1. Per iniziare

Al primo avvio, GravesBook ti chiede di scegliere una passphrase e un percorso per il file di database. Annota la passphrase in un posto sicuro, per esempio un gestore di password. GravesBook non può recuperare una passphrase persa: non c’è nessuna backdoor e, se la dimentichi, i dati di quel file restano illeggibili per sempre. È una scelta deliberata: è ciò che rende reale la cifratura.

Agli avvii successivi ti verrà chiesta la stessa passphrase per sbloccare i dati. Il pulsante «Scegli...» della schermata di sblocco ti permette di aprire un altro file di database, per esempio una copia portata da un altro computer (vedi Spostare GravesBook su un altro computer più avanti).

Tra un avvio e l’altro GravesBook ricorda le dimensioni della finestra, la larghezza delle colonne del registro e l’ordinamento del registro.

2. Conti

La barra laterale sinistra elenca tutti i conti che hai aggiunto (conto corrente, risparmio, carte di credito, contanti, prestiti o qualsiasi altra cosa), ciascuno con il saldo attuale, più un totale complessivo dei conti aperti. Fai clic su «+ Aggiungi conto» per crearne uno: assegnagli un nome, un tipo, un saldo iniziale e la data a cui quel saldo si riferisce. Tutto ciò che viene dopo il saldo iniziale è costruito a partire dai movimenti che inserisci.

Hai chiuso un conto? Quando lo modifichi seleziona «Chiuso» invece di eliminarlo, così la sua cronologia resta intatta. La casella «Mostra i conti chiusi» nella barra laterale ti permette di rivedere i conti chiusi quando devi cercare qualcosa. In Impostazioni puoi scegliere un conto predefinito da aprire all’avvio.

3. Il registro

Quando selezioni un conto si apre il suo registro. Le colonne seguono quelle di un estratto conto: Data, Assegno n., Beneficiario, Categoria, Nota, tre piccole colonne indicatrici (Pian., Importa, Spunt.: vedi sotto), poi Dare (denaro in uscita, mostrato in negativo), Avere (denaro in entrata) e Saldo, il saldo progressivo dopo quella riga. Il saldo non si modifica mai direttamente: è sempre ricavato dal saldo iniziale più tutti i movimenti precedenti in ordine di data.

Il registro si apre con i movimenti più recenti in alto. Fai clic sull’intestazione di una colonna per ordinare in base a quella colonna; fai di nuovo clic per invertire l’ordine. La scelta viene ricordata alla successiva apertura di GravesBook. Con l’ordinamento per data, in un senso o nell’altro, i movimenti dello stesso giorno mantengono l’ordine in cui li hai inseriti, quindi la colonna Saldo si legge sempre correttamente dall’alto verso il basso.

• Aggiungi un movimento con il pulsante «+ Movimento»: data, beneficiario, un numero di assegno facoltativo, l’importo di un pagamento (denaro in uscita) o di un versamento (denaro in entrata), una categoria e una nota facoltativa. Mentre digiti un beneficiario, GravesBook suggerisce i nomi che hai già usato e inserisce la categoria usata l’ultima volta con quel beneficiario; puoi cambiarla.
• Modifica un movimento facendo doppio clic sulla sua riga, oppure selezionalo e fai clic su Modifica.
• Suddividi un movimento tra più categorie selezionando «Suddividi in più categorie»: aggiungi tutte le righe che ti servono. GravesBook non ti lascia salvare una suddivisione la cui somma non corrisponde esattamente al totale del movimento; la riga «Da assegnare» ti dice quanto manca.
• I trasferimenti tra due dei tuoi conti usano il pulsante «Trasferimento» invece di un movimento normale. Viene creata una registrazione collegata in ciascun conto, quindi un trasferimento non compare mai nei report come entrata o come uscita.
• Annulla un movimento (dai pulsanti sopra la griglia) invece di eliminarlo se vuoi mantenere il suo numero di assegno nella sequenza: l’annullamento azzera l’importo e contrassegna il movimento, senza rimuovere la riga.
• Cerca nel registro per beneficiario, nota o numero di assegno con la casella di ricerca sopra la griglia.
• Importa... carica i movimenti da un foglio di calcolo: vedi Importare da Excel.

Le tre colonne indicatrici: Pian. contrassegna un movimento registrato per te da una pianificazione (vedi Movimenti pianificati); Importa ne contrassegna uno proveniente da un’importazione da foglio di calcolo; Spunt. mostra lo stato di spunta: vuoto, S per spuntato o R per riconciliato. Puoi impostare tu stesso un movimento su Spuntato nella sua finestra di modifica quando lo vedi sul sito della banca prima che arrivi l’estratto conto; la schermata Riconcilia lo usa come punto di partenza.

I movimenti riconciliati sono parzialmente bloccati

Una volta che un movimento è passato per una riconciliazione completata (stato R), i campi che la banca ha già confermato (data, importo, conto e stato di spunta) non possono più essere modificati, e il movimento non può essere annullato né eliminato. I campi che riguardano la tua contabilità (categoria, suddivisioni, nota, beneficiario e numero di assegno) restano modificabili, così puoi ancora correggere mesi dopo un acquisto classificato male. La finestra di modifica indica quali sono gli uni e quali gli altri.

Se la data o l’importo di un movimento riconciliato sono davvero sbagliati, la soluzione più pulita è un movimento di rettifica per la differenza, come farebbe un contabile: verrà spuntato nell’estratto conto successivo e il vecchio estratto conto continua a quadrare. Se invece devi proprio modificare l’originale, apri quell’estratto conto dalla cronologia in fondo alla schermata Riconcilia, seleziona il movimento e fai clic su «Annulla riconciliazione». Il movimento torna a Spuntato e si sblocca. Tieni presente che i saldi registrati dell’estratto conto non cambiano: se poi modifichi l’importo, quell’estratto conto non concorderà più con la banca e la differenza comparirà nella riconciliazione successiva.

4. Categorie

Ogni movimento (o riga di suddivisione) è classificato con una categoria: Entrata, Uscita o Trasferimento. La prima volta che crei un database, GravesBook predispone un insieme iniziale di categorie di uso quotidiano (Casa, Alimentari, Trasporti e così via, ciascuna con alcune sottocategorie), e puoi aggiungere ed eliminare le tue da Impostazioni → Categorie.

Una categoria ancora in uso (da un movimento, una suddivisione o un movimento pianificato) non può essere eliminata; GravesBook ti dice che cosa la sta usando, così puoi prima riclassificare quelle voci. Eliminando una categoria che ha sottocategorie, queste vengono spostate al livello superiore invece di essere eliminate anch’esse. La categoria Altro è quella in cui finiscono le importazioni quando GravesBook non riesce a capire che cosa sia un beneficiario; se manca, viene creata automaticamente.

5. Riconciliare con un estratto conto bancario

Questo è l’unico punto in cui GravesBook ti chiede un po' di attenzione, perché confronta il tuo lavoro con quello della banca. Due registrazioni dello stesso denaro, il tuo registro e l’estratto conto della banca, non coincidono quasi mai perfettamente in un dato giorno, per due motivi diversi:

• Tempi. Un assegno che hai emesso non è ancora stato incassato, oppure un versamento non compare ancora nell’estratto conto. Queste differenze si risolvono da sole: non devi fare nulla, se non lasciarle senza spunta.
• Cose che la banca sapeva prima di te. Una commissione, interessi maturati, un pagamento automatico, un addebito per fondi insufficienti. Sono eventi reali che mancano nel tuo registro e richiedono un nuovo movimento, non un aggiustamento di comodo.

Per riconciliare un conto:

1. Apri la schermata Riconcilia per quel conto. La data dell’estratto conto è precompilata con l’ultimo giorno del mese successivo alla tua riconciliazione completata più recente; cambiala se il ciclo della tua banca è diverso. Inserisci il saldo finale dell’estratto conto: GravesBook non parte da $0.00, perché un estratto conto non riporta mai quella cifra.
2. Fai clic su Avvia riconciliazione. Tutti i movimenti che avevi già contrassegnato come Spuntato sono già selezionati. Spunta tutto il resto che compare effettivamente nell’estratto conto. Le colonne corrispondono a quelle del registro (Dare, Avere e il Saldo progressivo), così puoi scorrere l’estratto conto e la schermata fianco a fianco. Le voci non spuntate (assegni in sospeso, versamenti in transito) restano come sono; verranno spuntate in un estratto conto futuro.
3. Se l’estratto conto contiene qualcosa che nel tuo registro non c’è ancora (una commissione, interessi, un pagamento automatico), usa «+ Aggiungi commissione / interessi / altro» per inserirlo come movimento reale, direttamente dalla schermata Riconcilia. Viene aggiunto e spuntato in un solo passaggio.
4. Osserva i valori «Saldo spuntato» e «Differenza» aggiornarsi in tempo reale mentre spunti le voci. Quando la differenza arriva a zero, «Completa riconciliazione» diventa disponibile.
5. Il completamento contrassegna come Riconciliato ogni movimento spuntato (R nel registro) e registra l’estratto conto nella cronologia delle riconciliazioni del conto, in fondo alla schermata. Fai clic su un estratto conto passato per vedere esattamente quali movimenti conteneva e, se proprio devi, per annullare la riconciliazione di uno di essi (vedi I movimenti riconciliati sono parzialmente bloccati sopra).

Non devi finire in una sola volta. Se chiudi GravesBook con una riconciliazione aperta, al ritorno le spunte sono esattamente dove le avevi lasciate. Se hai iniziato con l’estratto conto sbagliato (mese sbagliato, saldo finale sbagliato), Annulla riconciliazione scarta solo quel tentativo; nulla di ciò che avevi contrassegnato come Spuntato viene toccato, e puoi ricominciare.

GravesBook non ti lascia completare una riconciliazione che non quadra al centesimo. Se non riesci ad arrivare a zero, controlla se ti manca un movimento o se ne hai inserito uno con l’importo sbagliato, invece di spuntare qualcosa a forza per far tornare i conti: sposteresti soltanto l’errore nella cronologia riconciliata, dove in seguito è più difficile trovarlo. Una causa frequente: movimenti degli ultimi giorni del mese precedente che la banca ha contabilizzato in questo estratto conto. Spuntali qui; appartengono a questo estratto conto, qualunque data tu abbia scritto.

6. Movimenti pianificati

Per tutto ciò che si ripete (l’affitto, la rata dell’auto, lo stipendio, un abbonamento), impostalo una volta nella schermata Pianificati con «+ Nuova pianificazione»: conto, beneficiario, importo (o suddivisioni), categoria, nota e frequenza: giornaliera, settimanale, ogni due settimane, mensile, due volte al mese in due giorni fissi, trimestrale, annuale oppure ogni N giorni/settimane/mesi. Una pianificazione può continuare per sempre, fino a una data o per un numero stabilito di ripetizioni. Una pianificazione fissata al 29, al 30 o al 31 cade sull’ultimo giorno dei mesi più corti, invece di saltarli.

A ogni avvio di GravesBook (o quando fai clic su Controlla ora), ogni ripetizione scaduta dall’ultimo controllo viene registrata come movimento reale nel registro, contrassegnato nella colonna Pian. Se lasci l’app chiusa per tre settimane, ottieni esattamente le ripetizioni che cadevano in quelle tre settimane: mai un duplicato, mai una mancante. Da quel momento i movimenti registrati sono movimenti normali: puoi modificarli, riconciliarli e annullarli come tutti gli altri.

Sospendi / Riprendi impedisce a una pianificazione di registrare movimenti senza eliminarla. Modificare una pianificazione cambia ciò che registra da quel momento in poi; i movimenti già registrati restano come sono. Per cambiare una sola ripetizione (la bolletta della luce di questo mese era più alta), modifica quel movimento nel registro, non la pianificazione.

7. Calendario

Il Calendario mostra il tuo denaro per data, per tutti i conti o per uno a tua scelta: i movimenti reali del registro come indicatori pieni e le prossime ripetizioni delle pianificazioni attive come indicatori vuoti, così vedi che cosa sta per arrivare prima che venga registrato. Passa tra Giorno (tutti i dettagli di una data), Settimana (sette colonne con beneficiario e importo), Mese (un conteggio e un totale per giorno) e Anno (dodici piccoli mesi, ciascuno con un totale; fai clic su un giorno o su un mese per entrare nel dettaglio). Oggi ti riporta alla data odierna. Il «+» nella cella di un giorno (e «+ Ricorrente») avvia una nuova pianificazione a partire da quella data.

8. Importare da Excel

Importa... nel registro carica i movimenti da un file .xlsx nel conto che scegli. La prima riga deve essere una riga di intestazione che contiene Date, Amount e Payee (oppure Label), in qualsiasi ordine e con qualsiasi combinazione di maiuscole e minuscole; le altre colonne vengono ignorate. Le date possono essere vere date di Excel o testo nei formati consueti; gli importi possono contenere simboli di valuta e separatori delle migliaia, e un valore tra parentesi è considerato negativo.

GravesBook decide la categoria di ogni riga in base alla tua cronologia: se quel beneficiario esiste già nel registro, vince la categoria che hai usato più spesso con lui. Se il beneficiario è nuovo, o la tua cronologia è divisa in parti uguali tra due categorie, la riga va in Altro e viene segnalata per la revisione, così puoi correggerla a mano. La colonna delle categorie del foglio di calcolo, se c’è, non viene mai usata.

Una riga in cui data, beneficiario e importo corrispondono esattamente a un movimento già presente in quel conto viene ignorata come duplicato, quindi importare due volte lo stesso file non fa danni. (Anche due movimenti davvero distinti con la stessa data, lo stesso beneficiario e lo stesso importo ricadrebbero in questa regola: è il compromesso accettato.) Una riga che non può essere letta viene ignorata ed elencata con il suo numero di riga; non blocca mai il resto del file. Il riepilogo finale ti dice quante righe sono state importate, quante sono da rivedere, quante sono state ignorate come duplicati e quali non è stato possibile leggere. Annulla questa importazione rimuove tutto ciò che l’importazione ha creato, purché nel frattempo nulla sia stato riconciliato.

9. Report

La schermata Report comprende quattro viste, ciascuna filtrabile per conto e intervallo di date, con i numeri di base mostrati in una tabella accanto al grafico e un pulsante «Esporta CSV» per ognuna:

• Spese per categoria — un grafico a torta delle tue uscite, raggruppate nelle categorie di primo livello.
• Entrate e uscite — un grafico a barre per mese (i trasferimenti non sono mai contati né come le une né come le altre).
• Patrimonio netto — un grafico a linee del saldo complessivo dei conti selezionati, nel tempo.
• Andamento per categoria — come si è mossa di mese in mese la spesa di una singola categoria.

I file CSV esportati sono testo semplice, non cifrato: tienine conto quando scegli dove salvarli.

10. Esportare e stampare

Esporta CSV nel registro salva i movimenti visualizzati in un file CSV che puoi aprire in Excel o in qualsiasi altro foglio di calcolo. Se hai digitato qualcosa nella casella di ricerca, vengono esportati solo i movimenti corrispondenti. Le righe sono scritte in ordine di data (l’ordine in cui viene calcolato il saldo progressivo), qualunque sia la colonna in base a cui è ordinato il registro. Le colonne sono Data, Assegno n., Beneficiario, Categoria, Nota, Spuntato, Dare, Avere e Saldo. Le date sono scritte come anno-mese-giorno (2026-09-26) e gli importi come numeri semplici senza separatori delle migliaia. Il file usa il separatore di elenco e il simbolo decimale delle impostazioni internazionali di Windows, gli stessi che Excel usa per aprirlo, quindi con un doppio clic il file si apre in colonne ovunque tu sia: negli Stati Uniti è separato da virgole con 1234.56, in Germania è separato da punti e virgola con 1234,56. I file CSV della schermata Report funzionano allo stesso modo.

Stampa… nel registro lo stampa come tabella con bordi, come un foglio di calcolo stampato. Prima scegli:

• Dal e Al — le date da stampare. All’inizio coprono tutto ciò che il registro sta mostrando, e la casella di ricerca continua a valere.
• Orientamento — inizialmente Orizzontale, dato che il registro ha nove colonne.
• Stampa l’ombreggiatura delle righe — inizialmente disattivata. Disattivata, stampa testo nero su bianco con i soli bordi delle celle, risparmiando inchiostro; gli importi negativi mantengono comunque il segno meno e stanno nella colonna Dare, quindi nulla dipende dal colore. Attivata, aggiunge le stesse bande alternate delle righe usate sullo schermo.

Anteprima… mostra poi ogni pagina esattamente come verrà stampata, così puoi controllarla prima di usare la carta. Stampa… nell’anteprima apre la finestra di stampa di Windows, dove scegli la stampante e il numero di copie. Ogni pagina ha in testa il nome del conto, le date stampate e la data di stampa, le intestazioni delle colonne si ripetono all’inizio di ogni pagina, il testo lungo va a capo dentro la cella invece di essere troncato, un movimento non viene mai diviso tra due pagine e ogni pagina è numerata «Pagina 1 di 3».

Ogni report della schermata Report ha un pulsante Stampa… accanto al pulsante Esporta CSV. Un report stampato contiene il nome del report, le sue date (e, per Andamento per categoria, la categoria), il grafico e poi la tabella del report nello stesso stile con bordi. Le opzioni sono Orientamento (inizialmente Verticale), Stampa a colori (inizialmente disattivata: la tabella è senza ombreggiatura e il grafico è stampato in scala di grigi) e Includi grafico (inizialmente attivata). La tabella riporta tutti i numeri, quindi omettere il grafico per risparmiare inchiostro non fa perdere nulla.

GravesBook ricorda queste scelte finché non lo chiudi. Le pagine stampate, come i file CSV esportati, sono fuori dalla cifratura di GravesBook: custodiscile come faresti con un estratto conto.

11. Impostazioni

• Generale: il conto predefinito da aprire all’avvio, se mostrare i conti chiusi per impostazione predefinita, se GravesBook chiede conferma prima di eliminare qualcosa, e il codice valuta e le cifre decimali usati per la visualizzazione.
• Categorie: aggiungi ed elimina categorie (vedi Categorie per la regola sulle categorie in uso).
• Passphrase e backup: cambia la passphrase del database; crea o ripristina una copia di backup portatile del database.
• Backup interni: backup con un solo clic conservati in una cartella gestita da GravesBook, protetti da una passphrase di recupero.

12. Backup

Ne hai di due tipi, adatti a compiti diversi.

Il backup portatile (Impostazioni → Passphrase e backup → «Esegui backup ora...») scrive una copia del file di database dove gli indichi: un’unità esterna, una cartella sincronizzata. La copia è cifrata con la stessa passphrase del database in uso ed è un libretto completo e autonomo: si apre su qualsiasi computer con quella passphrase. «Ripristina da file...» sostituisce il database in uso con un file di backup, dopo aver verificato che la passphrase di quel file lo apra. GravesBook non copia mai nulla da nessuna parte di propria iniziativa né attraverso una rete; dove vanno le copie, e con quale frequenza, lo decidi tu.

I backup interni (Impostazioni → Backup interni → «Esegui backup ora») sono il tipo senza sforzo per l’uso quotidiano: un clic, nessuna richiesta di passphrase, un file .gbbak datato nella cartella indicata in quella scheda. Prima di eseguire il primo imposti una passphrase di recupero: una seconda passphrase, distinta da quella del database, con le regole di robustezza mostrate sullo schermo. Su questo computer i backup si aprono senza chiedere nulla; su qualsiasi altro computer (o dopo una reinstallazione di Windows) la passphrase di recupero è l’unica cosa che li apre, e nemmeno GravesBook può recuperarla. «Ripristina il backup selezionato» rimette al suo posto quello scelto; dopo, riavvia GravesBook.

Non esiste alcuna reimpostazione della password, per nessuna delle due passphrase. Se perdi la passphrase del database, con o senza backup, quel database è perso. Non è un bug da segnalare: è proprio il motivo per cui si cifra il file.

13. Spostare GravesBook su un altro computer

Tutto ciò che GravesBook sa si trova in un solo file, e quel file è cifrato con la tua passphrase: spostare significa quindi copiare. Conserva nel tuo gestore di password:

• La passphrase del database. Sempre necessaria. È quella che sblocca il file.
• La passphrase di recupero dei backup interni — solo se usi i Backup interni. È l’unica cosa che può aprire quei backup su un computer diverso da quello che li ha creati.

Il modo semplice (consigliato): esegui un backup portatile su un’unità o in una cartella sincronizzata. Sul nuovo computer installa GravesBook, fai clic su «Scegli...» nella schermata di sblocco, seleziona quel file e inserisci la passphrase del database. Fatto: la copia è il tuo libretto completo. (Copiare direttamente gravesbook.db da %LocalAppData%\GravesBook funziona esattamente allo stesso modo.)

Usare invece un backup interno: copia l’intera cartella Backups indicata nella scheda Backup interni (deve contenere bmk.wrap insieme ai file .gbbak) nella stessa posizione sul nuovo computer. In Impostazioni → Backup interni seleziona il backup, inserisci la passphrase di recupero ed esegui il ripristino. In quel momento GravesBook rigenera le chiavi dell’archivio dei backup per il nuovo computer, così i backup successivi eseguiti lì non richiedono più la passphrase. Poi riavvia e sblocca con la passphrase del database.

14. Se qualcosa va storto

Ogni modifica viene salvata nel momento in cui la fai, quindi un errore non può farti perdere il lavoro già inserito. Se GravesBook incontra un problema imprevisto, ti mostra l’errore e continua a funzionare, e scrive i dettagli tecnici in last-error.txt nella cartella GravesBook sotto %LocalAppData% su questo computer, e da nessun’altra parte. È quello il file da inviare all’assistenza (support@gravesware.com) se segnali un problema. Contiene l’errore e il punto del programma in cui si è verificato; non contiene mai la tua passphrase né i tuoi dati finanziari.

15. Lingue e traduzioni

GravesBook mostra le sue schermate in 55 lingue. Finché non ne scegli una in Impostazioni → Generale → Lingua, segue la lingua di visualizzazione di Windows. Una nuova scelta ha effetto al successivo avvio di GravesBook. Con arabo, persiano, urdu, sindhi e uiguro l’intera finestra si legge da destra a sinistra, come si scrivono queste lingue, e lo stesso vale per le stampe.

Importi e date sono scritti come li scrive la tua lingua: la lingua che hai scelto oppure, quando GravesBook segue Windows, il formato regionale di Windows. Le cifre sono sempre da 0 a 9.

Le traduzioni sono state fatte con cura, ma non tutte sono già state lette da una persona madrelingua. I suggerimenti per modificare le traduzioni sono benvenuti! Se una parola è sbagliata, suona male o è troncata, invia un’e-mail a support@gravesware.com indicando la lingua, dove l’hai vista (il nome della schermata o uno screenshot) e come dovrebbe essere.