1. Bắt đầu

Lần đầu chạy GravesBook, bạn sẽ được yêu cầu chọn một cụm mật khẩu và vị trí cho tệp cơ sở dữ liệu. Hãy ghi cụm mật khẩu lại ở một nơi an toàn, chẳng hạn trình quản lý mật khẩu. GravesBook không thể khôi phục cụm mật khẩu đã mất — không có cửa hậu, và nếu bạn quên nó, dữ liệu trong tệp đó sẽ vĩnh viễn không đọc được. Đây là chủ ý: chính điều đó làm cho việc mã hóa có thật.

Ở những lần khởi động sau, bạn sẽ được hỏi chính cụm mật khẩu đó để mở khóa dữ liệu. Nút “Chọn...” trên màn hình mở khóa cho phép bạn mở một tệp cơ sở dữ liệu khác — ví dụ một bản sao bạn mang từ máy khác sang (xem Chuyển GravesBook sang máy khác bên dưới).

Giữa các lần khởi động, GravesBook ghi nhớ kích thước cửa sổ, độ rộng các cột của sổ giao dịch và cách sổ được sắp xếp.

2. Tài khoản

Thanh bên trái liệt kê mọi tài khoản bạn đã thêm — tài khoản thanh toán, tiết kiệm, thẻ tín dụng, tiền mặt, khoản vay hay bất cứ thứ gì khác — cùng với số dư hiện tại của từng tài khoản và tổng cộng dồn của tất cả tài khoản đang mở. Nhấp “+ Thêm tài khoản” để tạo một tài khoản: đặt tên, chọn loại, nhập số dư đầu kỳ và ngày mà số dư đó đúng. Mọi thứ sau số dư đầu kỳ đó được tính từ các giao dịch bạn nhập.

Đã đóng một tài khoản? Hãy đánh dấu “Đã đóng” khi sửa tài khoản thay vì xóa nó, để lịch sử của nó còn nguyên. Ô “Hiện các tài khoản đã đóng” ở thanh bên cho phép bạn hiện lại các tài khoản đã đóng khi cần tra cứu. Trong Cài đặt, bạn có thể chọn tài khoản mặc định sẽ mở khi khởi động.

3. Sổ giao dịch

Chọn một tài khoản sẽ mở sổ giao dịch của nó. Các cột theo bố cục của sao kê ngân hàng: Ngày, Số séc, Người nhận, Danh mục, Ghi chú, ba cột chỉ báo nhỏ (ĐK, Nhập, XN — xem bên dưới), rồi đến Nợ (tiền ra, hiển thị số âm), Có (tiền vào) và Số dư, tức số dư lũy kế sau dòng đó. Bạn không bao giờ sửa trực tiếp số dư — nó luôn được tính từ số dư đầu kỳ cộng với mọi giao dịch trước đó theo thứ tự ngày.

Sổ giao dịch mở ra với giao dịch mới nhất ở trên cùng. Nhấp vào tiêu đề cột bất kỳ để sắp xếp theo cột đó; nhấp lần nữa để đảo ngược. Lựa chọn của bạn được ghi nhớ cho lần mở GravesBook tiếp theo. Khi sắp xếp theo ngày, theo chiều nào cũng vậy, các giao dịch cùng ngày giữ nguyên thứ tự bạn đã nhập, nên cột Số dư luôn đọc đúng từ trên xuống dưới.

• Thêm giao dịch bằng nút “+ Giao dịch”: ngày, người nhận, số séc (không bắt buộc), số tiền thanh toán (tiền ra) hoặc gửi vào (tiền vào), danh mục và ghi chú (không bắt buộc). Khi bạn gõ tên người nhận, GravesBook gợi ý những tên bạn đã dùng trước đây và điền danh mục bạn đã dùng với người nhận đó lần gần nhất; bạn có thể đổi nó.
• Sửa một giao dịch bằng cách nhấp đúp vào dòng của nó, hoặc chọn dòng rồi nhấp Sửa.
• Tách một giao dịch ra nhiều danh mục bằng cách đánh dấu “Tách thành nhiều danh mục” — thêm bao nhiêu dòng tùy bạn cần. GravesBook không cho lưu một giao dịch tách mà tổng các dòng không khớp chính xác với tổng số tiền của giao dịch; dòng “Còn lại cần phân bổ” cho biết bạn còn lệch bao nhiêu.
• Chuyển khoản giữa hai tài khoản của chính bạn dùng nút “Chuyển khoản” thay cho giao dịch thông thường. Thao tác này tạo một bút toán liên kết trong mỗi tài khoản, nên khoản chuyển không bao giờ xuất hiện như thu nhập hay chi tiêu trong báo cáo.
• Hủy bỏ một giao dịch (bằng các nút phía trên lưới) thay vì xóa nó nếu bạn muốn giữ số séc của nó trong dãy số — hủy bỏ sẽ đưa số tiền về 0 và đánh dấu giao dịch, mà không xóa dòng.
• Tìm trong sổ giao dịch theo người nhận, ghi chú hoặc số séc bằng ô tìm kiếm phía trên lưới.
• Nhập... đưa giao dịch vào từ một bảng tính — xem Nhập từ Excel.

Ba cột chỉ báo: ĐK đánh dấu giao dịch do một lịch định kỳ ghi giúp bạn (xem Giao dịch định kỳ); Nhập đánh dấu giao dịch đến từ một lần nhập bảng tính; XN hiển thị trạng thái xác nhận — để trống, X là đã xác nhận, hoặc Đ là đã đối chiếu. Bạn có thể tự đặt một giao dịch thành Đã xác nhận trong hộp thoại sửa khi thấy nó trên trang web của ngân hàng trước khi sao kê về; màn hình Đối chiếu dùng thông tin đó để bạn đỡ một bước.

Giao dịch đã đối chiếu bị khóa một phần

Khi một giao dịch đã qua một lần đối chiếu hoàn tất (trạng thái Đ), những trường mà ngân hàng đã xác nhận — ngày, số tiền, tài khoản và trạng thái xác nhận — không thể thay đổi nữa, và giao dịch không thể bị hủy bỏ hay xóa. Những trường thuộc về sổ sách riêng của bạn — danh mục, các dòng tách, ghi chú, người nhận và số séc — vẫn sửa được, nên nhiều tháng sau bạn vẫn có thể sửa một khoản mua bị xếp sai danh mục. Hộp thoại sửa cho biết trường nào thuộc loại nào.

Nếu ngày hoặc số tiền của một giao dịch đã đối chiếu thật sự sai, cách sửa gọn nhất là thêm một giao dịch điều chỉnh cho phần chênh lệch, như một kế toán viên vẫn làm; nó sẽ được xác nhận ở sao kê kế tiếp và sao kê cũ vẫn khớp. Nếu bạn buộc phải đổi giao dịch gốc, hãy mở sao kê đó từ phần lịch sử ở cuối màn hình Đối chiếu, chọn giao dịch và nhấp “Bỏ đối chiếu mục đã chọn”. Giao dịch trở về trạng thái Đã xác nhận và được mở khóa. Hãy nhớ rằng các số dư đã ghi của sao kê không thay đổi — nếu sau đó bạn sửa số tiền, sao kê ấy sẽ không còn khớp với ngân hàng, và phần chênh lệch sẽ xuất hiện trong lần đối chiếu tiếp theo.

4. Danh mục

Mỗi giao dịch (hoặc dòng tách) được phân loại theo một danh mục — Thu nhập, Chi tiêu hoặc Chuyển khoản. Lần đầu bạn tạo cơ sở dữ liệu, GravesBook tạo sẵn một bộ danh mục thường dùng (Nhà ở, Thực phẩm, Đi lại, v.v., mỗi danh mục có vài danh mục con), và bạn có thể tự thêm, xóa danh mục của mình trong Cài đặt → Danh mục.

Một danh mục còn đang được dùng — bởi bất kỳ giao dịch, dòng tách hay giao dịch định kỳ nào — thì không xóa được; GravesBook cho bạn biết cái gì đang dùng nó để bạn chuyển chúng sang danh mục khác trước. Xóa một danh mục có danh mục con sẽ đưa các danh mục con lên một cấp chứ không xóa theo. Danh mục Khác là nơi các giao dịch nhập vào được xếp khi GravesBook không xác định được người nhận thuộc loại nào; nếu thiếu, nó sẽ được tạo cho bạn.

5. Đối chiếu với sao kê ngân hàng

Đây là chỗ duy nhất GravesBook đề nghị bạn cẩn thận một chút, vì nó đang kiểm tra việc ghi chép của bạn với ghi chép của ngân hàng. Hai bản ghi về cùng một khoản tiền — sổ giao dịch của bạn và sao kê của ngân hàng — hầu như không bao giờ khớp hoàn toàn vào một ngày bất kỳ, vì hai lý do khác nhau:

• Thời điểm. Một tờ séc bạn viết chưa được lĩnh tiền, hoặc một khoản tiền gửi chưa hiện trên sao kê. Những khoản này tự giải quyết — bạn không phải làm gì ngoài việc để chúng không được đánh dấu.
• Những việc ngân hàng biết trước bạn. Phí dịch vụ, lãi được hưởng, một khoản thanh toán tự động, phí do tài khoản không đủ tiền. Đây là những sự kiện có thật mà sổ của bạn còn thiếu, và chúng cần một giao dịch mới — không phải một con số chỉnh cho khớp.

Để đối chiếu một tài khoản:

1. Mở màn hình Đối chiếu cho tài khoản đó. Ngày sao kê được điền sẵn là ngày cuối của tháng sau lần đối chiếu hoàn tất gần nhất; hãy đổi nếu chu kỳ của ngân hàng bạn khác. Nhập số dư cuối kỳ của sao kê — GravesBook không bắt đầu với $0.00, vì sao kê không bao giờ ghi như vậy.
2. Nhấp Bắt đầu đối chiếu. Mọi giao dịch bạn đã đánh dấu Đã xác nhận từ trước đều được đánh dấu sẵn. Hãy đánh dấu tất cả những giao dịch còn lại thật sự có trên sao kê. Các cột giống như trong sổ giao dịch — Nợ, Có và Số dư lũy kế — nên bạn có thể dò sao kê và màn hình song song với nhau. Những giao dịch không được đánh dấu (séc chưa được lĩnh, tiền gửi đang chuyển) được để yên; chúng sẽ được xác nhận ở một sao kê sau.
3. Nếu sao kê có thứ mà sổ của bạn chưa có — một khoản phí, tiền lãi, một khoản thanh toán tự động — hãy dùng “+ Thêm phí / lãi / khác” để nhập nó như một giao dịch thật, ngay từ màn hình Đối chiếu. Nó được thêm và đánh dấu trong cùng một bước.
4. Hãy theo dõi các số “Số dư đã xác nhận” và “Chênh lệch” cập nhật tức thời khi bạn đánh dấu. Khi chênh lệch về 0, nút “Hoàn tất đối chiếu” sẽ dùng được.
5. Hoàn tất sẽ đánh dấu mọi giao dịch đã chọn là Đã đối chiếu (Đ trong sổ giao dịch) và ghi sao kê vào lịch sử đối chiếu của tài khoản ở cuối màn hình. Nhấp vào một sao kê cũ ở đó để xem chính xác những giao dịch nào nằm trong nó — và, nếu buộc phải làm, để bỏ đối chiếu một giao dịch trong số đó (xem Giao dịch đã đối chiếu bị khóa một phần ở trên).

Bạn không cần làm xong trong một lần ngồi. Đóng GravesBook khi đang đối chiếu dở, và lúc quay lại các dấu chọn vẫn nằm đúng chỗ bạn để lại. Nếu bạn bắt đầu với nhầm sao kê — sai tháng, sai số dư cuối kỳ — Hủy đối chiếu chỉ bỏ đi lần thử đó; những gì bạn đã đánh dấu Đã xác nhận không bị đụng tới, và bạn có thể bắt đầu lại.

GravesBook không cho bạn hoàn tất một lần đối chiếu không cân chính xác đến từng xu. Nếu không đưa được chênh lệch về 0, hãy kiểm tra lại xem có giao dịch nào bạn bỏ sót hoặc nhập sai số tiền không, thay vì cố đánh dấu một mục nào đó cho các con số khớp — làm vậy chỉ chuyển lỗi vào lịch sử đã đối chiếu, nơi sau này khó tìm hơn. Một nguyên nhân thường gặp: các giao dịch ở những ngày cuối tháng trước mà ngân hàng ghi vào sao kê này. Hãy đánh dấu chúng ở đây; chúng thuộc về sao kê này, bất kể bạn ghi ngày nào.

6. Giao dịch định kỳ

Với bất cứ khoản nào lặp lại — tiền thuê nhà, tiền trả góp xe, tiền lương, một gói đăng ký — hãy thiết lập một lần trên màn hình Định kỳ bằng “+ Lịch mới”: tài khoản, người nhận, số tiền (hoặc các dòng tách), danh mục, ghi chú và tần suất: hằng ngày, hằng tuần, hai tuần một lần, hằng tháng, hai lần mỗi tháng vào hai ngày cố định, hằng quý, hằng năm, hoặc mỗi N ngày/tuần/tháng. Một lịch có thể chạy mãi, đến một ngày nhất định, hoặc theo một số lần lặp định trước. Lịch neo vào ngày 29, 30 hoặc 31 sẽ rơi vào ngày cuối của tháng ngắn hơn chứ không bỏ qua tháng đó.

Mỗi lần GravesBook khởi động (hoặc khi bạn nhấp Kiểm tra ngay), nó ghi mọi lần lặp đã đến hạn kể từ lần kiểm tra trước thành giao dịch thật trong sổ, được đánh dấu ở cột ĐK. Để ứng dụng đóng ba tuần thì bạn nhận đúng những lần lặp rơi vào ba tuần đó — không bao giờ trùng, không bao giờ sót. Từ đó trở đi, các giao dịch đã ghi là giao dịch bình thường: sửa, đối chiếu, hủy bỏ chúng như mọi giao dịch khác.

Tạm dừng / Tiếp tục ngăn một lịch ghi giao dịch mà không xóa lịch. Sửa một lịch sẽ thay đổi những gì nó ghi từ nay về sau; các giao dịch nó đã ghi được giữ nguyên. Để đổi một lần lặp riêng lẻ — hóa đơn điện tháng này cao hơn — hãy sửa giao dịch đó trong sổ, không phải sửa lịch.

7. Lịch

Lịch hiển thị tiền của bạn theo ngày, cho tất cả tài khoản hoặc một tài khoản bạn chọn: các giao dịch thật trong sổ là dấu đặc, còn các lần lặp sắp tới của những lịch đang hoạt động là dấu rỗng, để bạn thấy điều gì sắp đến trước khi nó được ghi. Chuyển giữa Ngày (toàn bộ chi tiết của một ngày), Tuần (bảy cột có người nhận và số tiền), Tháng (số lượng và tổng của mỗi ngày) và Năm (mười hai tháng nhỏ, mỗi tháng một tổng; nhấp vào một ngày hoặc một tháng để xem chi tiết). Hôm nay đưa bạn trở lại. Dấu “+” trên ô ngày (và “+ Định kỳ”) bắt đầu một lịch mới từ ngày đó.

8. Nhập từ Excel

Nhập... trên sổ giao dịch nạp các giao dịch từ một tệp .xlsx vào tài khoản bạn chọn. Dòng đầu tiên phải là dòng tiêu đề chứa Date (ngày), Amount (số tiền) và Payee (người nhận) hoặc Label (nhãn), theo thứ tự bất kỳ và viết hoa hay thường đều được; các cột khác bị bỏ qua. Ngày có thể là ngày thật của Excel hoặc văn bản ở các định dạng thông thường; số tiền có thể mang ký hiệu tiền tệ và dấu phân cách hàng nghìn, và giá trị trong ngoặc đơn được coi là số âm.

GravesBook quyết định danh mục cho từng dòng dựa trên lịch sử của chính bạn: nếu người nhận đó đã có trong sổ, danh mục bạn dùng với họ nhiều nhất sẽ được chọn. Nếu người nhận là mới, hoặc lịch sử của bạn chia đều giữa hai danh mục, dòng đó được xếp vào Khác và được đánh dấu cần xem lại để bạn sửa bằng tay. Cột danh mục của chính bảng tính, nếu có, không bao giờ được dùng.

Một dòng có ngày, người nhận và số tiền khớp chính xác với một giao dịch đã có trong tài khoản đó sẽ bị bỏ qua vì trùng, nên nhập cùng một tệp hai lần không gây hại gì. (Hai giao dịch thật sự riêng biệt có cùng ngày, người nhận và số tiền cũng sẽ bị quy tắc này bắt — đó là sự đánh đổi được chấp nhận.) Một dòng không đọc được sẽ bị bỏ qua và được liệt kê theo số dòng; nó không bao giờ làm dừng phần còn lại của tệp. Bản tóm tắt sau đó cho bạn biết bao nhiêu dòng đã được nhập, bao nhiêu dòng cần xem lại, bao nhiêu dòng bị bỏ qua vì trùng, và những dòng nào không đọc được. Hoàn tác xóa mọi thứ mà lần nhập đó đã tạo, miễn là từ đó chưa có giao dịch nào trong số ấy được đối chiếu.

9. Báo cáo

Màn hình Báo cáo gồm bốn chế độ xem, mỗi chế độ lọc được theo tài khoản và khoảng ngày, có bảng số liệu gốc hiển thị cạnh biểu đồ và một nút “Xuất CSV” riêng:

• Chi tiêu theo danh mục — biểu đồ tròn các khoản chi của bạn, gộp lên danh mục cấp cao nhất.
• Thu nhập và chi tiêu — biểu đồ cột theo tháng (chuyển khoản không bao giờ được tính vào bên nào).
• Giá trị ròng — biểu đồ đường thể hiện tổng số dư của các tài khoản bạn chọn theo thời gian.
• Xu hướng danh mục — mức chi của một danh mục đã thay đổi thế nào qua từng tháng.

Các tệp CSV đã xuất là văn bản thuần, không được mã hóa — hãy nhớ điều đó khi chọn nơi lưu chúng.

10. Xuất và in

Xuất CSV trên sổ giao dịch lưu các giao dịch đang hiển thị ra một tệp CSV mà bạn có thể mở bằng Excel hoặc bất kỳ chương trình bảng tính nào khác. Nếu bạn đã gõ gì đó vào ô tìm kiếm, chỉ những giao dịch khớp mới được xuất. Các dòng được ghi theo thứ tự ngày (thứ tự dùng để tính số dư lũy kế), bất kể sổ đang sắp xếp theo cột nào. Các cột gồm Ngày, Số séc, Người nhận, Danh mục, Ghi chú, Đã xác nhận, Nợ, Có và Số dư. Ngày được ghi theo dạng năm-tháng-ngày (2026-09-26) và số tiền là số thuần, không có dấu phân cách hàng nghìn. Tệp dùng dấu phân cách danh sách và ký hiệu thập phân trong thiết lập vùng của Windows, cũng chính là những thứ Excel dùng để mở tệp, nên dù bạn ở đâu, nhấp đúp vào tệp là nó mở ra thành các cột: ở Mỹ, tệp phân cách bằng dấu phẩy với 1234.56; ở Đức, tệp phân cách bằng dấu chấm phẩy với 1234,56. Các tệp CSV của màn hình Báo cáo hoạt động theo cùng cách.

In… trên sổ giao dịch in sổ thành một bảng có kẻ viền, giống một bảng tính in ra. Trước hết bạn chọn:

• Từ và Đến — các ngày cần in. Ban đầu chúng bao trùm mọi thứ sổ đang hiển thị, và ô tìm kiếm vẫn có hiệu lực.
• Hướng giấy — ban đầu là Ngang, vì sổ có chín cột.
• In tô nền các dòng — ban đầu tắt. Khi tắt, sổ được in chữ đen trên nền trắng, chỉ có đường viền ô, giúp tiết kiệm mực; số âm vẫn mang dấu trừ và nằm ở cột Nợ, nên không có gì phụ thuộc vào màu sắc. Khi bật, bản in có thêm các dải nền xen kẽ giống như trên màn hình.

Xem trước… sau đó hiển thị từng trang đúng như khi in ra, để bạn kiểm tra trước khi dùng đến giấy. In… trong bản xem trước mở hộp thoại in của Windows, nơi bạn chọn máy in và số bản in. Đầu mỗi trang có tên tài khoản, khoảng ngày được in và ngày in; tiêu đề cột lặp lại ở đầu mọi trang; văn bản dài xuống dòng trong ô chứ không bị cắt; một giao dịch không bao giờ bị ngắt qua hai trang; và mỗi trang được đánh số kiểu “Trang 1/3”.

Mỗi báo cáo trên màn hình Báo cáo có một nút In… bên cạnh nút Xuất CSV. Báo cáo in ra gồm tên báo cáo, khoảng ngày (và danh mục, với Xu hướng danh mục), biểu đồ, rồi đến bảng của báo cáo theo cùng kiểu kẻ viền. Các tùy chọn gồm Hướng giấy (ban đầu là Dọc), In màu (ban đầu tắt: bảng không tô nền và biểu đồ được in thang xám) và Kèm biểu đồ (ban đầu bật). Bảng chứa đủ mọi con số, nên bỏ biểu đồ để tiết kiệm mực không làm mất gì.

GravesBook ghi nhớ các lựa chọn này cho đến khi bạn đóng ứng dụng. Các trang in, cũng như tệp CSV đã xuất, nằm ngoài lớp mã hóa của GravesBook: hãy giữ gìn chúng như bạn giữ một bản sao kê ngân hàng.

11. Cài đặt

• Chung: tài khoản mặc định mở khi khởi động, có mặc định hiện các tài khoản đã đóng hay không, GravesBook có hỏi xác nhận trước khi xóa hay không, và mã tiền tệ cùng số chữ số thập phân dùng để hiển thị.
• Danh mục: thêm và xóa danh mục (xem Danh mục về quy tắc đối với danh mục đang được dùng).
• Cụm mật khẩu và sao lưu: đổi cụm mật khẩu của cơ sở dữ liệu; tạo hoặc khôi phục một bản sao lưu di động của cơ sở dữ liệu.
• Sao lưu nội bộ: sao lưu bằng một cú nhấp, được giữ trong một thư mục do GravesBook quản lý và được bảo vệ bằng cụm mật khẩu khôi phục.

12. Sao lưu

Có hai kiểu sao lưu, mỗi kiểu hợp với một việc khác nhau.

Sao lưu di động (Cài đặt → Cụm mật khẩu và sao lưu → “Sao lưu ngay...”) ghi một bản sao tệp cơ sở dữ liệu của bạn vào bất cứ nơi nào bạn chỉ định — ổ đĩa ngoài, thư mục đồng bộ. Bản sao được mã hóa bằng cùng cụm mật khẩu với cơ sở dữ liệu đang dùng và là một sổ séc hoàn chỉnh, độc lập: nó mở được trên bất kỳ máy nào bằng cụm mật khẩu đó. “Khôi phục từ tệp...” thay cơ sở dữ liệu đang dùng bằng một tệp sao lưu, sau khi xác nhận rằng cụm mật khẩu của tệp đó mở được nó. GravesBook không bao giờ tự sao chép bất cứ thứ gì đi đâu, cũng không sao chép qua mạng; các bản sao đi đâu và bao lâu một lần là do bạn quyết định.

Sao lưu nội bộ (Cài đặt → Sao lưu nội bộ → “Sao lưu ngay”) là kiểu không phiền phức để dùng hằng ngày: một cú nhấp, không hỏi cụm mật khẩu, một tệp .gbbak ghi ngày tháng nằm trong thư mục hiển thị trên thẻ đó. Trước lần sao lưu đầu tiên, bạn đặt một cụm mật khẩu khôi phục — một cụm mật khẩu thứ hai, tách biệt với cụm mật khẩu của cơ sở dữ liệu, theo các quy tắc về độ mạnh hiển thị trên màn hình. Trên máy này, các bản sao lưu mở ra mà không hỏi gì; trên bất kỳ máy nào khác (hoặc sau khi cài lại Windows), cụm mật khẩu khôi phục là thứ duy nhất mở được chúng, và GravesBook cũng không thể khôi phục nó. “Khôi phục bản sao lưu đã chọn” đưa bản đã chọn trở lại vị trí; sau đó hãy khởi động lại GravesBook.

Không có cách đặt lại mật khẩu cho cả hai cụm mật khẩu. Nếu bạn mất cụm mật khẩu của cơ sở dữ liệu thì dù có bản sao lưu hay không, cơ sở dữ liệu đó cũng mất. Đây không phải là lỗi cần báo cáo — đó chính là mục đích của việc mã hóa tệp ngay từ đầu.

13. Chuyển GravesBook sang máy khác

Mọi thứ GravesBook biết đều nằm trong một tệp, và tệp đó được mã hóa bằng cụm mật khẩu của bạn, nên chuyển máy chỉ là sao chép. Hãy giữ những thứ sau trong trình quản lý mật khẩu của bạn:

• Cụm mật khẩu của cơ sở dữ liệu. Luôn luôn cần. Đây là cụm mật khẩu mở khóa tệp.
• Cụm mật khẩu khôi phục của sao lưu nội bộ — chỉ khi bạn dùng Sao lưu nội bộ. Đó là thứ duy nhất mở được các bản sao lưu đó trên một máy khác với máy đã tạo ra chúng.

Cách đơn giản (nên dùng): tạo một bản Sao lưu di động vào ổ đĩa hoặc thư mục đồng bộ. Trên máy mới, cài GravesBook, nhấp “Chọn...” trên màn hình mở khóa, chọn tệp đó và nhập cụm mật khẩu của cơ sở dữ liệu. Xong — bản sao đó là toàn bộ sổ séc của bạn. (Sao chép chính tệp gravesbook.db từ %LocalAppData%\GravesBook cũng cho kết quả y hệt.)

Dùng một bản sao lưu nội bộ thay thế: sao chép toàn bộ thư mục Backups hiển thị trên thẻ Sao lưu nội bộ — nó phải có bmk.wrap cùng với các tệp .gbbak — vào đúng vị trí đó trên máy mới. Trong Cài đặt → Sao lưu nội bộ, chọn bản sao lưu, nhập cụm mật khẩu khôi phục và khôi phục. Lúc đó GravesBook tạo lại khóa của kho sao lưu cho máy mới, nên các lần sao lưu sau trên máy ấy lại không cần cụm mật khẩu. Sau đó khởi động lại và mở khóa bằng cụm mật khẩu của cơ sở dữ liệu.

14. Nếu có sự cố

Mọi thay đổi được lưu ngay lúc bạn thực hiện, nên một lỗi không thể làm mất những gì bạn đã nhập. Nếu GravesBook gặp một vấn đề nó không lường trước, nó hiển thị lỗi cho bạn và tiếp tục chạy, đồng thời ghi chi tiết kỹ thuật vào last-error.txt trong thư mục GravesBook dưới %LocalAppData% trên máy này — không ở đâu khác. Đó là tệp cần gửi cho bộ phận hỗ trợ (support@gravesware.com) nếu bạn báo cáo sự cố. Tệp chứa lỗi và vị trí trong chương trình nơi lỗi xảy ra; nó không bao giờ chứa cụm mật khẩu hay dữ liệu tài chính của bạn.

15. Ngôn ngữ và bản dịch

GravesBook hiển thị các màn hình bằng 55 ngôn ngữ. Trừ khi bạn chọn một ngôn ngữ trong Cài đặt → Chung → Ngôn ngữ, ứng dụng sẽ theo ngôn ngữ hiển thị của Windows. Lựa chọn mới có hiệu lực vào lần khởi động GravesBook tiếp theo. Với tiếng Ả Rập, tiếng Ba Tư, tiếng Urdu, tiếng Sindhi và tiếng Duy Ngô Nhĩ, toàn bộ cửa sổ được đọc từ phải sang trái, đúng như cách viết của các ngôn ngữ đó, và bản in cũng vậy.

Số tiền và ngày tháng được viết theo cách ngôn ngữ của bạn viết: theo ngôn ngữ bạn đã chọn, hoặc theo định dạng vùng của Windows khi GravesBook theo Windows. Chữ số luôn là 0 đến 9.

Các bản dịch được thực hiện cẩn thận, nhưng chưa phải bản nào cũng đã được người bản ngữ đọc qua. Chúng tôi hoan nghênh mọi đề xuất sửa bản dịch! Nếu một từ bị sai, gượng gạo hoặc bị cắt mất, hãy gửi email đến support@gravesware.com và cho biết đó là ngôn ngữ nào, bạn thấy từ đó ở đâu (tên màn hình, hoặc một ảnh chụp màn hình) và nên viết thế nào cho đúng.