1. آغاز

جب آپ پہلی بار GravesBook چلاتے ہیں تو آپ سے ایک پاس فریز اور اپنی ڈیٹابیس فائل کے لیے مقام منتخب کرنے کو کہا جاتا ہے۔ اپنا پاس فریز کسی محفوظ جگہ لکھ لیں، مثلاً پاس ورڈ منیجر میں۔ GravesBook کھویا ہوا پاس فریز بازیاب نہیں کر سکتا — کوئی چور دروازہ نہیں ہے، اور اگر آپ اسے بھول جائیں تو اس فائل کا ڈیٹا ہمیشہ کے لیے ناقابلِ مطالعہ ہو جاتا ہے۔ یہ دانستہ ہے: اسی سے انکرپشن حقیقی بنتی ہے۔

بعد میں ہر بار کھولنے پر آپ سے ڈیٹا غیر مقفل کرنے کے لیے وہی پاس فریز مانگا جاتا ہے۔ غیر مقفل کرنے کی اسکرین کا “منتخب کریں...” بٹن آپ کو کوئی دوسری ڈیٹابیس فائل کھولنے دیتا ہے — مثلاً وہ نقل جو آپ کسی دوسری مشین سے لائے ہوں (نیچے GravesBook کو دوسری مشین پر منتقل کرنا دیکھیں)۔

GravesBook آپ کی ونڈو کا سائز، رجسٹر کے کالموں کی چوڑائیاں اور رجسٹر کی ترتیب اگلی بار کھولنے تک یاد رکھتا ہے۔

2. اکاؤنٹس

بائیں سائڈبار میں آپ کا شامل کیا ہوا ہر اکاؤنٹ درج ہوتا ہے — کرنٹ، بچت، کریڈٹ کارڈ، نقد، قرض یا کچھ اور — اس کے موجودہ بیلنس اور تمام کھلے اکاؤنٹس کے مجموعی بیلنس کے ساتھ۔ نیا اکاؤنٹ بنانے کے لیے “+ اکاؤنٹ شامل کریں” پر کلک کریں: اسے نام، قسم، ابتدائی بیلنس اور وہ تاریخ دیں جس دن یہ بیلنس درست تھا۔ اس ابتدائی بیلنس کے بعد کی ہر چیز آپ کے درج کردہ لین دین سے بنتی ہے۔

کوئی اکاؤنٹ بند کر دیا؟ اسے حذف کرنے کے بجائے ترمیم کرتے وقت “بند” پر نشان لگا دیں، تاکہ اس کی تاریخ برقرار رہے۔ سائڈبار کا “بند اکاؤنٹس دکھائیں” چیک باکس بند اکاؤنٹس کو دوبارہ سامنے لے آتا ہے جب آپ کو کچھ دیکھنا ہو۔ ترتیبات میں آپ وہ طے شدہ اکاؤنٹ چن سکتے ہیں جو آغاز پر کھلے۔

3. رجسٹر

کسی اکاؤنٹ کو منتخب کرنے سے اس کا رجسٹر کھلتا ہے۔ کالم بینک اسٹیٹمنٹ کی ترتیب پر ہیں: تاریخ، چیک نمبر، وصول کنندہ، زمرہ، میمو، تین چھوٹے اشاراتی کالم (طے شدہ، درآمد، کلیئر — نیچے دیکھیں)، پھر ڈیبٹ (جانے والی رقم، منفی دکھائی جاتی ہے)، کریڈٹ (آنے والی رقم) اور بیلنس، یعنی اس قطار کے بعد کا جاری بیلنس۔ آپ بیلنس میں براہِ راست کبھی ترمیم نہیں کرتے — وہ ہمیشہ ابتدائی بیلنس اور تاریخ کی ترتیب میں اس سے پہلے کے ہر لین دین سے اخذ ہوتا ہے۔

رجسٹر تازہ ترین پہلے کی ترتیب میں کھلتا ہے۔ کسی کالم کے مطابق ترتیب دینے کے لیے اس کے سرنامے پر کلک کریں؛ الٹنے کے لیے دوبارہ کلک کریں۔ اگلی بار GravesBook کھولنے پر آپ کا انتخاب یاد رہتا ہے۔ تاریخ کے مطابق کسی بھی سمت میں ترتیب ہو، ایک ہی دن کے لین دین اسی ترتیب میں رہتے ہیں جس میں آپ نے انہیں درج کیا تھا، اس لیے بیلنس کالم اوپر سے نیچے تک ہمیشہ درست پڑھا جاتا ہے۔

• “+ لین دین” بٹن سے لین دین شامل کریں: تاریخ، وصول کنندہ، اختیاری چیک نمبر، ادائیگی (جانے والی رقم) یا جمع (آنے والی رقم) کی رقم، زمرہ اور اختیاری میمو۔ جب آپ وصول کنندہ لکھتے ہیں تو GravesBook وہ نام تجویز کرتا ہے جو آپ پہلے استعمال کر چکے ہیں اور وہ زمرہ بھر دیتا ہے جو آپ نے پچھلی بار اس وصول کنندہ کے ساتھ استعمال کیا تھا؛ آپ اسے بدل سکتے ہیں۔
• کسی لین دین میں ترمیم کے لیے اس کی قطار پر ڈبل کلک کریں، یا اسے منتخب کر کے “ترمیم” پر کلک کریں۔
• “متعدد زمروں میں تقسیم کریں” پر نشان لگا کر لین دین کو ایک سے زیادہ زمروں میں تقسیم کریں — جتنی سطریں چاہیں شامل کریں۔ GravesBook ایسی تقسیم محفوظ نہیں کرنے دیتا جس کا مجموعہ لین دین کی کل رقم کے عین برابر نہ ہو؛ “مختص کرنے کے لیے باقی” کی سطر بتاتی ہے کہ کتنا فرق باقی ہے۔
• آپ کے اپنے دو اکاؤنٹس کے درمیان منتقلی کے لیے عام لین دین کے بجائے “منتقلی” بٹن استعمال ہوتا ہے۔ یہ ہر اکاؤنٹ میں ایک ایک باہم جڑا ہوا اندراج بناتا ہے، اس لیے منتقلی آپ کی رپورٹس میں کبھی آمدنی یا خرچ کے طور پر ظاہر نہیں ہوتی۔
• اگر آپ کسی لین دین کا چیک نمبر سلسلے میں برقرار رکھنا چاہتے ہیں تو اسے حذف کرنے کے بجائے کالعدم کریں (گرڈ کے اوپر والے بٹنوں سے) — کالعدم کرنے سے رقم صفر ہو جاتی ہے اور اس پر نشان لگ جاتا ہے، قطار ہٹائی نہیں جاتی۔
• گرڈ کے اوپر والے تلاش کے خانے سے رجسٹر میں وصول کنندہ، میمو یا چیک نمبر کے لحاظ سے تلاش کریں۔
• درآمد... اسپریڈ شیٹ سے لین دین لاتا ہے — Excel سے درآمد دیکھیں۔

تین اشاراتی کالم: طے شدہ اس لین دین کی نشان دہی کرتا ہے جو کسی شیڈول نے آپ کے لیے درج کیا (طے شدہ لین دین دیکھیں)؛ درآمد اس کی جو اسپریڈ شیٹ درآمد سے آیا؛ کلیئر کلیئرنس کی حیثیت دکھاتا ہے — خالی، کلیئر شدہ کے لیے ک، یا مطابقت شدہ کے لیے م۔ جب آپ کوئی لین دین اسٹیٹمنٹ آنے سے پہلے اپنے بینک کی ویب سائٹ پر دیکھ لیں تو آپ اس کے ترمیمی ڈائیلاگ میں اسے خود “کلیئر شدہ” کر سکتے ہیں؛ مطابقت کی اسکرین اسے پیشگی کام کے طور پر استعمال کرتی ہے۔

مطابقت شدہ لین دین جزوی طور پر مقفل ہوتے ہیں

جب کوئی لین دین ایک مکمل شدہ مطابقت سے گزر چکا ہو (حیثیت م) تو وہ خانے جن کی بینک پہلے ہی تصدیق کر چکا ہے — اس کی تاریخ، رقم، اکاؤنٹ اور کلیئرنس کی حیثیت — مزید بدلے نہیں جا سکتے، اور اسے کالعدم یا حذف نہیں کیا جا سکتا۔ جو خانے آپ کے اپنے حساب کتاب کے ہیں — زمرہ، تقسیمیں، میمو، وصول کنندہ اور چیک نمبر — وہ قابلِ ترمیم رہتے ہیں، اس لیے آپ مہینوں بعد بھی غلط زمرے میں رکھی گئی خریداری درست کر سکتے ہیں۔ ترمیمی ڈائیلاگ بتاتا ہے کہ کون سا خانہ کس قسم کا ہے۔

اگر کسی مطابقت شدہ لین دین کی تاریخ یا رقم واقعی غلط ہو تو سب سے صاف حل فرق کے برابر ایک تصحیحی لین دین ہے، جیسا کوئی بک کیپر کرتا؛ وہ اگلی اسٹیٹمنٹ پر کلیئر ہو جاتا ہے اور پرانی اسٹیٹمنٹ بدستور برابر رہتی ہے۔ اگر آپ کو اصل لین دین ہی بدلنا ہو تو مطابقت کی اسکرین کے نیچے موجود تاریخ سے وہ اسٹیٹمنٹ کھولیں، لین دین منتخب کریں اور “منتخب کی مطابقت ختم کریں” پر کلک کریں۔ وہ واپس “کلیئر شدہ” ہو جاتا ہے اور اس کا قفل کھل جاتا ہے۔ یاد رکھیں کہ اسٹیٹمنٹ کے درج شدہ بیلنس نہیں بدلتے — اگر آپ اس کے بعد رقم بدل دیں تو وہ اسٹیٹمنٹ بینک سے مطابق نہیں رہے گی، اور فرق آپ کی اگلی مطابقت میں سامنے آئے گا۔

4. زمرے

ہر لین دین (یا تقسیم کی ہر سطر) کسی زمرے کے تحت درجہ بند ہوتی ہے — آمدنی، خرچ یا منتقلی۔ جب آپ پہلی بار ڈیٹابیس بناتے ہیں تو GravesBook روزمرہ زمروں کا ایک ابتدائی مجموعہ ڈال دیتا ہے (رہائش، خوراک، آمد و رفت وغیرہ، ہر ایک کے چند ذیلی زمروں کے ساتھ)، اور آپ ترتیبات → زمرے سے اپنے زمرے شامل اور حذف کر سکتے ہیں۔

جو زمرہ ابھی استعمال میں ہو — کسی لین دین، تقسیم یا طے شدہ لین دین میں — اسے حذف نہیں کیا جا سکتا؛ GravesBook بتاتا ہے کہ اسے کون استعمال کر رہا ہے تاکہ آپ پہلے ان کا زمرہ بدل دیں۔ ذیلی زمروں والا زمرہ حذف کرنے سے وہ ذیلی زمرے حذف نہیں ہوتے بلکہ ایک درجہ اوپر منتقل ہو جاتے ہیں۔ دیگر وہ زمرہ ہے جس میں درآمد شدہ قطاریں تب جاتی ہیں جب GravesBook یہ نہ جان سکے کہ وصول کنندہ کیا ہے؛ اگر یہ موجود نہ ہو تو آپ کے لیے بنا دیا جاتا ہے۔

5. بینک اسٹیٹمنٹ سے مطابقت

یہ وہ واحد جگہ ہے جہاں GravesBook آپ سے تھوڑی احتیاط چاہتا ہے، کیونکہ یہاں آپ کا کام بینک کے کام سے ملایا جاتا ہے۔ ایک ہی رقم کے دو ریکارڈ — آپ کا رجسٹر اور بینک کی اسٹیٹمنٹ — کسی بھی دن شاذ ہی پوری طرح ملتے ہیں، اور اس کی دو الگ وجوہات ہیں:

• وقت کا فرق۔ آپ کا لکھا ہوا کوئی چیک ابھی کیش نہیں ہوا، یا کوئی جمع ابھی اسٹیٹمنٹ پر نہیں آئی۔ یہ خود بخود حل ہو جاتے ہیں — آپ کو ان کے بارے میں کچھ نہیں کرنا، بس انہیں بغیر نشان کے چھوڑ دیں۔
• وہ چیزیں جو بینک کو آپ سے پہلے معلوم تھیں۔ سروس فیس، حاصل شدہ سود، خودکار ادائیگی، NSF چارج۔ یہ حقیقی واقعات ہیں جو آپ کے رجسٹر میں نہیں ہیں، اور ان کے لیے نیا لین دین درکار ہے — کوئی جوڑ توڑ نہیں۔

کسی اکاؤنٹ کی مطابقت کے لیے:

1. اس اکاؤنٹ کے لیے مطابقت کی اسکرین کھولیں۔ اسٹیٹمنٹ کی تاریخ میں پہلے سے آپ کی تازہ ترین مکمل شدہ مطابقت کے بعد والے مہینے کا آخری دن بھرا ہوتا ہے؛ اگر آپ کے بینک کا دورانیہ مختلف ہو تو اسے بدل دیں۔ اسٹیٹمنٹ کا اختتامی بیلنس درج کریں — GravesBook $0.00 کے ساتھ شروع نہیں کرے گا، کیونکہ کوئی اسٹیٹمنٹ کبھی یہ نہیں کہتی۔
2. “مطابقت شروع کریں” پر کلک کریں۔ جس جس لین دین کو آپ پہلے ہی “کلیئر شدہ” کر چکے تھے اس پر آپ کے لیے نشان لگا ہوتا ہے۔ باقی ہر اس چیز پر نشان لگائیں جو واقعی اسٹیٹمنٹ پر موجود ہے۔ کالم رجسٹر جیسے ہی ہیں — ڈیبٹ، کریڈٹ اور جاری بیلنس — اس لیے آپ اسٹیٹمنٹ اور اسکرین کو ساتھ ساتھ رکھ کر نیچے تک جا سکتے ہیں۔ جن پر نشان نہیں (غیر ادا شدہ چیک، راستے میں موجود جمع) انہیں چھیڑا نہیں جاتا؛ وہ کسی آئندہ اسٹیٹمنٹ پر کلیئر ہوں گے۔
3. اگر اسٹیٹمنٹ میں کوئی ایسی چیز ہو جو ابھی آپ کے رجسٹر میں نہیں — فیس، سود، خودکار ادائیگی — تو “+ فیس / سود / دیگر شامل کریں” استعمال کر کے اسے مطابقت کی اسکرین سے ہی ایک حقیقی لین دین کے طور پر درج کریں۔ وہ ایک ہی قدم میں شامل بھی ہو جاتا ہے اور اس پر نشان بھی لگ جاتا ہے۔
4. جوں جوں آپ نشان لگاتے جائیں، “کلیئر شدہ بیلنس” اور “فرق” کے اعداد کو ساتھ ساتھ بدلتے دیکھیں۔ جب فرق صفر ہو جائے تو “مطابقت مکمل کریں” دستیاب ہو جاتا ہے۔
5. مکمل کرنے سے ہر نشان زدہ لین دین “مطابقت شدہ” ہو جاتا ہے (رجسٹر میں م) اور اسٹیٹمنٹ اسکرین کے نیچے اکاؤنٹ کی مطابقت کی تاریخ میں درج ہو جاتی ہے۔ وہاں کسی پچھلی اسٹیٹمنٹ پر کلک کر کے دیکھیں کہ اس پر ٹھیک کون کون سے لین دین تھے — اور، اگر ناگزیر ہو، ان میں سے کسی کی مطابقت ختم کریں (اوپر مطابقت شدہ لین دین جزوی طور پر مقفل ہوتے ہیں دیکھیں)۔

ضروری نہیں کہ آپ ایک ہی نشست میں مکمل کریں۔ مطابقت کھلی چھوڑ کر GravesBook بند کر دیں، واپسی پر آپ کے نشان ٹھیک وہیں ہوں گے جہاں آپ نے چھوڑے تھے۔ اگر آپ نے غلط اسٹیٹمنٹ کے ساتھ شروع کیا — غلط مہینہ، غلط اختتامی بیلنس — تو مطابقت منسوخ کریں صرف اسی کوشش کو ضائع کرتا ہے؛ جو کچھ آپ نے “کلیئر شدہ” کیا تھا اسے چھیڑا نہیں جاتا، اور آپ دوبارہ شروع کر سکتے ہیں۔

GravesBook آپ کو ایسی مطابقت مکمل نہیں کرنے دے گا جو ایک ایک سینٹ تک برابر نہ ہو۔ اگر آپ فرق صفر تک نہ لا سکیں تو اعداد ملانے کے لیے کسی چیز پر زبردستی نشان لگانے کے بجائے دوبارہ دیکھیں کہ کوئی لین دین رہ تو نہیں گیا یا کوئی غلط رقم کے ساتھ درج تو نہیں ہوا — زبردستی کرنے سے غلطی بس آپ کی مطابقت شدہ تاریخ میں چلی جائے گی، جہاں بعد میں اسے ڈھونڈنا زیادہ مشکل ہے۔ ایک عام وجہ: پچھلے مہینے کے آخری دنوں کے وہ لین دین جنہیں بینک نے اس اسٹیٹمنٹ پر درج کیا۔ ان پر یہیں نشان لگائیں؛ وہ اسی اسٹیٹمنٹ کے ہیں، آپ نے انہیں جس بھی تاریخ پر لکھا ہو۔

6. طے شدہ لین دین

جو چیز بار بار ہوتی ہے — کرایہ، گاڑی کی قسط، تنخواہ، سبسکرپشن — اسے “طے شدہ” اسکرین پر “+ نیا شیڈول” سے ایک بار ترتیب دے دیں: اکاؤنٹ، وصول کنندہ، رقم (یا تقسیمیں)، زمرہ، میمو، اور کتنی بار: روزانہ، ہفتہ وار، ہر دو ہفتے بعد، ماہانہ، مہینے میں دو بار دو مقررہ دنوں پر، سہ ماہی، سالانہ، یا ہر N دن/ہفتے/مہینے بعد۔ شیڈول ہمیشہ چل سکتا ہے، کسی تاریخ تک، یا مقررہ تعداد میں بار۔ جو شیڈول 29، 30 یا 31 تاریخ سے بندھا ہو وہ کسی چھوٹے مہینے کو چھوڑنے کے بجائے اس کے آخری دن پر آتا ہے۔

ہر بار جب GravesBook شروع ہوتا ہے (یا جب آپ ابھی چیک کریں پر کلک کرتے ہیں)، وہ پچھلی جانچ کے بعد سے واجب ہونے والی ہر باری کو رجسٹر میں ایک حقیقی لین دین کے طور پر درج کرتا ہے، جس پر طے شدہ کالم میں نشان ہوتا ہے۔ ایپ تین ہفتے بند رکھیں تو آپ کو ٹھیک وہی باریاں ملتی ہیں جو ان تین ہفتوں میں آئیں — نہ کوئی دہری، نہ کوئی چھوٹی ہوئی۔ درج ہو جانے کے بعد یہ عام لین دین ہیں: کسی بھی دوسرے کی طرح ان میں ترمیم کریں، ان کی مطابقت کریں، انہیں کالعدم کریں۔

روکیں / دوبارہ شروع کریں کسی شیڈول کو حذف کیے بغیر اسے درج کرنے سے روک دیتا ہے۔ شیڈول میں ترمیم سے صرف وہ بدلتا ہے جو وہ آئندہ درج کرے گا؛ جو لین دین وہ پہلے درج کر چکا ہے وہ ویسے ہی رہتے ہیں۔ کسی ایک باری کو بدلنے کے لیے — اس مہینے بجلی کا بل زیادہ آیا — شیڈول میں نہیں، رجسٹر میں اسی لین دین میں ترمیم کریں۔

7. کیلنڈر

کیلنڈر آپ کی رقم تاریخ کے لحاظ سے دکھاتا ہے، تمام اکاؤنٹس کی یا آپ کے چنے ہوئے کسی ایک کی: رجسٹر کے حقیقی لین دین بھرے ہوئے نشانوں کے طور پر، اور آپ کے فعال شیڈولوں کی آنے والی باریاں کھوکھلے نشانوں کے طور پر، تاکہ آپ درج ہونے سے پہلے دیکھ سکیں کہ کیا آنے والا ہے۔ دن (ایک تاریخ کی پوری تفصیل)، ہفتہ (وصول کنندہ اور رقم کے ساتھ سات کالم)، مہینہ (ہر دن کی تعداد اور کل) اور سال (بارہ چھوٹے مہینے، ہر ایک کے کل کے ساتھ؛ تفصیل میں جانے کے لیے کسی دن یا مہینے پر کلک کریں) کے درمیان بدلیں۔ آج آپ کو واپس لے آتا ہے۔ دن کے خانے پر “+” (اور “+ دہرانے والا”) اس تاریخ سے نیا شیڈول شروع کرتا ہے۔

8. Excel سے درآمد

رجسٹر پر درآمد... کسی .xlsx فائل سے لین دین آپ کے منتخب اکاؤنٹ میں لاتا ہے۔ پہلی قطار لازماً سرنامے کی قطار ہو جس میں Date، Amount اور Payee (یا Label) ہوں، کسی بھی ترتیب میں اور چھوٹے بڑے حروف کی کسی بھی صورت میں؛ دوسرے کالم نظرانداز کر دیے جاتے ہیں۔ تاریخیں Excel کی اصل تاریخیں ہو سکتی ہیں یا عام فارمیٹس میں متن؛ رقوم میں کرنسی کی علامتیں اور ہزار کے جداکار ہو سکتے ہیں، اور قوسین میں لکھی قدر منفی سمجھی جاتی ہے۔

GravesBook ہر قطار کا زمرہ آپ کی اپنی تاریخ سے طے کرتا ہے: اگر وہ وصول کنندہ رجسٹر میں پہلے سے موجود ہو تو وہ زمرہ چنا جاتا ہے جو آپ نے اس کے ساتھ سب سے زیادہ استعمال کیا ہے۔ اگر وصول کنندہ نیا ہو، یا آپ کی تاریخ دو زمروں میں برابر بٹی ہو، تو قطار دیگر میں جاتی ہے اور اس پر جائزے کا نشان لگتا ہے تاکہ آپ اسے ہاتھ سے درست کر سکیں۔ اسپریڈ شیٹ کا اپنا زمرے کا کالم، اگر ہو، کبھی استعمال نہیں ہوتا۔

جس قطار کی تاریخ، وصول کنندہ اور رقم اس اکاؤنٹ میں پہلے سے موجود کسی لین دین سے عین ملتی ہو اسے نقل سمجھ کر چھوڑ دیا جاتا ہے، اس لیے ایک ہی فائل دو بار درآمد کرنے سے کوئی نقصان نہیں ہوتا۔ (ایک ہی تاریخ، وصول کنندہ اور رقم والے دو واقعی الگ لین دین بھی اس قاعدے کی زد میں آ جائیں گے — یہ قبول کیا ہوا سمجھوتہ ہے۔) جو قطار پڑھی نہ جا سکے اسے چھوڑ دیا جاتا ہے اور قطار نمبر کے ساتھ درج کیا جاتا ہے؛ وہ باقی فائل کو کبھی نہیں روکتی۔ بعد کا خلاصہ بتاتا ہے کہ کتنی قطاریں درآمد ہوئیں، کتنی کو جائزہ درکار ہے، کتنی نقل کے طور پر چھوڑی گئیں، اور کون سی پڑھی نہیں جا سکیں۔ یہ درآمد واپس لیں وہ سب کچھ ہٹا دیتا ہے جو اس درآمد نے بنایا، بشرطیکہ اس میں سے کسی کی اس دوران مطابقت نہ ہوئی ہو۔

9. رپورٹس

رپورٹس کی اسکرین میں چار منظر ہیں، ہر ایک اکاؤنٹ اور تاریخ کی حد کے لحاظ سے فلٹر ہو سکتا ہے، چارٹ کے ساتھ جدول میں بنیادی اعداد دکھائے جاتے ہیں اور ہر ایک کے لیے “CSV برآمد کریں” بٹن ہے:

• زمرے کے لحاظ سے اخراجات — آپ کے اخراجات کا پائی چارٹ، اعلیٰ ترین سطح کے زمروں میں سمیٹا ہوا۔
• آمدنی بمقابلہ اخراجات — مہینہ وار بار چارٹ (منتقلیاں دونوں میں سے کسی میں شمار نہیں ہوتیں)۔
• خالص مالیت — آپ کے منتخب اکاؤنٹس کے مجموعی بیلنس کا وقت کے ساتھ لائن چارٹ۔
• زمرے کا رجحان — کسی ایک زمرے کے اخراجات مہینہ بہ مہینہ کیسے بدلے۔

برآمد کی گئی CSV فائلیں سادہ متن ہوتی ہیں، مرموز نہیں — انہیں محفوظ کرنے کی جگہ چنتے وقت یہ بات ذہن میں رکھیں۔

10. برآمد اور چھپائی

رجسٹر پر CSV برآمد کریں اس وقت دکھائے جا رہے لین دین کو ایک CSV فائل میں محفوظ کرتا ہے جسے آپ Excel یا کسی بھی دوسری اسپریڈ شیٹ میں کھول سکتے ہیں۔ اگر آپ نے تلاش کے خانے میں کچھ لکھا ہے تو صرف مماثل لین دین برآمد ہوتے ہیں۔ قطاریں تاریخ کی ترتیب میں لکھی جاتی ہیں (وہی ترتیب جس میں جاری بیلنس نکالا جاتا ہے)، رجسٹر چاہے کسی بھی کالم کے مطابق ترتیب ہو۔ کالم یہ ہیں: تاریخ، چیک نمبر، وصول کنندہ، زمرہ، میمو، کلیئر شدہ، ڈیبٹ، کریڈٹ اور بیلنس۔ تاریخیں سال-مہینہ-دن (2026-09-26) کی شکل میں اور رقوم ہزار کے جداکار کے بغیر سادہ اعداد کی شکل میں لکھی جاتی ہیں۔ فائل آپ کی Windows کی علاقائی ترتیبات کا فہرست جداکار اور اعشاری علامت استعمال کرتی ہے، وہی جو Excel اسے کھولنے کے لیے استعمال کرتا ہے، اس لیے آپ جہاں بھی ہوں فائل پر ڈبل کلک کرنے سے وہ کالموں میں کھلتی ہے: امریکہ میں یہ کاما سے جدا ہوتی ہے اور 1234.56 لکھتی ہے، جرمنی میں سیمی کولن سے جدا ہوتی ہے اور 1234,56 لکھتی ہے۔ رپورٹس کی اسکرین کی CSV فائلیں بھی اسی طرح کام کرتی ہیں۔

رجسٹر پر چھاپیں... اسے حاشیے دار جدول کی شکل میں چھاپتا ہے، چھپی ہوئی اسپریڈ شیٹ کی طرح۔ پہلے آپ یہ چنتے ہیں:

• از اور تا — چھاپنے کی تاریخیں۔ شروع میں یہ وہ سب کچھ شامل کرتی ہیں جو رجسٹر دکھا رہا ہے، اور تلاش کا خانہ بدستور لاگو رہتا ہے۔
• رخ — شروع میں “افقی”، کیونکہ رجسٹر میں نو کالم ہیں۔
• قطاروں کی شیڈنگ چھاپیں — شروع میں بند۔ بند ہو تو سفید پر سیاہ متن صرف خانوں کے حاشیوں کے ساتھ چھپتا ہے، جس سے سیاہی بچتی ہے؛ منفی رقوم پر تب بھی منفی کا نشان ہوتا ہے اور وہ ڈیبٹ کالم میں ہوتی ہیں، اس لیے کچھ بھی رنگ پر منحصر نہیں۔ چالو ہو تو باری باری قطاروں کی وہی پٹیاں شامل ہو جاتی ہیں جو اسکرین پر ہوتی ہیں۔

پھر پیش نظارہ... ہر صفحہ ٹھیک ویسا دکھاتا ہے جیسا وہ چھپے گا، تاکہ آپ کاغذ استعمال کرنے سے پہلے جانچ لیں۔ پیش نظارے میں چھاپیں... Windows کا پرنٹ ڈائیلاگ کھولتا ہے، جہاں آپ پرنٹر اور نقول کی تعداد چنتے ہیں۔ ہر صفحے کے اوپر اکاؤنٹ کا نام، چھاپی گئی تاریخیں اور چھاپنے کی تاریخ ہوتی ہے، کالموں کے عنوان ہر صفحے کے اوپر دہرائے جاتے ہیں، لمبا متن کٹنے کے بجائے اپنے خانے کے اندر اگلی سطر میں چلا جاتا ہے، کوئی لین دین کبھی دو صفحوں میں نہیں بٹتا، اور ہر صفحے پر “صفحہ 1 از 3” کی طرح نمبر ہوتا ہے۔

رپورٹس کی اسکرین پر ہر رپورٹ کے “CSV برآمد کریں” بٹن کے ساتھ ایک چھاپیں... بٹن ہے۔ چھپی ہوئی رپورٹ میں رپورٹ کا نام، اس کی تاریخیں (اور “زمرے کا رجحان” کے لیے اس کا زمرہ)، چارٹ، اور پھر اسی حاشیے دار انداز میں رپورٹ کا جدول ہوتا ہے۔ اس کے اختیارات یہ ہیں: رخ (شروع میں “عمودی”)، رنگین چھاپیں (شروع میں بند: جدول بغیر شیڈنگ کے اور چارٹ سرمئی رنگتوں میں چھپتا ہے) اور چارٹ شامل کریں (شروع میں چالو)۔ جدول میں ہر عدد موجود ہوتا ہے، اس لیے سیاہی بچانے کے لیے چارٹ چھوڑ دینے سے کچھ ضائع نہیں ہوتا۔

GravesBook یہ انتخاب بند کیے جانے تک یاد رکھتا ہے۔ چھپے ہوئے صفحات، برآمد کی گئی CSV فائلوں کی طرح، GravesBook کی انکرپشن سے باہر ہیں: ان کا اسی طرح خیال رکھیں جیسے آپ بینک اسٹیٹمنٹ کا رکھتے۔

11. ترتیبات

• عمومی: آغاز پر کھلنے والا طے شدہ اکاؤنٹ، آیا بند اکاؤنٹس طے شدہ طور پر دکھائی دیں، آیا GravesBook چیزیں حذف کرنے سے پہلے تصدیق مانگے، اور دکھانے کے لیے استعمال ہونے والا کرنسی کوڈ اور اعشاری مقامات۔
• زمرے: زمرے شامل اور حذف کریں (استعمال میں ہونے کے قاعدے کے لیے زمرے دیکھیں)۔
• پاس فریز اور بیک اپ: اپنی ڈیٹابیس کا پاس فریز تبدیل کریں؛ ڈیٹابیس کی پورٹیبل بیک اپ نقل بنائیں یا بحال کریں۔
• اندرونی بیک اپ: ایک کلک والے بیک اپ جو GravesBook کے زیرِ انتظام فولڈر میں رکھے جاتے ہیں اور بازیابی پاس فریز سے محفوظ ہوتے ہیں۔

12. بیک اپ

آپ کے پاس دو قسمیں ہیں، اور دونوں الگ الگ کاموں کے لیے موزوں ہیں۔

پورٹیبل بیک اپ (ترتیبات → پاس فریز اور بیک اپ → “ابھی بیک اپ لیں...”) آپ کی ڈیٹابیس فائل کی ایک نقل وہاں لکھتا ہے جہاں آپ بتائیں — کوئی بیرونی ڈرائیو، کوئی سنک شدہ فولڈر۔ یہ نقل اسی پاس فریز سے مرموز ہوتی ہے جس سے آپ کی زیرِ استعمال ڈیٹابیس، اور یہ ایک مکمل، خود مختار چیک بک ہے: اس پاس فریز کے ساتھ یہ کسی بھی مشین پر کھل جاتی ہے۔ “فائل سے بحال کریں...” پہلے تصدیق کرتا ہے کہ بیک اپ فائل اپنے پاس فریز سے کھلتی ہے، پھر آپ کی زیرِ استعمال ڈیٹابیس کو اس فائل سے بدل دیتا ہے۔ GravesBook خود سے یا نیٹ ورک پر کبھی کچھ کہیں نقل نہیں کرتا؛ نقول کہاں جائیں اور کتنی بار، یہ آپ پر ہے۔

اندرونی بیک اپ (ترتیبات → اندرونی بیک اپ → “ابھی بیک اپ لیں”) روزمرہ استعمال کے لیے بے جھنجھٹ قسم ہے: ایک کلک، پاس فریز کا کوئی سوال نہیں، اور اس ٹیب پر دکھائے گئے فولڈر میں تاریخ والی ایک .gbbak فائل۔ پہلے بیک اپ سے قبل آپ ایک بازیابی پاس فریز مقرر کرتے ہیں — دوسرا پاس فریز، ڈیٹابیس والے سے الگ، جس کی مضبوطی کے قواعد اسکرین پر دکھائے جاتے ہیں۔ اس مشین پر بیک اپ خاموشی سے کھل جاتے ہیں؛ کسی بھی دوسری مشین پر (یا Windows دوبارہ انسٹال کرنے کے بعد) انہیں صرف بازیابی پاس فریز ہی کھولتا ہے، اور GravesBook اسے بھی بازیاب نہیں کر سکتا۔ “منتخب بیک اپ بحال کریں” چنے ہوئے بیک اپ کو واپس اس کی جگہ رکھ دیتا ہے؛ اس کے بعد GravesBook دوبارہ شروع کریں۔

دونوں میں سے کسی پاس فریز کے لیے پاس ورڈ ری سیٹ نہیں ہے۔ اگر آپ اپنی ڈیٹابیس کا پاس فریز کھو دیں تو، بیک اپ ہو یا نہ ہو، وہ ڈیٹابیس گئی۔ یہ کوئی خرابی نہیں جس کی اطلاع دی جائے — فائل کو مرموز کرنے کا مقصد ہی یہی ہے۔

13. GravesBook کو دوسری مشین پر منتقل کرنا

GravesBook جو کچھ جانتا ہے وہ ایک فائل میں ہے، اور وہ فائل آپ کے پاس فریز سے مرموز ہے، اس لیے منتقل کرنا بس نقل کرنا ہے۔ یہ چیزیں اپنے پاس ورڈ منیجر میں رکھیں:

• آپ کی ڈیٹابیس کا پاس فریز۔ ہمیشہ درکار۔ یہی فائل کو غیر مقفل کرتا ہے۔
• آپ کے اندرونی بیک اپ کا بازیابی پاس فریز — صرف اگر آپ اندرونی بیک اپ استعمال کرتے ہیں۔ یہ وہ واحد چیز ہے جو ان بیک اپ کو اس مشین کے علاوہ کسی اور مشین پر کھول سکتی ہے جس نے انہیں بنایا۔

آسان طریقہ (تجویز کردہ): کسی ڈرائیو یا سنک شدہ فولڈر پر پورٹیبل بیک اپ بنائیں۔ نئی مشین پر GravesBook انسٹال کریں، غیر مقفل کرنے کی اسکرین پر “منتخب کریں...” پر کلک کریں، وہ فائل چنیں اور اپنی ڈیٹابیس کا پاس فریز درج کریں۔ بس — یہ نقل آپ کی پوری چیک بک ہے۔ (خود gravesbook.db کو %LocalAppData%\GravesBook سے نقل کرنا بھی بالکل اسی طرح کام کرتا ہے۔)

اس کے بجائے اندرونی بیک اپ استعمال کرنا: “اندرونی بیک اپ” ٹیب پر دکھایا گیا پورا Backups فولڈر — اس میں .gbbak فائلوں کے ساتھ bmk.wrap کا ہونا لازمی ہے — نئی مشین پر اسی جگہ نقل کریں۔ ترتیبات → اندرونی بیک اپ میں بیک اپ منتخب کریں، اپنا بازیابی پاس فریز درج کریں اور بحال کریں۔ GravesBook اسی وقت بیک اپ والٹ کو نئی مشین کی کلید پر منتقل کر دیتا ہے، اس لیے وہاں بعد کے بیک اپ کے لیے دوبارہ پاس فریز درکار نہیں ہوتا۔ پھر دوبارہ شروع کریں اور اپنی ڈیٹابیس کے پاس فریز سے غیر مقفل کریں۔

14. اگر کچھ غلط ہو جائے

ہر تبدیلی اسی لمحے محفوظ ہو جاتی ہے جب آپ اسے کرتے ہیں، اس لیے کوئی خرابی آپ کا پہلے سے درج کیا ہوا کام ضائع نہیں کر سکتی۔ اگر GravesBook کو کوئی غیر متوقع مسئلہ پیش آئے تو وہ آپ کو خرابی دکھاتا ہے اور چلتا رہتا ہے، اور تکنیکی تفصیل اسی مشین پر %LocalAppData% کے تحت GravesBook فولڈر میں last-error.txt میں لکھ دیتا ہے — اور کہیں نہیں۔ اگر آپ کسی مسئلے کی اطلاع دیں تو معاونت (support@gravesware.com) کو یہی فائل بھیجنی ہے۔ اس میں خرابی اور پروگرام میں اس کے پیش آنے کی جگہ ہوتی ہے؛ اس میں آپ کا پاس فریز یا آپ کا مالی ڈیٹا کبھی نہیں ہوتا۔

15. زبانیں اور ترجمے

GravesBook اپنی اسکرینیں 55 زبانوں میں دکھاتا ہے۔ اگر آپ ترتیبات → عمومی → زبان کے تحت کوئی زبان نہ چنیں تو یہ آپ کی Windows کی ڈسپلے زبان اپناتا ہے۔ نیا انتخاب اگلی بار GravesBook شروع ہونے پر لاگو ہوتا ہے۔ عربی، فارسی، اردو، سندھی اور اویغور میں پوری ونڈو دائیں سے بائیں پڑھی جاتی ہے، جیسے یہ زبانیں لکھی جاتی ہیں، اور چھپے ہوئے صفحات بھی۔

رقوم اور تاریخیں اسی طرح لکھی جاتی ہیں جیسے آپ کی زبان میں لکھی جاتی ہیں: آپ کی چنی ہوئی زبان کے مطابق، یا جب GravesBook Windows کی زبان اپنائے تو آپ کے Windows کے علاقائی فارمیٹ کے مطابق۔ ہندسے ہمیشہ 0 سے 9 ہوتے ہیں۔

ترجمے احتیاط سے کیے گئے ہیں، لیکن ابھی ہر ترجمہ کسی اہلِ زبان نے نہیں پڑھا۔ ترجمے میں تبدیلیوں کی تجاویز کا خیرمقدم ہے! اگر کوئی لفظ غلط ہو، عجیب لگے یا کٹا ہوا ہو تو support@gravesware.com پر ای میل کریں اور بتائیں کہ کون سی زبان ہے، آپ نے اسے کہاں دیکھا (اسکرین کا نام، یا اسکرین شاٹ) اور وہاں کیا لکھا ہونا چاہیے۔