії. Діалог редагування показує, які поля до чого належать.

Якщо дата або сума звіреної операції справді хибна, найчистіше виправлення — коригувальна операція на різницю, як зробив би бухгалтер; її буде підтверджено в наступній виписці, а стара виписка й далі сходитиметься. Якщо все ж потрібно змінити саму операцію, відкрийте цю виписку в історії внизу екрана «Звіряння», виберіть операцію й натисніть «Скасувати звіряння вибраного». Вона повернеться до статусу «Підтверджено» й розблокується. Майте на увазі, що записані залишки виписки не змінюються: якщо ви потім зміните суму, ця виписка більше не збігатиметься з банківською, і різниця з’явиться під час наступного звіряння.

4. Категорії

Кожну операцію (або рядок розбивки) віднесено до категорії одного з типів — «Дохід», «Витрата» або «Переказ». Коли ви вперше створюєте базу даних, GravesBook додає стартовий набір повсякденних категорій («Житло», «Їжа», «Транспорт» тощо, кожна з кількома підкатегоріями), і ви можете вільно додавати й видаляти власні в розділі «Налаштування → Категорії».

Категорію, яка ще використовується — будь-якою операцією, розбивкою чи запланованою операцією, — видалити не можна; GravesBook повідомить, що саме її використовує, щоб ви спершу змінили там категорію. Якщо видалити категорію з підкатегоріями, їх буде не видалено разом із нею, а перенесено на рівень вище. До категорії «Інше» потрапляють імпортовані рядки, коли GravesBook не може визначити, що це за одержувач; якщо її немає, програма створить її сама.

5. Звіряння з банківською випискою

Це єдине місце, де GravesBook просить вас бути трохи уважнішими, бо тут ваша робота перевіряється за даними банку. Два записи про ті самі гроші — ваш реєстр і банківська виписка — майже ніколи не збігаються повністю на конкретний день, і на це є дві різні причини:

• Час. Виписаний вами чек ще не переведено в готівку або зарахування ще не з’явилося у виписці. Такі розбіжності зникають самі — вам нічого не треба з ними робити, просто не позначайте ці операції.
• Те, про що банк дізнався раніше за вас. Плата за обслуговування, нараховані відсотки, автоматичний платіж, комісія за брак коштів. Це справжні події, яких бракує у вашому реєстрі, і для них потрібна нова операція, а не підгонка.

Щоб звірити рахунок:

1. Відкрийте екран «Звіряння» для цього рахунку. У поле дати виписки вже підставлено останній день місяця, наступного після вашого останнього завершеного звіряння; змініть її, якщо у вашого банку інший цикл. Введіть кінцевий залишок виписки — GravesBook не почне з $0.00, бо у виписці такого не буває ніколи.
2. Натисніть «Почати звіряння». Усі операції, які ви вже позначили як підтверджені, буде відмічено за вас. Позначте решту операцій, які справді є у виписці. Стовпці такі самі, як у реєстрі, — «Дебет», «Кредит» і поточний «Залишок», — тож можна йти по виписці та по екрану паралельно. Непозначені операції (неоплачені чеки, зарахування в дорозі) залишаються як є; їх буде підтверджено в одній із наступних виписок.
3. Якщо у виписці є щось, чого ще немає у вашому реєстрі, — комісія, відсотки, автоматичний платіж, — скористайтеся кнопкою «+ Додати комісію / відсотки / інше», щоб ввести це як справжню операцію просто з екрана «Звіряння». Її буде додано й позначено за один крок.
4. Стежте, як значення «Підтверджений залишок» і «Різниця» оновлюються одразу, щойно ви позначаєте записи. Коли різниця дорівнюватиме нулю, стане доступною кнопка «Завершити звіряння».
5. Після завершення кожна позначена операція отримує статус «Звірено» (З у реєстрі), а виписку буде записано в історію звірянь рахунку внизу екрана. Клацніть там попередню виписку, щоб побачити, які саме операції до неї входили, — і, якщо без цього не обійтися, скасувати звіряння однієї з них (див. Звірені операції частково заблоковано вище).

Не обов’язково закінчувати все за один раз. Якщо закрити GravesBook із відкритим звірянням, після повернення ваші позначки будуть там само, де ви їх залишили. Якщо ви почали не з тією випискою — не той місяць, не той кінцевий залишок, — кнопка «Скасувати звіряння» відкине лише цю спробу; нічого з того, що ви позначили як підтверджене, зачеплено не буде, і можна почати знову.

GravesBook не дасть завершити звіряння, яке не сходиться до цента. Якщо не вдається вийти на нуль, перевірте ще раз, чи не пропущено якусь операцію і чи не введено якусь із хибною сумою, а не позначайте щось примусово, аби цифри зійшлися, — так помилка просто перейде у звірену історію, де її згодом важче знайти. Поширена причина — операції останніх днів попереднього місяця, які банк провів у цій виписці. Позначте їх тут: вони належать до цієї виписки, хоч яку дату ви їм поставили.

6. Заплановані операції

Усе, що повторюється, — оренду, платіж за авто, зарплату, підписку — налаштуйте один раз на екрані «Заплановані» кнопкою «+ Новий розклад»: рахунок, одержувач, сума (або розбивка), категорія, нотатка й періодичність: щодня, щотижня, раз на два тижні, щомісяця, двічі на місяць у два фіксовані числа, щокварталу, щороку або кожні N днів, тижнів чи місяців. Розклад може діяти безстроково, до певної дати або задану кількість повторень. Розклад, прив’язаний до 29, 30 або 31 числа, у коротшому місяці спрацьовує в останній його день, а не пропускає місяць.

Щоразу під час запуску (або коли ви натискаєте «Перевірити зараз») GravesBook проводить кожне повторення, термін якого настав після останньої перевірки, як справжню операцію в реєстрі з позначкою в стовпці «План.». Якщо програма була закрита три тижні, ви отримаєте рівно ті повторення, що припали на ці три тижні, — без жодного дубліката й без жодного пропуску. Проведені операції відтоді є звичайними операціями: їх можна редагувати, звіряти й анулювати, як і будь-які інші.

«Призупинити / Відновити» зупиняє проведення операцій за розкладом, не видаляючи його. Редагування розкладу змінює те, що він проводитиме відтепер; уже проведені ним операції залишаються без змін. Щоб змінити одне повторення — скажімо, рахунок за електрику цього місяця вийшов більшим, — відредагуйте цю операцію в реєстрі, а не розклад.

7. Календар

Календар показує ваші гроші за датами — за всіма рахунками або за одним, який ви виберете: справжні операції з реєстру позначено суцільними маркерами, а майбутні повторення активних розкладів — порожніми, тож ви бачите, що на вас чекає, ще до проведення. Перемикайтеся між поданнями «День» (усі подробиці за одну дату), «Тиждень» (сім стовпців з одержувачем і сумою), «Місяць» (кількість і сума за кожен день) та «Рік» (дванадцять маленьких місяців із сумою за кожен; клацніть день або місяць, щоб перейти до подробиць). Кнопка «Сьогодні» повертає вас до поточної дати. Знак «+» у клітинці дня (і «+ Повторювана») починає новий розклад від цієї дати.

8. Імпорт з Excel

Кнопка «Імпорт...» у реєстрі завантажує операції з файлу .xlsx на рахунок, який ви вибираєте. Перший рядок має бути рядком заголовків зі стовпцями Date (дата), Amount (сума) і Payee (одержувач) або Label (мітка) — у будь-якому порядку та з будь-яким регістром літер; інші стовпці ігноруються. Дати можуть бути справжніми датами Excel або текстом у звичних форматах; суми можуть містити символи валют і роздільники тисяч, а значення в дужках вважається від’ємним.

GravesBook визначає категорію кожного рядка з вашої власної історії: якщо такий одержувач уже є в реєстрі, перемагає категорія, яку ви використовували для нього найчастіше. Якщо одержувач новий або ваша історія порівну поділена між двома категоріями, рядок потрапляє до категорії «Інше» й позначається для перевірки, щоб ви виправили його вручну. Власний стовпець категорій таблиці, якщо він є, ніколи не використовується.

Рядок, дата, одержувач і сума якого точно збігаються з операцією, що вже є на цьому рахунку, пропускається як дублікат, тож повторний імпорт того самого файлу нічого не зіпсує. (Під це правило потраплять і дві справді окремі операції з однаковими датою, одержувачем і сумою — це свідомо прийнятий компроміс.) Рядок, який не вдається прочитати, пропускається й потрапляє до переліку за номером рядка; обробку решти файлу він ніколи не зупиняє. Підсумок після імпорту показує, скільки рядків імпортовано, скільки потребують перевірки, скільки пропущено як дублікати і які не вдалося прочитати. Кнопка «Скасувати цей імпорт» прибирає все, що створив цей імпорт, якщо відтоді нічого з цього не було звірено.

9. Звіти

Екран «Звіти» містить чотири подання. Кожне можна фільтрувати за рахунком і діапазоном дат, поруч із діаграмою в таблиці показано вихідні числа, і для кожного є кнопка «Експорт у CSV»:

• «Витрати за категоріями» — кругова діаграма ваших витрат, зведених до категорій верхнього рівня.
• «Доходи та витрати» — стовпчаста діаграма за місяцями (перекази ніколи не зараховуються ні до тих, ні до тих).
• «Чисті активи» — лінійний графік сукупного залишку на вибраних вами рахунках у часі.
• «Динаміка категорії» — як витрати однієї категорії змінювалися від місяця до місяця.

Експортовані CSV-файли — це звичайний текст, не зашифрований; зважайте на це, коли вибираєте, де їх зберегти.

10. Експорт і друк

Кнопка «Експорт у CSV» у реєстрі зберігає показані в ньому операції у CSV-файл, який можна відкрити в Excel або будь-якому іншому табличному редакторі. Якщо ви щось ввели в поле пошуку, буде експортовано лише ті операції, що відповідають запиту. Рядки записуються в порядку дат (у тому порядку, в якому обчислюється поточний залишок), хоч за яким стовпцем відсортовано реєстр. Стовпці: «Дата», «№ чека», «Одержувач», «Категорія», «Нотатка», «Підтверджено», «Дебет», «Кредит» і «Залишок». Дати записуються у форматі рік-місяць-день (2026-09-26), а суми — звичайними числами без роздільників тисяч. У файлі використовуються роздільник елементів списку та десятковий знак із регіональних параметрів Windows — ті самі, за якими його відкриває Excel, тож подвійне клацання відкриє файл по стовпцях, хоч де ви перебуваєте: у США значення розділено комами, а число має вигляд 1234.56, у Німеччині — крапками з комою, а число має вигляд 1234,56. CSV-файли з екрана «Звіти» влаштовано так само.

Кнопка «Друк…» у реєстрі друкує його як таблицю з межами, схожу на надруковану електронну таблицю. Спершу ви вибираєте:

• «З» і «По» — дати для друку. Спочатку вони охоплюють усе, що показує реєстр, і поле пошуку так само діє.
• «Орієнтація» — спочатку «Альбомна», бо реєстр має дев’ять стовпців.
• «Друкувати заливку рядків» — спочатку вимкнено. Якщо вимкнено, друкується чорний текст на білому лише з межами клітинок, що заощаджує фарбу; від’ємні суми однаково мають знак мінус і стоять у стовпці «Дебет», тож від кольору нічого не залежить. Якщо ввімкнено, додається те саме чергування заливки рядків, що й на екрані.

Далі «Перегляд…» показує кожну сторінку точно такою, якою її буде надруковано, тож ви можете все перевірити, перш ніж витрачати папір. Кнопка «Друк…» у вікні перегляду відкриває діалог друку Windows, де ви вибираєте принтер і кількість копій. Угорі кожної сторінки стоять назва рахунку, надруковані дати й дата друку, заголовки стовпців повторюються на початку кожної сторінки, довгий текст переноситься в межах клітинки, а не обрізається, операція ніколи не розривається між двома сторінками, і кожну сторінку пронумеровано: «Сторінка 1 з 3».

Кожен звіт на екрані «Звіти» має кнопку «Друк…» поруч із кнопкою «Експорт у CSV». Надрукований звіт містить назву звіту, його дати (а для «Динаміки категорії» — ще й категорію), діаграму, а потім таблицю звіту в тому самому стилі з межами. Його параметри: «Орієнтація» (спочатку «Книжкова»), «Друкувати в кольорі» (спочатку вимкнено: таблиця друкується без заливки, а діаграма — у відтінках сірого) і «Додати діаграму» (спочатку ввімкнено). У таблиці є всі числа, тож ви нічого не втратите, якщо пропустите діаграму заради економії фарби.

GravesBook пам’ятає ці параметри, доки ви його не закриєте. Надруковані сторінки, як і експортовані CSV-файли, перебувають поза шифруванням GravesBook: бережіть їх так, як берегли б банківську виписку.

11. Налаштування

• «Загальні»: рахунок за замовчуванням, який відкривається під час запуску, чи показуються закриті рахунки за замовчуванням, чи просить GravesBook підтвердження перед видаленням, а також код валюти й кількість десяткових знаків для відображення.
• «Категорії»: додавання та видалення категорій (правило щодо категорій, які використовуються, див. у розділі Категорії).
• «Парольна фраза та резервні копії»: зміна парольної фрази бази даних; створення переносної резервної копії бази даних або відновлення з неї.
• «Внутрішні копії»: резервні копії одним клацанням, які зберігаються в папці під керуванням GravesBook і захищені парольною фразою відновлення.

12. Резервні копії

Є два види копій, і кожен придатний для свого завдання.

Переносна резервна копія («Налаштування → Парольна фраза та резервні копії → Створити копію зараз...») записує копію файлу вашої бази даних туди, куди ви вкажете, — на зовнішній диск, у синхронізовану папку. Копію зашифровано тією самою парольною фразою, що й робочу базу даних, і це повна, самостійна чекова книжка: з цією парольною фразою вона відкривається на будь-якому комп’ютері. «Відновити з файлу...» замінює вашу робочу базу даних файлом резервної копії, спершу переконавшись, що парольна фраза цього файлу його відкриває. GravesBook ніколи нічого нікуди не копіює сам і нічого не передає мережею; куди потрапляють копії та як часто їх робити, вирішуєте ви.

Внутрішні резервні копії («Налаштування → Внутрішні копії → Створити копію зараз») — вид без зайвих дій, для щоденного використання: одне клацання, жодного запиту парольної фрази, датований файл .gbbak у папці, показаній на цій вкладці. Перед першою такою копією ви задаєте парольну фразу відновлення — другу парольну фразу, окрему від фрази бази даних, за правилами надійності, показаними на екрані. На цьому комп’ютері резервні копії відкриваються без запитів; на будь-якому іншому комп’ютері (або після перевстановлення Windows) їх відкриває тільки парольна фраза відновлення, і GravesBook її теж не може відновити. «Відновити вибрану копію» повертає вибрану копію на місце; після цього перезапустіть GravesBook.

Скидання пароля немає для жодної з двох парольних фраз. Якщо ви втратите парольну фразу бази даних, цю базу втрачено — з резервною копією чи без неї. Це не помилка, про яку слід повідомляти, — у цьому й полягає весь сенс шифрування файлу.

13. Перенесення GravesBook на інший комп’ютер

Усе, що знає GravesBook, міститься в одному файлі, і цей файл зашифровано вашою парольною фразою, тож перенести — означає скопіювати. Зберігайте в менеджері паролів таке:

• Парольна фраза бази даних. Потрібна завжди. Саме вона розблоковує файл.
• Парольна фраза відновлення для внутрішніх резервних копій — лише якщо ви користуєтеся внутрішніми резервними копіями. Тільки вона може відкрити ці копії на іншому комп’ютері, ніж той, де їх створено.

Простий спосіб (рекомендовано): створіть переносну резервну копію на диску або в синхронізованій папці. На новому комп’ютері встановіть GravesBook, натисніть «Вибрати...» на екрані розблокування, виберіть цей файл і введіть парольну фразу бази даних. Готово — ця копія і є вашою повною чековою книжкою. (Якщо скопіювати сам файл gravesbook.db із %LocalAppData%\GravesBook, усе працюватиме точно так само.)

Якщо натомість використовувати внутрішню резервну копію: скопіюйте всю папку Backups, показану на вкладці «Внутрішні копії», — у ній поруч із файлами .gbbak обов’язково має бути bmk.wrap — у те саме місце на новому комп’ютері. У розділі «Налаштування → Внутрішні копії» виберіть резервну копію, введіть парольну фразу відновлення й виконайте відновлення. У цей момент GravesBook перев’язує ключ сховища резервних копій до нового комп’ютера, тож наступні копії там знову не потребуватимуть парольної фрази. Потім перезапустіть програму й розблокуйте її парольною фразою бази даних.

14. Якщо щось пішло не так

Кожна зміна зберігається тієї ж миті, коли ви її робите, тож помилка не може знищити вже введену роботу. Якщо GravesBook натрапляє на неочікувану проблему, він показує вам помилку й працює далі, а технічні подробиці записує у файл last-error.txt у папці GravesBook у %LocalAppData% на цьому комп’ютері — і більше нікуди. Саме цей файл слід надіслати до служби підтримки (support@gravesware.com), якщо ви повідомляєте про проблему. Він містить помилку та місце в програмі, де вона сталася; вашої парольної фрази чи фінансових даних у ньому не буває ніколи.

15. Мови та переклади

GravesBook показує свої екрани 55 мовами. Якщо ви не вибрали мову в меню Налаштування → Загальні → Мова, він використовує мову інтерфейсу Windows. Новий вибір набуває чинності після наступного запуску GravesBook. Арабською, перською, урду, синдхі та уйгурською все вікно читається справа наліво, як і пишуть цими мовами; так само й надруковані сторінки.

Суми й дати записуються так, як заведено у вашій мові: у мові, яку ви вибрали, або за регіональним форматом Windows, якщо GravesBook використовує мову Windows. Цифри завжди від 0 до 9.

Переклади зроблено ретельно, але ще не кожен із них прочитав носій мови. Пропозиції щодо змін у перекладі вітаються! Якщо якесь слово неправильне, звучить незграбно або обрізане, напишіть на support@gravesware.com і вкажіть, яка це мова, де ви це побачили (назва екрана або знімок екрана) і як має бути написано.